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Qualidade

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Qualidade é algo de que as metodologias de gerenciamento de projetos falam bastante e também soa muito bem, mas em realidade é algo que alguns gerentes de projeto não entendem. Algumas empresas têm um Sistema de Gestão da Qualidade que descreve como a Qualidade deve ser gerida naquela organização. Na maioria das vezes, isso pode ser feito por departamentos específicos na empresa e adequado somente a tipos específicos de produtos. Portanto, outros projetos não podem fazer uso de tal Sistema de Gestão da Qualidade.

A Qualidade pode ser difícil de definir (se não se sabe como) e muitas pessoas não sabem como explicá-la de modo simples. Por exemplo, suponhamos que um Gerente de Vendas tenha solicitado um novo sistema de vendas e você lhe pediu que definisse os requisitos. Normalmente você receberia uma lista de requisitos, mas se você lhe perguntar “E a Qualidade?” ou “Quais são os seus requisitos de qualidade?” você poderia deixá-lo sem palavras, o que não poderia ser uma situação normal para um gerente de vendas. Portanto, cabe a nós como Gerente de Projetos elaborarmos perguntas melhores.

Por outro lado, se não se considera a Qualidade no início de um projeto, é muito difícil encerrá-lo com qualidade (produto utilizável). Assim, a Qualidade deve assim ser abordada bem no início do projeto.

A boa notícia é que o Tema Qualidade em PRINCE2 fornece uma solução simples para isso, pois descreve como Qualidade pode ser definida, medida e controlada durante o projeto.

O Conhecimento da Qualidade fornecido pelo PRINCE2

O propósito do conhecimento do Tema Qualidade é definir e implementar um sistema que deverá verificar se os produtos estão adequados para o uso. Assim, o Tema Qualidade define a abordagem PRINCE2 ao garantir que os produtos criados durante o projeto atendam às expectativas e que os produtos finais possam ser usados conforme pretendido.

Se a qualidade dos produtos não for aquela esperada, então os benefícios que se esperava que fossem realizados poderão não ser alcançados.

Deve-se lembrar de que o foco no produto é um dos Princípios do PRINCE2, o que significa que os produtos de um projeto devem ser claramente definidos no início do mesmo, ou no processo Stage Boundary, de modo que os produtos tenham uma linha de base estabelecida antes de o seu desenvolvimento começar. O Plano do Projeto e o Plano de Estágio também incluirão as atividades de controle de qualidade.

As Descrições de Produtos deverão incluir as informações dos critérios de Qualidade, de modo que todas as partes interessadas no projeto tenham um entendimento comum dos produtos que serão criados.

Por exemplo, se você estiver criando um novo abridor de lata, alguns dos critérios de qualidade poderiam ser:

Como se pode ver, os critérios de Qualidade detalham muito mais o produto.

Assim, o Tema Qualidade fornece um método para ajudar a especificar a Qualidade, realizar o controle da Qualidade, explicar como obter a correspondente aprovação e facilitar a gestão da Qualidade durante o projeto.

Definições de Qualidade

A Qualidade tem seus próprios termos, os quais podem ter significados distintos para diferentes pessoas. A terminologia usada pelo PRINCE2 advém principalmente da Norma ISO 9000. Por ora, basta simplesmente de as seguintes definições, as quais serão explicadas adiante neste capítulo.

Qualidade

Geralmente define-se Qualidade como a quantidade total de funcionalidades ou características de um produto, de modo que este atenda às expectativas e satisfaça as necessidades estabelecidas.

Isto pode soar um pouco estranho, mas pense a respeito por um momento. É o mesmo que dizer que todos os recursos do produto deverão funcionar conforme o esperado durante um determinado período de tempo.

Consideremos o exemplo do projeto de abridor de lata. Pense na quantidade total de recursos ou características do abridor de lata, naquilo que um usuário poderá esperar do produto e quanto tempo o usuário espera que ele dure.

