Plany

Wydaje się, że większość kierowników projektów rozgląda się uważnie wokół siebie, aby zrozumieć, jak inni kierownicy planują swoje przedsięwzięcia a potem starają się takie podejścia zastosować, ponieważ w naturalny sposób chcą wykorzystywać standardy już sprawdzone. Kierownicy Projektów realizowanych w środowisku programu mogą korzystać z informacji o tym, jak były realizowane wcześniejsze projekty i mają dostęp do przykładów dotyczących tego, jak powstawały plany tych projektów, co stanowi nieocenioną pomoc, szczególnie gdy powstawały one w oparciu o zdefiniowane standardy.

Metodyka PRINCE2 może sprawiać wrażenie, że musisz wszystko wiedzieć z góry zanim przygotujesz Plan Projektu i Opisy Produktów. W przypadku niektórych projektów jest to możliwe, ale na przykład w projektach związanych z IT bardziej praktyczne jest podejście iteracyjne, w którym proces Zarządzania Końcem Etapu jest wykorzystywany do przygotowania Opisów Produktów, jakie powstaną w etapie następnym.

Jedną rzecz warto mieć na uwadze. To sposób w jaki przedstawimy Plan Projektu Komitetowi Sterującemu, jako że nie są oni zainteresowani lekturą dokumentu liczącego 20 do 30 stron. Możesz zawsze zapytać Przewodniczącego Komitetu Sterującego, jakich standardowych informacji oczekuje (pytaj o poprzednie projekty). Moim ulubionym narzędziem do planowania, śledzenia i raportowania jest Lista Kontrolna Produktów. Jest łatwa do stworzenia, utrzymania i przeglądania a co najważniejsze jest znakomitym narzędziem wspomagającym komunikację z interesariuszami. W dalszej części tego rozdziału zostanie pokazany przykład Listy Kontrolnej Produktów. Pierwszą rzeczą, jaką robię gdy podchodzę do planowania jest naszkicowanie zakresu projektu. Bardzo łatwo rozpoczyna się projekt z etykietą „bardzo łatwy”. Ale gdy zaczynamy budować dla tego projektu strukturę podziału produktów szybko okazuje się, czym tak naprawdę jest bardzo łatwy projekt. Przywołana struktura podziału produktów bardzo ułatwia dyskusje dotyczącą zakresu projektu z Głównym Użytkownikiem.

W swojej praktyce spotkałem niewielu kierowników projektów stosujących technikę planowania opartego na produktach a w szczególności składającą się na nią strukturę podziału produktów a wielka szkoda, bo jest ona bardzo użyteczna. Prawdopodobnie kierownicy nie mają czasu na przeszkolenie się w stosowaniu tej techniki i z tego też powodu niniejszy podręcznik zawiera proste przykłady jej stosowania. Na potrzeby egzaminu Foundation wystarczy pamiętać, na czym ta technika polega.

Informacje na temat planów w PRINCE2

Przeznaczeniem Tematu Plany jest określenie zasad konstrukcji, przygotowywania i utrzymywania planów w projekcie co umożliwią sterowanie projektem i zapewnia w projekcie odpowiednią komunikację.

Niniejszy Temat pomaga udzielić odpowiedzi na następujące pytania dotyczące projektu:

• Co jest w projekcie wymagane?
• Jak to zostanie zapewnione i przez kogo?
• Jak najlepiej podejść do dostarczenia produktów?
• Jakie będą podjęte kroki?
• Jak będzie przebiegało planowanie oparte na produktach?
• Jaką jakość powinnyśmy zapewnić?
• Jaki będzie koszt?
• Jaki poziom szczegółowości będzie wymagany na poszczególnych poziomach planów?
• Pamiętaj bez planu nie jest możliwe sterowanie (kontrola), co oznacza, że plan jest obligatoryjny.

Porażka w planowaniu jest planem porażki Niezwykle istotna czynność planowania pomaga Zespołowi zarządzającemu projektem myśleć z wyprzedzeniem, unikać dublowania, przeoczeń i zagrożeń. I pamiętaj porażka w planowaniu przybliża cię do porażki.

Definicje związane z planami

Co to jest plan?

Są ludzie, którzy utożsamiają plan z wykresem Gantta, ale plan to coś znacznie więcej. To dokument opisujący, jak, kiedy i przez kogo konkretny cel lub grupa celów zostaną osiągnięte. Cel możesz utożsamiać z wytworzeniem Produktu Końcowego Projektu, ale w rzeczywistości cele mogą być również związane z czasem, kosztem, jakością, zakresem, ryzykiem, korzyściami i oczywiście z produktami.

