Gerenciar por exceção

Este é um termo que aqueles que são novatos em PRINCE2 provavelmente ainda não ouviram. Como é muito importante entender isto, começaremos com uma explicação simples para, em seguida, apresentar a definição dada pelo PRINCE2. Quando se trata de fatores como tempo, custo e escopo, o Gerente de Projeto tem alguma tolerância ou liberdade para trabalhar sem antes advertir o Comitê Diretor do Projeto de que há, ou pode haver, um problema (por exemplo, os custos poderiam mudar ± 10%). Se o problema é pequeno e ele permanece dentro das tolerâncias (por exemplo, os custos aumentam em 2% - menor que a tolerância de 10%), então o Gerente de Projeto poderá lidar com isso e não terá de alertar o Comitê Diretor do Projeto nem tomar o deles.

Cada nível da Organização do Projeto se vale do gerenciar por exceção para gerenciar o nível abaixo. O nível abaixo só deve notificar o nível de gerenciamento acima, se houver uma grande issue que está fora de sua tolerância. O nome dado no PRINCE2 para uma grande issue é Exceção, o que significa que a issue está fora da tolerância acordada.

Imagine você como membro do Comitê Diretor do Projeto. Se tudo estiver OK, você não tratará com o Gerente de Projeto exceto pelos relatórios regulares durante um estágio e ao final do estágio, a menos que haja uma exceção - daí o termo gerenciar por exceção. A definição do PRINCE2 para Gerenciar por Exceção é a seguinte: Um projeto PRINCE2 tem tolerâncias definidas para cada objetivo do projeto, de modo a estabelecer os limites de autoridade delegada.

O PRINCE2 lista 6 tolerâncias que podem ser definidas: Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Risco e Benefício.

• Prazo
• Custo
• Qualidade
• Escopio
• Risco
• Beneficio

Daremos exemplos somente para Qualidade, Escopo, Riscos e Benefícios, pois Prazo e Custo são mais fáceis de entender.

• Tolerância de Qualidade: Você está criando uma nova rede GSM (sigla comumente usada para se referir a um telefone celular) e você quer um teclado que funcione para um usuário médio durante 7 anos, mas a tolerância é de ± 5%;
• Tolerância de Escopo: Alguns requisitos para o novo GSM serão obrigatórios, além daquelas itens que são ‘bom ter’. O projeto pode decidir quais requisitos seriam “bons ter”, mas certamente deverá incluir os requisitos obrigatórios;
• Tolerância de Benefício: Os Benefícios são melhorias - resultantes do projeto – que sejam mensuráveis para uma ou mais das partes interessadas do projeto. Por exemplo, aumentar o Market Share em 5%, ou criar um novo e rentável segmento de mercado. Uma pergunta feita ao longo de todo o projeto é: “O projeto ainda está nos trilhos, de modo a atingir os benefícios esperados?”
• Tolerância de Risco: Usemos novamente o exemplo do GSM. Há um nível de tolerância estabelecido para o risco e se souber de algo que está acima daquele nível, deverá então notificar o Comitê Diretor do Projeto. Exemplo: Você descobre que o risco agora é muito alto, pois um dos fornecedores não poderá mais entregar uma câmera de 5 megapixels com as especificações corretas de integração. Isto pode causar muitos problemas para seu projeto.

Resumindo: Gerenciar por Exceção possibilita ao nível superior de gerenciamento uma forma de administração e controle do nível imediatamente inferior, não precisando assim ser “incomodado” por cada pequena situação.