Organizacja

W wielu przypadkach zdefiniowanie organizacji projektu i związanych z nią ról i zakresów odpowiedzialności jest dokonywane w pośpiechu, ponieważ inne działania, jak natychmiastowe przystąpienie do wytwarzania produktów wydają się ważniejsze. Jako Kierownik Projektu zależysz od innych ludzi podejmujących decyzje, dostarczających informacje i wykonujących zadania. Dlatego też jest ważne, aby opis twojej roli był uzgodniony i miał formę pisemną. W przeciwnym razie może się okazać, że w trakcie projektu walczysz z duchami.

Jednym z pierwszych zadań, jakie Kierownik projektu powinien podjąć jest zrozumienie, kto jest kim w organizacji i jakie są ich role i odpowiedzialności. Zacząć należy od Przewodniczącego Komitetu Sterującego, któremu być może trzeba będzie przypomnieć, że za projekt odpowiada on a nie Kierownik Projektu.

Kierownictwo może wywierać na Kierownika Projektu naciski, aby przystąpił do wytwarzania produktów tak szybko jak tylko to możliwe, bo najprawdopodobniej ich głównym celem jest rozpoczęcia eksploatacji lub sprzedaży tych produktów i nie koniecznie są oni świadomi tego, co się dzieje w trakcie Przygotowania Projektu i Inicjowania Projektu. Poniżej przedstawiono kilka pomysłów na to, co może pomóc Kierownikowi

Projektu w udokumentowaniu organizacji projektu.

• Przegląd ról i zakresów odpowiedzialności w innych podobnych projektach.
• Spotkanie z Przewodniczącym Komitetu Sterującego w celu przedyskutowania odpowiedzialności i zbudowania Komitetu Sterującego.
• Przeprowadzenie warsztatu z Komitetem Sterującym i przy wykorzystaniu wiedzy związanej z Tematem Organizacja postawienie na przykład takich pytań: Jak powinna przebiegać w trakcie projektu komunikacja?, Kto odpowiada za wyspecyfikowanie korzyści? itp.
• Upewnienie się, że każda osoba ma konieczne uprawnienia, wiedzę, jest dostępna i potwierdzała (pisemnie) przyjecie na siebie danej roli i związanej z nią odpowiedzialności.

Informacja na temat Organizacji w PRINCE2

Informacje objęte Tematem organizacja pomagają zdefiniować i ustanowić strukturę decyzyjną i zakresy odpowiedzialności w projekcie. Innymi słowy pozwalają określić, kto jest kim w projekcie.

Metodyka PRINCE2 jest oparta na środowisku klient-dostawca. Jedną ze stron jat klient, który specyfikuje oczekiwane rezultaty i najprawdopodobniej płaci za projekt. Drugą stroną jest dostawca, który zapewnia potrzebne zasoby, wykonuje prace i dostarcza wymagane produkty.

Jak myślisz, co powoduje, że zespół projektowy odnosi sukcesy? Metodyka PRINCE2 mówi, że zespół projektowy powinien:

• Reprezentować Biznes, Użytkownika i Dostawcę.
• Mieć zdefiniowane odpowiedzialności za zarządzanie strategiczne, zarządzanie operacyjne i wytwarzanie produktów.
• Prowadzić regularne przeglądy czy projekt przebiega zgodnie z planem.
• Posiadać efektywną strategię zarządzania przepływem informacji do i od interesariuszy.

Ogólnie, każdy projekt powinien mieć strategię, zarządzanie, sterowanie i komunikację.

Definicje dotyczące Organizacji

Definicja projektu: Czym jest projekt?

Powszechnie spotykana definicja projektu mówi, że projekt to „zestaw działań desygnowany osiągnięciu określonego celu”. Metodyka PRINVE2 definiuje projekt, jako „tymczasową organizację powołaną w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego”.

Definicja programu: Czym jest program?