Plan zatem musi zawierać informacje pokazujące jak te cele zostaną osiągnięte. Jak się zapewne domyślasz plan jest rodzajem szkieletu dla każdego projektu. Powstaje na początku projektu a w jego trakcie jest stale uaktualniany w celu pokazania, co już zostało osiągnięte (aktualia) i co jeszcze pozostało do zrobienia. Oryginalny plan może być porównany z planem, jaki mamy w trakcie projektu lub z planem, z jakim projekt kończymy, w celu pokazania jak projekt był realizowany w odniesieniu do pierwotnych zamierzeń. Plan oryginalny jest znany pod nazwą pierwszego planu bazowego (zatwierdzonego i opatrzonego datą).

Plan w projekcie odpowiada na następujące pytania: Dlaczego?, Co?, Kto?, Kiedy?, Ile?

Czym jest planowanie?

Planowanie jest działaniem lub procesem tworzenia i utrzymania planu. Termin planowanie jest używany do opisu działań mających na celu stworzenie planu i dokumentów z nim związanych. Zdarza się, że faza planowania jest wykonywana pod presją czasu a to z powodu nacisków na możliwie najszybsze przystąpienie do wytwarzania produktów, na które oczekuje klient.

Trzy poziomy planów

Najczęściej nie jesteśmy w stanie od samego początku zaplanować cały projekt, jako że w szczegółach jesteśmy w stanie planować w relatywnie krótkim horyzoncie czasowym. Z tego tez względu dobrym pomysłem wydaje się być idea wprowadzenia różnych poziomów planów. Metodyka PRINCE2 rekomenduje trzy poziomy. Te trzy poziomy planów to: Plan Projektu, Plan Etapu i Plan Zespołu.

• Plan Projektu ma zastosowanie na poziomie strategicznym i z tego względu jest używany przez Komitet Sterujący. Powstaje w procesie Inicjowanie Projektu i jest wysokopoziomowym planem całego projektu. Plan pokazuje główne produkty projektu, kiedy zostaną wytworzone i jaki z tym wiąże się koszt. Jest to główny dokument umożliwiający Komitetowi Sterującemu kontrolę (sterowanie) projektu. Aktualność planu w trakcie projektu zapewnia Kierownik Projektu.
• Plan Etapu jest wykorzystywany na poziomie zarządzania operacyjnego. Tworzony jest dla każdego etapu zarządczego (obejmuje np. okres 2 miesięcy) i jest używany przez Kierownika Projektu w codziennym zarządzaniu projektem. Charakteryzuje się on na znacznie wyższym poziomem szczegółowości niż Plan Projektu i dotyczy tylko konkretnego etapu.
• Plan Zespołu jest wykorzystywany na poziomie dostarczania (wytwarzania) produktów. Plany Zespołów są tworzone i wykorzystywane przez Kierowników Zespołów w procesie Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów. Pan dotyczy pracy jaka została przydzielona Kierownikowi Zespołu w Grupie Zadań.

Inne plany, jakie mogą powstać w trakcie projektu to Plan Nadzwyczajny, który może zastąpić część Planu Projektu lub Plan Etapu oraz Plan Przeglądu Korzyści omówiony już przy okazji Tematu Uzasadnienie Biznesowe.

Ścieżka planowania

Poniżej przedstawiłem zarys kroków w procesie planowania dla typowego projektu. Ułatwi to zrozumienie tego, kiedy plany powstają i jakąwartość wnoszą do projektu. Zalecam, aby w trakcie lektury opisów planów – zamieszczonych dalej - wracać do rysunku zamieszczonego poniżej.

Plan Projektu, Plan Etapu i Plan Zespołu

Plan Projektu: Czym jest Plan Projektu?

Plan projektu jest planem wysokopoziomowym, używanym głównie przez Komitet Sterujący. Plan pokazuje jak i kiedy zostaną osiągnięte cele związane z czasem, kosztem, zakresem i jakością. Plan Projektu zawiera opisy głównych jego produktów, działań i zasobów potrzebnych do realizacji projektu.

Pytanie

Jak Komitet Sterujący wykorzystuje Plan Projektu

Odpowiedź

Plan Projektu jest używany przez Komitet Sterujący w charakterze poziomu odniesienia w stosunku, do którego monitorowane są postępy projektu etap po etapie. Na koniec każdego etapu Komitet Sterujący może kontrolować status projektu, co pozwala ocenić postępy projektu w stosunku do planu bazowego.

Plan Etapu

Czym jest Plan Etapu?

