Uzasadnienie Biznesowe

Informacje zawarte w Temacie Uzasadnienie Biznesowe mają na celu: „określenie podejścia pozwalającego na ocenę czy Uzasadnienie Biznesowe wskazuje, że projekt jest potrzebny, wykonalny, korzystny i wart kontynuowania inwestycji w całym cyklu życia”.

Można tez powiedzieć, że Temat Uzasadnienie Biznesowe określa mechanizm pozwalający na ocenę, czy jest i pozostaje potrzebny i wykonalny.

Popatrzmy na powyższe stwierdzenia jeszcze raz a w szczególności na zawarte w nich sformułowania.

• Określa podejście: Opisuje zasady postępowania.
• Potrzebny: Czy na pewno potrzebujemy produktu (korzyści vs szkody).
• Wykonalny: Da się to zrobić? Mamy takie możliwości?
• Korzystny: Czy korzyści zostaną osiągnięte?
• Wart kontynuowania: Jeżeli nie, to projekt powinien być zatrzymany.

Zasadność Biznesowa

„Zasadność Biznesowa” jest popularnym terminem spotykanym w wielu metodach zarządzania projektami. W PRINCE2 Zasadność Biznesowa oznacza, że mamy rzeczywiste powody biznesowe, dla których zaczynamy i kontynuujemy projekt. Jeżeli w trakcie projektu Uzasadnienie Biznesowe staje się niesatysfakcjonujące to powinien on być on zamknięty. Ciągła Zasadność Biznesowa jest też w PRINCE2 jednym z 7 pryncypiów.

Jaką rolę w projekcie pełni Uzasadnienie Biznesowe?

Uzasadnienie Biznesowe zawiera informacje pozwalające kierownictwu ocenić czy projekt jest potrzebny, wykonalny, korzystny. W standardowej sytuacji Uzasadnienie Biznesowe powstaje na początku projektu chyba, że jest przygotowane i udostępnione przez kierownictwo programu lub organizacji. Raz przygotowane, Uzasadnienie Biznesowe jest przez cały czas życia projektu utrzymywane. Rodzi się pytanie, „Dlaczego jest utrzymywane i co to właściwie znaczy?”

Wyjaśnię tę kwestie posługując się przykładem. Twoja firma zamierza zainwestować 100 000 EUR w nowy system wspomagający sprzedaż i spodziewa się, że inwestycja zwróci się po 20 miesiącach dzięki redukcji dwóch etatów administracyjnych. Klienci będą mogli samodzielnie składać zamówienia i przeglądać wszystkie z nimi związane informacje z poziomu przeglądarki internetowej. Jak widać projekt wygląda całkiem sensownie.

Jednakże po 3 miesiącach od startu projektu okazało się, że dwóch dużych klientów nie chce w swoich działach zaopatrzenia używać naszej aplikacji opartej o rozwiązania sieciowe, przez co jeden etat administracyjny musimy utrzymać. Zwrot z inwestycji (ROI) zmieni się, jako że teraz potrzeba 32 miesięcy zamiast 20 na to, aby inwestycja się zwróciła. W konsekwencji Uzasadnienie Biznesowe musi być zaktualizowane.

Jako Kierownik Projektu będziesz chciał wykazać (jeżeli rzeczywiście tak uważasz), że projekt jest ciągle wart realizacji, ale jeżeli tak nie jest, to oczywiście zarekomendujesz Komitetowi Sterującemu zamknięcie projektu. Widzisz zatem, że Kierownik Projektu ciągle zadaje sobie pytanie, „Czy dalsze inwestowanie w ten projekt ma sens?”

Metodyka PRINCE2 zakłada, że w projekcie jest klient, który zamawia produkt, płaci za niego i najprawdopodobniej będzie go używał. Podobne założenie dotyczy dostawcy, który wytworzy produkt. Zarówno klient jak i dostawca mogą pochodzić z tej samej organizacji lub tez dostawca będzie pochodził z firmy zewnętrznej.

Jak najlepiej opisać to, co uzyskasz dzięki projektowi?

W PRINCE2 używane są następujące terminy „Wynik, Rezultat i Korzyści.” Pomagają one opisać to, co uzyskujemy dzięki projektowi. Moim celem jest wyjaśnienie, co te terminy oznaczają i czym się od siebie różnią.

