Business Case

O propósito do conhecimento do Tema Business Case é “prover uma estrutura para avaliar se o Business Case é desejável, viável, realizável e se vale a pena continuar o investimento que é feito durante o projeto”. Pode-se também dizer que o Tema Business Case provê um mecanismo para avaliar se o projeto é (e permanece) desejável e realizável.

Analisemos novamente tal afirmação por partes:

• Prover uma estrutura: Fornecer orientações e diretrizes a serem seguidas.
• Desejável: Determinar se este produto é realmente necessário.(Benefícios versus desvantagens)
• Viável: É possível realizar? Somos capazes de entregar?
• Realizável: É possível entregar o benefício?
• O investimento continuado vale a pena? Se não vale, então o projeto deverá ser interrompido.

Justificativa de Negócio

“Justificativa de Negócio” é um termo popular em vários métodos, agora usado pelo PRINCE2 e que significa que há uma razão de negócio válida para realizar o projeto, a qual continua a ser válida durante todo o projeto. Se o Business Case se torna inválido durante o projeto, o projeto deverá ser encerrado. A justificativa de negócio também é um dos 7 princípios do PRINCE2.

O que um Business Case faz para o projeto?

O Business Case reúne as informações para permitir que a organização avalie se um projeto é desejável, viável e realizável e, portanto, vale a pena investir nele. O Business Case é normalmente desenvolvido no início do projeto, a menos que ele seja fornecido pela Gerência Corporativa ou do Programa. Uma vez criado, ele é mantido ao longo da vida do projeto. Uma boa pergunta para se fazer aqui é “Por que o Business Case é mantido e o que isso significa?”

Consideremos o seguinte exemplo para explicar isso. Sua empresa investirá €100.000 em um aplicativo de vendas e espera obter um retorno sobre seu investimento em 20 meses, devido à redução no quadro pessoal em duas pessoas da área administrativa, pois se exigirá menor volume de trabalho administrativo. Os clientes poderão encomendar e visualizar online todas as informações de sua conta e não precisarão telefonar com tanta freqüência. Como se inferir, isto parece ser um bom projeto.

Contudo, após 3 meses com o projeto rodando, depara-se com o seguinte: Dois dos seus maiores clientes não desejam usar aplicativos baseados na Web em seu departamento de compras, então você precisará manter uma pessoa no setor administrativo. O retorno sobre o investimento (ROI) mudará e assim serão 32 meses ao invés 20 para recuperar o custo do projeto. O Business Case precisa ser atualizado com esta informação.

Como Gerente do Projeto, você quer mostrar que o projeto ainda vale a pena ser feito (se você acreditar que é), mas deverá recomendar ao Comitê Diretor do Projeto que o encerre se o projeto não mais valer a pena.

Como se pode ver, o Gerente de Projeto estará constantemente perguntando a si mesmo: “O investimento continuado neste projeto ainda vale a pena?”

O PRINCE2 pressupõe que haverá um cliente que está solicitando um produto, o qual pagará por ele e provavelmente o usará. O PRINCE2 também pressupõe um Fornecedor que produzirá o produto. Tanto o cliente quanto o fornecedor podem existir dentro da mesma empresa (dois departamentos diferentes), ou o fornecedor pode ser externo.

Como descrever melhor o que se obtém de um projeto?

O PRINCE2 utiliza os termos “Saídas, Resultados e Benefícios”, os quais termos ajudam a descrever o que obtemos de um projeto:

• Para entender “Saídas” Qual é o produto que será entregue pelo projeto?
• Para entender “Resultados” O que os usuários podem fazer melhor com este produto?
• Para entender “Benefícios”: Quais melhorias mensuráveis com o bom uso deste produto?

O caminho para a criação do Business Case

O Business Case é desenvolvido no Estágio de Iniciação (IP) e mantido durante o projeto. O Business Case é verificado primeiramente pelo Comitê Diretor do Projeto, de modo que o projeto possa ser iniciado. Em seguida, ele é novamente verificado em pontos de decisão-chave durante o projeto, como por exemplo ao final de cada estágio.

Há 4 etapas na criação do Business Case:

• Desenvolver: Desenvolver o Business Case
• Verificar: Verificar o Business Case
• Manter: Manter o Business Case
• Confirmar os Benefícios: Definidos no Plano de Revisão de Benefícios

Passo 1: Desenvolver (Criar) o Business Case

O Executivo é responsável pela criação do Business Case, mas ele pode ser redigido por outras pessoas ou com a ajuda de terceiros. Por exemplo, o Executivo pode envolver alguém do departamento financeiro para lhe assessorar com as informações financeiras

• Antes do início do projeto: O documento Proposição de Projeto geralmente contém um esboço do Business Case e explicará as razões pela quais o projeto é necessário.
• Pré-Projeto(SU): As informações do Business Case Preliminar são extraídas da Proposição de projeto, são copiadas e melhoradas para o Business Case Preliminar e serão partes integrantes do Sumário do Projeto.
• Initiating a Project (IP): O documento Business Case Preliminar é expandido para o documento Business Case Detalhado (geralmente pelo Executivo, com a ajuda de outras pessoas) e se torna parte do DIP.

Passo 2: Verificar o Business Case (Comitê Diretor do Projeto)

O que significa verificar o Business Case?

Significa determinar se o Business Case ainda vale a pena;

Esta verificação é feita em vários pontos do projeto pelo Comitê Diretor.

Pergunta: Que momento você acha que seriam bons pontos no projeto para o Comitê Diretor verificar o Business Case (checar se o Business Case ainda vale a pena)?

Dica: Os pontos de decisão do Comitê Diretor do Projeto.

