O que é o PRINCE2?

Os projetos são vistos como uma maneira de introduzir mudanças - daí sua natureza exclusiva, ou seja, jamais se fazem dois projetos idênticos. Alguns de nossos leitores podem estar pensando que em sua empresa sempre são repetidos os mesmos projetos. Na verdade, há procedimentos que são exatamente os mesmos, aos quais se refere como processos e, aos processos que se repetem, chamamos operações, ou ainda, conforme a expressão em inglês - “business as usual”.

Comecemos com uma definição mais geral de um projeto, extraída da Wikipédia:

Um projeto é uma série de ações únicas, destinadas a atingir um objetivo exclusivo dentro de um prazo específico e de limitações de custo.

Uma boa definição. Concisa e fácil de entender, menciona termos como “série de ações”, “objetivo exclusivo" e conceitos como “dentro das restrições de tempo e dinheiro.”

Outra definição de projeto é a seguinte:

Um projeto é um esforço temporário empreendido para gerar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Isto pode soar como uma frase dita numa série como Star Trek, mas é a definição dada pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK®).

Consideremos uma citação do próprio manual do PRINCE2 sobre o que é um projeto:

Um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócios, de acordo com um Business Case pré-acordado.

Talvez não tenha entendido isso, pois ainda precisa saber um pouco mais sobre PRINCE2. Contudo, tal definição logo começará a fazer mais sentido, depois de explicado o significado de expressões nela contidas, como organização temporária e business case.

A palavra organização refere-se à equipe do projeto, ou seja, as pessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si. Cada projeto tem um início e um final definidos, sendo por isso temporário. Lembre-se, “projetos” que indefinidamente se repetem são referidos como “operações” ou “business as usual” e não constituem projetos realmente (Ex.: a manutenção de um aplicativo ou software).

O Business Case é um dos documentos que existem em um projeto PRINCE2 e inclui informações como as razões para o projeto, os benefícios, os custos e informações de tempo e o cálculo do “ROI” (Return On Investment - Retorno Sobre o Investimento).

Por que um Método de Gerenciamento de Projetos?

Gerenciar projetos implica em planejar, delegar, monitorar e controlar o projeto - em outras palavras - a administração do projeto. O papel do Gerente do Projeto é alcançar os objetivos do projeto dentro dos objetivos estabelecidos de prazo, custo, qualidade, escopo, benefícios e riscos.

Vejamos algumas típicas situações que podem dar errado num projeto:

• Exemplo de projeto: Uma nova casa;
• Informações de background (históricas):
  • Empreiteiros individuais contratados para fazer trabalhos de diferentes especialistas (aquecimento, eletricidade, instalações etc);
  • Como se pode imaginar, tais firmas individuais podem precisar de gerenciamento.
• Cenário 1:
  • Apenas uma semana antes da chegada prevista dos encanadores, você fica sabendo que eles poderão adiar seu comparecimento por um mês.
• Resultado de tal cenário:
  • A maior parte dos trabalhos planejados será afetada;
  • Será difícil reagendar outros contratados;
  • Você ainda poderá ter que pagar parte dos custos deles

(condições do contrato atualmente vigente);

• Cenário 2:
  • Durante a instalação das novas esquadrias, você poderá descobrir que o espaço reservado para elas é pequeno demais.
• Resultado de tal cenário:
  • Novamente, isso poderá afetar o restante do projeto e tirá-lo dos trilhos.

Aqui você pode ver que uma pessoa (como um gerente de projeto, por exemplo) se faz necessário para planejar o trabalho e monitorá-lo, executando uma série de verificações e aprovações, lidando com riscos e issues que possam surgir, identificando setores nos quais se possam reduzir custos e assim por diante.

Algumas outras falhas comuns num projeto são:

• Definições insuficientes dos produtos logo no início, resultando no desenvolvimento de produtos errados;
• Falta de comunicação, o que pode causar “nuvens negras” sobre o projeto;
• Estimativas pobres de prazo e custo, fazendo com que o projeto fique sem dinheiro.

Percebe-se com isto a necessidade de um bom método de Gerenciamento de Projetos.

