Экономическое обоснование

Other languages: en nl fr es pt pl it English Nederlands Français Español Português Polski Italiano

Целью знания в теме экономического обоснования является «предоставить структуру для решения, является ли экономическое обоснование желаемым, жизнеспособным, достижимым и стоит ли продолжения инвестиций в проект». Можно также сказать, что тема экономического обоснования предоставляет механизм суждения, остается ли проект желательным и достижимыми.

Давайте рассмотрим это заявление еще раз и разобьем его на части.

Предоставить структуру: Предоставить руководящие принципы, которым нужно следовать.
Желательный: Определите, является ли этот продукт действительно необходимым (выгоды против неизбежных потерь).
Жизнеспособный: Это можно сделать? Мы способны осуществить поставку?
Достижимый: Возможно ли реализовать выгоду?
Стоит продолжения инвестиций: Если нет, то проект должен быть остановлен.

Экономическое обоснование

«Экономическое обоснование» - это популярный термин, используемый в ряде методов, и теперь он используется в PRINCE2. Экономическое обоснование означает, что существует действительная бизнес-причина для этого проекта, и она остается в силе на протяжении всего проекта. Если экономическое обоснование становится недействительным во время проекта, то проект следует закрыть. Непрерывное экономическое обоснование также является одним из 7 принципов PRINCE2.

Что экономическое обоснование дает проекту?

Экономическое обоснование объединяет информацию, позволяющую руководству вынести суждение, является ли проект желательным, жизнеспособным и достижимыми, следовательно, стоит ли инвестировать в него. Экономическое обоснование обычно разрабатываются в начале проекта, если не предоставлено руководством корпорации или программы. После создания, оно затем поддерживается на протяжении всей жизни проекта. Хороший вопрос, который стоит здесь задать: «Почему экономическое обоснование поддерживается и что это значит?»

Позвольте мне привести вам пример, чтобы объяснить это. Ваша компания будет инвестировать €100,000 в приложение для продаж, и ожидает, что инвестиции окупятся за 20 месяцев за счет сокращения двух администраторов, поскольку объем административной работы уменьшится. Клиенты смогут делать заказы и просматривать все сведения учетной записи в Интернете и отпадет необходимость в частых звонках. Так что идея реализации этого проекта выглядит замечательно.

Однако, через 3 месяца после старта проекта, вы узнаете следующее: Двое ваших крупных клиентов не хотят использовать веб-приложения в их отделах закупок, поэтому вам нужно будет оставить одного из администраторов. Окупаемость инвестиций (ROI) изменится, поскольку теперь срок окупаемости проекта составит 32 месяца вместо 20. Экономическое обоснование необходимо обновить с учетом этой информации.

Как менеджер проекта вы захотите показать, что проект по-прежнему стоит делать (если вы так считаете). Если нет - вы будете рекомендовать совету проекта остановить проект.

Как видите, менеджер проекта постоянно спрашивает, «Стоит ли продолжать инвестировать в этот проект?»

PRINCE2 предполагает, что существует заказчик, который запрашивает продукт, будет платить за продукт и, возможно, будет его использовать. PRINCE2 также предполагает наличие поставщика, который будет производить продукт. Оба, клиент и поставщик, могут существовать в рамках одной компании (два разных департамента), или поставщик может быть внешним.

Как лучше всего описать, что вы получаете от проекта

PRINCE2 использует термины «конечный продукт, результат и выгоды». Эти термины помогают описать, что мы получаем от проекта:

Вопрос, чтобы раскрыть конечный продукт: Что это за продукт, который будет поставлен проектом?
Вопрос, чтобы раскрыть результат: Что пользователи смогут делать лучше с этим продуктом?
Вопрос, чтобы раскрыть выгоды: Перечислите измеримые улучшения от использования этого продукта.

Путь к созданию бизнес экономического обоснования

Экономическое обоснование разрабатывается на стадии инициации и поддерживается во время проекта. Экономическое обоснование сначала проверяется советом проекта, чтобы проект можно было начать. Затем оно проверяется в ключевых точках принятия решений во время проекта, например, в конце каждой стадии.

Есть 4 шага для создания экономического обоснования. Они следующие:

Разработка: Разработать экономическое обоснование.
Проверка: Проверить экономическое обоснование.
Поддержка: Поддерживать экономическое обоснование.
Подтвердить выгоды: Они определены в плане оценки выгод.

Шаг 1: Разработка (создание) экономического обоснования

Ответственный руководитель отвечает за создание экономического обоснования, но оно может быть написано другими или с помощью других. Например, ответственный руководитель может привлечь человека из финансового отдела для оказания помощи со всей финансовой информацией.

До начала проекта: Документ мандата на проект обычно содержит черновик экономического обоснования и объясняет причины, почему требуется проект.
Предпроектная стадия (процесс начала проекта): Информация об экономическом обосновании берется из мандата на проект и копируется в черновик экономического обоснования. Это будет частью краткого изложения проекта.
Процесс инициации проекта: Черновик экономического обоснования расширяется до документа экономического обоснования, обычно -ответственным руководителем с помощью от других людей, и оно становится частью документации по инициации проекта.

Шаг 2: Проверить экономическое обоснование.

Что означает проверить экономическое обоснование?

Это означает определить, является ли экономическое обоснование стоящим.

Эта проверка осуществляется советом проекта в ряде точек.

Вопрос: Как вы считаете, какие точки проекта хороши, чтобы совет проекта проверил экономическое обоснование (убедился, что оно стоящее)?