Escopo

O Escopo está relacionado ao escopo do plano, ou seja, à soma de seus produtos, sendo definido através da estrutura analítica do produto e das Descrições do Produto. Pode-se claramente perceber como o Escopo (do principal produto do projeto) e a Qualidade estão relacionados.

Gestão da Qualidade

A Gestão da Qualidade é definida como as atividades que direcionam e controlam uma organização no que diz respeito à qualidade. Algumas destas atividades são: definição de qualidade, controle de qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade.

Sistemas de Gestão da Qualidade

Um Sistema de Gestão da Qualidade é o conjunto completo de normas, procedimentos e responsabilidades de qualidade, em relação a um local ou organização. A maioria das grandes empresas tem um Sistema de Gestão da Qualidade em funcionamento ou pronto. Portanto, uma boa primeira pergunta a fazer é “Vocês têm um SGQ que pode ser usado neste projeto?”

Planejamento de Qualidade

Para que o projeto atenda às expectativas de qualidade do cliente e aos critérios de aceitação, o Gerente do Projeto deve ter uma estratégia pronta, o que envolve identificar os produtos necessários e os critérios de qualidade para cada um, bem como planejar os métodos de qualidade (ex.: as tarefas necessárias para o controle de qualidade e aceitação do produto) e designar os responsáveis pela qualidade.

Controle de Qualidade

O Controle de Qualidade se concentra nas técnicas e atividades para inspecionar e testar os produtos, o que também inclui a busca constante de maneiras para melhorar a qualidade e excluir desempenhos que sejam menos que satisfatórios.

Garantia de Qualidade

A Garantia de Qualidade é como a Garantia do Projeto, mas seu foco é o de Qualidade na organização e não apenas na qualidade do projeto. Ela existe para se certificar de que as atividades de Qualidade planejadas serão executadas.

A Garantia de Qualidade:

PRINCE2 para a Qualidade

A abordagem do PRINCE2 para a Qualidade tem duas partes: Planejamento da Qualidade e Controle de Qualidade.

A Qualidade começa com a identificação de todos os produtos que o projeto quer controlar. Lembre-se de que o PRINCE2 se foca em produtos desde o início do projeto, ou tão logo possam ser descritos/acordados e antes do início de seu desenvolvimento.

O próximo passo é escrever uma Descrição de Produto para cada produto, o que inclui seus critérios de Qualidade, como os produtos serão avaliados, os métodos de Qualidade a serem usados para projetar, desenvolver e aceitar os produtos, além das responsabilidades das pessoas envolvidas.

O Controle de Qualidade implementa e rastreia os métodos de Qualidade utilizados durante o projeto.

Parte 1: Introdução ao Planejamento da Qualidade

Imagine um projeto que lide com a construção de um conjunto de apartamentos. O cliente é uma construtora de tamanho médio. Como Gerente de Projeto, você precisará estar de acordo com as pessoas que representam o cliente, os fornecedores e outras partes interessadas (por exemplo, arquitetos), e ter uma idéia da qualidade do edifício acabado de apartamentos, assim como a Qualidade será controlada durante o projeto.

Objetivo

O objetivo do Planejamento da Qualidade é:

Como se pode imaginar, se tais tópicos não forem discutidos desde o início, o projeto pode ficar bem conturbado, pois todos terão suas próprias idéias sobre como será o produto acabado.

As seguintes perguntas devem ser feitas no Planejamento da Qualidade:

Auditoria da Qualidade

Os primeiros passos do Planejamento da Qualidade são mostrados no diagrama abaixo:

Expectativas de Qualidade do Cliente

Normalmente não é uma tarefa fácil obter as Expectativas de Qualidade de um produto de um cliente. As respostas que você obtiver podem ser muito vagas, mas isto deve ser feito o mais cedo possível no projeto, para que elas possam ser listadas em detalhe na Descrição do Produto do Projeto. Em alguns projetos, a Descrição do Produto do Projeto pode ser atualizada durante o projeto no processo Stage Boundary. Isto é algo bom, contanto que cada alteração ocorra através do processo Controle de Mudanças.

