Что такое PRINCE2?

Other languages: en nl fr pt pl it ro ar English Nederlands Français Português Polski Italiano Română العربية

Что означает проекты?

Проекты рассматриваются в качестве способа внесения изменений, следовательно, они являются уникальными по своей природе, то есть, невозможно реализовать два одинаковых проекта. Некоторые из вас могут подумать: «В моей компании повторяются одни и те же проекты». Пусть так, если они действительно одинаковые, то это скорее относится к процессам, а процессы, которые повторяются, относятся к «обычному ходу деятельности» или операциям.

Начнем с более общего определения проекта. Я взял его из Википедии:

Проект представляет собой уникальный ряд действий, направленных на достижение уникальной цели в течение определенного периода времени и с ограничениями затрат.

Мне нравится это определение, так как оно краткое и понятное. В нем упоминаются такие термины, как «ряд действий», «уникальная цель» и «в пределах ограничений по времени и денежным затратам».

Существует также другое определение проекта:

Проект - это временные усилия, предпринимаемые с целью создания уникального продукта или услуги.

Это может звучать как определение от Star Trek, но, на самом деле, это определение из Свода знаний по управлению проектами (PMBOK®).

Теперь давайте посмотрим, какое определение проекту дается в программе PRINCE2. Это цитата из руководства:

«Проект является временной организацией, которая создается с целью предоставления одного или нескольких бизнес-продуктов, в соответствии с согласованной бизнес-моделью»

Возможно, вы не поняли, что имеется в виду, так как вам необходимо узнать еще о программе PRINCE2. Это определение приобретет больше смысла через несколько минут после того, как я объясню, что подразумевается под словами «временная организация» и «бизнес-модель», которые встречаются в этом определении.

Слово организация относится к проектной команде, а именно лицам, участвующим в реализации проекта, а также к процессу их взаимодействия. Каждый проект имеет определенное начало и конец, поэтому он имеет временный характер. Помните, проекты, которые рассчитаны на неопределенный срок, называются «операциями» или «обычным ходом деятельности», и не являются проектами (например, обслуживание программного приложения).

Бизнес-модель - это один из документов, который существует в проекте PRINCE2. Она включает в себя следующую информацию: причины для запуска проекта, преимущества, информацию о затратах и сроках, а также расчет ROI (окупаемость затрат).

Для чего необходим метод управления проектами?

Управление проектами рассматривает вопросы планирования, делегирования, мониторинга и контроля проекта, другими словами, руководство проектом. Роль менеджера проекта заключается в достижении целей проекта в рамках целевых показателей, установленных в отношении сроков, стоимости, качества, объема, преимуществ и риска.

Давайте рассмотрим некоторые стандартные моменты, которые могут пойти не так в проекте:

Типовой проект: новый дом
Общая информация
Отдельные фирмы-субподрядчики используются для выполнения различной специальной работы (отопление, электричество, сборка и т.д.).
Как вы понимаете, работой этих субподрядчиков, возможно, нужно управлять.
Сценарий 1:
Вы узнаете за неделю до прибытия сантехников, что они могут задержать начало выполнения работ на один месяц
Результат этого сценария
Это повлияет на большую часть запланированных работ.
Будет трудно перенести выполнение работ другими подрядчиками на другие сроки.
Вам, возможно, придется оплатить часть их стоимости (согласно действующим условиям договора).
Сценарий 2:
В процессе установки новых оконных рам вы обнаружили, что выделенное пространство слишком небольшое.
Результат
Опять же, это может повлиять на остальную часть проекта и сорвать сроки его реализации.

В этой ситуации вы понимаете, что вам нужен человек (т.е. менеджер проекта), который будет планировать ход выполнения работ, следить за выполнением работ, проводить многочисленные проверки и приемки, иметь дело с риском, решать вопросы по мере их возникновения, определять область сокращения расходов и т.д.

Ниже представлены некоторые общие проблемы, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта:

В начале реализации проекта характеристики продукта были определены недостаточно, что привело к разработке неправильного продукта.
Отсутствие связи, что может привести к возникновению проблем в ходе реализации проекта.
Слабая оценка сроков и стоимости, что может привести к тому, что денежных средств, выделенных на проект, может быть недостаточно.

И так далее, я надеюсь, что вы понимаете, что в этом случае нужен правильный метод управления проектами.

Пять характеристик проекта

Проекты имеют ряд характеристик, которые отличают их от обычного хода деятельности или повторяющегося процесса.

Изменение проекта: Проекты являются одним из способов внесения изменений.
Пример: Новый веб-сайт продаж будет меняться по мере того, как клиенты покупают товары.
Временный проект: У проекта должно быть определенное начало и конец, и он должен останавливаться, как только будут созданы необходимые продукты. Текущее обслуживание продукта происходит после реализации проекта и не рассматривается как часть проекта.
Кросс-функциональный проект: Проект включает специалистов из различных бизнес-подразделений и руководство, которые работают вместе на протяжении срока реализации проекта.
Уникальный проект: Каждый проект уникален, так как в каждом проекте всегда есть что-то отличное от предыдущего. Например: Строительство 4-ого дома может отличаться, а именно: другим расположением, небольшими изменениями в проектировании, разными владельцами и изменениями в деталях, которые хотят внести новые владельцы.
Неопределенность при реализации проекта: Так как части проекта являются уникальными, это приводит к неопределенности, так как вы не уверены на 100%, как они будут реализованы в дальнейшем. Используя приведенный выше пример: владельцы могли поменять свое решение, некоторые выбранные домашние приборы могут быть доставлены с опозданием, температура может упасть ниже нуля и т.д.

