Планы

Менеджеры проектов, которые работают в программной среде, могут воспользоваться примерами выполнения предыдущих проектов и получить образцы планов проекта. Эти стандартные планы (шаблоны) могут оказать большую помощь.

Может сложиться впечатление, что в PRINCE2 вам нужно знать все заранее, прежде чем создать план проекта и все описания продуктов. Иногда это возможно, но во многих ИТ-проектах требуется более расслабленный подход и каждая стадия может представлять собой итерацию. Таким образом процесс управления границей стадии может использоваться для создания описаний продуктов, создаваемых на следующей стадии.

Вам нужно также иметь в виду важный момент - как вы будете доносить план проекта до совета проекта, поскольку они не заинтересованы в чтении 20-30-страничного документа. Вы можете спросить ответственного руководителя, в каком виде члены совета хотят получать сведения о состоянии проекта (спросите о предыдущих проектах).

Хороший инструмент планирования/отслеживания/отчетности - это контрольный список продуктов. Его легко создавать, поддерживать и читать, и, самое главное, это хороший способ для общения с заинтересованными сторонами, которым требуется эта информация. Далее в этой теме вы найдете пример контрольного списка продуктов.

Одна из первых вещей в планировании - это попробовать и получить представление об объеме работ. Это обычная ситуация - вы начинаете простой проект, но когда вы начинаете фиксировать требования в иерархической структуре продуктов, она показывает, что включает этот так называемый “простой” проект. Иерархическая структура продуктов упрощает обсуждение масштабов и требований со старшим пользователем.

Немногие менеджеры проектов используют планирование по продукту, особенно технику иерархической структуры продуктов, а жаль, ведь это очень полезно. Возможно, причина в том, что у менеджеров проектов не хватает времени для покрытия этой темы в своей профессиональной подготовке. Поэтому это руководство включает в себя простой пример и показывает, как можно использовать список с отступами, чтобы помочь вам начать работу. Для экзамена Foundation вам достаточно просто знать, как работает планирование по продукту.

Область знаний о планах, предоставляемая PRINCE2

Информация в теме планов призвана обеспечить основу для разработки, развития и поддержки планов в проекте: непосредственно плана проекта, плана стадии, плана исключения и плана команды.

Эта тема позволяет ответить на следующие вопросы:

• Что требуется?
• Как это будет достигнуто и кем?
• Каким образом лучше подойти к созданию продуктов?
• Какие шаги следует предпринять?
• Как будет выполнено планирование по продукту?
• Какой уровень качества должно быть достигнут?
• Сколько это будет стоить?
• Каким будет уровень детализации для каждого плана?

Помните, что без плана нет никакого контроля, поэтому план необходим для проекта. Провал в планировании - это планирование провала.

Сам акт планирования помогает команде по управлению проектом подумать наперед и избежать дублирования, упущений и угроз. И помните, провал в планировании - это планирование провала.

Определения планов

Иногда люди думают, что план - это диаграмма Ганта, но это гораздо большее. Это документ, который описывает, каким образом, кем и когда конкретная цель или набор целей, должны быть достигнуты. Вы можете думать, что цель - просто создать продукт проекта, но существуют также целевые показатели по срокам, стоимости, качеству, объему работ, рискам, выгодам, и конечно же, продуктам.

Таким образом, план должен содержать достаточную информацию, чтобы показать, что эти цели достижимы.

Как вы можете себе представить, основой для любого проекта является план. Он создается в начале проекта и постоянно обновляются в течение проекта, чтобы показать, что уже реализовано (фактические данные) и что еще осталось сделать. Также можно сравнить первоначальный план с планом во время или в конце проекта, чтобы увидеть, насколько хорошо проект выполняется относительно первоначального плана. Первоначальный план может быть также известен как утвержденная версия плана (подписано и датировано).

План проекта отвечает на следующие вопросы: Почему, что, кто, когда и как много

Что такое планирование?

Планирование-это акт или процесс создания и поддержания плана. Термин “планирование” используется для описания действий, используемых для создания планов и связанных документов. Иногда стадия планирования может быть очень сжатой из-за желания руководства как можно скорее начать работу по созданию продуктов, которые клиент хочет получить.

Три уровня плана

Часто невозможно спланировать весь проект с самого начала, поскольку вы можете точно планировать только на короткое вперед. Это называется горизонт планирования, т.е., как далеко вперед вы можете видеть. Таким образом, хорошая идея - иметь разные уровни планов; PRINCE2 рекомендует три уровня. Три вида планов: План проекта, план стадии и план команды.

