Definir papéis e responsabilidades

Em qualquer projeto, as pessoas precisam saber o que fazer e o que podem esperar dos outros. Acreditamos, que este é um dos princípios que é mais importante acertar desde o início. O PRINCE2 afirma que um projeto deve ter bem definidos e acordados os papéis e as responsabilidades dentro de uma estrutura de organização, a qual envolva os interesses do Negócio, do Usuário, do Fornecedor e das Partes Interessadas.

Os projetos podem ter pessoas de diferentes departamentos ou empresas, e por isso é importante que o projeto tenha uma estrutura clara de equipe. Caso contrário, poderá ser impossível gerenciar o projeto.

De acordo com o PRINCE2, um projeto tem 3 partes interessadas principais. Elas são os Patrocinadores do Negócio, os Usuários e os Fornecedores.

• Os Patrocinadores do Negócio são aqueles que se certificam de que o projeto agrega valor ao dinheiro nele investido;
• Os Usuários utilizarão os produtos após criados, e dessa utilização criarão benefícios;
• Os Fornecedores oferecem os recursos e o conhecimento especialista para o projeto e produzem os produtos.

Este princípio estabelece que estes três participantes primários devem ser corretamente representados na Equipe de Gerenciamento do Projeto e no Comitê Diretor do Projeto.

Cada papel da equipe de gerenciamento do projeto tem um papel definido e uma responsabilidade acordada. Em suma, o princípio “Papéis e Responsabilidades Definidos” pressupõe uma boa estrutura de gerenciamento de projetos que possa responder às seguintes perguntas: “O que se espera de mim?"; “O que se pode esperar dos outros?” e “Quem toma quais decisões?”