PRINCE2 wiki
« Tematy

Postępy

Also available in: English Nederlands Français Español Português Italiano

Spójrzmy, o czym będzie mowa w rozdziale dotyczącym Tematu Postępy.

Jak to wygląda w rzeczywistości?

Temat Postępy dotyczy tego jak sprawować nad projektem kontrolę i znać jego sytuację w odniesieniu do bieżącego planu. Każda organizacja i Kierownik Projektu mają swoje własne wyobrażenie jak podchodzić do tego zadania. Jeżeli jesteś Kierownikiem Projektu do dobrym pytaniem, jakie możesz zadać Komitetowi Sterującemu jest: Jaki jest najlepszy waszym zadaniem sposób na informowanie was o postępach projektu? Odpowiedź na to pytanie da ci niezłe pojęcie o tym, jak dojrzałe jest podejście do kontroli postępów projektu w organizacji.

Sądzę, że najważniejszymi elementami, jakie powinien mieć na uwadze Kierownik Projektu są:

Większość Kierowników Projektów popełnia następujące błędy:

Niniejszy rozdział jest stosunkowo prosty a treści w nim zawarte łatwe do zrozumienia. Dowiesz się jak na każdym poziomie decyzyjnym używać tolerancji do zarządzania poziomem niższym. Ostatnim elementem, na jaki chciałbym zwrócić uwagę jest to, że każdy Kierownik Projektu powinien się upewnić czy ma wystarczająco dużo czasu na śledzenie postępów i kontrolę projektu.

Przeznaczenie Tematu Postępy

Informacje zawarte w Temacie Postępy można podzielić na trzy zasadnicze części:

Krótko. Przeznaczeniem Tematu Postępy jest ustanowienie mechanizmów monitorowania i porównywania faktycznych osiągnięć z planowanymi, dostarczania prognozy dotyczącej możliwości osiągnięcia celów projektu i utrzymania jego ciągłej zasadności oraz kontrolowania wszelkich nieakceptowanych odchyleń..

Postępy, kontrola postępów, sytuacje nadzwyczajne i tolerancje

Czym są postępy?

Postępy są sprawdzane w odniesieniu do planu. Dotyczy to głównie Planu Projektu, Planów Etapów i Grup Zadań. Na czym polega sprawdzanie postępów?

Sprawdzanie postępów służy kontroli wyższego poziomu zarządzania nad poziomem niższym. Dla przykładu Komitet Sterujący chce sprawdzać postępy Kierownika Projektu tak jak Kierownik Projektu będzie chciał sprawdzać postępy Kierowników Zespołów. Wyższy poziom zarządzania zazwyczaj chce mieć możliwość:

Czym są sytuacje nadzwyczajne i tolerancje?

Z sytuacją nadzwyczajną mamy do czynienia, kiedy przewidujemy, że nie będziemy w stanie utrzymać się w ramach założonych tolerancji.

Tolerancje wyznaczają dopuszczalny poziom odchyleń od zaplanowanych parametrów planu. Na przykład projekt powinien trwać 6 miesięcy z tolerancją ± 1 miesiąc. Poziomy tolerancji mogą być zdefiniowane dla wszystkich sześciu podstawowych parametrów projektu określanych również, jako sześć aspektów efektywności projektu: czas, koszt, jakość, zakres, korzyści i ryzyko.

Pytanie: Jak myślisz, jaki będzie efekt niezdefiniowania tolerancji na styku poziomu Komitetu Sterującego i Kierownika Projektu?

Odpowiedź: W takim przypadku Kierownik Projektu będzie każde zagadnienie projektowe eskalował do Komitetu Sterującego i w rezultacie ten ostatni wkrótce będzie miał zajęcie przez osiem godzin dziennie wykonując pracę za Kierownika Projektu. Pamiętaj, że Komitet Sterujący to bardzo zajęci ludzie i raczej nie chcemy, aby projekt zabierał im zbyt wiele czasu.

Wyznaczenie tolerancji pozwala Kierownikowi Projektu na samodzielne zajęcie się mniej krytycznymi zagadnieniami i zwracanie się do Komitetu Sterującego tylko, gdy dane zagadnienie rzeczywiście wymaga interwencji na wyższym szczeblu . Przykład zastosowania tolerancji: Sześciomiesięczny projekt ma tolerancje ± 1 miesiąc. Jeżeli przewiduje się, że projekt będzie trwał dłużej o 1 tydzień to takie zagadnienie powinno być załatwione przez Kierownika Projektu. Ale jeżeli prognoza pokazuje możliwość przekroczenia czasu o 2 miesiące to Kierownik Projektu powinien natychmiast przekazać tę informację do Komitetu Sterującego.

Jak metodyka PRINCE2 podchodzi do postępów?