• План проекта используется на уровне руководства, то есть, советом проекта. Он создается во время процесса инициации проекта и является планом высокого уровня для всего проекта. Он будет показывать основных продукты проекта, когда они будут поставлены и связанные с этим расходы. Это основной документ управления для совета проекта. Менеджер проекта обновляет план проекта в ходе проекта.
• План стадии используется на уровне управления. Он создается для каждой стадии (например, на 2 месяца) и используется менеджером проекта на повседневной основе. Это гораздо более подробный, чем план проекта и фокусируется на одной стадии.
• Планы команды используются на уровне поставки. Они создаются и используются менеджером команды в процессе управления поставкой продуктов. Внимание уделяется планированию работы, которая назначена менеджеру команды в пакетах работ.

Другие планы, создаваемые в рамках проекта, включают в себя план исключения, который заменяет существующий план проекта или план стадии, и план оценки выгод, который рассматривается в теме экономического обоснования.

Подход к планированию

Вот небольшой обзор шагов планирования в рамках типичного проекта. Это упростит понимание, когда создаются планы и их значение для проекта. Все планы описаны далее. Предлагаю возвращаться к этой диаграмме при чтении следующих разделов.

• Создайте описание продукта проекта (ОПП). Создание ОПП является первой частью планирования по продукту.
• План стадии инициации (его создает менеджер проекта). Это план повседневной работы для стадии инициации, первой стадии проекта. Техника планирования по продукту может быть использована в процессах начала проекта, его ини циации и управления границам стадии. В ходе этого создаются следующие документы:
• Описание продукта проекта (создается только в процессе начала проекта) Описания продуктов - это ответственность мнеджера проекта или команды.
• Иерархическая структура продуктов (ИСП).
• Описания продуктов (ОП).
• Диаграмма создания продуктов (ДСП).
• План проекта - это высокоуровневый план для всего проекта. Он предоставляет информацию об экономическом обосновании, стоимости и сроках и должен быть утвержден советом проекта. После утверждения эта версия плана подписывается и хранится.

Планы стадий создаются менеджером проекта в конце текущей стадии для следующей. Это план повседневного уровня для следующей стадии.

• Планы исключений - это планы, которые могут быть использованы чтобы вернуть проект в нормальное русло, если стадия или весь проект выходит за рамки допуска. План исключений начинается в точке, где текущий план перестает работать, и идет до конца этого плана.
• План проекта обновляется в процессе управления границей стадии, и он показывает, когда и какие продукты были созданы на последней стадии. План проекта также обновляется чтобы включить любую новую информацию из плана следующей стадии и, возможно, учесть иные прогнозы.
• В конце проекта план проекта обновляется менеджером проекта. Он показывает полную стоимость и сроки, а также что было поставлено. Совет проекта может сравнить этот план с утвержденным в начале и увидеть, насколько хорошо проект был выполнен по сравнению с первоначальным планом.
• Планы команд создаются менеджерами команд и не обязательны.

План проекта

План проекта представляет собой план высокого уровня и используется в основном советом проекта. Он обеспечивает определенность в том, как и когда цели проекта по времени, стоимости, объему и качеству должны быть достигнуты. План проекта показывает основные продукты, мероприятия и ресурсы, необходимые для проекта.

Вопрос: Как план проекта используется советом проекта?

Ответ: План проекта используется советом проекта как основа для мониторинга прогресса от стадии к стадии. Совет проекта может проверять статус проекта в конце каждого этапа, чтобы увидеть, насколько хорошо проект развивается относительно первоначального плана.

План стадии

План стадии требуется для каждой стадии проекта. План стадии похож на план проекта, но гораздо более подробный, поскольку менеджер проекта будет использовать этот план на повседневной основе. Помните, что план проекта является очень высокоуровневым, поскольку он для всего проекта.

Создание плана стадии: Каждый план стадии создается в конце текущей управленческой стадии в процессе управления границей стадии. Одним из преимуществ использования стадий является возможность разбить большой проект на управляемые фрагменты. Некоторые другие методики используют подпроекты для декомпозиции крупных проектов.

Планы команды

Планы команды создаются менеджером команды чтобы запланировать выполнение одного или нескольких пакетов работ. Планы команды являются необязательными, потребность в них зависит от размера проекта, сложности и количества ресурсов, участвующих в создании продуктов.

