Closing a Project

O propósito do processo Closing a Project é fornecer um ponto fixo para verificar se o projeto atingiu seus objetivos e que os produtos tenham sido aceitos.

Objetivo

Os objetivos do Processo Closing a Project são:

• Verificar a aceitação por parte dos usuários em relação aos produtos do projeto;
• Garantir de que os produtos podem ser suportados depois que o projeto é desmobilizado;
• Revisar o desempenho do projeto. Isto é feito comparando-se o projeto realizado com as respectivas linhas de base dos documentos;
• Avaliar os benefícios já realizados e o Plano de Revisão de Benefícios referente aos benefícios que serão realizados depois do projeto concluído;

Endereçar issues abertos e riscos acompanhados de ações recomendadas.

Todas as informações são passadas ao Comitê Diretor do Projeto, pois é o Comitê Diretor do Projeto que oficialmente encerra o projeto; o Gerente do Projeto apenas prepara o projeto para o encerramento. Como você pode imaginar, é o Gerente do Projeto quem faz todas as atividades no processo Closing a Project.

Contexto

Projetos podem ser encerrados, naturalmente, quando todo o trabalho foi concluído, ou o Comitê Diretor do Projeto pode solicitar um Encerramento Prematuro.

Se você olhar para o Diagrama de Modelo de Processo, você verá que o processo Closing a Project é o último processo sobre o nível da gerência, portanto, o último processo para o Gerente do Projeto trabalhar. É bom lembrar que o processo Closing a Project é a última parte do último estágio do projeto.

O projeto deve ter um fim claro com a entrega correta de informações e responsabilidade. Um final claro para o projeto significa o seguinte:

• Verificar que foram cumpridos os objetivos iniciais;
• Transferência de propriedade de produtos ao cliente;
• Identificar todos os objetivos não alcançados para que eles possam ser abordados no futuro;
• Dissolver a equipe do projeto e certifique-se de que não haverá mais custos para o projeto.
• O Gerente do Projeto prepara o encerramento do projeto e fornece as informações necessárias para o Comitê Diretor do Projeto. É o Comitê Diretor do Projeto que então toma a decisão de encerrar o projeto. Na verdade, isso é chamado de “Autorizar encerramento do projeto”.

Atividades

Há 5 atividades no processo Closing a Project para o Gerente do Projeto e elas são:

• Preparar um Encerramento Planejado: Confirmação da conclusão e aceitação de produtos.
• Preparar o Encerramento Prematuro (opcional: No lugar de “Preparar Encerramento Planejado” caso solicitado pelo Comitê Diretor do Porojeto.
• Passar Produtos para a operação: Entregar os produtos aos clientes, conforme descrito no Documento de Estratégia de Gerenciamento de Configuração.
• Avaliar o projeto: Comparar os objetivos do projeto com os dados efetivos e redigir o Relatório Final do Projeto.
• Recomendar o encerramento do projeto: Enviar uma notificação ao Comitê Diretor do Projeto para o enncerramento do projeto.

Entradas

Como você pode ver, existem dois gatilhos para o processo CP: um encerramento natural no final do projeto e um encerramento prematuramente que vem do Comitê Diretor do Projeto. Os principais documentos do projeto são utilizados (veja o diagrama abaixo), já que o Gerente do Projeto necessita criar um Relatório de Final de Projeto e Preparar o Encerramento do Projeto.

Saídas

• Relatório de Lições:
• As informações virão das Notas de Lições;
• Estas Lições serão valiosas para projetos futuros e são passadas ao Comitê Diretor do Projeto.
• Recomendação de Ações subsequentes:
• São recomendações transmitidas às pessoas que darão suporte aos produtos;
• As informações virão do Registro de Issue (preocupações, requisições, etc.)
• Atualizar RIC (Registros de Itens de Configuração):
• Certificar-se de que todos os documentos de produtos no RIC estão atualizados.
• Rascunho de Notificação de Encerramento do Projeto:
• Isso é preparado pelo Gerente do Projeto para o Comitê Diretor do Projeto;
• O Comitê Diretor do Projeto usará para notificar as partes interessadas que o projeto está encerrado.
• Plano de Revisão de Benefícios Atualizado:
• O Gerente do Projeto atualizará o de Plano de Revisão de Benefícios, referente aos benefícios que devem ocorrer depois que o projeto é encerrado. A Gerência Corporativa ou do programa irá acompanhar essa revisão de benefícios.
• Relatório Final de Projeto:
• Este é um relatório sobre o desempenho do projeto;
• O Gerente do Projeto usará o Plano do Projeto, Business Case e muitas outras informações da linha de base do DIP para criar este Relatório Final do Projeto.
• Recomendar o Encerramento do Projeto
  • Finalmente, o Gerente do Projeto irá enviar uma recomendação de encerramento para o Comitê Diretor do Projeto.

Papéis e responsabilidades

• Gerente do Projeto
  • Criar ou atualizar todos documentos de gerenciamento relacionados ao encerramento
  • Relatório Final de Projeto, Relatório de Lições, Plano de Revisão de Benefícios, etc.
• Suporte do Projeto
  • Assitir o Gerente do Projeto (Documentos RIC, todos os Registros, etc.)