Ce este PRINCE2?

PRINCE2 este o metodă ce acoperă gestionarea, controlul și organizarea unui proiect. PRINCE2 este în prezent la a 5a ediție, cunoscută în mod comun ca PRINCE2 2009. PRINCE2 a devenit din ce în ce mai populară, iar acum este un standard de facto pentru gestionarea proiectelor în Marea Britanie și certificarea numărul unu din lume pentru gestionarea proiectelor. Certificarea PRINCE2 Foundation este primul nivel de certificare PRINCE2, mai mult de 1,2 milioane de persoane având o astfel de certificare.

Mai întâi, câteva informații fundamentale cu privire la managementul de proiect care ajută să pună totul în context. Ori de câte ori vrem să facem ceva pentru a îmbunătăți sau doar schimba ceva, trebuie să gândim răspunsul la câteva întrebări, cum ar fi:

• Care este situația actuală? (De unde pornim?)
• Ce dorim să facem (obiective principale)?
• Când începem proiectul?
• De ce cunoștințe și resurse avem nevoie pentru face acest lucru?
• Putem să atingem singuri obiectivele sau avem nevoie de ajutor (din interiorul organizației /extern)?
• Cât timp credem că va dura (estimativ)?
• Ce costuri estimăm?

Acestea sunt întrebările normale adresate la începutul oricărui proiect, iar răspunsurile ajută la derularea proiectului și livrarea produselor necesare, prin definirea a ceea ce trebuie făcut și a ce este cel mai bine de făcut.

PRINCE2 este considerată o metodă structurată de management de proiect, ceea ce înseamnă că PRINCE2 ajută la gestionarea unui proiect într-un mod logic, organizat, urmând pașii definiți (procese PRINCE2). Experiența arată că proiectele care nu sunt configurate și controlate în mod corespunzător merg prost de foarte multe ori, iar PRINCE2 a fost dezvoltat pentru a preveni astfel de cazuri.

Conform metodologiei PRINCE2 un proiect trebuie să aibă:

• Un început controlat. Definiți ceea ce trebuie făcut într-un mod cât mai detaliat posibil și creați și validați Business Case-ul.
• Un mijloc controlat. Continuați să controlați proiectul și verificați dacă Business Case este încă viabil pe parcursul proiectului
• Un sfârșit controlat: Verificați dacă proiectul a livrat produsele convenite; produsele sunt acceptate, produsele vor fi susținute după ce proiectul este închis și se pun la punct toate aspectele care trebuie rezolvate. Atunci proiectul poate fi închis.

Avantaje metodologice PRINCE2

PRINCE2 este o abordare structurată. Acesta oferă o metodă de gestionare a proiectelor într-un cadru clar definit, ușor de urmat. PRINCE2 descrie procedurile (procesele) pentru a coordona oamenii și activitățile într-un proiect, descrie rolurile, cum să proiecteze și supravegheze proiectul la diferite niveluri, precum și ce să facă în cazul în care proiectul trebuie să fie ajustat (de exemplu, cine se ocupă cu cererile de modificare și probleme) în cazul în care nu se dezvolta cum a fost planificat. Fiecare din cele șapte procese PRINCE2 sunt specificate, cu inputurile si outputurile principale ale acestora, și cu obiectivele și activitățile specifice necesare.

Metodologia PRINCE2 delimiteaza proiectul în faze de gestionare și permite un control eficient al resurselor. PRINCE2 furnizează un limbaj comun pentru toți participanții la proiect, care ajută la îmbunătățirea comunicării pentru toate părțile implicate în proiect. Rolurile de administrare și responsabilitățile (Project Manager, Executive, utilizatorului Senior, etc.) implicate într-un proiect sunt pe deplin descrise și adaptabile pentru a se potrivi cu complexitatea proiectului și abilitățile organizației.

Dezavantaje metodologice PRINCE2

Unii cred că PRINCE2 nu este adecvat pentru proiecte mici datorită numărului ridicat de documente de management care trebuie să fie create, iar mulți oameni capătă această impresie după ce au urmat un curs PRINCE2, pentru că partea de documentație este o parte a programei de formare. Este important să fie conștienți de faptul că PRINCE2 este scalabil și adaptabil proiecte mici, de doar una sau două zile. Cu toate acestea e nevoie de cunoștințe solide de PRINCE2 și management de proiect pentru a adapta PRINCE2, iar acesta este unul dintre motivele pentru care majoritatea oamenilor deși au o certificare nu practică PRINCE2.

