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Qu'est-ce que PRINCE2 ?

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Le manuel officiel PRINCE2 pour les Chefs de Projet est : “Réussir le Management de Projets avec PRINCE2”. C’est un excellent manuel de référence qui s’adresse aux :

Ce Manuel de Formation PRINCE2 Foundation est différent du manuel officiel PRINCE2 par les critères suivants :

Pour résumer, si vous voulez apprendre PRINCE2 et vous préparer pour l’examen PRINCE2 Foundation, alors utilisez ce manuel de formation. Si vous recherchez un très bon guide de référence, alors utilisez le manuel officiel PRINCE2 “ Réussir le Management de Projets avec PRINCE2”.

Que sont les Projets ?

Les projets sont vus comme étant un moyen d’introduire des changements, et donc sont uniques par nature. Ceci veut dire que deux projets identiques ne peuvent être réalisés. Certains d’entre vous pourraient penser que dans leur entreprise, les mêmes projets sont réalisés à répétition. Et bien, s’ils sont exactement les mêmes, alors c’est ce qu’on appelle des processus, et les processus qui se répètent sont appelés “business as usual” ou “opérations”.

Commençons par une définition plus générale d’un projet. J’ai trouvé celle ci sur Wikipédia :

Un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises par une « équipe projet » sous la responsabilité d’un chef de projet dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d’une enveloppe budgétaire allouée.

J’aime cette définition, elle est concise et facile à comprendre. Elle mentionne les termes “ensemble d’activités,” “but”, “besoin défini” et “délais fixés et budget alloué.”

Voici une autre définition de projet :

Un effort temporaire exercé dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

Ceci ressemble à quelque chose sorti tout droit de StarTrek, mais en réalité c’est la définition donnée par le “Corpus des Connaissances en Management de Projet” (Guide PMBOK).

Qu’en est-il de PRINCE2 ? Voici une citation du manuel de référence :

“Un projet est une organisation temporaire créée en vue de livrer un ou plusieurs produits d’entreprise conformément à un Cas d’Affaire convenu.”

Vous n’avez peut-être pas compris, puisqu’il faudrait d’abord connaître un peu plus à propos de PRINCE2. Ca prendra plus de sens quelques minutes après que j’ai expliqué la signification des mots tels que organisation temporaire et Cas d’Affaire, qui apparaissent dans la définition.

Le mot organisation réfère à l’équipe de projet, les personnes impliquées dans le projet, et comment ils interagissent les uns avec les autres. Chaque projet à un début et une fin définis, donc il est temporaire. Souvenez-vous, les projets qui semblent se reproduire indéfiniment sont appelés “opérations” ou “business as usual” et ne sont pas des projets (ex: maintenance d’une application logicielle).

Le Cas d’Affaire est un des documents qui existent dans un projet PRINCE2. Il comporte des informations telles que les raisons pour effectuer le projet, les bénéfices, les coûts, les délais et les calculs du Retour Sur Investissement.

Pourquoi une Méthode de Gestion de Projet ?

La Gestion de Projet porte sur la planification, la délégation, le suivi et le contrôle du projet. En d’autres termes, l’administration du projet. Le rôle du Chef de Projet, est de réaliser les objectifs du projet dans les cibles définies de la durée, des coûts, de la qualité, du périmètre, des bénéfices et des risques.

Regardons quelques choses typiques qui peuvent mal tourner sur un projet :

Vous pouvez donc ressentir ici le besoin d’une personne (i.e. le Chef de Projet) pour planifier et surveiller le travail, faire de nombreuses vérifications et validations, gérer les risques, gérer les incidents lorsqu’ils apparaissent, identifier les endroits pour réduire les coûts, etc.

D’autres causes courantes d’échec de projets sont :

Ainsi, j’espère que vous réalisez la nécessité d’avoir une bonne méthode de Management de Projet.

Es cinq caractéristiques d’un projet

Les projets ont un certain nombre de caractéristiques, qui les différencient des opérations (processus répétitifs) ou business as usual.

Ce sont les cinq caractéristiques d’un projet.

Qu’est ce que PRINCE2 ?

PRINCE2 est une méthode générique de Gestion de Projet, applicable sur tout type de projet, d’un projet de 1 ou 2 jours pour une émission TV telle que “The Apprentice” (une émission TV populaire au Royaume-Uni et aux Etats-Unis), à l’achat d’une entreprise ou même la construction du stade principal pour les Jeux Olympiques de Londres 2012.

