Wat is PRINCE2?

Other languages: en fr ru pt pl it ro ar English Français русский Português Polski Italiano Română العربية

PRINCE2 is een methode voor projectmanagement, toepasbaar op alle typen van projecten. PRINCE2 voorziet de noodzakelijke stappen in je project en omschrijft de normale verantwoordelijkheden van de teamleden. De methode is aanpasbaar, je kan ze op maat maken: een eenvoudige versie gebruiken voor kleine projecten en een complexe versie voor grote of gevoelige projecten.

PRINCE2 onderscheidt de ‘management layer’ van het werk dat nodig is om producten voort te brengen waartoe het project is opgezet (specialisme). Dit betekent dat dezelfde ‘management layer’ kan worden gebruikt voor verschillende projecten. Het verwijst naar de organisatie van het project zoals: het project bestuur, de projectmanager en teams.

Geschiedenis en Ownership

PRINCE2 staat voor het volgende: Projects IN Controlled Environments, versie 2

Het behoort tot Axelos, een Britse joint venture, sinds 2013. Voor die tijd, PRINCE2 en andere “Best Practice Solutions” behoorde tot OGC in het Verenigd Koninkrijk. Andere organisaties, zoals APMG, EXIN en PeopleCert zijn Onderzoek Instituten, die verantwoordelijk is voor het nemen van de PRINCE2 examens ten behoeve van Axelos.

PRINCE2 is een nieuwe versie van een standaard genaamd PROMPT, die teruggaat tot het midden van de jaren 1970.

Officiële Handboeken

Er bestaan twee officiële handboeken over PRINCE2:

Managing Successful Projects with PRINCE2: van het beheer van gezichtspunt
Directing Successful Projects with PRINCE2: van de uitvoerende macht oogpunt

Wat zijn projecten?

Projecten worden gezien als een manier om verandering te introduceren, bijgevolg zijn ze uniek. Twee identieke projecten kunnen nooit voorkomen. Misschien denken sommige lezers dat in hun bedrijf eenzelfde project zich wel degelijk herhaalt. Nu, als deze projecten exact hetzelfde zijn, dan wordt ernaar verwezen als processen. Processen die zich op hun beurt blijven herhalen, worden gezien als “business as usual” of bedrijfsvoering (operations).

Laat ons beginnen met een algemene definitie. Volgende definitie komt van Wikipedia:

Een project is een unieke serie van acties om een uniek doel te bereiken met specifieke tijds en kosten beperkingen. Het is een goede definitie omdat ze zeer concreet is en gemakkelijk verstaanbaar. De definitie gebruikt elementen als “serie van acties”, “uniek doel” en “tijds- en kostenbeperkingen”.

Een andere definitie luid als volgt:

Een project is een tijdelijke inspanning, ondernomen om een uniek product of service te creëren. Dit klinkt misschien alsof het uit Star Trek is geplukt, maar het is een definitie van “The Project Management Body of Knowledge” (PMBOK®).

Laat ons nu bekijken hoe PRINCE2 een project definieert, dit is een quote uit het officiële handboek:

“Een project is een tijdelijke organisatie, opgezet om één of meerdere business producten op te leveren op basis van een overeengekomen Business Case.

U zal deze definitie misschien niet helemaal begrepen hebben omdat u eerst wat meer over PRINCE2 moet weten. Het zou duidelijk moeten worden nadat ik heb uitgelegd wat met “tijdelijke organisatie” (temporary organization) en “Business Case” wordt bedoeld. Het woord organisatie verwijst naar een projectteam, de personen betrokken bij het project en hoe ze zich onderling verhouden. Elk project kent een start en een einde, het is dus tijdelijk. Merk op dat projecten die geen einde hebben processen of “business as usual” worden genoemd, ze zijn dus per definitie geen projecten (vb. maintenance van softwareapplicaties).

Een Business Case is één van de documenten die binnen een PRINCE2-project bestaan. Het bevat informatie als de reden van het project, de toegevoegde waarde, de kosten, tijdsinformatie en ROI-berekeningen (Return On Investment).

Vijf karakteristieken van een project

Projecten hebben een aantal karakteristieken die ze onderscheidt van business as usual’ of wederkerende processen.

Verandering: Projecten brengen veranderingen teweeg.
Voorbeeld: Een nieuwe sales website verandert de manier waarop klanten aankopen doen.
Tijdelijk: Er moet steeds een duidelijke start en einde zijn aan een project. Het project moet eindigen wanneer de vereiste producten gecreëerd zijn. Doorlopend onderhoud van een product na het project wordt niet als deel van het project beschouwd.
Cross-Functioneel: Een project betrekt mensen van verschillende departementen en anciënniteit die samenwerken gedurende een bepaalde tijdspanne.
Uniek: Elk project is uniek omdat projecten steeds verschillen. Voorbeeld: het bouwen van een 4de huis bouwen kan verschillend zijn op volgende manieren. De locatie is niet hetzelfde, het ontwerp kan lichtelijk anders zijn, er zijn verschillende eigenaars, de eigenaars willen kleine aanpassingen.
Onzekerheid: Omdat (ten minste) delen van een project steeds uniek zijn, is er onzekerheid: men is nooit 100% zeker hoe deze delen zullen verlopen. We hernemen voorgaand voorbeeld. Sommige eigenaars zullen steeds hun voorkeur wijzigen; sommige aanpassingen kunnen niet tijdig klaar zijn; het kan vriezen, etc.