Program to tymczasowa elastyczna struktura organizacyjna stworzona do koordynowania, kierowania i nadzorowania wdrożenia zbioru związanych z nim projektów i działań celem uzyskania wyników i korzyści odnoszących się do strategicznych zamierzeń organizacji. Dla przykładu firma może powołać program wdrożenia Six Sigma w każdym oddziale w każdym z krajów gdzie działa. Cel strategiczny jaki jej przyświeca to poprawa jakości o x% przy wykorzystaniu zasad Six Sigma. Program będzie wymagał uruchomienia i jednoczesnego kontrolowania wielu różnych projektów w różnych departamentach i krajach.

Korporacyjna struktura organizacyjna: Czym jest Korporacyjna struktura organizacyjna?

Projekt może być częścią Programu. Jeżeli jest on realizowany poza programem to mówi się o nim jako o projekcie realizowanym w środowisku korporacji (projekt samodzielny). Metodyka PRINCE2 posługuje się pojęciem Korporacyjnej struktury organizacyjnej w kontekście przywództwa w organizacji.

Role i opisy ról

Metodyka PRINCE2 przypisuje odpowiedzialność w projekcie do ról a nie do osób, chociaż potem te role zostaną powierzone konkretnym osobom. Tym sposobem jedna osoba może pełnić kilka ról. Dla przykładu w dużym projekcie rola Wsparcie projektu może być pełniona przez kilka osób jednocześnie a w projekcie niewielkim role Kierownika Projektu i Wsparcia Projektu mogą być powierzone jednej osobie.

Interesariusze

Interesariuszem jest osoba lub grupa osób mająca wpływ ma projekt lub będąca pod jego wpływem. Dotyczy to zatem między innymi Komitetu Sterującego, Zespołów w projekcie, potencjalnych użytkowników, tych którzy będą konsumentami korzyści i tych na którzy na projekcie stracą.

Trzy strony interesu w projekcie / Trzy kategorie interesariuszy

W projekcie zgodnym z PRINCE2 powinny być zawsze reprezentowane trzy główne grupy interesariuszy. Reprezentacja ta ma miejsce na poziomie Komitetu Sterującego w osobach reprezentujących Biznes, Użytkowników i Dostawców.

Strona reprezentująca Biznes

Biznes na poziomie Komitetu Sterującego jest reprezentowany przez jego Przewodniczącego. Projekt, jeżeli ma wystartować musi mieć Uzasadnienie Biznesowe. To biznes wciąż zadaje pytanie: „Czy projekt jest ciągle wart realizacji?”

Strona reprezentująca Użytkowników

Użytkownicy odnoszą korzyści dzięki eksploatacji wytworzonych w projekcie produktów. Mogą też tymi produktami się posługiwać oraz je serwisować i utrzymywać. W celu zapewnienia, że w projekcie powstaną właściwe produkty o uzgodnionej jakości, użytkownicy muszą być reprezentowani w Komitecie Sterującym. Reprezentację tę powierza się roli Głównego Użytkownika.

Strona reprezentująca dostawców

Dostawca zapewnia zasoby i umiejętności niezbędne do wytworzenia produktów. Może to być ktoś z wewnątrz jaki i z zewnątrz organizacji realizującej projekt. Na przykład albo własny dział IT albo zewnętrzna firma dostarczająca rozwiązania IT. Interesy dostawców są reprezentowane w Komitecie Sterującym przez rolę Głównego Dostawcy.

Klient/Dostawca

Pojęcie klienta zawiera w sobie zarówno interes biznesowy jak i interes użytkownika. W takim przypadku zazwyczaj użytkownicy pochodzą z organizacji, która płaci za projekt.

Np. Dział sprzedaży potrzebuje nowego systemu informatycznego.

Pojęcie klienta może odnosić się tylko do użytkowników i to dostawca będzie reprezentował jednocześnie interesy dostawców i biznesu. W takim przypadku użytkownicy są zazwyczaj zewnętrzni w stosunku do firmy, która płaci za projekt.

Np. Hurtownia przygotowuje nowe rozwiązanie internetowe dla swoich klientów.

