PRINCE2 wiki

Wstęp do PRINCE2

Also available in: English Nederlands Français русский Português Italiano Română

Oficjalny podręcznik do metodyki PRINCE2 nosi tytuł “ PRINCE2 skuteczne zarządzanie projektami” i jest doskonałym materiałem referencyjnym. Jest on przeznaczony dla:

Niniejszy podręcznik do PRINCE2 różni się od oficjalnego w następujący sposób:

Reasumując, jeżeli chcesz się przygotować do egzaminu PRINCE2 Foundation to użyj „Podręcznika PRINCE2 Foundation”. Natomiast, jeżeli potrzebujesz źródła referencyjnego to oficjalny podręcznik „PRINCE2 skuteczne zarządzanie projektami” będzie lepszym rozwiązaniem.

Czym są projekty?

Projekty ze swej natury unikatowe, to znaczy nie ma dwóch takich samych projektów, są postrzegane, jako środek do przeprowadzenia zmiany.

Niektórzy z was mogą teraz pomyśleć, że w waszych organizacjach niektóre projekty są stale powtarzane. No tak, ale jeżeli są one dokładnie takie same to mają one raczej charakter procesów a powtarzalne procesy są określane, jako działalność operacyjna lub rutynowa. Zacznijmy od bardziej ogólnej definicji projektu, którą zaczerpnąłem z Wikipedi: Projekt to unikatowa seria działań przeznaczona do osiągnięcia konkretnego celu w ramach znanych ograniczeń czasowych i kosztowych. Lubię tę definicję, jako że jest ona zwarta i łatwa do zrozumienia a ponadto posługuje się takimi pojęciami jak „seria działań”, „konkretny cel” i „znane ograniczenia czasowe i kosztowe”.

Inna definicja brzmi następująco:

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu wytworzenia unikatowego produktu lub usługi. Definicja może wyglądać jak coś żywcem wyjęte z serialu Star Trek , ale w rzeczywistości pochodzi z Project Management Body of Knowledge (PMBOK®).   Zobaczmy teraz jak definiuje projekt metodyka PRINCE2. Cytat z oficjalnego podręcznika: „Projekt to tymczasowa organizacja powołana w celu wytworzenia jednego lub więcej produktów biznesowych zgodnych z uzgodnionym Uzasadnieniem Biznesowym”.

Aby w pełni rozumieć tę definicję trzeba trochę więcej wiedzieć o PRINCE2. Wszystko powinno zacząć się klarować za kilka minut po tym jak wyjaśnię, co się kryje za słowami tymczasowa organizacja i uzasadnienie biznesowe, które pojawiają się w definicji. Słowo organizacja odnosi się do zespołu projektowego, osób zaangażowanych w projekt i tego, jakie miedzy nimi są relacje. Każdy projekt ma zdefiniowany początek i koniec a zatem jest tymczasowy. Pamiętaj, projekty, które mają niegraniczony czas trwania to działalność operacyjna (np. serwis systemu informatycznego).

Uzasadnienie Biznesowe to jeden z dokumentów obecnych w metodyce PRINCE2. Zawiera on takie informacje jak powody podjęcia projektu, korzyści, koszty, ograniczenia czasowe i wskaźniki finansowe, np. ROI .

Dlaczego metodyczne zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektem oznacza planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie (sterowanie) projektu. Inaczej rzecz ujmując administrowanie projektem. Zadaniem Kierownika Projektu jest osiągnięcie celów w ramach założonego czasu, kosztu, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka.

Popatrzmy na kilka typowych rzeczy, jakie mogą pójść źle w projekcie:

Teraz widać, że ktoś (konkretnie Kierownik Projektu) jest potrzebny do tego, aby prace zaplanować i monitorować, dokonywać wielu sprawdzeń i odbiorów, radzić sobie z ryzykiem i zagadnieniami w miarę jak się pojawiają, identyfikować miejsca gdzie można przyciąć koszty itd. itd.

Inne częsty przyczyny porażek w projektach to:

No tak. Teraz już mam nadzieję, że widać, że dobra metoda zarządzania projektami jest potrzebna.

Pięć wyróżników projektu

Projekt ma kilka cech, które odróżniają go od działalności operacyjnej lub powtarzalnego procesu.

I to jest właśnie te pięć wyróżników projektu.

Czym jest PRINCE2?

Metodyka PRINCE2 jest generyczną metodą zarządzania projektami i z tego powodu może być stosowana w każdym projekcie począwszy od dwudniowego projektu przygotowania programu telewizyjnego takiego jak np. „Polska i Świat” a skończywszy na przejęciu jakiejś dużej firmy lub budowie stadionu olimpijskiego na igrzyska Londyn 2012.

PRINCE2 oddziela warstwę zarządczą projektu od praz związanych z wytwarzaniem produktów projektu (prac specjalistycznych). Oznacza to, że ta sama warstwa zarządcza może być stosowana do różnych typów projektów. Warstwa zarządcza odnosi się do struktur organizacyjnych projektu takich jak Komitet Sterujący, Kierownik Projektu i Zespoły. Stanie się to jaśniejsze, kiedy będzie omawiany model procesowy. Projekt zgodny z PRINCE2 powinien manifestować obecność 7 pryncypiów; będą one omówione w następnym rozdziale. Tych 7 pryncypiów to: (Uwaga: proszę się nie martwic, jeżeli teraz nie będą one w pełni zrozumiałe)

Sześć aspektów efektywności projektu

Wyróżnia się sześć podstawowych aspektów efektywności projektu: Czas, Koszt, Jakość, Zakres, Korzyści i Ryzyko. Można powiedzieć, że jest to sześć aspektów, które w trakcie projektu powinny być zarządzane. Aby je zapamiętać można spróbować ułożyć sobie jakiś zapis mnemotechniczny lub po prostu pamiętać pierwsze litery CKJZKR.

