Personalizare

PRINCE2 poate fi folosit în orice tip de proiect, însă o întrebare comună este cum poate fi aplicat cel mai bine pentru a desfășura un proiect specific. Personalizarea se referă la folosirea optimă a PRINCE2 în orice proiect. Așadar, personalizarea răspunde la următoarea întrebare: Care este cuantumul corect de planificare, control, teme, și procese care ar trebui folosit?

Încorporarea se concentrează pe adoptarea PRINCE2 într-o organizație, așa că se referă la standardele, procedurile, integrarea și așa mai departe, în timp ce personalizarea se face de către Managerul de Proiect pentru a adapta metoda fiecărui proiect.

Abordare generală a personalizării

Sunt mulți cei care cred că nu au nevoie de o metodă de management de proiect, deoarece proiectele lor sunt prea mici, sau că folosirea unei metode duce la multe pierderi de resurse. Ei nu-și dau însă seama că ar putea sau, mai degrabă, ar trebui să adapteze metoda de proiect pentru a se potrivi proiectul lor - și nu să crească complexitatea proiectului lor pentru a se potrivi cu PRINCE2.

Exemplul pe care îl putem da este emisiunea TV The Apprentice, în care în fiecare săptămână există un nou proiect de două zile. Două echipe concurează între ele și ambele au un Manager de Proiect. Urmărirea emisiunii v-ar permite să observați că cele mai multe dintre aceleași greșeli sunt repetate de managerii de proiect și că o metodă de proiect le-ar ajuta foarte mult. De asemenea, costurile administrative nu trebuie să fie mai mult de 2 sau 3 pagini de text, ceea ce este foarte puțin.

Prima impresie cu privire la personalizare este că ar trebui să aleagă părți din metoda PRINCE2 și să le utilizeze pentru a gestiona un proiect. Însă, dacă se procedează astfel, aceste părți devin izolate și nu mai putem vorbi despre un proiect PRINCE2. Obiectivul este de a aplica un nivel de management de proiect care nu suprasolicita proiectul, ci oferă un nivel adecvat de control.

În cazul în care metoda nu este adaptată pentru un proiect, atunci acesta nu se desfășoară eficient. Această situație, în care metoda este urmată orbește, este cunoscută și sub numele de management robotizat al proiectului.

Personalizarea se referă la modalitatea de a aplica cel mai bine metoda PRINCE2 unui proiect, pentru a obține o bună balanță între controlul deținut asupra proiectului și un nivel scăzut de administrare. Unele din lucrurile pe care acest proces le va lua în considerare sunt:

• Cum să fie adaptate temele?
• Care termeni / limbă ar trebui să fie incluse?
• Este nevoie să revizuim [[descrierea produselor]] pentru produsele de administrare (cunoscute sub numele de [[Produse de management]]), pentru a fi mai clar părților interesate?
• Este nevoie să revizuim descrierile rolurilor pentru rolurile de proiect PRINCE2 (de exemplu, pentru a se potrivi standardelor existente)?

What to change when tailoring

Aici este o listă a tuturor majore părțile PRINCE2:

• Principii: Toate cele 7 principii trebuie să fie prezente în fiecare proiect. Nu putem schimba nimic aici.
• Teme: Temele sunt de obicei adaptate, în special prin personalizarea strategiilor de management.
• Termeni si Limbaj: Fiecare organizație poate avea un limbaj de afaceri specific. De exemplu, unele companii se referă la un Rezumat de proiect ca fiind o Cartă de proiect, sau la un Business Case ca fiind un Project Case. Poate fi o idee bună să utilizați acești termeni în cadrul proiectului în loc de termenii PRINCE2.
• Produse de Management: PRINCE2 oferă produse de gestionare pentru a ajuta la derularea proiectului. Acestea pot fi ajustate pentru a încorpora modul în care o companie funcționează. De exemplu, un proiect poate avea nevoie de un model diferit de registru de configurare a elementelor întrucât se ocupă cu diverse tipuri de produse.
• Roluri si responsabilitati: PRINCE2 furnizează descrieri standard pentru roluri, dar acestea ar trebui să fie adaptate pentru fiecare proiect în parte. De exemplu, o companie ar putea să nu folosească o persoană de suport pentru proiect, astfel încât managerul de proiect va trebui să găsească o altă persoană pentru a face gestionarea configurațiilor. O altă companie ar putea avea un birou de management al proiectelor și o persoană responsabilă pentru un plan de trecere în revistă a beneficiilor; prin urmare, trebuie schimbat cui revine responsabilitatea.
• Procese : Toate procesele trebuie să fie adaptate, dar acestea pot fi diferite pentru fiecare proiect . De exemplu , un birou de management al proiectelor ar putea dori să înceapă un proiect , dar în loc de a începe cu un mandat proiect , ar putea fi deja în măsură să furnizeze rezumatul proiectului cu o schiță a Business Case-ului . Un alt proiect ar putea desfășura un proiect de studiu de fezabilitate. Rezultatele acestui proiect ar putea fi mai marea parte a produselor de management care sunt efectuate în primele două procese .

Nivelul de experiență pentru a personaliza

Pentru cineva nou în gestionarea proiectelor și PRINCE2, subiectul personalizării poate fi dificil de înțeles la început. Trebuie doar să fie acceptată ideea că personalizarea exista. Cum se face aceasta va deveni mai ușor de înțeles pe măsură ce se câștigă mai multă experiență în lucrul cu PRINCE2.

Pentru cei care au avut, sau au deja ocazia de a lucra la un proiect, un punct bun de început este să se întrebe ce anume ar face managerul de proiect diferit dacă ar desfășura din nou proiectul.

Odată cu o mai mare experiență în managemetul proiectelor și PRINCE2, personalizarea proiectelor devine mult mai facilă.