Cinco Características de um Projeto

Os projetos têm várias características e nisso diferem do “business as usual” ou de um processo repetitivo.

• Mudança: Os projetos são formas de se introduzirem mudanças. Exemplo: Um novo site de vendas mudará a maneira de comprar dos clientes.
• Temporariedade: Sempre deve haver início e término definidos para um projeto e este deve terminar tão logo os produtos requeridos sejam criados. A manutenção contínua de um produto ocorre depois do projeto e não é considerada parte do mesmo.
• Interfuncionalidade: Um projeto envolve pessoas de diferentes departamentos da empresa e profissionais experientes que trabalham juntos durante o projeto.
• Exclusividade(ser único): Cada projeto é único ou exclusivo, pois há sempre algo diferente em cada projeto. Exemplo: A construção de uma quarta casa pode ser diferente das seguintes maneiras: o local é diferente, existe uma ligeira diferença no design, os proprietários são diferentes e eles podem querer mudar algumas instalações.
• Incerteza: Como as partes de um projeto são únicas, isto traz incerteza, pois não se está 100% certo de como elas vão funcionar. Usando o exemplo acima, os proprietários podem ficar mudando de idéia, alguns deles escolhem instalações que podem não chegar a tempo, a temperatura ambiente pode cair sobremaneira etc.

E estas são as cinco características de um projeto.

O que é o PRINCE2

O PRINCE2 é um método genérico para Gerenciamento de Projetos, podendo ser aplicado a qualquer projeto, desde a execução de um projeto de 1 a 2 dias de duração, um programa de TV como “O Aprendiz” (programa popular de televisão no Reino Unido e nos EUA), ou ainda a aquisição de empresa e até mesmo a construção do estádio principal para os Jogos Olímpicos de Londres em 2012.

O PRINCE2 separa o nível de gerenciamento do nível de trabalho, de modo a criar os produtos necessários que o projeto deverá produzir (Trabalhos dos Especialistas). Isto significa que o mesmo nível de gerenciamento poderá ser usado para diferentes tipos de projetos. O nível de gerenciamento refere-se à organização do projeto, tais como o Comitê Diretor do Projeto, o Gerente do Projeto e as Equipes, algo que veremos mais claramente quando discutirmos mais adiante o Modelo de Processo.

Um projeto PRINCE2 deve incluir todos os chamados 7 Princípios (a serem discutidos e explicados no próximo capítulo; não se preocupe se você não entender o que eles significam neste momento), quais sejam:

1. Contínua Justificativa do Negócio
2. Aprender com a Experiência
3. Papéis e Responsabilidades Definidos
4. Gerenciar por Estágios
5. Gerenciar por Exceção
6. Foco em Produtos
7. Adequar ao Ambiente do Projeto

Seis Variáveis/Metas/Aspectos do Desempenho

As 6 Variáveis/Metas/Aspectos do Desempenho são: Prazo, Custo, Qualidade, Escopo, Benefícios e Risco. Pode-se também dizer que estes são os seis aspectos do desempenho do projeto a serem gerenciados durante um projeto.

Uma maneira fácil de memorizá-las é usar mnemonicamente a proximidade alfabética das 6 letras iniciais: Benefícios, Custo, Escopo, Prazo, Qualidade e Risco (BCE PQR).

Consulte o seguinte exemplo de painel de controle do Gerente de Projeto, com um mostrador para cada um dos 6 aspectos do desempenho, a serem acompanhados pelo Gerente de Projeto durante o mesmo:

• Prazo: A pergunta a fazer para o prazo é “Quando o projeto terminará?”
• Custo: Projetos devem gerar retorno sobre o investimento. As perguntas a fazer são “Os custos estão sendo controlados? Estamos dentro do orçamento?”
• Qualidade: “O produto será útil no final do projeto?” (Em outras palavras, adequado ao propósito). “Os produtos passaram em seus controles de qualidade?”
• Escopio: “O escopo está bem definido e claro para todos os interessados?” O Gerente de Projeto deve tomar cuidado para evitar aumento do escopo, que é permitir que novas exigências sejam adicionadas durante o projeto.
• Benefícios: “Por que estamos fazendo este projeto e quais são seus benefícios?”. Os benefícios devem ser conhecidos, claros, mensuráveis e precisam ser entregues.
• Risco: Todos os projetos são exclusivos e, portanto, têm risco. Quanto risco pode ser assumido e como este pode ser gerenciado? Por exemplo, num projeto relacionado à construção de uma casa, o que acontecerá se um dos subcontratados não aparecer?