Poniżej pokazano przykład pulpitu zarządczego Kierownika Projektu obrazującego stan każdego z sześciu monitorowanych w projekcie aspektów

W PRINCE2 wszystkie aspekty efektywności projektu podlegają planowaniu, delegowaniu, monitorowaniu i kontroli (sterowaniu). W PMBOK określane one są mianem „6 konkurujących ze sobą ograniczeń projektowych”

Struktura PRINCE2 (Elementy)

Oficjalny podręcznik PRINCE2 określa cztery podstawowe części, które składają się na metodykę PRINCE2. Te elementy to: Pryncypia, Tematy, Procesy i Środowisko projektu (dostosowanie). Zapamiętanie tych elementów ułatwia struktura niniejszego podręcznika, która kolejno odnosi się do Pryncypiów, Tematów, Procesów i Dostosowania.

Zapewne możesz sobie wyobrazić, że istnieje wiele korzyści wynikających ze stosowania metodycznego podejścia do zarządzania projektami; odnosi się to również do metodyki PRINCE2. Poniżej przytaczam kilka z nich. Nie ma potrzeby uczenia się ich na pamięć, ale dobrze jest zdawać sobie z nich sprawę. Tam gdzie to konieczne zilustrowałem korzyści przykładami.

Inne korzyści staną się widoczne w miarę postępów w nauce.

Co robi Kierownik Projektu?

Najprawdopodobniej w tym miejscu masz już zdanie na temat tego, co robi Kierownik Projektu, ale bardzo często kierownicy projektów konstatują, że wykonują bardzo dużo zadań próbując utrzymać projekt w ramach zaplanowanych parametrów. Na pierwszy rzut oka może się to wydawać dobrym pomysłem, jednak wcześniej lub później kończy się to tym, że w dłuższej perspektywie nie zarządzają oni projektem.

Zacznijmy od początku. Mamy projekt i w konsekwencji trzeba przygotować Plan Projektu. Jest to w fazie przygotowania projektu zazwyczaj jedno z pierwszych zadań Kierownika Projektu. Plan jest przygotowywany przy wsparciu specjalistów, co implikuje działania związane z prowadzeniem warsztatów planistycznych, definiowaniem produktów i działań wraz z ich powiązaniami, szacowaniem zasobów, budową harmonogramów i definiowaniem ról i odpowiedzialności.

Głównym zadaniem Kierownika Projektu jest pilnowanie czy projekt przebiega zgodnie z planem. Kierownik Projektu przegląda zakończone zadania, uzyskuje skwitowania i potwierdza, że następne zadania mogą się zacząć. Innymi słowy Kierownik Projektu monitoruje jak dobrze jest realizowany projekt w stosunku do planu. To ostatnie stwierdzenie warto pamiętać na wypadek gdyby kiedyś podczas jazdy windą ktoś cię zapytał, co robisz. Możesz wtedy powiedzieć: „Monitoruję jak dobrze jest realizowany projekt w stosunku do planu”.

Monitoruj 6 aspektów efektywności projektu

Kierownik Projektu będzie w sposób ciągły monitorował omówione wcześnie aspekty, czyli: czas, koszt, jakość, zakres, korzyści i ryzyko, będące inherentnym składnikiem każdego projektu.

Obsługuj zagadnienia

Kierownik Projektu musi także obsługiwać pojawiające się zagadnienia. W przypadku zagadnień mało istotnych Kierownik Projektu może załatwić je samodzielnie (np. porozumieć się z dostawcą, że wykona dodatkową pracę, aby usunąć problem). Jeżeli pojawi się zagadnienie, które może wyrzucić etap poza tolerancje, Kierownik Projektu może zagadnienie eskalować do Komitetu sterującego.

Nadrabiaj czas

Kolejnym, często zaniedbywanym zadaniem Kierownika Projektu jest poszukiwanie okazji, aby przyśpieszyć projekt i zredukować jego koszt. I na koniec. Zalecam, aby Kierownik projektu poświęcił na początku trochę czasu na zdefiniowanie i uzgodnienie ról i odpowiedzialności. W zależności od firmy mogą do tego być potrzebne dobre umiejętności miękkie. Będzie to z korzyścią dla projektu i może ochronić Kierownika Projektu przed zrzucaniem na niego zadań i odpowiedzialności przez innych interesariuszy.

Sylabus i egzamin PRINCE2 Foundation

Poniżej zamieszczono podstawowe informacje na temat egzaminu PRINCE2 Foundation.

Egzamin PRINCE2 Foundation ma za zadanie sprawdzić czy dana osoba może być świadomym członkiem zespołu projektowego w projekcie realizowanym zgodnie z metodyka PRINCE2 i w środowisku tę metodykę akceptującym. Dlatego kandydat musi się wykazać rozumieniem struktury i kluczowych terminów metodyki. Powinien o w szczególności rozumieć:

Niniejszy podręcznik jest zgodny z sylabusem PRINCE2. Jeżeli potrzebne są dodatkowe informacje można je znaleźć w Podręczniku do szkolenia PRINCE2 Practicioner lub w oficjalnym podręczniku do metodyki PRINCE2.

Co musisz wiedzieć na egzaminie Foundation?

Po niniejszy rozdziale powinieneś móc:

Słowo „rozpoznawać” odnosi się do tego żeby kandydat na egzaminie, w przypadku pytania o korzyści, wśród możliwych odpowiedzi dostrzegł tę właściwą.

discussion icon PRINCE2 wiki is open-source and published for free under a Creative Commons license.

discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Cezary Paprocki