Cztery poziomy zarządcze w projekcie

Ważne jest abyście rozumieli różnicę między strukturą zarządczą projektu i Zespołem Projektowym. Struktura zarządcza projektu ma 4 poziomy a Zespół Projektowy 3.

Cztery poziomy w strukturze zarządczej projektu to:

• Poziom kierownictwa organizacji lub programu.
• Poziom zarządzania strategicznego,
• Poziom zarządzania operacyjnego,
• Poziom dostarczania produktów.

Poziom: Kierownictwa organizacji lub programu

Z tego poziomu przychodzi zlecenie przygotowania projektu i na tym poziomie nominowany jest Przewodniczący Komitetu Sterującego. Decydenci na tym poziomie ustalają, jak Komitet Sterujący będzie ich informował o przebiegu projektu i jakie tolerancje na projekt będzie miał do dyspozycji.

Poziom: Zarządzania strategicznego projektem (Komitet Sterujący)

Komitet Sterujący odpowiada za strategiczne zarządzanie projektem i odpowiada decyzyjnie za jego sukces. Do obowiązków Komitetu Sterującego należy:

• Przydział zasobów i zatwierdzanie głównych planów – Plan Projektu, Plan Etapu.
• W przypadku przewidywania, że zostaną przekroczone tolerancje zatwierdzanie odchyleń.
• Dawanie zgody na realizację etapów zarządczych i zatwierdzanie ich zakończenia.
• Komunikacja z Interesariuszami w tym z Kierownictwem organizacji lub programu.

Pracę Komitetu Sterującego opisuje proces Zarządzanie Strategiczne Projektem.

PoziomL zarządzania operacyjnego (Kierownik Projektu)

Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za operacyjne (codzienne) zarządzanie projektem. Jego podstawowym obowiązkiem jest dbanie o to, aby projekt wytwarza ł wymagane produkty przy założonych celach, którymi są: czas, koszt, jakość, zakres, ryzyko i korzyści.

Poziom dostarczania produktów (Kierownik Zespołu)

Członkowie zespołów odpowiadają za dostarczenie produktów projektu o określonej, jakości w ramach uzgodnionego kosztu i czasu. Kierownik zespołu jest upoważniony i odpowiada za przygotowanie Panu Zespołu i zarządzanie zespołem tak, aby wymagane produkty były dostarczone. Działania zarządcze związane z dostarczaniem produktów specjalistycznych opisuje proces Zarządzanie Dostarczaniem Produktów.

Komitet Sterujący

W skład Komitetu Sterującego wchodzi Przewodniczący Komitetu Sterującego, Główny Użytkownik i Główny Dostawca. Przewodniczący jest rolą jednoosobową a więcej niż jedną osobę można powołać do pełnienia ról Głównego Użytkownika i Głównego Dostawcy. Przewodniczący Komitetu Sterującego jest właścicielem Uzasadnienia Biznesowego i do niego należy ostatnie słowo w procesie podejmowania decyzji. Komitet Sterujący nie jest strukturą demokratyczną.

Do Komitetu Sterującego należy:

• Odpowiedzialność decyzyjna za sukces lub porażkę projektu.
• Dawanie Kierownikowi Projektu jednoznacznych wytycznych.
• Zapewnienie niezbędnych zasobów i finansowanie projektu.
• Widoczne i trwałe wsparcie Kierownika Projektu.
• Zapewnienie efektywnej komunikacji z zespołem projektowym i zewnętrznymi interesariuszami.

W rzeczywistości mamy niestety do czynienia z ze zbyt wieloma projektami, których Komitety Sterujące nie rozumieją swojej roli i nie zapewniają Kierownikowi Projektu właściwego wsparcia.

Przewodniczący Komitetu Sterującego

Przewodniczący jest mianowany przez Kierownictwo organizacji lub programu. Wspierany przez Głównego Użytkownika i Głównego dostawcę, ponosi całkowitą odpowiedzialność za projekt.