Plan Etapu jest wymagany dla każdego etapu zarządczego w projekcie. Plan Etapu jest podobny do Planu Projektu, ale zawiera znacznie więcej szczegółów, jako że Kierownik Projektu będzie tego planu używał do operacyjnego zarządzania etapem. Pamiętaj, że Plan Projektu dotyczy całego projektu i jest planem wysokopoziomowym.

Przygotowanie Planu Etapu

Plan Etapu jest przygotowywany przed końcem etapu aktualnie realizowanego (bieżącego) w ramach procesy Zarządzanie Końcem Etapu. Jedną z zalet podziału projektu na etapy jest to że można podzielić duży projekt w łatwiej zarządzane fragmenty. W innych metodach często mówi się o podziale projektu nad podprojekty.

Plan Zespołu

Czym jest Plan Zespołu?

Plany Zespołów są przygotowywane przez Kierowników Zespołów w celu zaplanowania prac określonych w Grupie Zadań. Plany Zespołów są opcjonalne i ich obecność zależy od wielkości projektu, jego złożoności i zasobów zaangażowanych w wytworzenie produktów.

PRINCE2 nie definiuje formatu Planów Zespołów, jako że zespoły mogą pochodzić od różnych dostawców, posługujących się własnymi standardami planistycznymi. Kierownicy Zespołów mogą przygotowywać swoje plany równolegle z Kierownikiem Projektu, jako że składają się one na Plan Etapu.

Plan Nadzwyczajny – wyjście poza tolerancje

Plan nadzwyczajny jest tworzony w przypadku, kiedy na skutek wyjścia projektu poza uzgodnione tolerancje konieczne są działania korygujące. Na przykład, gdy Kierownik Projektu spodziewa się (albo już to się stało) przekroczyć tolerancję na koszt dla etapu o 15%, to musi o tym poinformować (sytuacja nadzwyczajna) Komitet Sterujący. Komitet Sterujący najprawdopodobniej poprosi o aktualizację planu tak, aby możliwe było dokończenie bieżącego etapu w nowych okolicznościach (Plan Nadzwyczajny). Jeżeli Plan Nadzwyczajny zostanie przez Komitet Sterujący zatwierdzony to zastąpi on dotychczasowy Plan Etapu tak, aby możliwe stało się dokończenie etapu w zmienionych warunkach.

Plan Nadzwyczajny jest przygotowywany na tym samym poziomie szczegółowości jak plan, który zastępuje. Obejmuje okres od momentu, w którym bieżący plan został zatrzymany do momentu, kiedy wszystkie na nowo zaplanowane prace zostaną ukończone. Plan Nadzwyczajny może zastąpić Plan Projektu lub Plan Etapu, ale NIE Plan Zespołu.

Przygotowanie planu krok po kroku według PRINCE2

PRINCE2 prezentuje unikatowe podejście do planowania. Planowanie rozpoczyna się od identyfikacji wymaganych produktów a dopiero w kolejnych krokach działań koniecznych do ich dostarczenia, współzależności i zasobów. Większość opisywanych w literaturze metod zaczyna się od identyfikacji działań. Z całą pewnością słyszeliście o strukturze podziału działań (WBS ).

Metodyka PRINCE2 definiuje 7 sekwencyjnych kroków prowadzących do budowy planu.

• Projektowanie planu Lepiej powiedzieć „Wybór stylu i formatu planu”.
• Określenie i analizowanie produktów Tu ma zastosowanie planowanie oparte na produktach.
• Identyfikowanie działań i zależności Działania potrzebne do dostarczenia produktu.
• Szacowanie Czas i zasoby.
• Harmonogramowanie Rozmieszczenie działań w funkcji czasu z uwzględnieniem dostępności zasobów.
• Dokumentowanie planu Uwzględnione doświadczenia i ograniczenia, przyjęte założenia, monitorowanie, kontrola, budżet i tolerancje.
• Analiza ryzyka Identyfikacja ryzyk zidentyfikowanych w każdym z powyższych kroków i propozycje reakcji na te ryzyka.

Powyższe kroki służą przygotowaniu Planu Projektu i Planu Etapu i najprawdopodobniej kroki od 3 do 7 posłużą również w przygotowywaniu Planu Zespołu.

Siedem kroków w planowaniu

Krok 1: Projektowanie planu

Sądzę, że krok ten powinien się nazywać „Wybór standardu planistycznego”, jako że właśnie tę czynność wykonają Kierownicy projektów w rzeczywistym świecie. Jeżeli projekt jest realizowany w ramach programu wtedy najprawdopodobniej to program narzuci wspólne podejście do planowania dla wszystkich jego projektów.

