Процессы

Процесс - это структурированный набор операций, направленных на достижение конкретной цели. PRINCE2 имеет операции для начала проекта, выполнения проекта и множество прочих. Он группирует их в процессы.

PRINCE2 — это подход к управлению проектами на основе процессов. Есть 7 процессов, которые проводят вас через проект, и каждый из них предоставляет набор операций. Эти операции помогают руководить, управлять и реализовывать проект и описаны в руководстве PRINCE2. Как и любой процесс, процесс PRINCE2 принимает один или несколько входов, действует на них и предоставляет определенные результаты.

7 процессов PRINCE2:

• Начало проекта
• Инициация проекта
• Руководство проектом
• Управление границей стадии
• Контроль стадии
• Управление поставкой продуктов
• Закрытие проекта

1 Обзор процессов

Как упоминалось ранее, в PRINCE2 есть семь процессов управления. Каждый процесс является обязанностью одного из уровней управления в организации проекта, то есть совета проекта, менеджера проекта или менеджера команды.

Процесс руководства проектом

Руководство проектом является обязанностью совета проекта. Этот процесс выполняется от начала до завершения проекта. Обратите внимание, что процесс начала проекта происходит до его фактического начала. Во время процесса руководства проектом совет проекта утверждает стадии проекта и управляет проектом в целом, применяя способ “управление по исключению”.

Процесс начала проекта

Это обязанность обоих, менеджера проекта и ответственного руководителя. Это самый первый процесс, и фактически он известен как предпроектная стадия, в том смысле, что он выполняется до начала проекта, поскольку проект начинается только со стадии инициации. Прим. перев. поскольку AXELOS устанавливает правила перевода основных терминов, в русском языке неизбежно возникает путаница с “Началом проекта”, которое является только подготовкой к действительному началу, стадии инициации. В этом процессе устанавливаются причины для выполнения проекта, назначается команда по управлению проектом и создается план стадии для выполнения стадии инициации.

Процесс инициации проекта

Процесс инициации проекта - это процесс, который определяет продукт проекта, качество продукта, сроки и затраты проекта, анализ рисков и выделение ресурсов, а также формирует ДИП (документацию по инициации проекта). Это также процесс, в котором создается план проекта и завершается написание экономического обоснования проекта. Вся эта информация собирается в документации по инициации проекта.

Процесс контроля стадии

Процесс контроля стадии - это то, где менеджер проекта делает большую часть своей работы. Менеджер проекта следит за работой, принимает корректирующие меры, наблюдает за изменениями и взаимодействует с заинтересованными сторонами, включая ведение отчетности. Каждая операция может повторяться менеджером проекта много раз, до тех пор, пока стадия не будет завершена. Проект разделен на стадии для эффективного управления и контроля. Процесс контроля стадии отслеживает каждую стадию и повторяется на каждой стадии проекта. (Для стадии инициации - опционально).

Процесс управления поставкой продуктов

Управление поставкой продуктов - это процесс, в котором создаются запланированные продукты, и он проходит под ответственность менеджера команды. Это то, где выполняются пакеты работы, создаются продукты и делается работа. Менеджер команды получает пакеты работы (которые представляют собой список задач) от менеджера проекта и поставляет завершенные и протестированные пакеты работ обратно менеджеру проекта.

Процесс управления границей стадии

Процесс управления границей стадии выполняет две основные функции: (1) предоставление информацию о производительности текущей стадии и (2) планирование следующей стадии. Таким образом совет проекта может проверить, насколько хорошо стадия выполнена относительно плана стадии. Другими словами этот процесс оценивает стадию и готовит план для следующей стадии. Отчет о завершении стадии и следующий план стадии представляются на рассмотрение cовету проекта.

Процесс закрытия проекта

Процесс закрытия проекта охватывает работу по упаковке готового проекта и этот процесс является последней частью последнего этапа. PRINCE2 предлагает ряд операций для подготовки проекта к закрытию, например отчет o завершении проекта, отчет об усвоенных уроках и записи о приемке.

Результат этого процесса будет служить основой для подтверждения закрытия советом проекта, поскольку проект закрывается советом проекта в процессе руководства проектом, а не менеджером проекта.

Жизненный цикл проекта

Ниже приводится краткий обзор жизненного цикла проекта; способ, которым проект проходит через управленческие стадии. Следующий рисунок обобщает информацию.

Предпроектная стадия

Что происходит до начала проекта? Это называется предпроектная стадия (проект еще не начался).