Nie podobają mi się definicje zawieszone w próżni. Wolę pytania pozwalające skupić uwagę na istocie zagadnienia. Zacznę od 3 pytań, które pomogą wyjaśnić znaczenie Wyniku, Rezultatu i Korzyści.

• Pytanie wyjaśniające Wynik: Czym jest produkt, który ma powstać dzięki projektowi?
• Pytanie wyjaśniające Rezultat: Co zmieni się na lepsze dzięki użytkowaniu produktu?
• Pytanie wyjaśniające Korzyść: Jaka jest mierzalna poprawa wynikająca z produktu projektu?

• Wyniki: Wynikami projektu są jego produkty, które będą wykorzystywane przez użytkowników. Wyniki są określane również mianem produktów specjalistycznych a projekt jest ustanawiany po to, by je wytworzyć.
• Rezultaty: Pewno często słyszeliście frazę zaczynającą się od słów:, „w rezultacie zmiany …”. Z perspektywy metodyki PRINCE2 mówimy, że Rezultat jest efektem zmiany, która nastąpiła dzięki wykorzystaniu Wyników projektu. Rezultaty opisują, co użytkownicy mogą robić lepiej, np. szybsze raportowanie.
• Korzyści: W metodyce PRINCE2 korzyść jest definiowana, jako będąca efektem rezultatu mierzalna poprawa postrzegana pozytywnie przez jednego lub więcej interesariuszy. Spróbuj popatrzeć na korzyść, jak na mierzalną przewagę wynikającą z używania produktu. Korzyści mogą się pojawić w trakcie projektu, ale większość z nich jest zazwyczaj osiągana po zakończeniu projektu, czasami wiele lat po.

Ścieżka dojścia do Uzasadnienia Biznesowego

Uzasadnienie Biznesowe jest opracowywane w Etapie Inicjowania i utrzymywane w całym cyklu życia projektu. Zanim zacznie się realizacja projektu Uzasadnienie Biznesowe jest weryfikowane przez Komitet Sterujący i weryfikacja ta jest powtarzana we wszystkich kluczowych punktach, głównie na koniec każdego etapu zarządczego.

Uzasadnienie biznesowe jest tworzone w 4 krokach (Nw ):

• Opracowanie: Przygotowanie Uzasadnienia Biznesowego.
• Weryfikacja: Przegląd i akceptacja Uzasadnienia Biznesowego
• Utrzymanie: Aktualizacje (jeżeli potrzebne) Uzasadnienia Biznesowego
• Potwierdzenie: Potwierdzenie osiągniętych korzyści (Plan Przeglądu Korzyści)

Krok 1: Opracowanie (przygotowanie) Uzasadnienia Biznesowego

Za przygotowanie Uzasadnienia Biznesowego odpowiada Przewodniczący Komitetu Sterującego, co nie wyklucza, że jest ono pisane przez inne osoby lub z pomocą innych osób. Dla przykładu, Przewodniczący Komitetu Sterującego może zaangażować kogoś z działu finansowego w celu udostępnianie informacji związanych z finansami.

• Zanim projekt wystartuje: Zlecenie przygotowania projektu zazwyczaj zawiera zarys Uzasadnienia Biznesowego i wyjaśnienie powodów, dla których projekt powinien być podjęty.
• Faza przedprojektowa (PP): Informacja zawarta w Zleceniu przygotowania projektu jest przenoszona do zarysu Uzasadnienia Biznesowego będącego częścią Założeń Projektu.
• Inicjowanie projektu (IP): Zarys Uzasadnienia Biznesowego jest uzupełniany (zazwyczaj przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego) i staje się samodzielnym dokumentem Uzasadnienie Biznesowe w ramach (DIP).

Krok 2: Weryfikacja Uzasadnienia Biznesowego – przez Komitet Sterujący

Co to oznacza, że Uzasadnienie Biznesowe jest weryfikowane?

• Oznacza to przesądzenie, czy uzasadnienie Biznesowe wskazuje na projekt wart zachodu.
• Taka weryfikacja jest przeprowadzona w wielu miejscach projektu przez Komitet Sterujący.