PRINCE2 prône une séparation de la couche de management et de la couche d’exécution, pour créer les produits du projet (produits spécialistes). De ce fait, une même couche de management peut être utilisée pour différents types de projets. La Couche de Management se rapporte à l’organisation du projet : le Comité de Pilotage, le Chef de Projet, les Equipes. Vous y verrez plus clair lorsque nous aborderons le modèle de processus plus tard.

Un projet PRINCE2 doit inclure tous les 7 principes. Ils seront abordés et expliqués dans l’un des chapitres suivants. Ces 7 principes sont :

(Note: Ne vous inquiétez pas si vous ne comprenez pas le sens de ces termes pour le moment.)

Six variables / six cibles de performance

Les 6 variables / cibles de performance sont : les Délais, les Coûts, la Qualité, le Périmètre, les Bénéfices et les Risques. On peut aussi dire que ce sont les six aspects de performance à gérer pendant la durée d’un projet.

Sur l’exemple de tableau de bord suivant, il y a un moniteur sur chacune des cibles de performance, et le Chef de Projet les surveillera pendant la durée du projet.

PRINCE2 est axée sur la planification, la délégation, le suivi et le contrôle de toutes les six variables du projet (cibles de performance). Le PMBOK utilise l’expression “6 contraintes concurrentes de Projet”

Structure de PRINCE2 (Eléments)

Selon le manuel officiel, la méthode PRINCE2 est constituée de 4 parties principales appelées Eléments (ou Eléments Intégrés). Ces éléments sont :les Principes, les Thèmes, les Processus et l’Adaptation. Vous pouvez utiliser la structure de ce manuel pour vous aider à vous en souvenir. D’abord vous avez les Principes, ensuite les Thèmes, puis les Processus et finalement, le dernier chapitre qui porte sur l’Adaptation.

Structure de PRINCE2

Bénéfices de l’utilisation de PRINCE2

Comme vous pouvez l’imaginer, l’utilisation d’une méthodologie de Gestion de Projet comporte plusieurs avantages. Cela s’applique aussi à PRINCE2. J’en listerai quelques uns ci-dessous. Il n’est pas nécessaire de les retenir, mais c’est important d’en être au courant. Je fournirai aussi quelques exemples, partout où cela sera nécessaire.

Vous découvrirez d’autres bénéfices au fur et à mesure de ce cours.

Quel est le rôle d’un Chef de Projet ?

Vous devez déjà avoir une bonne idée du rôle d’un Chef de Projet. Mais très souvent, des Chefs de Projet se retrouvent en train de réaliser beaucoup de tâches dans le but de garder leurs projets sur la bonne voie. Cela peut sembler être une bonne idée au départ, mais sur le long terme, ils finissent par ne plus gérer le projet.

Pour commencer, il y a un projet à réaliser, et donc un Plan de Projet doit être créé. C’est généralement l’une des premières tâches du Chef de Projet au début du projet. Il crée avec l’aide d’experts un plan, et cette activité contient des tâches telles que : diriger un atelier de planification, définir les produits, les activités et les dépendances, estimer les ressources requises, programmer ces activités, et définir les rôles et responsabilités.

L’objectif principal du Chef de Projet est de s’assurer que le projet progresse en accord avec le plan. Il vérifie les tâches terminées, obtient les signatures et validations, confirme que les tâches suivantes peuvent commencer, ainsi de suite. En d’autres termes, le Chef de Projet suit comment le travail évolue par rapport au plan.

Surveiller les 6 variables / cibles de performance

Le Chef de Projet doit aussi surveiller constamment les 6 variables introduites plus haut, qui font partie de tout projet. Ce sont les Délais, les Coûts, la Qualité, le Périmètre, les Bénéfices et les Risques.

Gérer les Problèmes

Le Chef de Projet doit aussi traiter les problèmes quand ils surviennent. Dans le cas de petits problèmes, il peut le gérer lui-même (ex: obtenir d’un fournisseur de travailler un jour supplémentaire, afin de régler un problème, et remettre le projet sur la bonne voie). Si un problème dont la résolution est au-delà de la tolérance accordée pour la séquence survient, il sera remonté au Comité de Pilotage, par le Chef de Projet.

Accélérer le projet

Une autre tâche du Chef de Projet qui est souvent oubliée, est de chercher des opportunités pour accélérer le projet et réduire les coûts, sans compromettre les objectifs du projet.

Pour finir, je recommande aux Chef de Projet, de prendre le temps nécessaire pour définir et convenir des Rôles et Responsabilités, au début du projet. Dépendamment de votre entreprise, vous aurez besoin de bonnes compétences personnelles pour le faire. Ce sera bénéfique pour le projet, et ça empêchera certaines parties prenantes de refiler leur travail et leurs responsabilités au Chef de Projet.

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Ariel TCHOUGANG, and Anis BEN HASSEN