Это пять характеристик проекта.

Почему именно программа PRINCE2?

Программа PRINCE2 является общим методом управления проектами, поэтому, она может использоваться для любого проекта, начиная от 1 - 2 дневного проекта для ТВ программы, например, «The Apprentice» (Стажер) (популярная ТВ программа в Великобритании и США) и заканчивая приобретением компании или даже строительством главного стадиона для Олимпийских игр в Лондоне в 2012 году.

Программа PRINCE2 разграничивает уровень управления и выполнение работ, с целью создания необходимых продуктов, которые должен реализовать проект (специальная работа). Это означает, что один и тот же уровень управления может использоваться для различных типов проектов. Уровень управления относится к организации проекта, а именно, руководству проекта, менеджеру проекта и команде. Вы поймете это более ясно, когда мы будем рассматривать модель процесса.

Проект PRINCE2 должен включать в себя все 7 принципов, которые мы будем обсуждать, и которые я буду объяснять в следующей главе. 7 принципов представляют собой:

(Примечание: Не волнуйтесь, если вы не понимаете, что это значит с первого раза)

Постоянное бизнес-обоснование.
Обучение на опыте прошлого.
Определенные роли и зоны ответственности.
Управление по стадиям.
Управление по методу исключения.
Внимание на продукты.
Специальные изменения для соответствия проектной среде.

Шесть переменных / шесть целевых показателей

Существует 6 переменных / целевых показателей: сроки, затраты, качество, объем, преимущества и риски. Вы можете также сказать, что это шесть аспектов выполнения проекта, которыми вы будете управлять в ходе реализации проекта.

Самый простой способ запомнить их – это использовать слово TeCQuila SoBeR со словом Tequila, которое пишется через TeCQ. Вы получите сроки (Timescales), затраты (Costs), качество (Quality), объем (Scope), преимущества (Benefits) и риски (Risks). Или вы можете использовать памятку “BC QRST”.

Смотрите следующий пример информационной панели менеджера проекта. На ней представлена шкала для каждого из 6 целевых показателей, и менеджер проекта будет постоянно контролировать их в ходе реализации проекта.

Сроки: Вопрос, который задается относительно сроков, звучит следующим образом: «Когда будет закончен проект?»
Затраты: Проекты должны обеспечить окупаемость затрат, поэтому, вопросы будут звучать следующим образом: Контролируются ли расходы? и Не выходим ли мы за рамки бюджета?
Качество: Будет ли продукт полезным в конце его реализации (другими словами, будет ли продукт соответствовать целевому назначению) и проходят ли продукты проверки качества?
Объем: Правильно ли определен объем работ или услуг, и понятен ли он всем заинтересованным сторонам? Менеджеру проекта необходимо соблюдать осторожность, чтобы избежать неконтролируемого роста объема работ или услуг по проекту, что позволит добавить новые требования в ходе реализации проекта.
Преимущества: Почему мы реализуем именно этот проект и каковы его преимущества? Преимущества должны быть известны, четкими и измеримыми, а также реализовываться.
Риск: Все проекты являются уникальными и, следовательно, подвержены риску. Какой риск мы можем взять на себя и как можно управлять таким риском? Например, в рассматриваемом проекте строительства дома, что произойдет, если один из субподрядчиков не объявится?

PRINCE2 рассматривает вопросы планирования, делегирования, мониторинга и контроля для всех шести проектных переменных (целевых показателей). PMBOK использует термин «6 конкурирующих проектных ограничений».

Структура PRINCE2 (Элементы)

В руководстве PRINCE2 говорится, что метод PRINCE2 состоит из 4 основных частей и в программе PRINCE2 слово «элементы» (или «интегрированные элементы») выбрано для представления этих 4-х частей. Эти элементы являются следующими: принципы, темы, процессы и оптимизация. Вы можете использовать структуру настоящего пособия, которая поможет вам в запоминании. Во-первых, у вас есть принципы, затем темы, затем процессы и, наконец, последняя глава, это оптимизация.

Принципы: в PRINCE2 говорится, что каждый проект должен состоять из 7 принципов PRINCE2 (другими словами, «наилучшая практика» или соответствующие характеристики проекта).
Темы: Темы отвечают на вопрос о том, какие пункты должны постоянно рассматриваться в ходе каждого проекта, например, бизнес-модель, организация, качество и изменение.
Процессы: процессы предоставляют информацию о деятельности, которая осуществляется в ходе реализации проекта, и кем она осуществляется. Процессы также отвечают на вопрос: «Какие продукты должны создаваться и когда?»
Оптимизация: оптимизация отвечает на один из самых распространенных вопросов, задаваемых менеджером проекта: «Как лучше всего применять PRINCE2 к моему проекту или моему окружению?»