Кому-то, где-то, когда-то пришла идея или возникла необходимость. Это может быть возможность для бизнеса, или что-то, что необходимо сделать для компании (например, изменения в законодательстве типа сокращения выбросов CO2). Эта идея или необходимости - это стимул для проекта.

Первый шаг, который обычно предпринимается - это создание документа мандата на проект. Вот почему мы говорим, что мандат на проект - это стимул для проекта. Мандат на проект может быть простой заметкой на одну страницу, email или структурированный документ, основанный на шаблоне мандата на проект компании.

Существует ряд предпроектных операций, которые необходимо выполнить, и они называются начало проекта. PRINCE2 предлагает ряд предпроектных операций, которые необходимо выполнить. Все они содержатся в процессе (например, процессе начала проекта).

Основная задача процесса начала проекта - убедиться, что проект целесообразный. Мандат на проект будет расширен до краткого изложения проекта, и будет создан план для стадии инициации. Процесс начала проекта также служит предотвращению запуска слабых проектов.

После завершения этого процесса совет проекта рассматривает краткое изложение проекта и решает, следует ли инициировать проект. Это первое решение, которое принимает совет проекта.

Стадия инициации

Это первая стадия проекта, а операции, которые необходимо выполнить, чтобы инициировать проект, содержатся в процессе инициации проекта. Основные задачи стадии инициации:

• Определение качества продукта проекта, сроков реализации проекта, затрат; анализ рисков и выделение ресурсов, а затем сборка документации по инициации проекта (ДИП). ДИП содержит почти все данные проекта на текущий день, включая план проекта.
• Создать детальное экономическое обоснование, задокументировать выгоды и подготовить план оценки выгод, который будет описывать, каким образом и когда выгоды будут оценены.
• План проекта - это высокоуровневый план для всего проекта. Также создается гораздо более подробный план стадии для проведения первой стадии поставки (в процессе управления границей стадии).

В конце стадии инициации совет проекта получит ДИП и решит, следует ли утвердить проект. Проще говоря, это означает, что совет проекта будет решать, начинать ли проект (да или нет). Если да, ДИП является базисом, поэтому ее можно использовать в будущем для сравнения целей проекта с текущей ситуацией.

Следующая стадия (или стадии) после стадии инициации

Менеджер проекта на основе стадий выполняет повседневные обязанности по проекту и докладывает совету проекта. Менеджер проекта выполняет следующие функции:

• Назначает работу для выполнения (назначает работу менеджерам команд).
• Проверяет, что все продукты прошли необходимые испытания качества.
• Проверяет, что стадия соответствует плану стадии.
• Проверяет, что прогнозы по проекту находятся в рамках допусков.
• Все эти операции проводятся в процессе контроля стадии.

В то же время менеджер проекта поддерживает ряд документов, таких, как оперативный журнал, журнал уроков, реестр инцидентов, реестр рисков, реестр качества и записи об элементах конфигурации.

Менеджер проекта информирует совет проекта о ходе выполнения проекта, используя отчет по ключевым моментам. Например совет проекта может согласовать получение от менеджера проекта отчета по ключевым моментам каждые две недели.

Пакеты работ создаются в процессе управления поставкой продуктов, и отчеты о прохождении контрольной точки используются для регулярного информирования менеджера проекта.

К концу стадии, в процессе управления границей стадии, менеджер проекта запросит разрешение перейти к следующей стадии и будет должен предоставить следующую информацию для совета проекта: Обновленное экономическое обоснование, отчет о завершении стадии и следующий план стадии.

Совет проекта будет использовать информацию, представленную менеджером проекта, для оценки сохранения проектом жизнеспособности и принятия решения об утверждении следующей стадии.

Завершающая стадия поставки

На заключительной стадии менеджер проекта будет принимать и получать одобрение последней продукции и будет сосредоточен на списании проекта.

Совет проекта будет проверять, что получатели продуктов проекта в состоянии владеть и пользоваться ими, а также - что продукты будут поддерживаться после остановки проекта.

Процесс закрытия проекта - всегда последняя часть последней стадии и он описывает ряд операций, которые следует выполнить:

• Оценка проекта путем сравнения его фактического выполнения с первоначальным планом
• Написание отчета o завершении проекта
• Планирование оценок выгод после завершения проекта
• Написание и поставка отчета об усвоенных уроках

Совет проекта пересмотрит данные, предоставленные менеджером проекта и затем может примет решение утвердить закрытие проекта. Посе этого менеджер проекта может покинуть здание.