Temat Postępy dotyczy sprawdzania postępów w odniesieniu do zaplanowanych wielkości sześciu aspektów efektywności projektu: czasu, kosztu, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka.

PRINCE2 udostępnia cztery podstawowe mechanizmy sterowania związane z postępami:

Jak powyższe mechanizmy sterowania będą wykorzystywane w konkretnym projekcie uzgadnia się podczas inicjowania projektu i zapisuje w Dokumentacji Inicjowania Projektu w sekcji, która zatytułowana jest Mechanizmy sterowania. Delegowanie uprawnień między poziomami zarządzania.

Teraz popatrzmy jak z każdego poziomu zarządzania możemy monitorować poziom niższy. Zasadę delegowania uprawnień i raportowania postępów pokazano schematycznie na Rysunku 11.1.

Kierownictwo organizacji lub programu

Komitet Sterujący

Kierownik Projektu

Kierownik Zespołu

Jakie 3 podstawowe elementy sterowania ma do dyspozycji Komitet Sterujący?

Do zarządzania poziomami niższymi Komitet Sterujący ma następujące mechanizmy:

Popatrz na model procesowy. Szybko zauważysz tam wszystkie przypadki zezwoleń.

Informacja o postępach zawarta jest w Raportach Okresowych i Raportach Końcowych Etapu.

Wyjątki i zmiany są sygnalizowane w Raporcie Nadzwyczajnym i w Raporcie o Zagadnieniu.

Jakie 3 podstawowe elementy sterowania ma do dyspozycji Kierownik Projektu?

Mają one te same nazwy jak w przypadku Komitetu Sterującego z tą różnicą, że są stosowane przez Kierownika Projektu na poziomie decyzji operacyjnych.

Zezwolenia

Informacja o postępach

Wyjątki i zmiany

Zastosowanie etapów zarządczych w sterowaniu projektem

Do czego są potrzebne etapy zarządcze Komitetowi Sterującemu?

Etapy zarządcze to ściśle określony okres w cyklu życia projektu ograniczony punktami decyzyjnymi Komitetu Sterującego. Inaczej, etap zarządczy to zestaw działań w projekcie służący wytworzeniu określonych produktów i zarządzany przez Kierownika projektu.   Dlaczego etapy zarządcze mają takie znaczenie dla Komitetu Sterującego?

Jak widzisz etapy zarządcze mają dla Komitetu Sterującego duże znaczenie. Dodatkowo wykorzystując mechanizm tolerancji Komitet Sterujący może nadzorować przebieg każdego etapu zarządczego. Jaka jest minimalna liczba etapów zarządczych w projekcie? W każdym projekcie muszą być co najmniej 2 etapy zarządcze.

Nawet w projekcie, który trwa 2 dni być może pierwsze godziny przeznaczysz na uzgodnienie, co ma być dostarczone, jak to zostanie przeprowadzone, kto, za co będzie odpowiadał i inne istotne dla projektu sprawy. Na dostarczenie produktów zaś, przeznaczysz pozostały czas i będzie to formalnie rzecz biorąc drugi etap zarządczy. Od czego zależy liczba etapów zarządczych?

Liczba ta zależy od bardzo wielu czynników. Na początek powinieneś rozważyć następujące:

Ile według PRINCE2 powinien trwać etap zarządczy?

Głównym czynnikiem decydującym o czasie trwania etapów zarządczych jest poziom ryzyka i złożoność projektu. Przy dużej złożoności i ryzyku lepiej jest stosować etapy krótsze. Odwrotnie, jeżeli złożoność projektu jest mała, poziom ryzyka niski i mamy już doświadczenie w podobnych projektach to będzie mogli sobie pozwolić na dłuższe etapy zarządcze. Metodyka PRINCE2 wymienia trzy czynniki, jakie należy wziąć pod uwagę przy określaniu długości etapów zarządczych:

Czym są etapy techniczne?

Etapy techniczne są pojęciem, którym większość zespołów i firm kieruje się przy realizacji prac. Najlepiej pojęcie to można wyjaśnić poprzez porównanie z etapami zarządczymi.

Etapy techniczne mogą być realizowane jednocześnie („na zakładkę”) a etapy zarządcze wyłącznie sekwencyjnie (jeden po drugim). Etapy techniczne są zazwyczaj powiązane z umiejętnościami (np. analiza wymagań, projektowanie itp.), podczas gdy etapy zarządcze koncentrują się na weryfikacji zasadności biznesowej i podejmowaniu decyzji o kontynuowaniu projektu. Etap techniczny może przebiegać przez kilka etapów zarządczych, tak jak i w jednym etapie zarządczym można zarządzać wieloma etapami technicznymi. Poniżej przedstawiono dwa rysunki ilustrujące różnice między etapami technicznymi i zarządczymi. Na rysunku ilustrującym etapy techniczne mamy do czynienia z takimi zadaniami jak:

Wymagania, Testowanie, Szkolenia itp. Etapy techniczne są realizowane na zakładkę i z ich przebiegu nie wynika wprost podział na etapy zarządcze.

