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Planos

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Os Gerentes de Projeto que trabalham em um Ambiente de Programa serão capazes de tirar proveito do aprendizado de projetos que já foram feitos no passado e obter exemplos de como os Planos de Projeto deverão ser criados. Estes planos padrão (templates) podem ser uma grande ajuda.

O PRINCE2 pode dar a impressão de que você precisa saber tudo antecipadamente, antes de criar o Plano do Projeto e todas as Descrições do Produto. Isso é possível com alguns projetos, mas em muitos projetos de TI, é necessária uma abordagem mais flexível e cada estágio pode ser uma iteração. Assim o processo Stage Boundary pode ser usado para criar Descrições dos Produtos para os novos produtos que serão criados no próximo estágio.

Uma boa coisa para manter em mente é como você irá comunicar o Plano do Projeto e outros planos ao Comitê Diretor do Projeto, já que eles não estão interessados em ler um documento de 20 a 30 páginas. Você poderia perguntar aos Executivos como eles querem receber essas informações importantes (investigue sobre projetos anteriores).

Uma ferramenta de planejamento/controle/emissão de relatórios favorita de muitos é a lista de produtos. Ela é fácil de criar, manter e ler e, mais importante, é uma boa maneira de se comunicar com as partes interessadas que necessitam dessas informações. Você encontrará um exemplo de uma lista de produtos mais tarde neste tema.

Uma das primeiras coisas a serem efetuadas para o planejamento é tentar ter uma idéia do escopo. É muito fácil um projeto começar como um projeto simples, mas quando você começa a desenhar os requisitos em uma Estrutura Analítica de Produtos, ele mostra exatamente o que o (até então chamado) projeto simples envolve. A Estrutura Analítica de Produtos torna mais fácil discutir o escopo e requisitos com o Usuário Principal.

Poucos Gerentes de Projeto usam a técnica do planejamento baseado em produtos, especialmente a técnica Estrutura Analítica de Produtos, o que é uma pena, pois é muito útil. Talvez a principal razão para isto é que os Gerentes de Projeto não tem tempo para cobrir isso no treinamento. Portanto, este manual inclui um exemplo simples e mostra como você pode usar a ferramenta para ajudá-lo a começar. Para o Exame Foundation, você só precisa estar ciente de como funciona o planejamento baseado em produtos.

O conhecimento que o PRINCE2 fornece sobre Planos

O propósito no Tema Planos é fornecer uma estrutura para o desenhar, desenvolver e manter os Planos do Projeto; que são: Plano do projeto, Plano de Estágio, Plano de Exceção e Plano de Equipe Especialista.

Este tema ajuda a responder as seguintes perguntas:

Lembre-se, sem um Plano não há nenhum controle, portanto, um Plano é necessário para o Projeto.

O próprio ato de planejamento ajuda a equipe de Gerenciamento de Projetos a pensar adiante e evitar duplicações, omissões e ameaças. E lembre-se, que falhar em planejar é planejar-se para falhar.

Definição de Planos

Às vezes as pessoas pensam que um plano é um gráfico de Gantt, mas é muito mais que isso. É um documento que descreve como, quando e por quem um alvo específico (ou um conjunto de metas) será alcançado. Você pode pensar que o alvo é apenas para criar o produto do projeto, mas também haverá metas de prazo, custo, qualidade, escopo, riscos, benefícios e, claro, produtos.

Um plano, portanto, deve conter informações suficientes para mostrar que essas metas são alcançáveis.

Como você pode imaginar, a espinha dorsal de qualquer projeto é o plano. Ele é criado no início do projeto e continuamente atualizado durante o projeto para mostrar o que foi realizado até agora (atual) e o que ainda resta a fazer. O plano original também poderia ser comparado ao plano durante o projeto ou no final do projeto para ver como o projeto está evoluindo em relação ao plano original. O plano original também pode ser conhecido como a primeira linha de base (assinado e datado) de planejamento.

Um plano do projeto responde a perguntascomo: Por que, O que, Por Quem, Quando e Quanto.

O que é planejamento?

O planejamento é o ato ou o processo de criar e manter o plano. O termo planejamento é usado para descrever as ações usadas para criar os planos e documentos associados. Às vezes, o estágio de planejamento pode ser apressado, pois há pressão para começar a criar os produtos que o cliente quer usar.

Os Três níveis de um plano

Muitas vezes é impossível planejar um projeto por inteiro desde o início, uma vez que você pode planejar precisamente somente um curto período de tempo previamente. Isso é conhecido como horizonte de planejamento, ou seja, quão longe você pode ver. Dessa forma, é uma boa idéia ter diferentes níveis de planos; O PRINCE2 recomenda três níveis e para cada nível um tipo de plano: Plano do Projeto, Plano de Estágio e Planos da Equipe Especialista.

Os outros planos criados durante o projeto incluem o Plano de Exceção que irá substituir um Plano do Projeto existente ou Plano de Estágio e o Plano de Revisão de Benefícios que é abordado no Tema Business Case.

