Progresso

O Progresso é cobre tudo sobre como controlar o projeto e saber onde você está em relação ao planejado. Cada empresa e cada Gerente de Projeto terá diferentes idéias sobre como é melhor fazer isso. Se você for o Gerente de Projeto em uma empresa uma boa pergunta para seu Comitê Diretor do Projeto é “Como faço para melhor manter você informado sobre o andamento do projeto?” A resposta a esta pergunta irá falar muito sobre a maturidade de controle do projeto na da organização.

Eu acredito que os pontos mais importantes que um Gerente de Projeto tem que ter em mente são:

• O formato dos relatórios usados para fornecer informações ao Comitê Diretor do Projeto;
• A melhor forma de manter e acompanhar issues, mudanças e riscos;
• Como verificar se o Business Case é ainda válido, etc.; e
• Verificar constantemente o progresso atual em relação ao planejado (plano atual).

A maioria dos Gerentes de Projeto com pouco habilidade em Gerenciamento de Projetos cometem os seguintes erros:

• Não tem um bom sistema estabelecido para acompanhar o progresso;
• Sente-se responsável por issues que surgem e tentam resolvê-los e, assim, acabam combatendo incêndios e não gerenciando o projeto (muito perigoso);
• Têm medo de escalar issues, pois eles podem trabalhar em um ambiente de “matar o mensageiro” ou trabalhar para um Comitê Diretor do Projeto que não compreende o seu papel;

Você vai encontrar neste capítulo uma maneira fácil para ler e entender o PRINCE2, e você também aprenderá como tolerâncias são ajudam cada nível de gerenciamento a gerenciar o nível abaixo. O último ponto que gostaríamos de ressaltar é que o Gerente do Projeto deve se certificar de que têm tempo durante o projeto para gerenciar o progresso e controlar o projeto.

O Propósito

O propósisto das informações no tema Progresso pode ser explicada em três partes:

• Determinar como monitorar e, em seguida, comparar resultados reais contra aqueles planejados durante o projeto;
• Fornecer uma previsão para os objetivos do projeto e a viabilidade contínua do projeto;
• Ser capaz de controlar quaisquer desvios inaceitáveis.

O Progresso está relacionado a como verificar o progresso em relação ao plano, verificando a viabilidade do projeto (de maneira contícua) e controlar desvios.

Três dos sete princípios são representados no Tema Progresso; eles são:

• Gerenciar por estágios: O Comitê Diretor do Projeto usa estágios com um ponto de controle.
• Continua justificação do negocio: Verificar continuamente que o projeto ainda vale a pena fazer.
• Gerenciar por Exceção: Tolerâncias são usados para gerenciar o nível abaixo.

Definições

Progresso

O Progresso é verificar e controlar onde você está comparado com o plano. Isso é feito para o Plano do projeto, Plano de Estágio e o Pacote de Trabalho.

Controles de Progresso

Controles de Progresso são usados por um nível para monitorar o progresso do nível abaixo dele. Por exemplo, o Comitê Diretor do Projeto quer monitorar o progresso do Gerente do Projeto ou Gerente do Projeto deseja monitorar o progresso das Equipes que criam os produtos. A nível acima pode fazer o seguinte:

• Monitorar o progresso atual contra os planos;
• Planos de revisão com previsão;
• Detectar problemas e identificar riscos;
• Iniciar a ação corretiva para corrigir issues (o Comitê Diretor do Projeto dará conselhos);
• Autorizar mais trabalho a ser feito. Exemplo: O Comitê Diretor do Projeto pode autorizar um próximo estágio e um Gerente de Projeto pode autorizar um novo Pacote de Trabalho.

Exceções e Tolerâncias

Uma exceção é uma situação onde pode ser prevista que haverá um desvio além dos níveis de tolerância acordada.

As tolerâncias são o desvio (permitidos) acima e abaixo de um plano Alvo. Por exemplo, o projeto deve demorar 6 meses, com uma tolerância de ± 1 mês.