Dit zijn de 5 karakteristieken van een project.

Zes variabelen / zes prestatiedoelstellingen

De zes variabelen / prestatiedoelstellingen zijn: tijdsschema, kosten, kwaliteit, scope, toegevoegde waarde, risico. Men kan zeggen dat dit de zes prestatie-indicatoren zijn van een project die moeten worden gemanaged gedurende een project.

Een eenvoudige manier om deze variabelen te onthouden, zijn de woorden TeCQuila SoBeR waarin tequila gespeld wordt met TECQ. Dit geeft dan in het Engels timescales, cost, quality, scope, benefits, risk. Of men kan het geheugensteuntje “BC QRST” gebruiken.

Tijdsschema: De vraag die men zich moet stellen voor het tijdsschema is: “Wanneer zal het project klaar zijn?”
Kosten: Projecten moeten voldoende ROI leveren, vandaar moet men zich de vraag stellen: “Zijn de kosten onder controle?” en “Blijven de kosten binnen het budget?”.
Kwaliteit: Zal het product bruikbaar zijn op het einde van het project (met andere woorden, voldoet het aan zijn gebruiksvereiste) en voldoen ze aan hun vooropgestelde kwaliteitseisen?
Scope: Is de scope goed gedefinieerd en duidelijk voor alle stakeholders? De projectmanager moet waakzaam zijn scope creep (bereik uitbreiding) te vermijden. Dit betekent dat nieuwe vereiste gedurende het project worden toegevoegd.
Toegevoegde: aarde Waarom doen we dit project en wat zijn de voordelen/ benefits? Deze moeten gekend, duidelijk en meetbaar zijn. De voordelen moeten door het project gerealiseerd worden.
Risicio: Alle projecten zijn uniek en brengen daarom risico mee. Hoeveel risico kunnen we nemen en hoeveel risico kunnen we managen? Voorbeeld, in een project dat erin bestaat een huis te bouwen: wat gebeurt er als een onderaannemer niet komt opdagen?

Voordelen van het gebruik van PRINCE2

Zoals u waarschijnlijk al verwacht, zijn er veel voordelen aan het gebruik van een projectmanagementmethode; dit geldt ook voor PRINCE2. Ik som ze hieronder op. U hoeft deze niet te kennen, maar het is goed dat u zich ervan bewust bent. Ik zal ook enkele voorbeelden geven ter verduidelijking.

Voordeel 1: Best practice: PRINCE2 wordt meer dan 30 jaar gebruikt in vele duizenden projecten en blijft leren van deze projecten. Al de feedback, suggesties, inspiratie van andere methodes en discussies hebben ertoe geleid dat PRINCE2 een best practice is geworden.
Voordeel 2: PRINCE2 kan worden gebruikt voor elk soort project. Met andere woorden PRINCE2 kan worden gebruikt voor kleine projecten als het organiseren van een meeting tot enorm grote projecten als het organiseren van een verkiezing of een conferentie, het bouwen van een brug, het ontwerpen van een IT-systeem.
Voordeel 3: PRINCE2 voorziet een structuur voor rollen en verantwoordelijkheid (hiernaar wordt verwezen als “Rollen en Verantwoordelijkheid”). Al de personen in een Projectteam moeten weten wat er van hun wordt verwacht. Dit is zelfs belangrijker voor de Projectmanagers omdat zij als opdracht hebben te controleren dat alle taken worden uitgevoerd zoals overeengekomen.
Voordeel 4: PRINCE2 heeft een productgerichte aanpak; dit betekent dat een product goed gedefinieerd moet zijn bij de start van een project en dat dit kenbaar wordt gemaakt aan alle stakeholders. Dit heeft als resultaat dat iedereen hetzelfde idee heeft over waar men werkt, wat er wordt verwacht als eindproduct.
Voordeel 5: PRINCE2 gebruikt Management bij Uitzondering. Dit zorgt ervoor dat de Projectmanager alle problemen die zich in een project voordoen, kan aanpakken tot op het moment dat deze een bepaald niveau van tolerantie overschrijden. Vanaf dit moment worden ze een ‘uitzondering’. Het probleem moet dan worden aangepakt door de volgende managementlaag. We kunnen zeggen dat Management bij Uitzondering de hogere managementlaag toelaat om de lagere managementlaag te besturen.
Voordeel 6: PRINCE2 blijft de haalbaarheid van een project vanuit het Business Case-standpunt beoordelen en dit gedurende de volledige levenscyclus van het project. Als bijvoorbeeld op een bepaald punt in het project de verwachte ROI niet langer waarschijnlijk is, dan moet het project worden stopgezet.

PRINCE2 Inhoud

De officiële handleiding staat dat de methode bestaat uit 4 grote delen, of Integrated Elements. Deze elementen zijn: