Starting up a Project

O propósito deste processo é responder à pergunta: “Nos temos um projeto viável e vale a pena?” A Proposição de Projeto é geralmente o único documento que existe quando este processo é iniciado, e isso não trás as informações suficientes para o comitê Diretor do Projeto tomar a decisão de aprovar o início do Projeto (aprovar o começo do Estágio de Iniciação).

Portanto, o propósito deste processo é fornecer ao Comitê Diretor do Projeto as informações necessárias para avaliar se o projeto vale a pena. Eles usam o Sumário do Projeto, que conterá informações sobre o Business Case Preliminar. Outro propósito importante do processo Starting up a Project é impedir que projetos pobres (que não valem a pena) comecem.

Este processo deve ser breve e é aqui que surgem o Business Case Preliminar e o Sumário do Projeto. Na verdade, o objetivo é fazer o mínimo necessário, só para ver se vale a pena fazer o estágio de iniciação.

Os Objetivos

Os objetivos do processo Starting up a Project são de se preparar e de ter certeza de que serão efetuados e concluídos até o final desse processo:

• Há um Business Case (razão dos negócios) razoável (que será documentado na estrutura do Business Case Preliminar)? O documento do Business Case não é concluído até o Estágio de Iniciação;
• Identificar as possíveis abordagens para o projeto e analisar a melhor maneira de fazer este projeto; obter aconselhamento de outros projetos na forma de lições aprendidas, especialistas ou mesmo de fora da organização;
• Escolher quem irá fazer o trabalho para inicializar o projeto e outros papéis na equipe do projeto;
• Criar o Sumário do Projeto, que conterá informações sobre o escopo do projeto e a maioria das informações coletadas durante este processo.
• Criar um Plano de Estágio detalhado para planejar o trabalho a ser feito no Estágio de Iniciação.

Assim como você pode ver, os objetivos do Starting up a Project são fornecer ao Comitê Diretor do Projeto determinadas informações para sustentar o “GO/NO GO” decision e preparar o Plano de Estágio de Iniciação.

Atividades

Esta é uma visão geral das atividades e é bom compreender bem antes de começarmos com as atividades mais detalhadamente.

• O gatilho para iniciar o projeto é a proposição de projeto que é fornecida por uma pessoa de alto nível de dentro da empresa ou de dentro de um programa (ambiente Corp / programa);
• Durante este processo, a proposição de projeto será expandida em um Sumário do Projeto. Mantenha em mente que o Sumário do Projeto será usado pelo Comitê Diretor do Projeto para decidir se deseja iniciar o projeto ou não (ainda não há um projeto).

Nota: Se o projeto é parte de um programa, então a maior parte do Sumário do Projeto será fornecida pelo programa. Na verdade, a maioria do trabalho neste processo já será feita pelo programa.

• A montagem do Sumário do Projeto e do Business Case Preliminar requerem uma estreita colaboração entre o Gerente do Projeto, o Comitê Diretor do Projeto e algumas das partes interessadas (stakeholders).
• O trabalho no Sumário do Projeto e no Business Case Preliminar é uma atividade iterativa, isto é, há um ciclo constante de discussões e melhorias para esses documentos.
• O PRINCE2 ressalta que quanto mais o tempo for gasto em definir claramente os requisitos neste processo, mais tempo será economizado durante o projeto, já que algumas das seguintes situações podem ser evitadas:
  • Reuniões e discussões detalhadas, tentando definir determinados produtos;
  • Replanejamento devido a criação de subprodutos errados; e
  • Evitar exceções que são dispendiosas durante os estágios.

Em muitas empresas os projetos são iniciados muito rapidamente, pois a alta gerência quer ver que medidas já foram tomadas, e como o resultado tem-se a criação de um produto de projeto mal definido.