O PRINCE2 lida com as ações de planejar, delegar, monitorar e controlar todas as seis variáveis do projeto (aspectos do desempenho). O PMBOK usa o termo “6 Restrições Concorrentes do Projeto.

PRINCE2 Estrutura (Elementos)

No Manual do PRINCE2 se lê que o método é composto por 4 partes principais e convencionou-se o termo Elementos (ou Elementos Integrados) para representá-las. Tais elementos são: Princípios, Temas, Processos e Adequação. Você pode usar a estrutura deste manual para ajudá-lo a se lembrar. Primeiro tem-se os Princípios, em seguida os Temas e Processos e finalmente o último capítulo, o que é a Adequação.

• Princípios: Segundo o PRINCE2, todo projeto deve seguir os 7 Princípios (em outras palavras, as “melhores práticas” ou características de um bom projeto).
• Temas: Os Temas respondem à pergunta sobre quais itens devem continuamente ser abordados durante o projeto, como por exemplo: o Business Case, Organização, Qualidade e Mudança.
• Processos: Os Processos fornecem informações sobre as atividades realizadas durante o projeto, por quem são executadas e à pergunta “Que produtos devem ser criados e quando?”
• Adequação: Este Elemento responde a uma das perguntas mais comuns de um gerente de projeto: “Como melhor aplicar o PRINCE2 a meu projeto ou ambiente?”

Benefícios da aplicação do PRINCE2

Como se pode imaginar, há muitas vantagens em usar um método de Gerenciamento de Projetos e isto também se aplica ao PRINCE2. Algumas são listadas abaixo. Você não precisa memorizá-las, embora seja bom estar ciente delas. Incluem-se também alguns exemplos quando necessário.

• Benefício 1: Melhores Práticas: O PRINCE2 vem sendo utilizado há mais de 30 anos em milhares de projetos e o próprio método continua aprendendo a partir deles, ou seja, todo o feedback através de sugestões e aprendizado com outros métodos e debates ajudou o PRINCE2 a se tornar uma melhor prática.
• Benefício 2: O PRINCE2 pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, o que significa que ele pode ser aplicado a projetos pequenos como preparar uma reunião e a projetos enormes como a execução de uma eleição, a organização de uma conferência, a construção de uma ponte ou um projeto de TI [tecnologia da informação].
• Benefício 3: O PRINCE2 oferece uma estrutura de papéis e prestação de contas (também referida como “Papéis e Responsabilidades”). Todas as pessoas da Equipe do Projeto devem saber o que se espera deles. Isto é ainda mais importante para os Gerentes de Projeto, pois eles têm o dever de verificar que as tarefas sejam concluídas conforme acordadas.
• Benefício 4: O PRINCE2 é focado em produtos, o que significa que o produto é bem definido no início do projeto e dado a conhecer a todos os interessados. Como resultado, todos têm a mesma idéia em cima de que estão trabalhando e do produto final esperado.
• Benefício 5: O PRINCE2 usa o Gerenciamento por Exceção, o que permite que o Gerente do Projeto possa lidar com certos issues do projeto. Todavia, quando um issue vai além de certa tolerância, torna-se uma exceção, devendo ser escalado para o nível de gerenciamento mais alto a seguir. Pode-se dizer que o Gerenciamento por Exceção permite que o nível superior de gerenciamento gerencie o nível de gerenciamento abaixo.
• Benefício 6: O PRINCE2 continua a avaliar a viabilidade do projeto a partir do ponto de vista do Business Case e isso acontece em todo o ciclo de vida do projeto. Se, por exemplo, o retorno esperado sobre o investimento não é mais provável em qualquer ponto do projeto, o projeto deverá ser interrompido.