O Caminho para o Planejamento

Aqui mostramos uma visão simples das etapas de planejamento em um projeto típico. Isso tornará mais fácil de entender quando os planos são criados e o seu valor para o projeto. Todos os planos são explicados nas páginas seguintes. Sugerimos que você retorne a esse diagrama, quando você estiver lendo as próximas seções.

Planos de Estágio são criados pelo Gerente do Projeto e são produzidos perto do fim do estágio atual. É um plano de nível diário (detalhado) do próximo estágio.

O plano do Projeto

O Plano do Projeto é um plano de alto nível e é usado principalmente pelo Comitê Diretor do Projeto. Ele fornece uma indicação de como e quando metas de prazo, custo, escopo e qualidade do projeto sejam atingidas. O Plano do Projeto mostra os principais produtos, atividades e recursos necessários para o projeto.

Pergunta: Como é o Plano do Projeto usado pelo Comitê Diretor do Projeto?

Resposta: O Plano do Projeto é usado pelo Comitê Diretor do Projeto como uma linha de base para monitorar o progresso de estágio por estágio. O Comitê Diretor do Projeto pode verificar o status do projeto no final de cada estágio para ver o quão bem (ou mal) o projeto está progredindo em relação o plano original do projeto.

O Plano de Estágio

Um Plano de Estágio é necessário para cada Estágio do Projeto. O plano de Estágio é semelhante ao Plano do Projeto, mas é muito mais detalhado, visto que o Gerente do Projeto usará este plano no dia a dia. Lembre-se, o Plano do Projeto é de alto nível, já que é para o projeto inteiro.

Criando o plano de estágio: Cada Plano de Estágio é produzido perto do fim do estágio atual no processo Stage Boundary. Uma vantagem do uso de estágios é que permite que um grande projeto seja dividido em partes gerenciáveis. Alguns outros métodos de Gerenciamento de Projeto usam subprojetos para dividir os projetos maiores.

Planos da Equipe Especialista

Planos da Equipe Especialista são produzidos pelo Gerente de Equipe Especialista para planejar a execução de um ou mais pacotes de trabalho. Os Planos da Equipe Especialista são opcionais, dependendo do tamanho do projeto, da complexidade e do número de recursos envolvidos na criação de produtos.

O PRINCE2 não fornece um formato para um Plano da Equipe Especialista e as equipes podem ser de diferentes fornecedores, que podem ter o seu próprio formato de plano. Os Gerentes de Equipe Especialista podem criar seus Planos da Equipe Especialista em paralelo à criação do Plano de Estágio pelo Gerente do Projeto.

O plano de Exceção

Um Plano de Exceção é usado para recuperar-se do efeito de desvio de tolerância (estar fora da tolerância). Por exemplo, se durante um estágio, o Gerente do Projeto prevê que o Projeto sairá da tolerância em 15% no custo (ou saiu de fato), então ele deve avisar ao Comitê Diretor do Projeto sobre este desvio (também chamado de “Exceção”). O Comitê Diretor do Projeto provavelmente irá pedir um Plano atualização para completar o estágio atual, e este plano (Plano de Exceção) irá substituir o atual plano de estágio. Então, o Gerente de Projeto irá criar um Plano de Exceção e, se aprovado pelo Comitê Diretor do Projeto, irá substituir o atual plano de estágio para permitir que o Gerente do Projeto possa completar o estágio atual.

Um Plano de Exceção é criado no mesmo nível de detalhe que o plano que ele substitui. Ele pega de onde o atual plano foi interrompido e vai até que o trabalho é feito. Planos de Exceção podem ser usados para substituir Planos de Estágio e Planos do Projeto, mas não os Planos da Equipe Especialista.

Passos de planejamento

O PRINCE2 tem uma abordagem única para o planejamento. Começa com a identificação dos produtos necessários e só então considera as atividades, dependências e recursos necessários para entregar os produtos. Muitos outros métodos de gerenciamento de projeto e frameworks começam com as atividades. Talvez você tenha ouvido o termo “Estrutura Analítica de Trabalho”.

A abordagem do PRINCE2 para planos tem os 7 passos seguintes que são fáceis de entender.

Estes passos são usados para criar o Plano do Projeto, o Plano de Estágio e algumas das podem ser tomadas para criar o Plano da Equipe Especialista.

Passo 1: Design do Plano

Esse título deveria ser “Escolher o Formato do Plano”, já que isso é o que a maioria dos Gerentes do Projeto fazem no mundo real. Se o projeto é parte de um Programa, o Programa provavelmente terá uma abordagem comum para o planejamento, que poderia então ser adaptada pelo projeto.

Algumas dicas a considerar para esta Etapa - Design do Plano:

Passo 2: Introdução ao Planejamento Baseado em Produtos

O PRINCE2 utiliza a técnica de Planejamento Baseado em Produtos para identificar e analisar os produtos necessários. As quatro etapas no planejamento baseado em produtos são:

O Planejamento Baseado em Produtos é um processo iterativo, e tem uma série de benefícios:

EAP etapa 1: Redigir a Descrição do Produto do Projeto

O primeiro passo no planejamento baseado em produtos é redir a Descrição do Produto do Projeto. Esta é uma descrição do produto principal que o projeto irá produzir (por exemplo, o “Bloco de Apartamento”). Nós já cobrimos este item no Tema Qualidade e aprendemos que uma descrição detalhada do produto do projeto é muito importante entender o que precisa ser produzido pelo projeto e também entender qual qualidade é necessária.

