PRINCE2 wiki
« Temas

Mudanças

Also available in: English Nederlands Français Español Polski Italiano

Um dos maiores issues que muitos Gerentes de Projeto têm é a capacidade de dizer não, ou pelo menos é isso que gostariam de dizer quando lhes são solicitados para adicionar mais requisitos para o projeto. Isso claro, depende da organização. Os Gerentes de Projeto que dizem não, geralmente não são vistos como membros da equipe e podem desenvolver rapidamente uma reputação de não cooperativos.

Em alguns projetos, pode haver pressa para iniciar o projeto e, assim, a quantidade de tempo necessária para definir os requisitos e Descrições de Produtos não é utilizada e, como consequencia, o orçamento ERRADO é definido para o projeto. Mais tarde uma funcionalidade aparentemente adicional deve ser incluída e o Gerente de Projetos precisa saber como lidar com essa situação. Está pronto e criado um ambiente propício para o fenômeno chamado por Ernani Marques (linkedin) como Propagação de Erros em Projetos.

Uma das coisas que gostamos bastante no Tema Mudança é que ele mostra a você, na qualidade de Gerente de Projeto, que você não tem que dizer Não ou Sim; mas quando solicitado a adicionar uma nova funcionalidade, você pode até mesmo agradecer a pessoa por sugerir a alteração, e então lhe fornecer um formulário de Solicitação de Mudanças para preencher e oferecer sua ajuda se necessário. Você, em seguida, promete dar seguimento a essa Solicitação de Mudança, e deixa claro ao solicitante que quem vai decidir sobre essa solicitação será a Autoridade de Mudança ou o Comitê Diretor do Projeto.

O Tema Mudanças também descreve os papéis e responsabilidades do Executivo e do Comitê Diretor do Projeto; Isso é útil, pois talvez você precise lembrar o executivo disso. É fácil encontrar projetos onde o Executivo é a própria pessoa que coloca pressão sobre o Gerente de Projeto para permitir mudanças influenciem o projeto, sem fornecer recursos adicionais. Assim, este tema irá mostrar-lhe como lidar com estas situações.

A maioria dos Gerentes de Projeto também estão cientes de que necessitam cuidar dos produtos produzidos pelo projeto; isso é chamado de Gerenciamento de Configuração. Isso envolve principalmente o rastreamento de Mudanças, certificar-se de que as pessoas corretas têm acesso às últimas versões dos documentos de linha de base e proporcionando um local de armazenamento central e acessível. Algumas empresas fornecem um sistema de documentação de TI de fácil uso o que torna mais fácil para o Gerente de Projeto gerenciar, controlar e distribuir informações do projeto. Outras empresas fornecem sistemas que são muito difíceis de usar e, portanto, acabam não sendo usados. A boa notícia é que é muito simples de se obter um sistema online de fácil utilização que irá fornecer a maioria das funcionalidades necessárias, incluindo a proteção de acesso à informação.

O último ponto antes de seguirmos é que a maioria dos Gerentes de Projeto não planejam qualquer tempo para atividades de Gerenciamento de Configuração e acreditam que isso é algo que podem fazer numa tardezinha, ou talvez, enquanto está em uma conferência telefônica….. Cuidado!!!! É uma idéia muito boa planejar este trabalho.

Propósito

O propósito do conhecimento no Tema Mudanças destina-se a ajudá-lo a identificar, avaliar e controlar qualquer mudança potencial dos produtos que já foram aprovados em relação à linha de base. O Tema Mudanças não trata apenas sobre solicitação de mudanças, mas é também sobre o tratamento de issues que surgem durante o projeto. Na verdade, é melhor dizer que o Tema Mudanças oferece uma abordagem comum para Issue e Controle de Mudanças.

A mudança é inevitável em qualquer projeto e todos os projetos precisam de uma boa abordagem para identificar, avaliar e controlar os issues que podem resultar em mudança. Este tema fornece uma abordagem para Issue e Mudanças.

Afinação

O Controle de Issues e de Mudancas acontece durante todo o ciclo de vida do projeto. Lembre-se, o objetivo não é impedir mudanças, mas para obter mudanças acordadas e aprovadas antes de serem executadas.