Você identificará outros benefícios à medida que avança neste curso.

O que faz um Gerente de Projeto?

Você já pode ter uma boa idéia sobre o que faz um Gerente de Projeto, mas muitas vezes os Gerentes de Projeto acabam executando várias tarefas enquanto procuram manter o projeto andando. Isto pode parecer uma boa idéia no início, mas eles vão acabar não gerenciando o projeto a longo prazo.

Consideremos as coisas logo no início. Há um projeto a fazer e, portanto, deve ser criado um Plano de Projeto. Esta é geralmente uma das primeiras tarefas do Gerente de Projeto quando o projeto é iniciado. Eles criam o plano com a ajuda de especialistas, o que inclui tarefas como um workshop de planejamento, a definição de produtos, atividades e dependências, estimando assim os recursos necessários, compondo o cronograma de atividades e definindo papéis e responsabilidades.

O principal objetivo do Gerente de Projeto é garantir que o projeto siga de acordo com o plano, revisando as tarefas concluídas, obtendo aprovações, confirmando se as tarefas seguintes podem começar e assim por diante. Em outras palavras, o Gerente do Projeto monitora quão bem os trabalhos se desenvolvem de acordo com o Plano do Projeto. Vou repetir essa linha no caso de você estar certo dia em um elevador e acontecer de alguém lhe perguntar o que você faz. Você pode dizer “Eu monitoro quão bem o trabalho está indo de acordo com o Plano do Projeto.”

Monitorar os 6 aspectos/alvos/variáveis do desempenho

O Gerente do Projeto também monitorará constantemente as 6 variáveis que acabamos de discutir, as quais são partes de qualquer projeto: Prazo, Custos, Qualidade, Escopo, Benefícios e Riscos.

Lidar com issues

O Gerente de Projeto também tem que lidar com issues que possam surgir. No caso de pequenas issues, ele pode optar por delegar a solução das mesmas (por exemplo, conseguir que um fornecedor trabalhe um dia extra para resolver a issue e coloque o projeto de volta aos trilhos). Caso surja uma issue que poderia forçar um estágio a ir além das tolerâncias, o Gerente de Projeto pode escalá-la ao Comitê Diretor do Projeto.

Acelerar o projeto

Outra tarefa do Gerente de Projetos - que às vezes é esquecida - é buscar oportunidades para acelerar o projeto e reduzir os custos.

Em último lugar, recomenda-se que os Gerentes de Projeto gastem a necessária quantidade de tempo definindo e acordando os Papéis e Responsabilidades no início do projeto. Dependendo da empresa, talvez sejam necessárias certas habilidades para tanto. Isso vai beneficiar o projeto e também pode evitar que algumas das partes interessadas repassem seu trabalho e sua responsabilidade de volta para o Gerente de Projeto.

O Exame PRINCE2 Foundation & Syllabus

Aqui estão algumas informações sobre o Exame PRINCE2 Foundation:

• Duração: 1 hora
• Conteúdo: 75 perguntas (5 perguntas são de teste e não pontual; mas não se sabe quais).
• Tipo: Múltipla escolha
• Porcentagem mínima para Aprovação: 50%
• Livro: Você não pode usar o manual do PRINCE2 durante o Exame Foundation.

O Nível Foundation do PRINCE2 tem como objetivo mensurar se um candidato poderia atuar como membro de uma equipe de gerenciamento num projeto, utilizando o método PRINCE2 no contexto de determinado ambiente aplicável ao PRINCE2. Portanto, o candidato deve mostrar que compreendeu a estrutura e a terminologia-chave do método. O candidato deve entender o seguinte:

• Características e contexto de um projeto e os benefícios de adotar o PRINCE2;
• O propósito dos papéis, do gerenciamento de produtos e dos temas PRINCE2;
• Os princípios do PRINCE2;
• O propósito, os objetivos e o contexto dos processos do PRINCE2.

Este manual de treinamento do PRINCE2 Foundation está em conformidade com o Syllabus do PRINCE2 Foundation. Se você deseja ter informações adicionais, consulte o Manual de Treinamento do PRINCE2 Practitioner ou o manual oficial do PRINCE2.