Kilka elementów, które należy wziąć pod uwagę w kroku Projektowanie planu.

• Pomyśl o odbiorcach planu i to, jakiego dostępu do informacji się spodziewają.
• Zastanów się, jakich narzędzi użyć do takich zagadnień jak szacowanie, planowanie i monitorowanie.
• Wybór narzędzi planistycznych nie jest obligatoryjny ale mogą one zaoszczędzić nam sporo czasu i wskazać na potencjalne zagadnienia takie jak nadmierne obciążenie zasobów i ukryte zależności.

Krok 2: Określenie i analizowanie produktów – technika Planowanie oparte na produktach

PRINCE2 do identyfikacji analizy produktów zaleca technikę Planowanie oparte na produktach. Technika składa się z czterech następujących kroków:

• Przygotowanie Opisu Produktu Końcowego Projektu Opis końcowego efektu (produktu) projektu (proces PP).
• Utworzenie Struktury podziału produktów Ustrukturyzowany wykaz wszystkich produktów, jakie mają powstać.
• Przygotowanie Opisów Produktów Opisy produktów do dostarczenia.
• Utworzenie Diagramu następstwa produktów Sekwencja powstawania produktów i ich wzajemne zależności.

Planowanie oparte na produktach na charakter iteracyjny i oferuje szereg korzyści:

• Produkty objęte planem są dobrze zidentyfikowane i opisane a ich powiązanie widoczne i klarowne.
• Zakres projektu jest precyzyjnie określony, co pozwala uniknąć nieuzasadnionych oczekiwań.
• W określenie wymagań są zaangażowani użytkownicy, co zapewnia ich późniejsze wsparcie.
• Poprawia komunikacje, jako że daje prosty obraz tego, co ma być zrobione i ułatwia pozyskiwanie informacji zwrotnej.
• Precyzyjnie określa, co jest w zakresie projektu a co do zakresu projektu nie należy, pozwala to uniknąć zjawiska „puchnącego zakresu”.
• I na koniec ułatwia osiągnięcie zgody, co do tego co powinno być dostarczone.

Planowanie oparte na produktach, krok 1: Przygotowanie Opisu Produktu Końcowego Projektu

Pierwszym krokiem w planowaniu opartym na produktach jest przygotowanie Opisu Produktu Końcowego Projektu. Jest to opis efektu końcowego projektu (np. „Apartamentowiec”). Zagadnienie to było już omawiane w Temacie Jakość gdzie dowiedzieliśmy się , że szczegółowy Opis Produktu Końcowego Projektu jest bardzo ważny do zrozumienia co powinno być w projekcie wytworzone i jakiej powinno być jakości.

To Główny Użytkownik jest odpowiedzialny za udostępnienie informacji potrzebnych do przygotowania Opisu Produktu Końcowego Projektu. Kierownik Projektu będzie koordynował większość prac związanych z przygotowaniem dokumentu, konsultując się z Głównym Użytkownikiem, Przewodniczącym Komitetu Sterującego i ekspertami dziedzinowymi. Opis Produktu Końcowego projektu powinien być tak szczegółowy jak tylko to możliwe i przygotowany wedle poniższego formatu:

Nie zawsze będzie możliwe zdefiniowanie Produktu Końcowego projektu już na samym początku (w procesie PP) w takiej sytuacji opis będzie doprecyzowany w trakcie etapu inicjowania. Metodyka PRINCE2 może sprawiać wrażenie, że wszystkie opisy produktów powinny być przygotowane na początku projektu, ale nie jest to prawdą. Opisy produktów mogą powstawać w trakcie projektu w procesie w procesie Zarządzanie Końcem Etapu w trakcie planowania etapu następnego. To, co mówi metodyka PRINCE2 to to, że wszystkie opisy produktów muszą być uzgodnione i zatwierdzone zanim rozpocznie się ich wytwarzanie, co akurat jest wymaganiem całkiem sensownym.

Planowanie oparte na produktach, krok 2: Tworzenie struktury podziału produktów

Produkt Końcowy Projektu jest rozpisywany na główne produkty konieczne do uzyskania produktu końcowego a te z kolei na produkty konieczne do uzyskania tych ostatnich, przez co powstaje rodzaj drzewa obrazującego hierarchiczny podział produktów, które nazywa się Struktura podziału produktów (SPP). Przy budowie takiej struktury można wykorzystać podejście oparte o Maind Map (mapa myśli). Wyzbądź się też obaw o poprawność konstrukcji. Jeżeli tylko potrafisz na podstawie SPP wyjaśnić innej osobie jak postrzegasz produkty projektu to jesteś na dobrej drodze.

