Processos

Um processo é um conjunto estruturado de atividades destinadas a alcançar um objetivo específico. O PRINCE2 tem atividades para o Starting up a Project (pré-projeto), para a execução de um projeto, e muitos outros. Ele agrupa essas atividades em processos.

PRINCE2 é uma abordagem baseada em processos para gerenciamento de projetos. Há sete processos que guiam você através do projeto, e cada um oferece um conjunto de atividades. Essas atividades ajudam a dirigir, gerenciar e entregar um projeto, e são descritos no manual do PRINCE2. Como qualquer processo, um processo PRINCE2 tem uma ou mais entradas, o processo age sobre a(s) entrada(s), e cria saídas definidas.

Os 7 processos PRINCE2 são:

• Starting up a Project
• Initiating a Project
• Directing a Project
• Managing a Stage Boundary
• Controlling a Stage
• Managing Product Delivery
• Closing a Project

Introdução aos Sete Processos

Como mencionado anteriormente, existem sete processos de gerenciamento no PRINCE2. Cada processo é da responsabilidade de um dos níveis de gerenciamento na organização do projeto, ou seja, o Comitê Diretor do Projeto, Gerente do Projeto ou Gerente da Equipe Especialista.

O Processo Directing a Project

Directing a Project é de responsabilidade do Comitê Diretor do Projeto do Projeto. Ele funciona desde o início do projeto até o seu fim. Note que o processo Starting up a Project acontece antes do início do projeto. Durante este processo Directing a Project, o Comitê Diretor do Projeto autoriza estágios do projeto e gerencia o projeto de forma global, usando o Gerenciamento por Exceção.

O Processo Starting up a Project

Este processo é de responsabilidade tanto do Gerente do Projeto quanto do Executivo. Este é o primeiro processo e é, de fato, conhecido como o processo de Pré-Projeto, referindo-se ao fato de que ela ocorre antes do início do projeto, já que o projeto só começa no Estágio de Iniciação. Neste processo, as razões para o projeto são estabelecidos, a equipe de gerenciamento de projetos é atribuída, e um Plano de Estágio é criada para executar o estágio de iniciação.

O Processo Initiating a Project

O processo Initiating a Project é o processo que define o produto do projeto, a qualidade do produto, o prazo do projeto, os custos, análise de risco e comprometimento de recursos, e monta o DIP (Documento de Iniciação do Projeto). O Plano do Projeto é criado e o Business Case detalhado para o projeto é finalizado. Toda esta informação é montada no Documento de Iniciação do Projeto.

O Processo Controlling a Stage

O processo Controlling a Stage é onde o Gerente do projeto faz a maior parte de seu trabalho. O Gerente do Projeto assiste ao Gerente de Equipe Especialista, toma medidas corretivas, observa mudanças, e comunica-se com as partes interessadas (o que inclui relatórios). Cada ação pode ser repetida muitas vezes pelo gestor do projeto até o estágio estar completo. O projeto é dividido em estágio para gerenciamento, eficiência e eficácia do controle.

O Processo Controlling a Stage monitora cada estágio e é repetido para cada estágio do projeto.

O Proceso Managing Product Delivery

O processo Managing Product Delivery é onde os produtos planejados são criados e está sob responsabilidade do Gerente da Equipe Especialista. É onde os Pacotes de Trabalho são executados, os produtos são criados e o trabalho é feito. O Gerente da Equipe Especialista recebe os pacotes de trabalho (são como uma lista de tarefas que criam produtos) do Gerente do Projeto, e devolve os Pacotes de Trabalho concluídos e testados de volta para o Gerente do Projeto.

O Processo Managing a Stage Boundary

O Processo Managing a Stage Boundary tem duas funções principais: (1) apresentação de relatórios sobre o desempenho do estágio atual e (2) o planejamento do próximo estágio. Assim, o Comitê Diretor do Projeto pode verificar quão bem o estágio tem feito contra o Plano de Estágio. Em outras palavras, este processo avalia o estágio e prepara para o próximo estágio. O Relatório de Final de Estágio e o Plano de Próximo Estágio são submetidos ao Comitê Diretor do Projeto.

O Proceso Closing a Project

O Processo Closing a Project abrange o trabalho de encerramento do projeto e este processo é a última parte do último estágio. O PRINCE2 sugere uma série de atividades a serem feitas para preparar o projeto para o encerramento, como Relatório Final de Projeto, Relatório de Lições Aprendidas e avaliar ou atualizar o Registros de Aceitação.

A saída deste processo será a base para confirmação pelo Comitê Diretor do Projeto para o enceramento, já o projeto é encerado pelo Comitê Diretor do Projeto no processo Directing a Project e não pelo Gerente do Projeto.

Ciclo de Vida do projeto

Pré-Projeto

O que acontece antes do início do projeto? Isso é conhecido como Pré-Projeto (projeto ainda não começou).

Alguém, em algum lugar, em algum momento tem uma idéia ou uma necessidade. Pode ser uma oportunidade de negócio ou algo que é necessário fazer para a empresa (por exemplo, uma mudança na legislação como uma redução de CO2). Esta idéia ou necessidade é o gatilho para o projeto.

A primeira etapa, que é tomada normalmente, é a criação de um documento a proposição de projeto. É por isso que dizemos que a proposição de projeto é o gatilho para o projeto. Uma proposição de projeto pode ser uma nota de uma página simples, um e-mail ou um documento estruturado com base em um modelo de prosição de projeto da empresa.