Uwaga: De facto etapy techniczne nie są dzielone. W rzeczywistości Kierownik Projektu prosi Kierowników Zespołów o takie zdefiniowanie prac, aby było wiadomo, czego się od nich można spodziewać w każdym etapie zarządczym. Np. wdrożenie zostało podzielone na kolejne wdrożenia dwóch różnych funkcjonalności A i B. Każda z tych funkcjonalności będzie opisana jako osobny produkt.  

Elementy sterowania określone czasem i zależne od zdarzeń

W metodyce PRINCE2 wszystkie elementy sterowania są podzielone na dwie grupy: zależne od czasu i zależne od konkretnych zdarzeń. Z elementami sterowania zależnymi od zdarzeń mamy do czynienia wtedy, kiedy w projekcie mamy do czynienia ze zdarzeniami (z konkretnymi sytuacjami) takimi jak np. koniec etapu, koniec projektu, kiedy etap wychodzi poza tolerancje lub mamy do czynienia z wnioskiem o zmianę. Wszystkie te zdarzenia skutkują różnego rodzaju raportami, jak Raport Końcowy Etapu, Raport Końcowy Projektu, Raport Nadzwyczajny czy Raport o Zagadnieniu.

Elementy sterowania zależne od czasu mają miejsce w określonych, periodycznie powtarzanych momentach. Na przykład Komitet Sterujący może uzgodnić z Kierownikiem Projektu, że będzie on przygotowywał Raporty Okresowe co 2 tygodnie, a Kierownik Projektu z kolei może uzgodnić z Kierownikiem Zespołu że ten ostatni będzie przygotowywał Raporty z Punktu Kontrolnego raz na tydzień. Reasumując wykorzystanie elementów sterowania zależnych od czasu nie wymaga żeby w projekcie miało miejsce konkretne zdarzenie. Na potrzeby zdających egzamin podaję dwa często wykorzystywane w pytaniach egzaminacyjnych zagadnienia: Pytanie: W jakim dokumencie określona jest po raz pierwszy częstotliwość Raportów Okresowych? Odpowiedź: W Strategii Zarządzania Komunikacją opracowywanej w etapie inicjowania w procesie Inicjowanie Projektu. Pytanie: Czy Komitet Sterujący może zmienić częstotliwość raportów w kolejnym etapie? Odpowiedź: Tak. Robi to zalecając tę zmianę do przeprowadzenia Kierownikowi Projektu w trakcie procesu Zarządzanie Końcem Etapu i potwierdzając ją formalnie podczas zatwierdzania planu kolejnego etapu zarządczego.

Jak Kierownik Projektu dokonuje oceny postępów?

Większość ocen postępów Kierownik Projektu przeprowadza w ramach procesu Sterowanie Etapem (więcej o tym procesie później). Myślę, że najlepszym sposobem pokazania jak Kierownik Projektu dokonuje oceny postępów jest użycie poniższego rysunku (Mapa produktów PRINCE2 ), gdzie pokazano, kiedy poszczególne produkty zarządcze powstają i/lub są aktualizowane. Jak Kierownik Projektu monitoruje Grupy Zadań i zespoły? W ramach procesu Sterowanie Etapem Kierownik Projektu będzie zlecał Kierownikom Zespołów wykonanie określonych Grup Zadań (lub w przypadku małych projektów, w których jest również Kierownikiem Zespołu, bezpośrednio członkom zespołu). Pytanie: Jakich dwóch produktów zarządczych używa Kierownik Projektu w celu sprawdzenia postępów w danej Grupie Zadań (co może rzutować na postępy w etapie zarządczym)? Odpowiedź: Są to Raporty z Punktów Kontrolnych (przygotowywane przez Kierowników Zespołów) i Rejestr Jakości pozwalający na sprawdzenie czy osoby odpowiedzialne za jakość dały zgodę na przekazanie produktu. Rejestr Jakości jest dla Kierownika Projektu narzędziem do nadzoru jakości produktów dostarczanych przez Kierowników Zespołów.   Pytanie: Jakich produktów zarządczych używa Kierownik Projektu w celu sprawdzenia szczegółów dotyczących postępów w projekcie (nieformalne notatki, zapisy dotyczące zagadnień, statusu produktów, jakości, postępów, ryzyka itp.)? Odpowiedź: Są to: Dziennik Projektu, Rejestr Zagadnień, Zestawienie Statusu Produktów, Rejestr Jakości, Rejestr Ryzyka. Pytanie: Do czego służy Kierownikowi Projektu Dziennik projektu? Odpowiedź: W dzienniku tym są zapisywane wszystkie nieformalne informacje związane z projektem (np. informacje, rozmowy telefoniczne, spotkania, drobne zagadnienia, ustalenia , daty itp.). Dziennik Projektu stanowi dla Kierownika projektu rodzaj pamiętnika.

