Controlling a Stage

É um Processo do Gestor de Projeto para que ele atribua o trabalho a ser feito, monitore este trabalho, lide com issues, reposte o progresso ao Comitê Diretor do Projeto e tome ação corretiva para garantir que estágio se mantenha dentro da tolerância acordada com o Comitê Diretor.

Objetivo

O objetivo do processo Controlling a Stage é garantir que:

• Atenção é focada na entrega dos produtos;
• Manter Riscos e Issues sob controle;
• Manter o Business Case em análise e revisão;
• Entregar os produtos do estágio de acordo com a qualidade, prazo e custo acordados e obter os benefícios definidos (caso o projeto tenha benefícios intermediários a serem auferidos).

Contexto

O processo Controlling a Stage descreve o trabalho do Gerente do Projeto, como ele faz o gerenciamento do dia a dia do estágio, e é onde o Gerente do Projetos faz a maior parte do seu trabalho.

Durante um estágio, o Gerente do Projeto vai repetir as seguintes tarefas:

• Autorizar o trabalho a ser feito (delegar trabalho, em forma de Pacotes de Trabalho, para os Gerentes da Equipe Especialista);
• Monitorar informações de progresso para este trabalho usando Relatórios de Ponto de Controle e Registo da Qualidade;
• Análisar a situação atual em relação ao Plano de Estágio, aprovar os Pacotes de Trabalho concluídos e emitir novos Pacotes de Trabalho;
• Relatar destaques ao Comitê Direto do Projeto atrabvés dos Relatórios de Destaques;
• Prestar atenção para issues, avaliar issues e lidar com issues e riscos;
• Tomar quaisquer medidas corretivas necessárias.

Como mencionado acima, o Gerente do Projeto irá continuar a repetir essas tarefas até que todos os produtos planejados para o estágio tenham sido concluídos e, em seguida, começa a se preparar para o Processo Stage Boundary. Toda essa seqüência de atividades será repetida para cada estágio do projeto.

No final do último estágio, o processo Closing a Project será acionado e, portanto, o Gerente do Projeto vai começar a preparar o projeto para o encerramento.

Atividades

• Autorizar um Pacote de Trabalho – Atribuir e efetuar acordos com o Gerente da Equipe Especialista
• Revisar o Status do Pacote de trabalho – Verificar o progresso Pacote de Trabalho
• Receber Pacotes de Trabalho Concluídos – Verificar a qualidade e o Gerenciamento de Configuração
• Revisar o status do estágio – Continuamente comparar o estado atual ao Plano de Estágio
• Relatar Destaques – Relatórios regulares para o Comitê Diretor do Projeto
• Capturar and examinar issues e riscos – Categorizar e avaliar o impacto
• Escalar issues e riscos – Criar Relatórios de Exceção e enviar ao Comitê Diretor do Projeto
• Tomar ações corretivas – Resolver issues enquanto mantém o estágio nas dentro das tolerâncias acordadas

Entradas

O gatilho para iniciar cada processo CS é a autorização do Comitê Diretor do Projeto para o início de um estágio; As principais entradas são o Plano de Estágio e as informações do DIP

Saídas

• Relatórios de Destaques são usados para manter o Comitê Diretor do Projeto atualizados sobre o progresso do estágio até à data;
• O Gerente do Projeto constantemente revisa issue, riscos e qualidade e, portanto, atualiza os Registros de Issue, Risco e Qualidade.
• Relatórios de Issue (inclui requisição mudanças) são utilizados para escalar issues ao Comitê Diretor do Projeto;
• Relatórios de Exceção são usados para informar se o estágio está fora da tolerância ou tem tendência de sair da tolerância;
• O processo Stage Boundary começa perto do final da estágio atual.

Papéis e Responsabilidades

• Comitê Diretor do Projeto
  • Dar conselhos ao Gerente do Projeto
• Garantia do Projeto
  • Dar conselhos ao Gerente do Projeto
• Gerente do Projeto
  • Todas as atividades do dia a dia são realizadas pelo Gerente de Projeto
  • Criar ou atualizar todos os documentos de gerenciamento do CS
• Gerente da Equipe Especialista
  • Enviar Relatórios de Ponto de Controle (Processo MP)