Cada projeto requer um Sistema de Gerenciamento de Configuração que rastreia os produtos e registra quando os produtos são aprovados e linha de base efetuada; e ajuda a garantir que as versões corretas estão sendo utilizadas durante o projeto e entregues ao cliente.

Definições

Gerenciamento de Configuração

Gerenciamento de configuração é a atividade técnica e administrativa referente à criação, à manutenção e às mudanças controladas da configuração de um produto. Esta é uma maneira agradável de dizer que a Gerenciamento de Configuração é está relacionado a cuidar dos produtos do projeto.

Item de configuração

Um item de configuração é o nome dado a uma entidade (ou item) que é gerenciado pelo Gerenciamento de Configuração.

Você também poderia dizer que um Item de Configuração é qualquer coisa que você deseja rastrear durante o projeto.

Release

Um Release é um conjunto completo e coerente de produtos que são gerenciados, testados e implantados como uma única entidade para ser entregue aos usuários. Um exemplo de uma Release poderia ser uma nova versão de um Notebook com uma certa versão de Sistema Operacional (OS), CPU específico, BIOS específico e certas versões de aplicativos.

Issues

O PRINCE2 usa o termo Issue para cobrir qualquer evento relevante que aconteceu, que não foi planejado e que requer alguma ação de gerenciamento (por exemplo, um questionamento ou uma requisição de mudança). As Issues podem ser geradas a qualquer momento durante o projeto e por qualquer pessoa.

Existem 3 tipos de issues; elas são:

A abordagem do PRINCE2 para Mudanças

A abordagem de issue e Gerenciamento Mudança será decidida no primeiro estágio (Estágio de Iniciação). Essa abordagem pode ser revista no final de cada estágio do processo Stage Boundary.

O PRINCE2 tem seis produtos de gerenciamento que são usados para controlar issues, mudanças e Gerenciamento de Configuração.

Estratégia de Gerenciamento de Configuração

O documento de Estratégia de Gerenciamento de Configuração contém a estratégia de como serão tratadas as issues e mudanças no projeto. Uma das primeiras perguntas que o Gerente de Projeto deve fazer é: Quais são os padrões existentes na empresa para Issue e Controle de Mudanças?

Se o projeto estiver em um ambiente de Programa, normalmente haverá um modelo de Estratégia de Gerenciamento de Configuração disponível. A Estratégia de Gerenciamento de Configuração deve responder às seguintes perguntas:

Assim como os outros 3 documentos de estratégia, o documento de Estratégia de Gerenciamento de Configuração é criado no estágio de iniciação no processo Initiating a Project pelo Gerente do Projeto e será aprovado pelo Comitê do Projeto.

Priorizar as issues

Há muitas maneiras de priorizar uma Requisição de Mudança e o PRINCE2 introduz a simples técnica MoSCoW para ajudar com isso. As iniciais de MoSCoW são, Must have (Deve ocorrer), Should have (Deveria Ocorrer), Could have(Poderia ocorrer) and Won’t have for now (Não ocorrerá- por enquanto). Veja maiores detalhes:

No entanto, pode ser difícil de explicar que estes quatro níveis de priorização para um solicitante e na maioria das vezes eles querem dizer que a sua Requisição de Mudança é muito importante. Então, aqui estão algumas simples perguntas que devem ajudá-lo a obter as informações corretas do solicitante:

Gravidade

A técnica MoSCoW é boa para priorizar, mas qual é a classificação da gravidade de uma issue?

Exemplo: Você pode usar uma escala de números como 1-5 ou palavras de significado como menor, significante, maior e crítica.

Você pode vincular um nível de gravidade a uma issue, ligando uma gravidade a um papel.

Autoridade de Mudança e Orçamento para Mudanças

A Autoridade de Mudanças é uma pessoa ou grupo que consideram as requisções de mudança e não conformidades. É de responsabilidade do Comitê Diretor do Projeto, assim eles podem fazer isto eles mesmos, o que é mais comum quando poucas mudanças são esperadas; ou eles podem atribuir isso a outras pessoas. Se muitas mudanças forem esperadas, então isso irá demandar muito do tempo do Comitê Diretor do Projeto e é melhor dar autoridade a outra pessoa ou grupo de pessoas.

Que tipo de pessoas pode assumir esse papel?