Níveis de tolerância podem também ser definidos para todas as seis áreas de tolerância, ou seja, Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Benefícios e Riscos. Estes também são conhecidos como as variáveis de projeto.

O que você acha que seria o resultado se Tolerâncias não forem utilizadas entre o nível do Comitê Diretor do Projeto e o Gerente do Projeto?

Nesse caso, o Gerente do Projeto escalaria cada issue para o Comitê Diretor do Projeto e eles acabariam trabalhando no projeto 8 horas por dia e, portanto, estariam fazendo um monte de trabalho ou todo o trabalho para o Gerente do Projeto.

Lembre-se, o Comitê Diretor do Projeto são pessoas ocupadas e não queremos que o projeto de tome muito do seu tempo. Definir tolerâncias permite que o Gerente do Projeto lide com issues menores e só incomode o Comitê Diretor do Projeto com issues maiores (uso mais eficiente de tempo para o Comitê Diretor do Projeto).

Exemplo de Tolerância: Um projeto de 6 meses com uma tolerância de ± 1 meses. Se o projeto esta previsto em atrasar em 1 semana, o Gerente do Projeto deveria lidar com isso e não escalá-lo. Mas se o projeto deverá atrasar cerca de dois meses, então deveria escalá-lo para o Comitê Diretor do Projeto. Este é um uso mais eficiente do tempo pelo Comitê Diretor do Projeto.

A Abordagem do PRINCE2 para o Progresso

O progresso está relacionado a como verificar o progresso atual contra as metas de desempenho de Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Benefícios e Riscos.

O PRINCE2 fornece controle por meio de quatro maneiras principais:

• A delegação de autoridade de um nível para o próximo abaixo (Ex.: Comitê Diretor do Pojeto  Gerente do Projeto);
• Dividindo o projeto em estágios de gerenciamento e autorizar um estágio por vez;
• Fazer Relatórios de progresso controlado por prazos e eventos (Ex.: Relatórios de Destaques);
• Disparar Exceções: Usar exceções para alertar o nível acima se um grande issue surgir (fora da tolerância).

Como esses controles serão usados no projeto? Deve ser decidido antecipadamente no projeto e documentado no Documento de Iniciação do Projeto, sob o título de Progresso.

A delegação de Autoridade

A Gerência Corporativa ou do Programa

A Gerência Corporativa ou do Porgrama está fora do projeto. Ela estabelece os requisitos globais e níveis de tolerância para o projeto (ela define as tolerâncias do projeto);

Se forem ultrapassadas as tolerâncias de projeto, em seguida, deve-se escalar a Gerência Corporativa ou do Programa;

Dica: Lembre-se que as tolerâncias de projeto são definidas pela Orgaização pelo Programa.

O Comitê Diretor do Projeto

O Comitê Diretor do Projeto define as tolerâncias para os estágios. Portanto, o Gerente do Projeto vai escalar issues, tão logo são identificadas, se as issues apontarem que o estágio sairá da tolerância sobre qualquer um dos objetivos de tolerância do projeto;

Se esta exceção afeta a tolerância do projeto, o Comitê Diretor do Projeto deve escalar esta à Gerência Corporativa ou do Programa.

O Gerente do Projeto

Os Gerentes de Projeto têm o controle diário sobre o estágio e eles trabalham dentro das tolerâncias estabelecidas pelo Comitê Diretor do Projeto; Eles também definem e acordam as tolerâncias dos Pacotes de Trabalho.

O Gerente da Equipe Especialista

O Gerente da Equipe Especialista tem o controle do Pacote de Trabalho e trabalha dentro das tolerâncias confiorme acordadas com o Gerente do Projeto.

Os 3 controles do Comitê Diretor do Projeto

O Comitê Diretor do Projeto tem três principais controles disponíveis para gerenciar os níveis abaixo.

• Autorizações : Eles podem autorizar o próximo estágio a iniciar
• Atualizações de progresso : Recebem relatórios regulares do Gerente do Projeto
• Exceções e Mudanças: Eles podem receber Relatórios de Exceção e Issue.