Совет: Точки принятия решений советом проекта. Точки проверки совета проекта:

Точка проверки 1: В конце процесса начала проекта (предпроектная стадия).
Точка проверки 2: В конце стадии инициации.
Точка проверки 3: В начале каждой новой стадии поставки.
Другие точки проверки находятся в любом месте, где экономическое обоснование обновляется или проверяется. Пример: Менеджер проекта будет проверять непрерывность бизнес-обоснования во время процесса управления границей стадии. Другими словами экономическое обоснование используется для вынесения суждения о сохранении проектом жизнеспособности.

Ответственный руководитель отвечает за то, что проект соответствует полезности получаемого результата и соотносится с корпоративными целями, а также за убеждение других заинтересованных сторон в том, что проект остается жизнеспособным. Таким образом, лицом, полностью ответственным за проект, является ответственный руководитель, а не менеджер проекта.

Шаг 3: Поддержка экономического обоснования.

Что означает поддерживать экономическое обоснование?

Поддерживать экономическое обоснование относится к его поддержанию в актуальном состоянии (живой документ) для отражения того, что происходит в проекте. Это может быть сделано при оценке рисков или инцидентов, или в конце стадии. Например, некоторыми из типичных изменений могут быть: увеличение или сокращение стоимости, новая информация о риске, и др.

Так когда подходящее время для обновления экономического обоснования во время проекта? Подходящее время, чтобы обновить экономическое обоснование - в конце каждой стадии, поскольку вы будете иметь реальную стоимость последней стадии и, возможно, даже обновленную стоимость следующей стадии, а также полную информацию по инцидентам и рискам.

Шаг 4: Подтвердить выгоды:

Выгоды идентифицируются и записываются в начале проекта в документах плана оценки выгод и экономического обоснования. Для каждой выгоды вы должны включить описание, как она будет оцениваться и когда она будет реализована. Эта информация вносится в план оценки выгод.

Пример измеримых выгод: X% снижение затрат, X% увеличение прибыли

Выгоды обычно реализуется после закрытия проекта, но некоторые могут быть реализованы и в ходе проекта. Шаг подтверждения выгод проверяет реализацию ожидаемых выгод.

План оценки выгод

Цель плана оценки выгод заключается в том, чтобы определить выгоды и, что более важно, выбрать, как они могут быть измерены. Другими словами, план оценки выгод используется для планирования рассмотрения и анализа выгод. Затем можно сравнить новые результаты с текущей ситуацией, которая становится отправной точкой.

Цели плана оценки выгод:

Четко определить как измерить выгоды.
Определить мероприятия, необходимые для оценки ожидаемых выгод проекта.

План оценки выгод должен включать информацию об ожидаемых сроках для этих преимуществ. Руководитель проекта создает его во время стадии инициации. Старший пользователь отвечает за определение и реализацию выгод.

Почему старший пользователь должен отвечать за определение и реализацию выгод?

Старший пользователь представляет пользователей, которые запрашивают новый продукт, поэтому они должны быть в состоянии описать ожидаемые выгоды. Эти описания выгод должны показать, что проект соответствует полезности получаемого результата (стоит инвестиций).

Впоследствии старший пользователь отвечает за использование продукта для достижения выгод, и становится более подотчетным корпоративной или программной среде. Это также обеспечивает неизменность их обязательств во время и после завершения проекта.

создается менеджером проекта во время стадии инициации
информация предоставляется старшим пользователем
совет проекта утверждает план оценки выгод
проверка реализованных выгод в конце каждого этапа
план оценки выгод после завершения проекта
проверка реализованных выгод (после завершения проекта)

Содержание экономического обоснования

Экономическое обоснование должно описывать причины для реализации проекта и включает информацию об оценке стоимости, рисках и ожидаемых выгодах. Экономическое обоснование состоит из следующих частей:

Резюме ответственного руководителя: Краткий обзор экономического обоснования для высшего руководства
Причины: Причины для выполнения проекта (берутся из мандата на проект)
Бизнес опции: PRINCE2 учит, что всегда есть три варианта для рассмотрения, касающиеся любых инвестиций. Они следующие:
Ничего не делать: это может показаться немного странным, но позвольте мне дать вам пример. Предположим, что мы обнаружим, что выгоды от продажи проекта не будут достигнуты, поскольку более чем 66% клиентов никогда не захотят заказывать онлайн и предпочитают пользоваться телефоном. Тогда будет лучше, если мы ничего не будем делать. Вариант «Ничего не делать» всегда должен быть первым вариантом, поскольку совет проекта будет сравнивать факт ничего не делания с другими выдвинутыми вариантами, которые требуют инвестиций.
Сделать минимум: этот вариант обычно требует подробного бизнес-анализа, показывающего затраты, выгоды, желаемость и жизнеспособность.
Сделать что-то: этот вариант обычно требует подробного бизнес-анализа, показывающего затраты, выгоды, желаемость и жизнеспособность.
Ожидаемые выгоды: Список всех выгод и описание, когда и как их можно измерить.
Ожидаемые неизбежные потери: В соответствии с PRINCE2 неизбежная потеря - это результат, который рассматривается как негативный одной или несколькими заинтересованными сторонами. Другим названием может быть “отрицательный побочный эффект”. Например, с новым онлайн CRM приложением половине текущего вспомогательного персонала по продажам, возможно, придется искать новую работу.
Сроки: Начало и окончание проекта, когда будут реализованы выгоды.
Стоимость: Стоимость проекта, а также ожидаемые текущие расходы на техническое обслуживание после завершения проекта.
Оценка инвестиций: Информация o ROI / расчет (расходы против выгод).
Основные риски: Краткое изложение основных рисков (на основе реестра рисков).