Há um número de atividade de Pré-Projeto a serem feitas e estas são referidas como start-up. E o PRINCE2 já sugere uma série de atividade no pré-projeto que devem ser efetuadas. Todas elas são contidas em um processo - O Processo Starting up a Project.

O principal objetivo do processo Starting up a Project é verificar se o projeto vale a pena. A proposição de projeto é expandida para o Sumário do Projeto e um plano é criado para o estágio de Iniciação. O Processo Starting up a Project está também relacionado a: como previnir que projeto pobres (com pouco resultado) comecem?

Depois que esse processo é concluído, o Comitê Diretor do Projeto revisa o Sumário do Projeto e o Plano de Estágio (Iniciação) e decide iniciar o projeto. Esta é a primeira decisão que o Comitê Diretor do Projeto toma.

Estágio de Inciação

Este é o primeiro estágio de um projeto e as atividades a serem realizadas para o início do projeto constam no proceso “Initiating a Project”. Os princípais objetivos do Estágio de Iniciação são:

• Definir a qualidade dos Produtos do Projeto, prazo do projeto, custos, análise de risco, comprometimento de recursos e compor/montar o Documento de Inciação do Projeto (DIP). O DIP contém quase todas as informações do projeto até à data, incluindo o Plano do Projeto.
• Cirar o Business Case Detalhado, documentar os benefícios e preparar um Plano de Revisão de Benefícios que descreverá como e quando os benefícios serão revistos/realizados.
• O Plano do Projeto é um plamo de alto nível para todo o projeto. O Plano de Estágio, que é muito mais detalhado, é criado também para o primeiro estágio de entrega (no processo Stage Boundary).

No fim do Estágio de Inciação, o Comitê Diretor do Projeto receberá o DIP, o Plano de Revisão de Benefícios e decidirá se autoriza o projeto ou não. Em termos simples, isso significa que o Comitê Diretor do Projeto decidirá (SIM ou Não) para permitir o inicio do projeto. Se sim, o DIP torna-se uma linha de base (e passa a ser alvo da Gestão de Configuração), então ele pode ser usado no futuro para comparar os objetivos do projeto com a situação realmente realizada.

Próximo Estágio ou Estágios posteriores

O Gerente de Projeto tem a responsabilidade de questões do dia-a-dia do projeto (estágio por estágio), e reporta ao Comitê Diretor do Projeto. O gerente do projeto tem as seguintes responsabilidades:

• Atribuir pacotes de trabalho aos Gerentes da Equipe Especialista;
• Certificar-se de que todos os produtos finais passaram nos testes da qualidade exigidos;
• Certificar-se de que o estágio está em consonância com o Plano de Estágio;
• Certificar-se de que as previsões estão dentro das tolerâncias do projeto.
• Todas estas atividades são feitas no processo Controlling a Stage.

Ao mesmo tempo, o gerente de projeto mantém um número de documentos, tais como o Diário do Projeto, Notas de Lições, Registro de Issue, Registro de Risco, Registro da Qualidade e Registro de Itens de Configuração. Estes serão discutidos nos capítulos subsequentes.

O Gerente do Projeto mantém o Comitê Diretor do Projeto atualizado sobre o progresso do projeto usando o Relatório de Destaques. Por exemplo, o Comitê Diretor do Projeto pode ter concordado em receber um Relatório de Destaques a cada duas semanas do Gerente do Projeto.

Pacotes de Trabalho são produzidos no processo Managing Products Delivery, e os Relatórios de Ponto de Controle são usados para manter atualizado o Gerente do Projeto de maneira regular.

Ao se aproximar do fim de um estágio, através do processo Managing a Stage Boundary, o Gerente de Projeto irá solicitar permissão para prosseguir para a próximo estágio e terá que fornecer as seguintes informações para o Comitê Diretor do Projeto: Business Case Atualizado, Relatório de Final de Estágio e Plano do próximo estágio.

O Comitê Diretor do Projeto usará as informações fornecidas pelo Gerente do Projeto para avaliar a viabilidade (o projeto precisa ser viável e desejável continuamente) do Projeto e decidirá por autorizar o próximo estágio; ou cancelar prematuramente o projeto.

Estágio de Final de Entrega

Durante o estágio final, o Gerente do Projeto aceitará (do Gerente de Equipe Especialista) e obterá a aprovação para os últimos produtos a serem produzidos, e focará no descomissionamento do projeto.

O Comitê Diretor do Projeto irá se certificar de que os destinatários dos produtos do projeto estão em uma posição de recebe-los e usá-los; e também irá verificar se eles serão apoiados depois que o projeto foi interrompido.

O processo Closing a Project é sempre a última parte do último estágio e descreve uma série de atividades que devem ser feitas, como:

• Avaliação do projeto, comparando-o ao plano original;
• Redigir o Relatório Final de projeto;
• Planejar a revisão de benefícios pós-projeto;
• Redigir e entregar o Relatório de Lições Aprendidas.

O Comitê Diretor do Projeto revisará os dados fornecidos pelo Gerente do Projeto e, em seguida, pode tomar a decisão de Autorizar o Encerramento do Projeto. O gerente do projeto, em seguida, pode deixar o empreendimento do projeto, sendo alocado a um novo projeto.