PRINCE2 не предоставляет формат для плана команды, и команды могут быть от разных поставщиков, которые могут иметь их собственный формат планов. Менеджеры команд могут создать свои планы параллельно с менеджером проекта, когда он создает план стадии.

План исключения

План исключения используется для восстановления от последствий выхода за рамки допусков. Например, если во время стадии менеджер проекта прогнозирует выход из допуска по стоимости на 15% (или делает это), он должен предупредить совет проекта об этом отклонении (также называется «исключение»). Скорее всего совет проекта попросит обновленный план для завершения текущей стадии, и этот план (план исключения) заменит текущий. Поэтому менеджер проекта создаст план исключения и, если советом проекта его утвердит, он заменит текущий план стадии, что позволит менеджеру проекта завершить текущую стадию.

План исключения создается на том же уровне детализации, что план, который он заменяет. Он стартует от точки, где текущий план остановился и продолжается до завершения работы. План исключения может использоваться для замены планов стадии и проекта, но не плана команды.

Шаги планирования

PRINCE2 имеет уникальный подход к планированию. Он начинается с идентификации необходимых продуктов и только затем рассматривает операции, зависимости и ресурсы, необходимые для поставки продуктов. Большинство других проектных методик и фреймворков начинает с операций. Возможно, вы встречали термин «декомпозиции работ».

Подход к планам PRINCE2 включает следующие 7 шагов, которые легко понять.

• Дизайн плана: можно также назвать «выбор стиля и формата плана».
• Определение и анализ продуктов: для этого используется планирование по продукту.
• Определить операция и зависимости: мероприятия для создания продуктов.
• Подготовка оценок: оценка времени и ресурсов.
• Подготовка графика: разместить операции на графике и показать последовательность.
• Задокументировать план: Добавить рассказ для объяснения плана с использованием предположений, используемых уроков, предпосылок, планов внедрения, мониторинга, контроля, бюджетов и допусков.
• Анализ рисков: Для каждого из вышеупомянутых шагов новая информация о новых и существующих рисках будет раскрываться и соответствующим образом обрабатываться.

Эти шаги выполняются для создания плана проекта, плана стадии, и, возможно, некоторые из последних шагов могут быть выполнены для создания плана команды.

Шаг 1: Дизайн плана:

Я думаю, что правильнее было бы назвать этот шаг «Выбрать дизайн плана», поскольку в реальном мире менеджеры проектов делают в основном именно это. Если проект является частью программы, то программа, скорее всего, будет иметь общий подход к планированию, который может быть принят в рамках проекта.

Некоторые советы для рассмотрения на этом шаге:

• Подумайте о вашей аудитории и как они могут получить доступ к данным.
• Рассмотрите, какие инструменты использовать для оценки, планирования и мониторинга.
• Выбор инструментов планирования не обязателен, но это может сэкономить много времени и выявить потенциальные проблемы, такие как чрезмерное использование ресурсов и зависимости.

Шаг 2: Планирование по продукту

PRINCE2 использует метод планирование по продукту для определения и анализа запланированных продуктов. Четыре шага планирования по продукту:

• Составление описания продукта проекта Описание основного продукта (процесс начала проекта).
• Создание иерархической структуры продуктов: Список всех продуктов, которые должны быть созданы.
• Составление описания продукта: Выполняется для всех требуемых продуктов.
• Составление диаграммы создания продуктов: Показывает поток продуктов и взаимозависимости.

Планирование по продукту — это итеративный процесс и имеет ряд преимуществ:

• Ясно определяет и документирует продукты плана и взаимозависимости.
• Четко показывает, что проект включает в себя; это позволяет избежать неправильных ожиданий.
• Вовлечение пользователей в составление требований к продуктам, что увеличивает их поддержку.
• Улучшение коммуникаций, поскольку обеспечивает простой обзор того, что должно быть сделано, и упрощает получение обратной связи.
• Уточняет, что входит и что не входит в объем работ; это помогает избежать «расползания объема».
• И, наконец, упрощает получение четкой договоренности в отношении того, что необходимо произвести.

Планирование по продукту, шаг 1: Напишите описание продукта проекта:

Самый первый шаг при планировании по продукту - это написать описание продукта проекта. Это описание основного продукта, который будет создан в ходе проекта (например, «жилой дом»). Мы уже рассматривали это в теме качества и узнали, что подробное описание продукта проекта очень важно для понимания того, что должно производиться в рамках проекта и какого качества.