As seguintes atividades são feitas no processo Starting up a Project:

• Nomear o Executivo e o Gerente do Projeto;
• Capturar lições de projetos anteriores;
• Definir e nomear a equipe de Gerenciamento de Projeto;
• Elaborar o Business Case Preliminar e criar a descrição de produto do projeto (DPP)
• A DPP é uma descrição do produto principal que será produzido;
• Selecionar a abordagem de projeto e montar o Sumário do Projeto;
• Planejar o Estágio de Iniciação.

Veja o diagrama acima e observe em que nível as atividades são feitas. Como você pode ver, a maioria das atividades é efetuada pelo Gerente do Projeto. O Business Case Preliminar é criado pelo Executivo com alguma ajuda do Gerente do Projeto e a Descrição do Produto do Projeto é criada pelo Gerente do Projeto.

Entradas / Saídas

• A Proposição de Projeto é o gatilho para iniciar o projeto e vem de fora do projeto;
• A Proposição de Projeto pode conter dados como: razões para o projeto, algumas informações do Business Case e dados necessários para o Sumário do Projeto;
• O GP deve procurar lições de outros projetos (por exemplo, relatórios de lições que estão disponíveis de outros projetos ou convidar todos os interessados para contribuir com lições).

Saídas do Starting up a Project (Principais Saídas)

• Descrição do Produto do Projeto: Normalmente é uma descrição de 1 a 3 páginas do principal produto que será produzido pelo projeto. A estrutura deste documento é abordada nos Temas da Qualidade e Planos;
• Business Case Preliminar: É de responsabilidade do Executivo. Seu objetivo é fornecer alguma justificativa de negócios para o projeto;
• Estrutura da Equipe de Gerenciamento do Projeto (EEGP): Conterá informações sobre a estrutura da equipe composta por: Comitê Diretor do Projeto, Garantia do Projeto, Autoridade de Mudanças e Gerente do Projeto;
• Abordagem do Projeto: Esta parte do documento irá definir a abordagem que deve ser tomada pelo projeto. O gerente de projeto fará perguntas tais como:
• Criar produto do zero, atualizar o produto existente ou soluções disponíveis no mercado?
• Devemos usar pessoas internas ou externas no projeto?
• O que podemos aprender com outros projetos?
• Existem outras fontes de informação, internas e externas?
• O Sumário do Projeto: Todas as informações acima são compostas/montadas no Sumário do Projeto, além de outras informações, como o escopo, papéis e responsabilidades e as seis metas de desempenho;
• Plano de Estágio de Iniciação: O Gerente do Projeto cria esse primeiro plano (Plano de Estágio) que é um plano detalhado para o dia a dia durante o Estágio de Iniciação.

Solicitação para Iniciar o Projeto (Autorizar a Iniciação)

• O resultado final do processo SU é uma solicitação ao Comitê Diretor do Projeto para iniciar o projeto, permitindo que o primeiro estágio do projeto se inicie. O Gerente do Projeto fornece o Sumário do Projeto e o Plano de Estágio de Iniciação ao Comitê Diretor do Projeto.

Papéis e Responsabilidades

• Corp / Programme Management
  • Fornece a Proposição de Projeto que é o gatilho e vem de fora do projeto
  • Fornece informações sobre o nível de tolerância do projeto
  • Nomeia o executivo e poderá nomear o Gerente do Projeto
• Executivo
  • Nomeia o Gerente do Projeto (se não tiver sido feito)
  • Aprova a EEGP
  • Cria o Business Case Preliminar
• Usuário Principal
  • Fornece informações para a Descrição do Produto do Projeto
• Gerente do Projeto
  • Facilita a criação da maioria do Sumário do Projeto (DPP, Papéis e Responsabilidades, Escopo, EEGP, etc.)
  • Facilita a abordagem do projeto e reúne as lições
  • Cria o Plano de Estágio de Iniciação
• Gerente da Equipe Especialista
  • Pode ser solicitado para ajudar com a abordagem de projeto e DPP.