Autorizações

• 1º Autorizar iniciação: Permitir o estágio de Iniciação e a criação o DIP;
• 2º Autorizar o projeto: O Documentação de Iníciação do Projeto é aprovado para que oprimeiro estágio do projeto possa começar após a Iniciação;
• 3º Autorizar o Estágio: Isso acontece após cada processo de SB;
• E por último, autorizar o encerramento do projeto.

Atualizações de Progresso

• O Relatório de Destaques são enviados regularmente do Gerente do Projeto ao Comitê Diretor do Projeto durante o processo Controlling a Stage. Eles fornecem informações sobre como o Estágio está sendo executado de acordo com o Plano de Estágio;
• Eles também irão rever o Relatório Final de Projeto, antes de autorizar o encerramento do projeto.

Exceções e Alterações

Isso inclui Relatórios de Exceção e Relatórios de Issue;

Relatórios de exceção mostram ao Comitê Diretor do Projeto que o estágio está fora da tolerância, permitindo ao Comitê Diretor do Projeto controlar o próximo movimento;

Relatórios de Issues fornecem uma maneira de reunir informações sobre uma issue (requisição de mudança, não conformidade ou um problema/preocupação) e enviá-lo para o Comitê Diretor do Projeto para avaliação.

Os 3 Controles do Gerente do Projeto

Eles têm os mesmos nomes que os controles do Comitê Diretor do Projeto, mas no nível do Gerente de Projetos. Os três controles são: (1) Autorizações, (2) Atualizações de progresso e (3) Exceção e Mudanças.

• Autorizações : O Gerente do Projeto autoriza os Pacotes de Trabalho para o gerente da Equipe Especialista (Processo CS).
• Atualizações de Progresso : Eles recebem Relatórios de Ponto de Controle do Gerente da Equipe Especialista ou membros da equipe.
• Exceção e Mudanças : Eles usam os Registros do Projeto e logs para analisar os progressos e identificar issues que talvez precisem ser resolvidos;As mudanças serão tratadas através do procedimento Controle de Mudanças.

Uso de Estágios de Gerenciamento para Controlar

Estágios de Gerenciamento são partições do projeto como os pontos de decisões para o Comitê Diretor do Projeto entre cada estágio. Um estágio de gerenciamento é um conjunto de atividades para produzir produtos e é gerenciado pelo Gerente do Projeto.

Por que são importantes Estágios de Gereciamento para o Comitê Diretor do Projeto?

• Eles permitem avaliação e pontos de decisão no final de cada estágio e antes do próximo estágio;
• Eles podem verificar a viabilidade (contínua) do projeto;
• Eles podem autorizar uma estágio por vez ou optar por interromper o projeto;
• Eles analisam o Relatório de Final de Estágio do último estágio e do Plano de Revisão para o próximo estágio;
• Em seguida, pode verificar o progresso do projeto em comparação com o plano de projeto no final de cada estágio.

Como você pode ver, estágios são importantes para o Comitê Diretor do Projeto. Também, com a ajuda de tolerância, o Comitê Diretor do Projeto pode dar autoridade para execução do dia a dia do estágio ao Gerente do Projeto.

Mínimo de estágios em um Projeto

O número mínimo de estágios em um projeto são dois:

• O Estágio de Iniciação: Definir e aprovar o que precisa ser feito;
• Um Estágio de Entrega: Pelo menos um estágio para produzir os produtos.

Assim, mesmo para um projeto de 2 dias, você pode passar uma hora na primeira manhã para decidir o que será feito, como você fará, como controlará, quem é responsável por o quê, e outros detalhes. O resto do tempo será a criação de produtos no segundo estágio.

Como decidir o número de estágios?