Старший пользователь отвечает за предоставление информации для составления описания продукта проекта. Менеджер проекта будет координировать большую часть работы по подготовке этого документа. Он будет консультироваться со старшим пользователем, ответственный руководителем и другими специалистами. Описание продукта проекта должно быть подробным и полным, насколько это возможно, и может иметь следующий формат.

Планирование по продукту, шаг 2: Создание иерархической структуры продуктов

Продукт проекта разбивается на основные продукты, которые, в свою очередь, разбиты на дополнительные продукты, чтобы дать иерархический обзор. Это называется иерархическая структура продуктов (ИСП). Может также использоваться диаграмма связей (mind map). На самом деле я хотел бы предложить вам начать с диаграммы связей. Не беспокойтесь о том, как хорошо вы это делаете. Если вы можете использовать ИСП для объяснения кому-либо, как вы видите части проекта - вы на правильном пути.

При создании иерархической структуры продуктов необходимо учитывать следующие моменты:

• Хорошая идея - привлечь группу людей (семинар), которые представляют различные интересы проекта, например: пользователей, поставщиков и людей, имеющих специальные знания (экспертов).
• Используйте стикеры или доску для записей, так будет проще вносить изменения.
• Будьте открытыми при обсуждении способа построения иерархической структуры продуктов. Желательно достигнуть согласия в способе ее построения.
• Определите внешние продукты, которые будут использоваться в проекте, и используйте круг или эллипс, чтобы выделить их.

Пример иерархической структуры продуктов для веб-сайта книги:

Планирование по продукту, шаг 3: Составьте описания продуктов:

Описание продукта обычно записывается для каждого продукта из указанных в иерархической структуре продуктов, если это необходимо. Вот некоторые моменты, которые стоит иметь в виду при создании описаний продуктов. Помните, что информация о качестве составляет большую часть этих описаний.

• Описания продуктов необходимо начинать составлять как только они выявлены, при участии всех необходимых лиц.
• После завершения плана проекта все описания продуктов утверждаются и должны проходить через контроль изменений, если изменения должны быть внесены.
• Люди, которые представляют пользователей, должны участвовать в определении критериев качества для продуктов и прочей информации о качестве.
• Поскольку проекты внутри компаний часто похожи, описания некоторых продуктов из предыдущих проектов могут переиспользоваться вместо создания каждого описание продукта с нуля.
• Ссылайтесь на стандарты, где это возможно, вместо написания подробных спецификаций.
• Для небольших проектов может быть достаточно написать только описание продукта проекта.

Планирование по продукту, шаг 4: Диаграмма создания продуктов

Диаграмма создания продуктов определяет последовательность, в которой запланированные продукты будут разрабатываться и показывает зависимости между ними. Диаграмма также показывает продукты, которые выходят за рамки объема работ по проекту. После создания диаграммы следует рассмотреть необходимые мероприятия, провести оценку и планирование.

Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при создании диаграммы создания продуктов:

• Менеджеру проекта стоит привлечь людей, которые будут участвовать в поставке продуктов, вместо того чтобы пытаться сделать это самому.
• Вы можете составить диаграмму создания продуктов и иерархическую структуру продуктов на одном совещании, поскольку люди будут нужны одни и те же.
• Используйте символы в схеме (прямоугольник для продукта, эллипс для внешних продуктов).

Хорошим примером диаграммы создания продуктов является сборочная диаграмма, которую вы получаете, когда покупаете мебель в IKEA. Их диаграммы показывают шаги, которым вы должны следовать.

Диаграмма создания продуктов – пример веб-сайта книги:

Шаг 3: Определить операция и зависимости:

Операции: Цель заключается в том, чтобы составить перечень операций, которые необходимо выполнить. Теперь это гораздо проще сделать, поскольку у вас есть информация из документов планирования на основе продукта: иерархическая структура продуктов и диаграмма создания продуктов вместе с их описаниями. Зависимости: Посмотрите на зависимости между операциями и отметьте их. Существует два типа зависимостей – внутренние (внутри проекта) и внешние. Internal dependencies are within the project, while external denotes outside.