Pontos de verificação do Comitê Diretor do Projeto:

• Ponto de verificação 1: Ao final do processo “Starting Up a Project " (Pré-Projeto);
• Ponto de verificação 2: Ao final do Estágio de Iniciação;
• Ponto de verificação 3: Ao início de cada novo estágio de entrega.
• Outros pontos de verificação se dão onde quer que o Business Case seja atualizado ou revisado. Exemplo: O Gerente de Projeto verificará a contínua justificativa do negócio durante o processo Stage Boundary. Em outras palavras, o Business Case é usado para justificar a contínua viabilidade do projeto.

O Executivo é responsável por assegurar que o projeto de fato gera valor a partir do dinheiro investido e está alinhado com os objetivos corporativos, além de assegurar às outras partes interessadas que o projeto permanece viável. Assim, o Executivo é a pessoa responsável pelo projeto e não o Gerente de Projeto.

Passo 3: Manter o Business Case

O que significa manter o Business Case?

Manter o Business Case significa mantê-lo atualizado (daí o conceito de “documento vivo”) de modo que este reflita o que está acontecendo no projeto, o que pode ser feito ao se avaliarem riscos ou issues, ou ao final de um estágio. Algumas mudanças típicas podem ser um aumento ou uma redução no custo, novas informações sobre um risco etc.

Assim, quando é uma boa hora para atualizar o Business Case durante o projeto? Um bom momento para atualizar o Business Case é ao final de cada estágio, quando se saberá o custo verdadeiro do último estágio e talvez até mesmo o custo atualizado do próximo estágio, juntamente com quaisquer informações sobre issues e riscos.

Etapa 4: Confirmar os Benefícios

Os Benefícios são identificados e anotados no início do projeto, no documento “Plano de Revisão de Benefícios” e no Business Case. Para cada benefício, você precisa incluir como o benefício será medido e quando este benefício será realizado. Esta informação é colocada no Plano de Revisão de Benefícios.

Exemplo de mensurável:

X% de redução de custos, X% de aumento nos lucros

Os Benefícios são geralmente realizados depois que o projeto é encerrado, mas alguns o podem ser durante o projeto. O passo Confirmar os Benefícios verifica se os benefícios esperados foram (ou serão factíveis de serem) realizados.

O Plano de Revisão de Benefícios

O propósito do Plano de Revisão de Benefícios é identificar os benefícios e, ainda mais importante, selecionar como os benefícios podem ser mensurados. Em outras palavras, o Plano de Revisão de Benefícios é utilizado para planejar a avaliação dos benefícios, podendo-se então comparar os novos resultados com a situação atual, de modo que a situação atual se torne a linha de base.

Portanto, o propósito do Plano de Revisão de Benefícios é:

• Definir claramente como medir os benefícios.
• Definir as atividades necessárias para medir os benefícios esperados do projeto.

O Plano de Revisão de Benefícios deve incluir informações sobre a Linha de Tempo esperada para os benefícios e é criado no Estágio Iniciação / Processo IP pelo Gerente de Projeto. O Usuário Principal é responsável por especificar e realizar os benefícios.

Por que o Usuário Principal deve ser responsável por especificar e realizar os benefícios?

O Usuário Principal representa os usuários que estão pedindo por um novo produto, devendo assim ser capaz de descrever os benefícios esperados. As descrições dos benefícios devem mostrar que o projeto gerará valor em troca do dinheiro investido. (O investimento vale a pena.)

O Usuário Principal é então responsável por usar o produto para obter os benefícios, tornando-se ainda mais responsáveis perante o Ambiente da Corporação ou Programa. Isto também garantirá seu contínuo compromisso durante e após o projeto.

O conteúdo de um Business Case

O Business Case deve descrever as razões para o projeto e incluir informações sobre os custos, riscos e benefícios esperados. O Business Case contém as seguintes partes:

• Sumário Executivo: Pequena visão geral do Business Case encaminhada à alta gerência
• Razões: Razões para fazer o projeto (extraídas da Proposição de Projeto)
• Opções de Negócios: O PRINCE2 ensina que há sempre três opções a considerar sobre qualquer investimento, quais sejam:
  • Nada fazer: pode soar um pouco estranho, mas considere este exemplo: Suponha que descubramos que os benefícios do projeto de Vendas não serão alcançados, pois mais de 66% dos clientes jamais desejem fazer pedidos online e preferem usar o telefone. Então o melhor é nada fazer. A opção “Nada fazer” sempre deve ser a primeira delas, pois o Comitê Diretor do Projeto comparará o fato de não fazer nada com outras opções apresentadas que exijam investimentos.
  • Fazer o mínimo: normalmente exigiriam uma detalhada Análise do Negócio, indicando os custos, os benefícios, o desejo e a viabilidade.
  • Fazer algo: normalmente exigiriam uma detalhada Análise do Negócio, indicando os custos, os benefícios, o desejo e a viabilidade.
• Benefícios Esperados: Liste cada Benefício e como e quando ele pode ser mensurado.
• Contra Benefícios (desvantagens) esperados: De acordo com o PRINCE2, um “contra-benefício” é um resultado visto como negativo por uma ou mais partes interessadas. Outro nome pode ser “efeito colateral negativo”. Por exemplo, com uma aplicação CRM online, 50% do atual pessoal de apoio de vendas poderão ter de procurar um novo emprego.
• Prazo: Início e fim do projeto, quando os benefícios serão realizados.
• Custos: Custo para o projeto mais custos esperados para a manutenção permanente após o projeto
• Avaliação do Investimento: Informações e cálculo do ROI / (Custos X Benefícios)
• Principais Riscos: Resumo dos principais riscos (extraído dos Registros de Riscos)