PRINCE2 wiki

Che cos'è PRINCE2?

Also available in: English Nederlands Français русский Português Polski Română

Il manuale ufficiale di PRINCE2 per il Project Manager è intitolato “Managing Successful Projects with PRINCE2” ed è un eccellente manuale di riferimento.

Il manuale è stato specificamente scritto per il profilo di:

PRINCE2 Foundation Training Manual è differente dal manuale ufficiale di PRINCE2 per le seguenti ragioni:

Riassumendo, se vuoi imparare PRINCE2 and preparati all’esame PRINCE2 Foundation, allora utilizza questo PRINCE2 Foundation training manual. Se vuoi un buon manuale di riferimento, allora usa il manuale ufficiale “Managing Successful Projects with PRINCE2”.

Cos’è un Progetto?

Un Progetto è visto come un modo per introdurre cambiamenti, dunque è unico per natura, ossia non ci saranno mai due progetti esattamente uguali. Ora, qualcuno di voi potrebbe pensare che nella vostra azienda gli stessi progetti si continuino a ripetere indefinitamente. Bene, se questi sono esattamente gli stessi, allora li possiamo definire processi, anziché progetti; e i processi che si ripetono sono normalmente considerati come ‘business as usual’.

Cominciamo con definizione generale di progetto ripresa da Wikipedia (en):

Un progetto consiste in un’unica serie di azioni disegnate con lo scopo di raggiungere un unico obiettivo in tempi e costi predefiniti.

Questa definizione mi piace, perché è concisa e semplice da capire, cita termini come “unica serie di azioni”, “unico obiettivo” e “tempi e costi predefiniti”.

Un’altra definizione di progetto è la seguente:

Un progetto è uno ‘sforzo’ temporaneo intrapreso per realizzare un unico prodotto o servizio.

Questo potrebbe sembrare come qualcosa più affine a Star Trek, ma è la definizione di progetto tratta da Project Management Body of Knowledge (PMBOK®).

Vediamo ora che dice PRINCE2 riguardo a cosa effettivamente sia un progetto. Questa è la definizione ripresa direttamente dal suo manuale:

Un progetto è una organizzazione temporanea che è definita con lo scopo di fornire uno o più prodotti per l’esecuzione di processi di business in accordo a un Business Case concordato.

La definizione potrebbe non esservi chiara, poiché prima di tutto avete la necessità di conoscere un po’ di più riguardo a PRINCE2. Dovrebbe essere più chiara quando avrò spiegato cosa si intenda con i termini organizzazione temporanea e business case, che appaiono nella definizione.

La parola organizzazione si riferisce al gruppo di progetto, ossia alle persone coinvolte nel progetto e a come si relazionano tra di loro. Poiché ogni progetto ha un inizio e una fine, ne consegue che esso è temporaneo. Non dimenticare che i progetti che vanno avanti indefinitamente vengono definiti come “operazioni” o “business as usual” e pertanto non sono progetti (ad esempio: la manutenzione di un’applicazione software).

Il Business Case è uno dei documenti presenti in un progetto PRINCE2. Esso contiene informazioni riguardanti le motivazioni che hanno dato vita al progetto, i benefici attesi, i costi e le informazioni riguardo ai tempi e al calcolo del ROI (return of the investment - ritorno dell’investimento).

Perché un Metodo per il Project Management?

Il Project Management ha a che fare con le attività di pianificazione, delega, monitoraggio e controllo di un progetto; in altre parole, l’amministrazione del progetto. Il ruolo di Project Manager è quello di raggiungere gli obbiettivi di progetto nei riguardi di tempo, costi, qualità, ambito, rischi e benefici.

Vediamo qualcosa di tipico che può andare male in un progetto:

Puoi vedere, quindi, che una persona (ad esempio il Project Manager) è necessaria per pianificare e verificare il lavoro, effettuare numerosi controlli, firmare i contratti, gestire i rischi ogniqualvolta si presentino, identificare le aree dove tagliare i costi e così via.

Alcune altre cause di fallimento di un progetto sono:

Pertanto, spero che sia chiara la necessità di un buon metodo di Project Management.

Cinque caratteristiche di un progetto

I Progetti hanno un numero di caratteristiche, le quali definiscono come un progetto differisca dal da un processo ripetitivo anche detto business as usual.

Queste sono le cinque caratteristiche di un progetto.

Cos’è PRINCE2?

PRINCE2 è un metodo generico per il Project Management, quindi può essere utilizzato per qualsiasi progetto, da quelli della durata di 1 o 2 giorni come ad esempio la realizzazione di un programma TV come “The Apprentice” (molto popolare nella Gran Bretagna e negli Stati Uniti) fino a progetti per l’acquisizione o persino la costruzione dello stadio principale per i giochi Olimpici di Londra 2012.

PRINCE2 separa il livello di gestione (Management Layer) dal lavoro necessario per la creazione del prodotto richiesto, ossia quello che il progetto deve produrre (lavoro specialistico). Questo significa che lo stesso livello di gestione può essere applicato in diversi ambiti e quindi per differenti progetti. Il livello di gestione fa riferimento all’organizzazione del progetto, come il Project Board, Project Manager a il Team. Vedremo questo più chiaramente quando più avanti tratteremo il modello di processo.

