Управление по исключению

Люди, только начинающие изучать PRINCE2, обычно слышат этот термин впервые. Поскольку это важно для понимания, я начну с простого объяснения, а затем дам вам определение PRINCE2. Когда доходит до таких факторов как время, стоимость и объем, Менеджер проекта имеет некоторый допуск, в рамках которого он может принимать решения до того как будет вынужден уведомить Управляющий совет проекта о том, что существует или возможно возникновение проблемы (например, расходы могут варьироваться в рамках ±10%). Если проблема небольшая и остается в рамках допуска (например, расходы увеличились на 2% - меньше, чем допуск 10%), то Менеджер проекта может с этим справиться и не должен предупреждать Управляющий совет проекта и отнимать его время.

Управление по исключению используется каждым уровнем в организации проекта для управления нижележащим уровнем. Нижний уровень должен лишь уведомлять вышестоящий, если возникает большая проблема, которая находится за рамками установленных допусков. В PRINCE2 подобная большая проблема называется Исключение – это означает, что данная проблема выходит за согласованные границы допусков.

Теперь представьте, что вы входите в состав Управляющего совета проекта. Если все нормально, вы ничего не услышите от Менеджера проекта, за исключением регулярных отчетов во время и в конце стадии, до тех пор, пока не произойдет исключение, отсюда и название, Управление по исключению. PRINCE2 дает следующее определение данному термину: «Проект PRINCE2 имеет установленные допуски для каждой цели проекта для установления пределов делегированных полномочий».

PRINCE2 перечисляет 6 допусков, которые могут быть установлены:

• Время
• Стоимость
• Качество
• Объем
• Риск
• Выгода

Я приведу примеры только для Качества, Объема, Риска и Выгоды, так как Время и Стоимость легче понять.

• Допуск по качеству: вы создаете новый мобильный телефон и хотите, чтобы клавиатура у среднестатистического пользователя проработала 7 лет, но допускаете отклонение в ±5%
• Допуск по объему работ: требования к новому телефону имеют обязательную часть и перечень требований, которые желательно было бы соблюсти. Поэтому проект может решать, какие из желаемых требований включать в объем работ, а обязательные требования должен удовлетворить в полном объеме.
• Допуск по выгодам: Выгода - это измеримое улучшение, получаемое в результате проекта одной или несколькими заинтересованными сторонами. Это выгоды для заинтересованных сторон проекта. Например, увеличение доли рынка на 5% или создание нового прибыльного сегмента рынка. Вопрос, задаваемый на протяжении всего проекта: «По-прежнему ли проект на пути к получению ожидаемых выгод?»
• Допуск по риску: Я снова использую пример с мобильным телефоном. Будет установлен допуск по риску и если вы узнаете о чем-то, что выше этого уровня, вы уведомите Управляющий совет проекта. Пример: вы узнаете о существовании высокого риска того, что один из поставщиков не сможет предоставить 5-мегапиксельную камеру с необходимыми для интеграции характеристиками. Это может вызвать множество проблем для вашего проекта.

Подведем итог: Управление по исключению обеспечивает вышестоящий уровень управленцев системой контроля и управления нижестоящим уровнем, и они не должны беспокоиться из-за каждой мелкой проблемы.