Isso tudo depende do tamanho e valor do projeto, o Orçamento para Mudança, a quantia que a Autoridade de Mudança pode gastar em cada mudança e outros fatores. Assim, poderia ser um “braço” do Executivo, alguém do Comitê, uma pessoa do Financeiro ou qualquer outra pessoa competente. Deve ser capaz de representar o Negócio.

A Autoridade de Mudanças terá um Orçamento para Mudanças, que é uma soma em dinheiro que o cliente e o fornecedor concordam em usar para financiar o custo das Requisições de Mudanças. É aconselhável ter um orçamento de mudança para cada projeto. O Comitê Diretor do Projeto pode limitar o custo de uma única mudança ou limitar o montante a ser gasto por estágios.

O processo de Controle de Mudança é uma ferramenta muito importante para o Gerente do Projeto. Vamos dar-lhe um exemplo. Você tem membros seniores da organização que requisitam mudanças e você não quer aparecer negativo ou ser forçado a adicionar algo novo que vai colocar o projeto em risco. Assim quando lhe pedirem para adicionar algo novo ao projeto, você pode começar dizendo “Certamente. Este é o nosso processo de Requisção de Mudança e aqui está o nosso formulário de Requisção de Mudança. Eu posso explicar isso para você ou ajudá-lo a preencher-lo”. Adicionalmente, você poderá explicar por que tal formulário é importante para o Projeto e para a Organização. Você pode então passar a requisçao de mudança para a Autoridade de Mudanças e você nunca tem que dizer não e pode aparecer assim útel em todos os momentos.

O Procedimento de Gerenciamento de Configuração

Gerenciamento de configuração é um conjunto de atividades que mantem e controlam as mudanças para cada produto durante todo o ciclo de vida do projeto, e depois que o projeto está concluído. Ou seja, olhar e acompanhar os produtos do projeto. O PRINCE2 sugere que as seguintes 5 atividades sejam seguidas:

Planejamento

Decidir quais documentos e produtos que você deseja controlar, então o que você acha que é importante?

Ex.: um projeto de CRM: Você pode desejar acompanhar os seguintes documentos:

Produto Principal, todos os principais componentes, documentos de design, processos, documentação do usuário

Ex.: um projeto para um evento para 100 participantes, você pode querer olhar:

Lista de convidados, notas dos palestrantes, panfletos, informações históricas restauradas, contratos locais, etc.

Identificação

Decidir como identificar cada produto exclusivos do projeto (decidir sobre um sistema de codificação).

Código do Produto - Initials do Dono - Número da Versão - Número da última modificação

Controle

Controle está relacionado a como controlar as alterações feitas aos produtos durante o projeto, como uma vez que um produto é aprovado “nada se move e nada muda sem autorização”. Linha de Base de Produtos também é usada para comparar a situação atual com os objetivos anteriores definidos.

Controle também lida com o armazenamento e a distribuição de cópias, controle de acesso, arquivamento e outras atividades de gerenciamento e produtos especialistas.

Dica: Pense em um projeto recente que você trabalhou e como você controlava o acesso a documentos e impedia que outros usuários de fazer alterações ao acordaram os documentos.

Descrição de Status

Isso é algo que talvez você nunca fez ou nunca viu em um projeto, mas é bom saber que esta atividade existe e pode ser usada se necessário. Isto está muito relacionado aos dados armazenados nos documentos RIC e o estado dos produtos; geralmente com os dados:

Verificação e auditoria

Isto é para verificar se os produtos estão em conformidade com os dados do Registro de Itens de Configuração. Por exemplo: certos usuários têm acesso às versões de produto correto? Estão os produtos onde eles deveriam estar? Eles têm os números de identificação corretos? Estão os produtos assegurados?

Procedimento de Controle de issues e de Mudanças

Controle de Issue e de Mudanças está relacionado em como lidar com issues, que poderia ser a requisição de mudança, Não conformidade e Problema/Preocupações (ou outro). Existem 5 passos para Issue e Gerenciamento de Mudanças: Capturar, Examinar, Propor, Decidir e Implementar. Dica: CEPDI

Lidar com Issues do Projeto

Papéis e Responsabilidades

discussion icon PRINCE2 wiki is open-source and published for free under a Creative Commons license.

discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Pedro Pardelinha