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O que é o PRINCE2?

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Os projetos são vistos como uma maneira de introduzir mudanças - daí sua natureza exclusiva, ou seja, jamais se fazem dois projetos idênticos. Alguns de nossos leitores podem estar pensando que em sua empresa sempre são repetidos os mesmos projetos. Na verdade, há procedimentos que são exatamente os mesmos, aos quais se refere como processos e, aos processos que se repetem, chamamos operações, ou ainda, conforme a expressão em inglês - “business as usual”.

Comecemos com uma definição mais geral de um projeto, extraída da Wikipédia:

Um projeto é uma série de ações únicas, destinadas a atingir um objetivo exclusivo dentro de um prazo específico e de limitações de custo.

Uma boa definição. Concisa e fácil de entender, menciona termos como “série de ações”, “objetivo exclusivo” e conceitos como “dentro das restrições de tempo e dinheiro.”

Outra definição de projeto é a seguinte:

Um projeto é um esforço temporário empreendido para gerar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Isto pode soar como uma frase dita numa série como Star Trek, mas é a definição dada pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK®).

Consideremos uma citação do próprio manual do PRINCE2 sobre o que é um projeto:

Um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado.

Talvez não tenha entendido isso, pois ainda precisa saber um pouco mais sobre PRINCE2. Contudo, tal definição logo começará a fazer mais sentido, depois de explicado o significado de expressões nela contidas, como organização temporária e business case.

A palavra organização refere-se à equipe do projeto, ou seja, as pessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si. Cada projeto tem um início e um final definidos, sendo por isso temporário. Lembre-se, “projetos” que indefinidamente se repetem são referidos como “operações” ou “business as usual” e não constituem projetos realmente (Ex.: a manutenção de um aplicativo ou software).

O Business Case é um dos documentos que existem em um projeto PRINCE2 e inclui informações como as razões para o projeto, os benefícios, os custos e informações de tempo e o cálculo do “ROI” (Return On Investment - Retorno Sobre o Investimento).

Por que um Método de Gerenciamento de Projetos?

Gerenciar projetos implica em planejar, delegar, monitorar e controlar o projeto - em outras palavras - a administração do projeto. O papel do Gerente do Projeto é alcançar os objetivos do projeto dentro dos objetivos estabelecidos de prazo, custo, qualidade, escopo, benefícios e riscos.

Vejamos algumas típicas situações que podem dar errado num projeto:

(condições do contrato atualmente vigente);

Aqui você pode ver que uma pessoa (como um gerente de projeto, por exemplo) se faz necessário para planejar o trabalho e monitorá-lo, executando uma série de verificações e aprovações, lidando com riscos e issues que possam surgir, identificando setores nos quais se possam reduzir custos e assim por diante.

Algumas outras falhas comuns num projeto são:

Percebe-se com isto a necessidade de um bom método de Gerenciamento de Projetos.

Cinco Características de um Projeto

Os projetos têm várias características e nisso diferem do “business as usual” ou de um processo repetitivo.

E estas são as cinco características de um projeto.

O que é o PRINCE2

O PRINCE2 é um método genérico para Gerenciamento de Projetos, podendo ser aplicado a qualquer projeto, desde a execução de um projeto de 1 a 2 dias de duração, um programa de TV como “O Aprendiz” (programa popular de televisão no Reino Unido e nos EUA), ou ainda a aquisição de empresa e até mesmo a construção do estádio principal para os Jogos Olímpicos de Londres em 2012.

O PRINCE2 separa o nível de gerenciamento do nível de trabalho, de modo a criar os produtos necessários que o projeto deverá produzir (Trabalhos dos Especialistas). Isto significa que o mesmo nível de gerenciamento poderá ser usado para diferentes tipos de projetos. O nível de gerenciamento refere-se à organização do projeto, tais como o Comitê Diretor do Projeto, o Gerente do Projeto e as Equipes, algo que veremos mais claramente quando discutirmos mais adiante o Modelo de Processo.

Um projeto PRINCE2 deve incluir todos os chamados 7 Princípios (a serem discutidos e explicados no próximo capítulo; não se preocupe se você não entender o que eles significam neste momento), quais sejam:

  1. Contínua Justificativa do Negócio
  2. Aprender com a Experiência
  3. Papéis e Responsabilidades Definidos
  4. Gerenciar por Estágios
  5. Gerenciar por Exceção
  6. Foco em Produtos
  7. Adequar ao Ambiente do Projeto

Seis Variáveis/Metas/Aspectos do Desempenho

As 6 Variáveis/Metas/Aspectos do Desempenho são: Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Benefícios e Risco. Pode-se também dizer que estes são os seis aspectos do desempenho do projeto a serem gerenciados durante um projeto.

Uma maneira fácil de memorizá-las é usar mnemonicamente a proximidade alfabética das 6 letras iniciais: Benefícios, Custo, Escopo, Prazo, Qualidade e Risco (BCE PQR).