Преимущества использования PRINCE2:

Как вы могли себе уже представить, существует много преимуществ использования метода управления проектами. Это также относится и к PRINCE2. Я перечислю лишь некоторые из них. Вам не нужно запоминать их, но будет хорошо, если вы будете знать о них. Я также буду включать некоторые примеры, если понадобится.

Преимущество 1: Оптимальный метод: программа PRINCE2 использовалась в течение более 30 лет во многих тысячах проектов, и PRINCE2 продолжает набираться опыта в ходе реализации проектов. Поэтому, любые отзывы, предложения, навыки на основе других методов, а также обсуждения помогли PRINCE2 получить оптимальный метод.

Преимущество 2: PRINCE2 может применяться к любому типу проекта. Это означает, что PRINCE2 может использоваться для проектов даже самых небольших, как, например, организация встречи, а также для крупных проектов, например, проведение выборов, организация конференции, строительство моста или разработка ИТ-системы.

Преимущество 3: PRINCE2 обеспечивает структуру для ролей и индивидуальной ответственности (также упоминается как «Роли и зоны ответственности»). Все лица, задействованные в проектной команде, должны знать, что от них ожидается. Это еще более важно для менеджеров проектов, поскольку их обязанностью является проводить проверку соответствующего завершения согласованной задачи.

Преимущество 4: PRINCE2 ориентируется на продукт. Это означает, что продукт правильно определяется в начале проекта и доводится до сведения всех заинтересованных сторон. В результате, у всех участников сформировывается одно представление о том, над чем они работают, и об ожидаемом конечном продукте.

Преимущество 5: PRINCE2 использует управление по методу исключений. Этот вид управления позволяет менеджеру проекта рассматривать определенные проблемы, возникающие по проекту, но если проблема выходит за рамки определенного допустимого отклонения, то она становится исключением. Затем она должна передаваться на следующий более высокий уровень руководства. Можно сказать, такой вид управления по методу исключения позволяет верхнему уровню руководства управлять нижним уровнем руководства.

Преимущество 6: PRINCE2 продолжает оценивать жизнеспособность проекта с точки зрения бизнес-модели, и это происходит на протяжение всего жизненного цикла проекта. Если, например, ожидаемая окупаемость затрат маловероятна на какой-либо стадии проекта, то проект должен останавливаться.

Дальше, в процессе изучения настоящего курса, вы увидите и другие преимущества.

Что делает менеджер проекта?

У вас, возможно, уже сложилось представление о том, чем занимается менеджер проекта, однако, достаточно часто менеджер проекта выполняет много задач, так как он пытается поддерживать проект на должном уровне. На первых порах это может показаться хорошей идеей, однако, в конечном итоге, он перестанет управлять проектом в долгосрочной перспективе.

Начнем с самого начала. Есть проект, которым необходимо управлять, и, следовательно, должен создаваться план проекта. Это, как правило, одна из первых задач для менеджера проекта при его запуске. Они создают план с помощью специалистов, который включает в себя такие задачи, как проведение семинаров по вопросам планирования, определение продуктов, действий и зависимостей, оценка ресурсов, необходимых для планирования этих мероприятий, а также определение ролей и обязанностей.

Основной задачей для менеджера проекта является следить за тем, чтобы проект реализовывался строго по плану. Они рассматривают выполненные задачи, получают согласования, подтверждают, что следующие задачи могут начинаться и так далее. Другими словами, менеджер проекта контролирует, насколько хорошо продвигается работа в соответствии с планом проекта. Я повторю это определение на случай, если вы находитесь в лифте, и кто-то спрашивает вас, чем вы занимаетесь, вы можете сказать: «Я контролирую, насколько хорошо продвигается работа в соответствии с планом проекта».

Мониторинг 6 переменных / целевых показателей

Менеджер проекта будет также постоянно следить за 6 переменными, которые мы только что обсудили и которые являются частью любого проекта. Это - сроки, затраты, качество, сфера, преимущества и риски.

Решение проблем

Менеджер проекта также должен решать проблемы по мере их возникновения. В случае небольших проблем, он может справиться с ними сам (например, обеспечение дополнительного дня работы поставщика для решения проблемы и возврат проекта в нормальный график). Если возникает проблема, которая может привести к превышению установленных допусков, менеджер проекта может передать ее на рассмотрение руководством проекта.

Ускорение проекта

Другой задачей менеджера проекта, о которой иногда забывают, является поиск возможностей по ускорению реализации проекта и снижению затрат.

И, наконец, я рекомендую менеджерам проектов тратить необходимое количество времени на определение и согласование ролей и зон ответственности в начале проекта. В зависимости от вашей компании, вам могут понадобиться хорошие навыки работы с программным обеспечением для этого. Это даст определенное преимущество проекту, а также предотвратит передачу работы и зон ответственности некоторыми заинтересованными сторонами на менеджера проекта.