O regulă bine de ținut minte: Se recomandă utilizarea unei cantități minime de documente într-un proiect PRINCE2; faceți doar ce credeți că este necesar.

PRINCE2 Metodologie: Procese

PRINCE2 descrie ceea ce un proiect ar trebui să facă și când, folosind o serie de procese care acoperă activitățile necesare de la inițiere până la închiderea unui proiect. Datorită acestui fapt, PRINCE2 este cunoscut ca o metodă condusă de procese. Cele șapte procesele PRINCE2 sunt următoarele:

• Demararea unui proiect: Verificați dacă proiectul este o idee bună și, dacă nu, închideți-l rapid
• Inițierea unui proiect: adunați cerințe, planificați proiectul și creați Business Case
• Conducerea unui proiect: Acesta este procesul prin care Consiliul de Proiect ia decizia de începere a fiecărei noi etape
• Gestionarea unei limite de stagiu: Raportați cu privire la fiecare nouă etapă și planificați-o pe următoarea
• Controlul asupra unei Etape: Monitorizarea și controlul proiectului în fiecare etapă
• Livrarea de produse de Management: Aceasta în cazul în care echipa a creat produse care sunt cerute de client
• Închiderea unui proiect: Predarea produselor și a închiderea bugetului

PRINCE2 Metodologie: Principii

Fiecare proiect PRINCE2 ar trebui să se conducă după următoarele șapte principii PRINCE2. Aceste principii sunt, de asemenea, o bună modalitate de a evalua un proiect PRINCE2:

• Business Case valabil
• Învață din experiență
• Roluri și responsabilități definite
• Gestionarea pe etape
• Gestionarea prin excepție
• Focus pe produse
• Adaptare pentru a se potrivi mediul proiectului

Întrebări cerute pentru a vedea dacă aceste principii sunt aplicate în proiect:

• Business Case valabil: Există un Business Case valabil?
• Învață din experiență: Ce lecții sunt utilizate?
• Roluri și responsabilități definite: Sunt părțile interesate conștiente de responsabilitățile lor?
• Gestionarea prin etape: Cum este proiectul împărțit în etape?
• Gestionarea de excepție: Care sunt toleranțele proiectului și etapelor?
• Focus pe produsele: Cum sunt documentate descrierile produselor?
• Adaptare pentru a se potrivi mediul proiectului: Cum este adaptat PRINCE2 pentru acest proiect?

PRINCE2 Metodologie: Teme

PRINCE2 are șapte teme. Acestea sunt aspecte care ar trebui abordate în mod continuu pe tot parcursul proiectului pentru ca acesta să aibă succes (de exemplu, Risc: trebuie să continue să ia în considerare riscul pe întreaga durată a proiectului):

• Business Case: motivul pentru proiect și beneficiile
• Organizare: Roluri și responsabilități
• Calitate: Documentarea cerințelor de calitate
• Planuri: Crearea planurilor de proiect si de etapă
• Risc: Cum să evaluați și controla riscul
• Schimbare: Cum să gestionăm cereri de schimbare
• Progres: Cum să monitorizeze și să controleze proiectul

Metodologia PRINCE2 este o bună modalitate de a structura un proiect. PRINCE2 oferă un cadru propice desfășurării proiectului în care cerințe și responsabilități pot fi comunicate în mod clar între echipa de proiect și alte părți interesate.

Metodologia PRINCE2: Roluri de Management de Proiect

Consiliul Proiectului

Consiliul proiectului este desemnat de conducerea corporației sau a programului pentru a lua conducerea proiectului. Consiliul de proiect ar trebui să fie alcătuit din administratori cu autoritatea de a aloca resurse și de a acționa ca fața publică a proiectului. De asemenea, este necesar ca membrii consiliului de proiect să aibă timp să își îndeplinească responsabilitățile – dacă nu, ar trebui să fie înlocuiți.

Consiliul de proiect își dă acordul cu privire la toate planurile majore și ar trebui să autorizeze orice modificări importante la Planurile de Etapă convenite. Ei autorizează fiecare etapă, pe rând, și autorizează începerea etapei următoare.

Consiliul de proiect numește managerul de proiect și stabilește toleranțele (toleranțele etapei) în cadrul cărora Managerul de Proiect poate lucra. Consiliul de proiect este responsabil de asigurarea că proiectul rămâne nu se abate de la calea stabilită, de la obiectivul de a livra rezultatul dorit la calitatea necesară pentru îndeplinirea planului de afaceri definit în contractul de proiect.