Consulte o seguinte exemplo de painel de controle do Gerente de Projeto, com um mostrador para cada um dos 6 aspectos do desempenho, a serem acompanhados pelo Gerente de Projeto durante o mesmo:

O PRINCE2 lida com as ações de planejar, delegar, monitorar e controlar todas as seis variáveis do projeto (aspectos do desempenho). O PMBOK usa o termo “6 Restrições Concorrentes do Projeto.

PRINCE2 Estrutura (Elementos)

No Manual do PRINCE2 se lê que o método é composto por 4 partes principais e convencionou-se o termo Elementos (ou Elementos Integrados) para representá-las. Tais elementos são: Princípios, Temas, Processos e Adequação. Você pode usar a estrutura deste manual para ajudá-lo a se lembrar. Primeiro tem-se os Princípios, em seguida os Temas e Processos e finalmente o último capítulo, o que é a Adequação.

Benefícios da aplicação do PRINCE2

Como se pode imaginar, há muitas vantagens em usar um método de Gerenciamento de Projetos e isto também se aplica ao PRINCE2. Algumas são listadas abaixo. Você não precisa memorizá-las, embora seja bom estar ciente delas. Incluem-se também alguns exemplos quando necessário.

Você identificará outros benefícios à medida que avança neste curso.

O que faz um Gerente de Projeto?

Você já pode ter uma boa idéia sobre o que faz um Gerente de Projeto, mas muitas vezes os Gerentes de Projeto acabam executando várias tarefas enquanto procuram manter o projeto andando. Isto pode parecer uma boa idéia no início, mas eles vão acabar não gerenciando o projeto a longo prazo.

Consideremos as coisas logo no início. Há um projeto a fazer e, portanto, deve ser criado um Plano de Projeto. Esta é geralmente uma das primeiras tarefas do Gerente de Projeto quando o projeto é iniciado. Eles criam o plano com a ajuda de especialistas, o que inclui tarefas como um workshop de planejamento, a definição de produtos, atividades e dependências, estimando assim os recursos necessários, compondo o cronograma de atividades e definindo papéis e responsabilidades.

O principal objetivo do Gerente de Projeto é garantir que o projeto siga de acordo com o plano, revisando as tarefas concluídas, obtendo aprovações, confirmando se as tarefas seguintes podem começar e assim por diante. Em outras palavras, o Gerente do Projeto monitora quão bem os trabalhos se desenvolvem de acordo com o Plano do Projeto. Vou repetir essa linha no caso de você estar certo dia em um elevador e acontecer de alguém lhe perguntar o que você faz. Você pode dizer “Eu monitoro quão bem o trabalho está indo de acordo com o Plano do Projeto.”

Monitorar os 6 aspectos/alvos/variáveis do desempenho

O Gerente do Projeto também monitorará constantemente as 6 variáveis que acabamos de discutir, as quais são partes de qualquer projeto: Prazo, Custos, Qualidade, Escopo, Benefícios e Riscos.

Lidar com issues

O Gerente de Projeto também tem que lidar com issues que possam surgir. No caso de pequenas issues, ele pode optar por delegar a solução das mesmas (por exemplo, conseguir que um fornecedor trabalhe um dia extra para resolver a issue e coloque o projeto de volta aos trilhos). Caso surja uma issue que poderia forçar um estágio a ir além das tolerâncias, o Gerente de Projeto pode escalá-la ao Comitê Diretor do Projeto.

Acelerar o projeto

Outra tarefa do Gerente de Projetos - que às vezes é esquecida - é buscar oportunidades para acelerar o projeto e reduzir os custos.

Em último lugar, recomenda-se que os Gerentes de Projeto gastem a necessária quantidade de tempo definindo e acordando os Papéis e Responsabilidades no início do projeto. Dependendo da empresa, talvez sejam necessárias certas habilidades para tanto. Isso vai beneficiar o projeto e também pode evitar que algumas das partes interessadas repassem seu trabalho e sua responsabilidade de volta para o Gerente de Projeto.

O Exame PRINCE2 Foundation & Syllabus

Aqui estão algumas informações sobre o Exame PRINCE2 Foundation:

O Nível Foundation do PRINCE2 tem como objetivo mensurar se um candidato poderia atuar como membro de uma equipe de gerenciamento num projeto, utilizando o método PRINCE2 no contexto de determinado ambiente aplicável ao PRINCE2. Portanto, o candidato deve mostrar que compreendeu a estrutura e a terminologia-chave do método. O candidato deve entender o seguinte:

Este manual de treinamento do PRINCE2 Foundation está em conformidade com o Syllabus do PRINCE2 Foundation. Se você deseja ter informações adicionais, consulte o Manual de Treinamento do PRINCE2 Practitioner ou o manual oficial do PRINCE2.

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Pedro Pardelinha