Pytanie: Jak myślisz gdzie są te najlepsze punkty w projekcie do przeprowadzenia weryfikacji Uzasadnienia Biznesowego przez Komitet Sterujący?

Podpowiedź: Punkty, w których Komitet Sterujący podejmuje decyzje.

Punkty weryfikacyjne Komitetu Sterującego.

• Punkt weryfikacyjny 1: Po wykonaniu procesu Przygotowanie Projektu (faza przedprojektowa).
• Punkt weryfikacyjny 2: Na zakończenie Etapu Inicjowania.
• Kolejne punkty weryfikacyjne: Przed rozpoczęciem każdego kolejnego Etapu Zarządczego (realizacyjnego).

Inne punkty weryfikacyjne to wszystkie te momenty, gdzie Uzasadnienie Biznesowe jest aktualizowane lub przeglądane. Np. Kierownik Projektu będzie dokonywał oceny Uzasadnienia Biznesowego w ramach procesu Zarządzanie Końcem Etapu. Innymi słowy Uzasadnienie Biznesowe jest wykorzystywane do prowadzenia ciągłej oceny czy projekt jest dalej korzystny.

Za zapewnienie, że projekt jest opłacalny i zgodny z celami organizacji odpowiada Przewodniczący Komitetu Sterującego. Odpowiedzialność ta dotyczy również utwierdzenia pozostałych interesariuszy, że projekt jest opłacalny. Zatem to Przewodniczący komitetu sterującego odpowiada decyzyjnie za projekt a nie Kierownik Projektu.

Krok 3: Utrzymanie Uzasadnienia Biznesowego

Co to oznacza, że Uzasadnienie Biznesowe jest utrzymywane?

Utrzymywanie Uzasadnienia Biznesowego oznacza, że jest ono zawsze aktualne (żywy dokument) i odzwierciedla to, co się dzieje w projekcie. Aktualizacja może być dokonywana przy okazji oceny nowych zagadnień lub ryzyka i na koniec każdego etapu zarządczego. Dla przykładu niektóre typowe zmiany implikują wzrost albo redukcję kosztów, nowe informacje na temat ryzyka itp.

A zatem kiedy jest najlepszy moment do aktualizacji Uzasadnienia Biznesowego? Takim dobrym momentem jest koniec każdego etapu zarządczego. Wtedy dysponujemy prawdziwymi danymi na temat kosztów ostatniego etapu i najprawdopodobniej uaktualnionymi, prognozami kosztów etapu nadchodzącego wraz z towarzyszącymi im informacjami na temat zagadnień i ryzyka.  

Krok 4: Potwierdzenie Korzyści

Korzyści są na starcie projektu identyfikowane i zapisywane w dokumentach Plan Przeglądu Korzyści i Uzasadnienie Biznesowe. Dla każdej korzyści należy określić, kiedy powinna zostać osiągnięta (zrealizowana) i jak będzie mierzona. Informacje te są umieszczane w Planie Przeglądu Korzyści.

Przykłady jak określana jest mierzalność: X% redukcji na kosztach, zysk wzrośnie o Y% itp. Korzyści są zazwyczaj realizowane po zamknięciu projektu, chociaż część z nich może pojawić się już w jego trakcie. Działanie Potwierdzenie Korzyści ma za zadanie wykazać czy oczekiwane korzyści zostały osiągnięte.

Rysunek pokazuje, że potwierdzenie korzyści jest dokonywane na koniec każdego etapu zarządczego i po zakończeniu projektu. Plan Przeglądu Korzyści będzie zatem też najprawdopodobniej aktualizowany na koniec każdego etapu zarządczego.

Plan Przeglądu Korzyści

Plan Przeglądu Korzyści ma za zadanie wskazanie, jakie korzyści są oczekiwane i co najważniejsze, jak będą mierzone. Innymi słowy Plan Przeglądu Korzyści jest tworzony w celu zaplanowania oceny zrealizowanych korzyści, dzięki czemu można odnieść rezultaty do sytuacji przed realizacją projektu, będącej poziomem odniesienia.