Algumas empresas podem ter pressa para entregar o produto, ou ter restrições de orçamento que as levem a pensar que podem economizar na Qualidade. Há projetos nos quais os recursos eram escassos ao início do projeto, mas uma vez que o produto foi entregue e os clientes começaram a ter problemas, então volumosos recursos novos se tornar-se-ão necessários para iniciar a correção. Assim, tal abordagem é sempre muito mais cara e ruim para os usuários.

Consideremos algumas boas perguntas a fazer ao cliente, com foco na Qualidade:

Que percentagem dos recursos deve funcionar quando produto for lançado e qual é o orçamento para issues críticos (por exemplo, correções, recalls etc)? Dica: Observe a reação deles quando você perguntar;

Qual será o custo para a empresa, se o produto não puder ser usado conforme esperado ao final do projeto (por exemplo, multas, manter o produto antigo em serviço etc)?

Priorizando as Expectativas de Qualidade: Utilizando a Técnica “MoSCoW” Expectativas a priorizar, começando com as que o cliente considera mais importantes.

Técnica de Priorização “MoSCoW.” (Isto será discutido adiante), cujo acrônimo temos:

1) Must have; 2) Should have, 3) Could have, 4) Won’t have for now.

1) Mandatória; 2) Deve-se ter; 3) Pode-se ter; 4) Não por enquanto.

Você também pode usar: Alto, Médio, Baixo ou Não Requerido, mas “MoSCoW” é melhor.

Exemplo das Expectativas de Qualidade do Cliente do projeto de Conjunto de apartamentos

Lista de Critérios de Aceitação

Os Critérios de Aceitação são uma lista priorizada dos atributos que o Produto do Projeto deve ter quando completo, o que é acordado entre o Cliente e o Fornecedor no primeiro processo chamado Starting Up a Project e, portanto, está vinculado à Descrição de Produto do Projeto.

Consulte a tabela a seguir, pois ela é um bom exemplo:

Tão logo a lista de Critérios de Aceitação esteja completa, ela se tornará parte do Sumário do Projeto.

Os Critérios de Aceitação também devem ser priorizados utilizando a técnica MoSCoW.

Aqui está um exemplo de Critérios de Aceitação para um projeto de website.

Descrição do Produto do Projeto

Não se deve confundir a Descrição do Produto do Projeto com as normais Descrições de Produto. A Descrição do Produto do Projeto é uma descrição do principal produto que será produzido pelo projeto. A Descrição do Produto do Projeto é criada no processo Starting Up a Project e passa a integrar o Sumário do Projeto. As Descrições de Produtos são criadas no estágio IP como parte da atividade de planejamento.

A Descrição do Produto do Projeto é usada pelo Processo Closing a Project para ajudar a verificar se o projeto foi entregue conforme esperado e se foram cumpridos os critérios de aceitação. Um bom exemplo de uma Descrição do Produto do Projeto são as informações sobre laptops veiculadas em algum website. Haverá descrições gerais e das características e especificações, além de informações sobre a garantia. Visite os websites da Dell, da HP e da Asus, por exemplo. Como se pode comprovar, tais descrições não têm 100 páginas, mas algo próximo a 2-4 páginas.

Método de Aceitação

O Documento de Estratégia de Gestão da Qualidade

A Estratégia de Gestão de Qualidade é simultaneamente um documento e um plano de ação e define os requisitos de Qualidade e o método de Controle de Qualidade para todos os produtos do projeto. Este documento também confirma como os sistemas de Qualidade e os padrões e normas do cliente e do fornecedor serão aplicados no projeto. Em outras palavras, o documento de Estratégia de Gestão de Qualidade define como a qualidade será realizada ao longo do projeto. Este documento é criado no Estágio de Iniciação juntamente com os outros documentos de estratégia e passa a integrar o Documento de Iniciação do Projeto.