Jak Kierownik Projektu wykorzystuje do oceny postępów Rejestr Zagadnień?

W Rejestrze Zagadnień są zapisywane wszystkie formalne zagadnienia, jakie się pojawiły w trakcie projektu. Mogą to być:

Jak Kierownik Projektu wykorzystuje do oceny postępów Rejestr Jakości?

Rejestr Jakości zawiera wszystkie zapisy dotyczące planowanych i wykonanych działań związanych z jakością. Dzięki temu Kierownik Projektu może sprawdzać czy odbiory jakości przebiegają zgodnie z planem i czy ich rezultaty są zgodne z oczekiwaniami, lub też, które produkty nie przeszły przeglądu jakości

Wychwytywanie i raportowanie doświadczeń

Jednym z pryncypiów PRINCE2 jest to, że zespół projektowy powinien korzystać z doświadczeń. Zatem doświadczenia powinny być pozyskiwane, zapisywane i wykorzystywane w trakcie projektu. Określenie „pozyskiwane” oznacza, że każdy członek zespołu projektowego powinien poszukiwać doświadczeń z poprzednich projektów przydatnych w projekcie obecnie realizowanym. Wszystkie użyteczne doświadczenia są zapisywane w Dzienniku Doświadczeń.

Doświadczenia mogą dotyczyć wszystkiego, co nam może pomóc w realizacji projektu. Dotyczą one między innymi dobrej komunikacji, postępowania z dostawcami, dopasowywania standardowych dokumentów do specyfiki projektu czy też, kogo najlepiej zaangażować do stworzenia struktury podziału produktów. Raport Doświadczeń: Raport służy do propagowania doświadczeń, które mogą się okazać przydatne w przyszłych projektach. Obowiązkowo raport jest przygotowywany na koniec projektu w procesie Zamykanie Projektu. W większych projektach Raporty Doświadczeń mogą być przygotowywane na koniec każdego etapu zarządczego w procesie Zarządzanie Końcem Etapu i dołączane do Raportów Końcowych Etapu.

Raporty służące komunikowaniu postępów

Raport z Punktu Kontrolnego

Raporty z Punktu Kontrolnego są przygotowywane przez Kierownika Zespołu dla Kierownika Projektu. Raporty te zawierają przede wszystkim informacje o postępach w realizacji powierzanych prac w stosunku do uzgodnionego Planu Zespołu. Częstotliwość raportów jest uzgadniana przez Kierownika Zespołu z Kierownikiem Projektu w trakcie przyjmowania do realizacji Grupy Zadań.

Raport Okresowy

Raporty Okresowe są przygotowywane przez Kierownika Projektu dla Komitetu Sterującego. Raporty zawierają informację o postępach w danym etapie zarządczym w stosunku do zatwierdzonego Planu Etapu. Raporty Okresowe mają zazwyczaj charakter syntetyczny. Raporty Okresowe umożliwiają Komitetowi Sterującemu zarządzanie odchyleniami, jako że pokazują stan wykorzystanych tolerancji uzgodnionych dla danego Planu Etapu (w dziedzinie czasu, kosztu, zakresu, ryzyka, korzyści i jakości).

Raport Końcowy Etapu

Raport Końcowy Etapu jest przygotowywany Przez Kierownika projektu dla Komitetu Sterującego na koniec każdego etapu zarządczego. Raport pokazuje efekty osiągnięte w etapie w odniesieniu do jego planu. Komitet Sterujący wykorzystuje ten raport między innymi do podejmowania decyzji czy należy np. zmodyfikować plan projektu, czy wręcz przedwcześnie zamknąć projekt.

Raport Końcowy Projektu

Raport Końcowy Projektu jest przygotowywany Przez Kierownika Projektu dla Komitetu Sterującego na koniec projektu w procesie Zamykanie Projektu i jest używany przez Komitet Sterujący do oceny projektu zanim zostanie podjęta decyzja o jego formalnym zakończeniu.

Na czym polega zgłaszanie sytuacji nadzwyczajnych?

Zgłaszanie sytuacji nadzwyczajnych jest ściśle powiązane z pryncypium „zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji”. Powiązanie to dosyć dobrze obrazuje pytanie: „Kto i kiedy zgłasza sytuacje nadzwyczajne?”

Zakresy odpowiedzialności w kontekście Tematu Postępy

discussion icon PRINCE2 wiki is open-source and published for free under a Creative Commons license.

discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Cezary Paprocki