Weźmy ponownie jako przykład nowy system sprzedaży. Przed wdrożeniem następujące elementy mogą być mierzone i stanowić poziom odniesienia do wykazania korzyści z wdrożenia:

• Średni koszt obsługi telefonicznej i działań następczych pojedynczego zamówienia.
• Średni czas wymagany do przygotowania raportów.
• Średni czas przekazywania do klientów informacji na temat ich zamówień.
• Poziom satysfakcji klienta (określony badaniem ankietowym).

Zatem przeznaczeniem Planu Przeglądu Korzyści jest:

• Jasne zdefiniowanie jak korzyści będą mierzone.
• Określenie, jakie działanie należy przeprowadzić, aby rzeczonych pomiarów dokonać.

Plan Przeglądu Korzyści musi zawierać informacje na temat czasu, kiedy oczekiwane korzyści powinny zostać osiągnięte. Plan jest przygotowywany przez Kierownika Projektu w trakcie Etapu Inicjowania. Za wyspecyfikowanie korzyści i ich realizację odpowiada Główny Użytkownik.

Dlaczego to Główny Użytkownik powinien odpowiadać za wyspecyfikowanie i osiągnięcie korzyści?

• Główny Użytkownik reprezentuje użytkowników, którzy zgłosili zapotrzebowanie na nowe produkty a zatem powinni również wykazać korzyści płynące z faktu ich eksploatacji. Opisy tych korzyści powinny wskazywać na to, że projekt może dać wartość dodaną (wart jest inwestycji).
• Główny Użytkownik jest odpowiedzialny przed Kierownictwem organizacji lub programu za eksploatację produktów w taki sposób, aby powstały korzyści. W efekcie użytkownicy są powiązani z kierownictwem a ich angażowanie w trakcie i po projekcie jest wyraźniejsze.

Zawartość Uzasadnienia Biznesowego

Uzasadnienie Biznesowe powinno opisywać powody podjęcia projektu i zawierać informacje o szacowanych kosztach, ryzyku i oczekiwanych korzyściach. Dokument Uzasadnienie Biznesowe zawiera następujące elementy (rozdziały):

• Podsumowanie kierownicze
  • Krótkie streszczenie Uzasadnienia Biznesowego dla wyższego kierownictwa.
• Powody
  • Powody podjęcia projektu (pochodzą ze Zlecenia przygotowania projektu).
• Możliwe rozwiązania biznesowe
  • Metodyka PRINCE2 wskazuje, że w odniesieniu do inwestycji mamy zawsze trzy możliwości: Nic nie robić, Zrobić minimum, Zrobić możliwie dużo Wariant Nic nie robić może brzmieć dziwnie, ale pozwól, że podam przykład. Załóżmy, że dochodzimy do wniosku, że korzyści z projektu wdrożenia systemu do obsługi sprzedaży nie zostaną osiągnięte, jako że 66% klientów nie chce go używać. Wtedy oczywiście lepiej jest nic nie robić. Ponieważ Komitet Sterujący dokona wyboru między zachowaniem stanu obecnego a inwestycja w zmianę, wariant Nic nie robić powinien być zawsze pierwszą rozważaną możliwością. Warianty Zrobić minimum i Zrobić możliwie dużo będą zazwyczaj wymagały szczegółowej analizy biznesowej pokazującej koszty, korzyści i wymagany poziom opłacalności.
• Oczekiwane Korzyści
  • Należy wymienić wszystkie korzyści oraz to, kiedy i jak będą mierzone.
• Spodziewane niepożądane skutki
  • Zgodnie z metodyką PRINCE2 niepożądany skutek to rezultat postrzegany przez jednego lub więcej interesariuszy negatywnie. Inne spotykane określenie to niepożądany efekt uboczny. Na przykład z chwilą wdrożenia systemu klasy CRM, 10% pracowników w dziale wsparcia sprzedaży przejdzie do konkurencji.
• Terminy
  • Projekt ma zdefiniowany początek i koniec a kiedy zostaną osiągnięte korzyści?
• Koszty
  • Koszt realizacji projektu plus koszt utrzymania produktów po jego zakończeniu.
• Ocena inwestycji
  • Analizy wskaźnikowe, np. ROI/analiza koszty-korzyści.
• Główne ryzyka
  • Podsumowanie głównych ryzyk (przeniesione z Rejestru Ryzyka).