Un progetto PRINCE2 dovrebbe includere tutti i 7 principi; questi saranno trattati e spiegati nel capitolo seguente. Questi 7 principio sono:

(Nota: Non ti preoccupare per il momento se non capisci il loro significato.)

Sei variabili / sei obbiettivi di performance

Le 6 variabili / obiettivi di performance sono: Tempo, Costo, Qualità, Scopo, Benefici e Rischi. Si può anche dire che questi sono sei aspetti delle performance che devono essere gestite durante un progetto.

Un modo semplice per ricordare queste variabili è usare le seguenti parole TeCQuila SoBeR”’ con la parola Tequila pronunciata con enfasi sulle lettere “‘TeCQ”’. Questo stratagemma consente di ricordare facilmente le sei variabili: Tempo, Costo, Qualità, Scopo, Benefici e Rischi. Si può anche usare un aiuto per la memoria come: “‘BC QRST.

Il seguente cruscotto rappresenta un esempio di come si possano controllare le sei variabili. Esso ha una scala graduata e il Project Manager potrà controllare ognuna di esse durante lo svolgimento del progetto.

PRINCE2 ha a che fare con la pianificazione, la delega, la verifica e il controllo di tutte le sei variabili di progetto (obiettivi di performance). Il PMBOK usa il termine “6 Vincoli di Progetto concorrenti”.

Struttura di PRINCE2 (Elementi)

Il manuale di PRINCE2 spiega che il metodo consiste di 4 parti principali ed è stata scelta la parola Elementi (o Elementi integrati) per rappresentare queste 4 parti. Questi elementi sono: Principi, Temi, Processi e Adattamento. Si può fare riferimento alla struttura di questo manuale per ricordarli. Per primi ci sono i Principi, poi i Temi, quindi i Processi and infine, nell’ultimo capitolo, gli Adattamenti.

Struttura di PRINCE2

Benefici nell’utilizzo di PRINCE2

Come si può immaginare, ci sono molti vantaggi nell’utilizzo di un metodo di Project Management; questo, ovviamente, vale anche per PRINCE2. In questo paragrafo saranno elencati alcuni di essi. Non si ha la necessità di ricordarli, ma è utile esserne a conoscenza. Saranno, inoltre, inclusi anche alcuni esempi dove necessario.

Vedremo altri benefici di PRINCE2 durante questo corso.

Cosa fa un Project Manager?

Si potrebbe già avere una buona idea di cosa faccia un Project Manager, ma molto spesso il Project Manager si trova a svolgere molte attività per fare in modo che il progetto rimanga in carreggiata. Questa potrebbe sembrare una buona idea all’inizio, ma nel medio, lungo termine il Project Manager che agisce in questo modo non sarà più in grado di gestire il progetto.

Cominciamo dall’inizio. Abbiamo un progetto da realizzare, quindi, un Project Plan deve essere creato. Questa normalmente è la prima attività, quando il progetto inizia, che il Project Manager deve fare. Il Project Manager crea il piano con l’aiuto degli specialisti e include in esso tutte le attività come, ad esempio, la conduzione del workshop di pianificazione, la definizione del prodotti, delle attività e delle dipendenze, stimando le risorse richieste, schedulando queste attività e definendo ruoli e le responsabilità.

L’obiettivo principale per il Project Manager è che il progetto proceda secondo il piano. Quindi egli fa la revisione delle attività completate, fa firmare gli stati di avanzamento, conferma che le successive attività possono iniziare, e così via. In altre parole, il Project Manager verifica quanto bene procede il progetto rispetto al Project Plan.

Controllare le 6 variabile / obiettivi di performance

Il Project Manager costantemente controllerà le 6 variabili di cui abbiamo appena parlato e che sono parte di ogni progetto, Queste sono Tempo, Costi, Qualità, Ambito, Benefici e Rischi.

Gestire i problemi

Il Project Manager ha a che fare con i problemi che possono sorgere durante il progetto. In caso di piccoli problemi, può scegliere di gestirli direttamente (ad esempio prendendo un fornitore per lavorare un giorno in più per risolvere il problema e riportare il progetto in carreggiata). Se si presenta un problema che può causare l’allungamento di una fase rispetto a una soglia prestabilita, il Project Manager può riportare questo evento al Project Board.

Velocizzare un progetto

Un’altra attività che il Project Manager può svolgere e che è qualche volta dimenticata consiste nella possibilità di velocizzare il progetto e ridurre, pertanto i suoi costi.

Infine, è consigliabile che il Project Manager spenda il tempo necessario, all’inizio del progetto, per accordarsi e definire i ruoli e le responsabilità. Dipendendo dalla tua azienda, tu potresti avere la necessità di buoni soft skill per farlo. Questo porterà benefici al progetto e potrà anche prevenire che gli stakeholder scarichino le loro responsabilità sul Project Manager.

discussion icon PRINCE2 wiki is open-source and published for free under a Creative Commons license.

discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Ciro Sbarra