Шаг 4: Подготовить оценки:

Оценка – это решение, сколько времени и ресурсов потребуется для выполнения части работы с приемлемым уровнем качества. Менеджеру проекта желательно принимать минимальное участие в процессе оценки, лучше спросить кого-то, кто имеет больше опыта. Поэтому менеджер проекта должен способствовать проведению совещания и пригласить необходимых людей; Это можно сделать на том же совещании, где будет проходить планирование по продукту.

Оценка включает в себя:

• Определение типа необходимых ресурсов, поскольку конкретные навыки часто имеют решающее значение. Рассмотрение материальных ресурсов (например, оборудование для тестирования), поездок и денежных затрат.
• Приблизительная оценка усилий для каждой операции (поскольку точное время гарантировать невозможно).

Шаг 5: Подготовить график:

Это пятый шаг при подходе к планированию PRINCE2. Существует множество различных подходов к планированию и все больше людей используют компьютерные инструменты чтобы облегчить эту задачу. Менеджер проекта должен иметь список всех операций, их зависимостей и продолжительности усилий для каждой из них, прежде чем сможет приступить к планированию. Итак, вот некоторые шаги, которые будет выполнять менеджер проекта:

• Определить последовательность действий.
• Оценить доступность ресурсов.
• Назначить ресурсы.
• Определить уровень использования ресурсов.
• Согласовать контрольные точки.
• Определить вехи.
• Рассчитать суммарные расходы и потребность в ресурсах.
• Представить график.

Если вы делали планирование ранее, вы выполняли большинство этих шагов. PRINCE2 просто дает им названия, а MS Project позволяет сделать большинство из них одновременно.

Шаг 6: Задокументировать план:

Документирование плана является 6м шагом в подходе к планированию PRINCE2. Цель заключается в том, чтобы добавить текст, подобный приведенному ниже, чтобы помочь объяснить план:

• Описание плана: Текстовое описание плана, чтобы помочь объяснить его.
• Предварительные условия Условия, которые должны соблюдаться, чтобы план был успешен.
• Внешние зависимости: Список внешних зависимостей, которые будут влиять на план.
• Предположения планирования Список предположений, на которых основан план.
• Включенные уроки: Уроки, извлеченные из аналогичных или предыдущих проектов.
• Мониторинг и контроль: Опишите, как план будет отслеживаться и контролироваться.
• Информация о бюджете: Стоимость, сроки проекта, обеспечения бюджетов для рисков и изменений.
• Допуски: Обзор допусков для 6 переменных проекта.
• Риск: Обзор рисков.

Контрольный список продуктов

Контрольный список продуктов - это список всех основных продуктов плана с указанием ключевых сроков поставки. Контрольный список продуктов обычно представляется электронной таблицей со следующей информацией:

• Код продукта: Номер и название продукта.
• Описание продукта: Плановая и фактическая даты готовности.
• Черновой продукт: Плановая и фактическая даты готовности черновой версии продукта.
• Проверка качества: Плановая и фактическая даты проверки качества.
• Дата утверждения: Плановая и фактическая даты утверждения.
• Дата передачи: Плановая и фактическая даты передачи (если этот шаг является необходимым).

Я знаю некоторых менеджеров проектов, которые используют контрольный список продуктов. Это очень простой способ доносить заинтересованным сторонам информацию о ходе проекта, поэтому я также предпочитаю этот инструмент планирования.

Роли и обязанности

• Руководство Корпорации / Программы
• Устанавливает допуски проекта (перечислены в мандате на проект).
• Утверждает планы исключений.
• Ответственный руководитель
• Утверждает план проекта и может утвердить план исключения уровня стадии.
• Определяет допуски для каждой стадии.
• Старший пользователь.
• Предоставляет ресурсы для оказания помощи при планировании по продукту.
• Старший поставщик
• Предоставляет ресурсы для оказания помощи при планировании по продукту и планировании.
• Менеджер проекта
• Способствует процессу планирования по продукту.
• Записывает описания продуктов (разделяет ответственность с менеджером команды).
• Создает план проекта стадий, при необходимости - планы исключений.
• Обновляет плана проекта (во время процесса управления границей стадии) чтобы показать фактические данные на текущую дату.
• Менеджер команды
• Помогает менеджеру проекта с планированием и составляет планов команды.
• Разделяют ответственность за составление описаний продуктов и диаграммы создания продуктов.
• Внутренний контроль проекта
• Дает советы по планированию менеджеру проекта.
• Заверяет совет проекта в использовании системы управления качеством.
• Поддержка проекта
• Помогает с составлением планов проекта и стадий.