A Estratégia de Gestão de Qualidade responde as seguintes perguntas:

Descrições do Produto

As Descrições do Produto deverão ser criadas para todos os produtos como parte das atividades de planejamento antes da conclusão do Plano do Projeto. Isto nem sempre é possível em todos projetos. Portanto, as Descrições do Produto podem ser criadas ou atualizadas no processo Stage Boundary e serão acordadas e adicionadas à linha de base antes do desenvolvimento se iniciar.

Os conteúdos típicos de uma Descrição do Produto são semelhantes à Descrição do Produto do Projeto. Tais conteúdos são os seguintes (novamente, observe as informações de Qualidade):

Registro de Qualidade

O Registro de Qualidade é um diário de eventos de Qualidade que acontecem durante o projeto, tais como workshops, revisões, testes e aceitação. Em primeiro lugar, o Registro de Qualidade estará em branco e o Gerente de Projeto obterá a maioria dos dados a partir dos planos e Descrições dos Produtos. Muitos Gerente de Projeto usam planilhas para o Registro de Qualidade.

O Registro de Qualidade facilita o Gerente de Projeto acompanhar a Qualidade durante o projeto, pois pode verificar se as colunas da Data Efetiva da Revisão e da Data Efetiva de Aprovação estão preenchidas ou não. Isto permite ao Gerente de Projeto controlar a Qualidade.

Caminho Completo da Auditoria de Qualidade (Histórico da Qualidade) Como o Registro de Qualidade contém todas as atividades da Qualidade e é continuamente atualizado durante o projeto, ele fornece o completo caminho de auditoria para a Qualidade.

Parte 2: Introdução ao Controle de Qualidade

O que é Controle de Qualidade? O Controle de Qualidade é conduzir as atividades de Controle de Qualidade conforme definidas na Estratégia de Gestão da Qualidade. Três partes integram o Controle de Qualidade e todas serão explicadas a seguir:

Planejamento da Qualidade e Controle de Qualidade

O diagrama a seguir mostra a relação entre o Planejamento da Qualidade e Controle de Qualidade A Qualidade registro é utilizado para :

  1. Plano de Qualidade
  2. Controle de Qualidade
  3. Fornecer um histórico de atividades de qualidade em um projeto PRINCE2

A Técnica de Revisão da Qualidade do PRINCE2

A Técnica de Revisão da Qualidade do PRINCE2 é uma técnica de Inspeção de qualidade. Ela tem papéis definidos e segue uma estrutura específica. O objetivo é inspecionar os produtos e verificar se eles atendem aos padrões de Qualidade do cliente e aos critérios de Qualidade listados na Descrição do Produto.

A Técnica de Revisão da Qualidade tem quatro papéis específicos:

Esta é uma visão geral de como pode ser executada uma reunião de Revisão de Qualidade:

A próxima etapa após o produto estar completo é solicitar sua aprovação. Geralmente, trata-se de uma assinatura da pessoa listada como Aprovador no Registro de Qualidade.

Objetivos da Técnica de Revisão da Qualidade:

A principal saída é uma decisão de Qualidade (aprovar ou reprovar) os produtos conforme sejam:

de outra reunião. Isto é anotado no Registro de Qualidade.

para a próxima verificação de qualidade.

Em suma, a finalidade da Técnica de Revisão de Qualidade é inspecionar se o produto está completo, respeita os padrões de qualidade do cliente e satisfaz os critérios de qualidade listados na Descrição do Produto, além de identificar ações ainda necessárias para promover a qualidade.

Papéis e Responsabilidades

Estas são algumas das responsabilidades pertinentes ao Tema Qualidade:

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discussion icon Translated by: Pedro Pardelinha