Isso depende de uma série de itens, e como você pode ver, é um pouco de um ato de equilíbrio. Comece por considerar o seguinte:

• Quanto à frente é sensato planejar? (Conhecemos uma empresa de Desenvolvimento de TI que não gosta de planejar algo a mais de 6 semanas, se eles estiverem trabalhando em novas aplicações);
• Onde os principais pontos de decisão devem ser feitos no projeto? (Ex.: talvez depois de criar um protótipo ou após a conclusão de uma parte importante do produto);
• A quantidade de risco em um projeto. (Se for semelhante a outro projeto, então haverá menos risco);
• Pense no controle requerido pelo Comitê Diretor do Projeto. Eles exigem pouco ou muito controle? Reflita entre muitos pequenos estágios de gerenciamento em comparação a poucos grandes estágios de gerenciamento;
• Como confiante estão o Comitê Diretor do Projeto e o Gerente do Projeto em seguir? (Ex.: se este for um projeto semelhante com pequenas alterações, então estariam bem confiantes).

Quanto tempo deve ser um estágio no PRINCE2?

A consideração principal é o nível de risco ou complexidade. Se há muita complexidade e risco, então é melhor manter os estágios curtos. Se há menos risco e complexidade e já houve um projeto semelhante antes, os estágios poderiam ser muito mais logos.

O PRINCE2 menciona os seguintes pontos a considerar ao decidir o tamanho do estágio:

• O horizonte de planejamento em qualquer ponto do projeto (ou seja, quanto você pode com segurança planejar com antecedência?);
• Os Estágios técnicos dentro de um projeto;
• O nível de risco e complexidade.

Estágio Tecnicos

Estágios técnicos são como a maioria das empresas e equipes trabalham. A melhor maneira de entender isso é olhar como eles diferem dos estágios de gerenciamento usando os diagramas:

• Estágios Técnicos podem se sobrepor, mas Estágios de Gerenciamento não;
• Estágios Técnicos estão normalmente associadas a habilidades (Ex.: análises de requisitos, Design de produto), enquanto Estágios de Gerenciamnento concentram-se em autoridade e justificativa de negócio.
• Um Estágio Técnico pode abranger o processo Management Stage Boundary.

Controles orientados a eventos e orientados ao tempo

Todos os controles podem ser divididos em duas partes no PRINCE2: Orientado a Eventos e Orientados ao Tempo (cronologia).

• Controles orienatados a eventos: ocorrem quando algo acontece, em outras palavras quando um evento acontece no projeto – Ex.: o final de um estágio; a complementação do DIP; um estágio saiu fora da tolerância; o final do projeto e surgiu uma requisição de mudanças. Todos esses eventos demandam a produção de documentos como um Relatório de Final de Estágio, Relatório de Exceção e um Relatório de Issue.
• Controles orientados ao tempo: ocorrem em intervalos periódicos predefinidos. Ex.: o Comitê Diretor do projeto define com o gerente do projeto para enviar um Relatório de Destaques a cada 2 semanas para o Comitê Diretor do Projeto; e o Gerente do Projeto define com o Gerente da Equipe Especialista para enviar um Relatório de Pontos de Controle a cada semana. E assim, controles orientados a cronologia não tem que esperar para um evento acontecer.

Captura e Relatar as Lições

Um dos Princípios em PRINCE2 é que a equipe do projeto deve aprender com a experiência. Lições tem que ser procuradas, gravadas e executadas durante o projeto. O PRINCE2 usa a palavra “procurada” para garantir que todos no projeto verifiquem se há lições anteriores. Quaisquer experiências úteis então são registradas em Notas de Lições.

Lições podem ser qualquer coisa que poderia ajudar o projeto. Elas incluem a melhor forma para se comunicar, como lidar com um fornecedor, como certos documentos devem ser adaptados para este tipo de projeto e quais especialistas de produto para obter ajuda ao fazer a Estrutura Análítica do Produto. O Gerente do Projeto continua a adicionar novas lições nas Notas de Lições durante o projeto.