Consiliul Proiectul este format din trei roluri: 1) Executiv, 2) Utilizator Senior & 3) Furnizor Senior. Executivul este doar o singură persoană (punct unic de contact), în timp ce putem avea mai mulți Utilizatori Seniori și Furnizori Seniori.

Consiliul Proiectul controlează proiectul în trei moduri:

• Folosind toleranța etapelor
• Luând decizii între fiecare etape (ex.: pentru a permite continuarea proiectului sau nu)
• Revizuind rapoartele periodice furnizate de managerul de proiect (Rapoarte Evidențiatoare)

Executivul

Executivul are responsabilitatea finală pentru succesul proiectului (și nu Managerul de Proiect); și care se asigură că va exista ROI și că cerințele afacerii, utilizatorului și furnizorului sunt echilibrate. Ei vor numi oamenii în rolurile de Utilizator Senior, Senior Furnizor și Manager de Proiect. Trebuie să existe o bună comunicare între Executiv și Managerul de Proiect pe toată durata proiectului, iar Managerul de Proiect trebuie să poată să se adreseze Executivului în orice moment.

Executivul va monitoriza îndeaproape progresele înregistrate și modificarea planului de proiect, și va aproba în cele din urmă notificarea de închidere a proiectului. Executivul are, de asemenea, responsabilitatea finală pentru riscul de proiect.

Utilizator Senior

Acest rol este format din una sau mai multe persoane, de exemplu managerul unei unități de afaceri și un număr de oameni care au o bună înțelegere a cerințelor și proceselor. Utilizatorul Senior specifică nevoile celor care vor utiliza produsul și monitorizează pentru a se asigura că soluția va satisface aceste nevoi. Ei se gândesc mereu dacă: “Soluția va funcționa astfel încât să putem îmbunătăți modul în care ne facem treaba”. Utilizatorilor Seniori li se cere, de asemenea, să furnizeze informații cu privire la beneficiile așteptate ca urmare a produselor organizației și apoi sunt așteptați să ajute la realizarea acestui deziderat.

Rolul lor în consilu este de a reprezenta interesele și cerințele utilizatorilor în ansamblu și ar trebui să aibă timp să lucreze la proiect. De mai multe ori Utilizatorilor Seniori le este dată responsabilitatea, dar nu și timpul necesar.

Furnizorul Senior

Furnizorul Senior sfătuiește cu privire la aspectele tehnice ale proiectului, inclusiv metoda, design si strategie. Aceasta este, de asemenea, un rol împărțit cu managerul IT și un număr de specialiști sau lideri de echipă. Ei aprobă descrierile de produse care sunt în mare parte realizate în faza de inițiere și reprezintă cei care proiectează. Dezvoltă, operează, și menține produsul.

Furnizorul Senior are autoritatea de a utiliza resursele necesare pentru a rezolva sarcinile și livra produsele.

Managerul de proiect

Managerul de proiect gestionează proiectul în curs de desfășurare în numele Consiliului Proiectului, zi de zi și cu specificațiile convenite și toleranțele pentru timp, costuri, calitate, domeniul de aplicare, beneficii și riscuri (șase variabile ale proiectului). El se asigură că produsul final este așa cum a fost convenit (sau cât mai aproape posibil) și este, de asemenea, responsabil pentru a documenta și revizui beneficiile așteptate în cadrul proiectului. Managerul de Proiect și Executivul trebuie să aibă un proces de bună comunicare unul cu celălalt.

Team Manager

În mici proiecte rolul Team Manager se îndeplinește de către managerul de proiect. Proiecte mai mari pot solicita un rol specific pentru un Team Manager care are cunoștințe de specialitate despre produs sau care lucrează într-o altă locație decât Managerul de Proiect. Team Manager raportează Managerului de Proiect, dar are responsabilitatea de a asigura că produsul este livrat la timp și îndeplinește nivelul necesar de calitate, astfel încât produsul poate fi acceptat. Team Manager crează propriile Planuri de Echipă și rapoartază Managerului de proiect folosind raportul checkpoint.

Project Support

In cele mai multe cazuri, activitatea de suport de proiect se face de către Managerul de Proiect. Aceasta poate lua forma de consiliere cu privire la instrumente de management de proiect, servicii de administrare inclusiv documentație sau colectare a datelor, cu alte cuvinte de administrare a proiectului. În organizațiile mari, birourile de management al proiectului pot furniza personal de suport pentru Managerul de proiect. Rolul de Project Support trebuie să fie utilizat ca o cale de formare pentru Project Management, dar nu multe companii fac acest lucru, ceea ce este un mare păcat.