O Usuário Principal é responsável por fornecer as informações sobre a Descrição do Produto do Projeto. O Gerente do Projeto irá coordenar o trabalho na preparação deste documento. Ele consultará o Usuário Principal, Executivo e outros especialistas. A Descrição do Produto do Projeto deve ser tão detalhada e completa quanto possível; e que pode ter a seguinte composição.

PBP etapa 2: Criar a Estrutura Análitca de Produtos

Um produto do projeto é dividido em grandes produtos, que por sua vez são divididos em mais produtos o que proporciona uma visão hierárquica. Isso é chamado de uma Estrutura Analítica de Produtos (EAP). Também poderia ser usado um diagrama de “mapa metal “. Na verdade, sugerimos que você comece com um mapa mental. Não se preocupe em quão bem você consegue fazer isso. Se você puder usar a EAP para ajudar a explicar como você vê as peças do projeto para outra pessoa, então você está no caminho certo.

Ao criar uma Estrutura Analítica de Produtos, você deve considerar os seguintes pontos:

Planejamento baseado em produtos - Exemplo:

EAP passo 3: Redigir as Descrições de Produtos

Uma Descrição de Produto normalmente é redigida para cada um dos produtos identificados na Estrutura Analítica de Produtos, se necessário. Aqui estão algumas coisas a considerar ao criar as Descrições de Produtos. Lembre-se de que informações de qualidade formam uma boa parte dessas descrições.

EAP Step 4: Diagrama de Fluxo de Produtos

Um Diagrama de Fluxo de Produto define a seqüência em que os produtos do plano serão desenvolvidos e mostra as dependências entre eles. O diagrama também mostra os produtos que estão fora do escopo do Projeto. Uma vez que este diagrama está concluído, os próximos passos seriam de considerar as atividades que são necessárias, bem como a estimativa e o cronograma.

Aqui estão alguns pontos a considerar ao criar um diagrama de fluxo de produto:

Um bom exemplo de um Diagrama de Fluxo de Produto é o diagrama de montagem que você recebe quando compra a mobília na “Compre e Faça Você Mesmo”. Seus diagramas mostram as etapas que você deve seguir.

Diagrama de Fluxo de Produto – Website Livro

Passo 3: Identificar atividades e dependências

Atividades: O objetivo é fazer uma lista de atividades que precisam ser feitas, e isso é muito mais fácil; agora que você tem as informações dos documentos do Planejamento Baseado em Produto com a Estrutura Analítica de Produtos, o Diagrama de Fluxo de Produtos e as Descrições de Produtos.

Dependências: Olhar para as dependências entre as atividades e observá-las. Existem dois tipos de dependências principais:

– Internas e Externas – e há uma pista no nome. Dependências internas estão dentro do projeto, enquanto as externas denotam de fora.

Passo 4: Preparar Estimativas

A estimativa é decidir quanto tempo e quantos recursos são necessários para realizar um trabalho em um padrão aceitável. O Gerente de Projeto deve fazer a menor quantidade de estimativa quanto possível, pois é melhor pedir a alguém que tem mais experiência naquele trabalho específico. Assim o Gerente de Projeto deve facilitar um workshop (oficina) e convidar as pessoas necessárias. Isso pode ser feito no mesmo workshop do Planejamento Baseado em Produtos.

A estimativa envolve:

Passo 5: Preparar o Crongrama

Este é o 5º passo da abordagem no PRINCE2 para os planos, há muitas abordagens diferentes para cronograma e mais e mais pessoas estão usando ferramentas computadorizadas para ajudá-las. O Gerente de Projeto já deve ter uma lista de todas as atividades, suas dependências e a tamanho do esforço das atividades antes que possam começar essa tarefa de cronograma. Então, aqui estão algumas das etapas que um Gerente de Projeto irá realizar:

Se você tiver feito o cronograma antes, você cobriu a maior parte destes passos. É claro que o PRINCE2 deu a cada um deles um nome e MS Project permite que você faça a maioria de uma só vez.

Passo 6: Documentar o Plano

Documentar o plano é o passo 6 na abordagem do PRINCE2 para Planos. O objetivo é adicionar narrativa, semelhante à seguinte, para ajudar a explicá-lo e identificar quaisquer restrições ou dependências:

A Lista de Produtos

A lista de produtos produto é uma lista dos produtos principais de um plano, incluindo as datas chaves para sua entrega. A lista de Produtos pode ser uma planilha que irá conter as seguintes informações (descritivas, datas planejadas e reais):

Sabemos que alguns Gerentes de Projeto usam a Lista de Produtos. É uma maneira muito simples de comunicar o progresso do projeto às partes interessados e também é a nossa preferida ferramenta de planejamento, por toda facilidade que apresenta.

Papéis e Responsabilidades

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Pedro Pardelinha