Relatório de Lições: O Relatório de Lições aprendidas é usado para documentar as lições que podem ser de valor para projetos futuros. Um Relatório de Lições aprendidas tem de ser criado no final do projeto, durante o Processo Closing a Project. Em projetos maiores, mais complexos, um Relatório de Lições aprendidas pode ser criado durante o projeto, por exemplo, durante o processo Stage a Boundary.

Relatórios

Relatórios de Ponto de Controle

O Gerente da Equipe Especialista usa o Relatório de Ponto de Controle para reportar ao Gerente do Projeto. Informações sobre o andamento do trabalho feito, em relação ao plano de Equipe Especialista aprovado, também estão incluídas nele. O Gerente do Projeto vai acordar sobre a frequência para estes Relatórios com o Gerente da Equipe Especialista quando estes estão aceitando o Pacote de Trabalho.

Relatório de Destaques

O Relatório de Destaques é usado pelo Gerente do Projeto para relatar o status do Estágio Atual em comparação ao plano de estágio. A palavra importante aqui é o ‘Destaques’ assim um relatório de 1 a 2 páginas deve ser suficiente.

O Relatório de Destaques permite que o Comitê Diretor do Projeto gerencie por exceção entre o final de cada estágio, uma vez que eles estão cientes das tolerâncias acordadas com o Gerente do Projeto no plano do Estágio. Assim o Relatório de Destaques deve relatar o status atual das tolerâncias de Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Benefícios e Riscos.

Relatório de Final de Estágio

O Relatório de Final de Estágio é criado pelo Gerente do Projeto próximo ao final do estágio atual e compara o desempenho do estágio em relação ao Plano de Estágio.

Relatório Final de Projeto

O Relatório Final de Projeto é produzido pelo Gerente de Projeto no final do projeto durante o processo Closing a Project e é usado pelo Comitê Diretor do Projeto para avaliar o projeto antes de tomar a decisão de autorizar o encerramento.

Identificar Exceções

Isso é bastante fácil de entender e está relacionado com o Princípio de “Gerenciar por Exceção.” A melhor maneira de explicar isto é com uma pergunta, ou seja, “Quando é que uma exceção é identificada e por quem?”

Uma exceção é idendificada quando uma tolerância acordada é ultrapassada ou deverá ser ultrapassada. Você pode alerta sobre uma exceção, informando o nível acima de você.

• O Gerente da Equipe especialista levanta uma issue, se ele preve sair da tolerância do Pacote de Trabalho;
• O Gerente do Projeto gera uma exceção, se ele prevê sair da tolerância do Estágio;
• O Comitê Diretor do Projeto gera uma exceção, se ele prevê sair da tolerância do Projeto.

Papéis e Responsabilidades

• Gerência Corp/ Programa
  • Definir as tolerâncias de projeto na proposição de projeto.
  • Tomar decisões sobre Planos de Exceção.
• Executivo
  • Fornece tolerâncias de estágio.
  • Tomar decisões sobre o Planos de Exceção.
  • Garantir que o progresso permanece consistente na perspectiva de negócios.
• Usuário Principal Fornecedor Principal
  • Garante que o progresso permanece consistente a partir da sua perspectiva.
• Gerente do Projeto
  • Autoriza Pacotes de trabalho e monitora o progresso do Plano de estágo.
  • Produzir Relatórios: Destaques, Final de Estágio, Lições e Relatório Final de Projeto.

  •  Produzir Relatórios de Exceção / Planos de Exceção para o comitê Diretor do Projeto.
    

  • Mantém os Diários/Notas e Registros do Projeto.
• Gerente de Equipe Especialista
  • Produzir Relatórios de Ponto de Contorle.
  • Escalar se qualquer previsão de desvios em relação as tolerâncias do Pacote de Trabalho.
• Garantia do Projeto
  • Verifica o Business Case contra eventos externos e o porgresso do projeto.
  • Garantir o estágio e o progresso do projeto (Verificação Dupla).
• Suporte do Projeto
  • Assistências com a compilação de relatórios.
  • Mantém o Registro de Issue, Registro de Riscos e Registo da Qualidade.