Przygotowując Strukturę podziału produktów powinieneś mieć na uwadze następujące elementy:

• Dobrze jest zaangażować w proces grupę ludzi (warsztat) reprezentujących różne interesy w projekcie takich jak użytkownik, dostawca i eksperci dziedzinowi.
• Używaj kartek samoprzylepnych albo tablicy sucho ścieralnej tak, aby można było łatwo wprowadzać poprawki.
• Bądź otwarty na różne propozycje konstrukcji struktury, jaką zastosujecie i dokonaj wyboru jednej poprzez wynegocjowanie konsensusu. Na przykład różne sposoby podziału w przypadku komputera mogą wyglądać tak:
  • podział wedle pochodzenia różnych produktów składających się na komputer,
  • podział wedle zapotrzebowania na moc różnych produktów składających się na komputer,
  • podział wedle charakteru (elektroniczne/mechaniczne) produktów składających się na komputer.
• Zidentyfikuj produkty zewnętrzne (konieczne, ale nie wytwarzane w projekcie) wyróżniając je na diagramie kołem lub elipsą. Poniższy prosty przykład pomoże w lepszym zrozumieniu idei diagramu SPP

Planowanie oparte na produktach – przykład

Jest to przykład prostego projektu zbudowania strony internetowej.

Dla tych, którzy nie są obeznani z zasadami budowy Struktury podziału produktów sugeruję, aby zaczęli od listy wciętej jak w przykładzie poniżej. Pomoże to w narysowaniu Struktury podziału produktów. Zaletą listy wciętej jest to, ze łatwo ją przygotować i edytować.

Planowanie oparte na produktach, krok 4: Diagram następstwa produktów

Diagram następstwa produktów pokazuje sekwencję, w jakiej produkty projektu powinny powstać i definiuje powiązania między tymi produktami. Na diagramie są pokazane również produkty będące poza zakresem projektu a które muszą być dostępne po to, aby dane produkty projektu mogły powstać. Z chwilą, kiedy taki diagram jest przygotowany można przystąpić do definiowania działań prowadzących do wytworzenia tych produktów a w konsekwencji szacowania zasobów i harmonogramowania.

Przy przygotowywaniu Diagramu następstwa produktów należy rozważyć następujące elementy: Kierownik projektu powinien zaangażować w tworzenie diagramu osoby zaangażowane w dostarczenie produktów i nie powinien polegać wyłącznie na sobie.

Należy rozważyć przygotowanie Diagramu następstwa produktów w trakcie tego samego warsztatu co przygotowanie Struktury podziału produktów jako że ma się wtedy do dyspozycji tych samych specjalistów.

Dla produktów wytwarzanych w projekcie należy używać prostokątów a dla produktów zewnętrznych elips. Ciekawym przykładem tego typu diagramów są instrukcje składania mebli firmy Ikea.

Zakresy odpowiedzialności w kontekście Tematu Plany

• Kierownictwo firmy lub programu
  • Ustanawiają tolerancje dla projektu (wyspecyfikowane w Zleceniu Przygotowania Projektu)
  • Zatwierdzają Plany Nadzwyczajne dla całego projektu
• Przewodniczący Komitetu Sterującego
  • Zatwierdza Plan Projektu, Etapu i Plany Nadzwyczajne na poziomie etapu
  • Ustanawia tolerancje dla każdego etapu
• Główny Użytkownik
  • Udostępnia zasoby na potrzeby Panowania opartego na produktach
• Główny Dostawca
  • Udostępnia zasoby na potrzeby Panowania opartego na produktach i całego cyklu planowania (7 kroków)
• Kierownik Projektu
  • Zarządza procesem planowania opartego na produktach
  • Przygotowuje Opisy produktów (we współpracy z Kierownikami Zespołów)
  • Tworzy plan Projektu, Plany Etapów i Plany Nadzwyczajny jeżeli konieczne.
  • Aktualizuje Plan Projektu (w procesie KE) poprzez nanoszenie na plan aktualiów.
• Kierownik Zespołu
  • Przygotowuje Plany Zespołu i asystuje Kierownikowi Projektu w przygotowaniu jego planów.
  • Współdzieli odpowiedzialność za przygotowanie Opisu Produktów.
• Nadzór Projektu
  • Jest źródłem rad i wskazówek dla Kierownika Projektu
  • Zapewnia Komitetowi Sterującemu wdrożenie systemu zarządzania jakością.
• Wsparcie Projektu
  • Pomaga w scalaniu Planu Projektu i Etapów.