Na przewodniczącym Komitetu sterującego spoczywa odpowiedzialność decyzyjna w projekcie. Zazwyczaj Przewodniczący będzie odpowiedzialny za powołanie i nominacje w Zespole Zarządzania Projektem w tym pozostałych członków Komitetu Sterującego i Kierownika Projektu. Przewodniczący Komitetu Sterującego odpowiada na początku projektu za przygotowanie Uzasadnienia Biznesowego a w jego trakcie stale ma na uwadze pytanie „czy projekt ciągle wart jest realizacji?”  

Główny Użytkownik

Odpowiada za:

• Specyfikację potrzeb (wymagań) tych, którzy będą eksploatować produkty projektu.
• Współpracę Zespołu Zarządzania Projektem z użytkownikami produktów.
• Zapewnienie, że dostarczone rozwiązanie spełni oczekiwania użytkowników przede wszystkim w obszarze, jakości, łatwości eksploatacji i wymagań.
• Udostępnienie informacji na temat korzyści na potrzeby Planu Przeglądu Korzyści.

Główny Dostawca

Główny dostawca reprezentuje interesy wszystkich tych, którzy projektują, wytwarzają, wspomagają i wdrążają produkty projektu. Główny Dostawca udostępnia wszystkie zasoby potrzebne w projekcie i zapewnia dostępność właściwych ludzi, narzędzi, wyposażenia i wiedzy tak, aby produkty spełniły kryteria jakości. Główny Użytkownik pochodzi zazwyczaj z organizacji realizującej projekt (np. Dyr ds. Zakupów), ale może również wywodzić się z firmy realizującej projekt. Podobnie jak rola Głównego Użytkownika tak i ta może być pełniona przez kilka osób.

Nadzór Projektu

Do czego potrzebny jest Nadzór Projektu? Przyjrzyj się następującym sytuacjom: Mamy w firmie nowego Kierownika Projektu, który nie jest do końca świadom obowiązujących w przedsiębiorstwie standardów jakości, co może doprowadzić do sytuacji, w której nie wszystkie produkty zostaną dostarczone zgodnie z oczekiwaniami.Kierownik Projektu zauważył bardzo poważny problem, ale ma opory przed jego zgłoszeniem, bo nie chce być posłańcem przynoszącym złe wiadomości i w konsekwencji zataja go licząc na to, że sprawa się sama jakoś wyjaśni.

Może być tak, że w każdej z powyższych sytuacji Kierownik Projektu będzie informował Komitet Sterujący, że wszystko jest w porządku i projekt jest realizowany zgodnie z planem. Stąd tak ważne jest, aby Komitet Sterujący miał drugie źródło informacji. To drugie źródło nazywa się Nadzór Projektu.

• Przewodniczący Komitetu Sterującego jest odpowiedzialny za nadzór ze strony biznesu.
• Chce mieć pewność, że biznesowe aspekty projektu są prawidłowe.
• Nieustannie zadaje pytanie: Czy projekt jest wart realizacji?
• Główny użytkownik jest odpowiedzialny za nadzór ze strony użytkowników.
• Chce mieć pewność, że projekt dostarczy właściwe produkty spełniające wymagania.
• Nieustannie zadaje pytanie: Czy produkt będzie działał jak tego oczekujemy?
• Główny Dostawca jest odpowiedzialność za nadzór ze strony dostawców.
• Chce mieć pewność, że produkty zostaną dostarczone zgodnie z oczekiwaniami i że na potrzeby projektu są dostępni właściwi ludzie i materiały.
• Nieustannie zadaje pytanie: Czy może to być wykonane w ramach założonego kosztu, czasu i innych ograniczeń?

Do decyzji Komitetu Sterującego należy czy będzie on sprawował funkcje nadzoru samodzielnie czy też powierzy to zadanie dedykowanej roli. Nadzór Projektu powinien wspierać Kierownika Projektu poprzez wskazywanie na standardy, które w projekcie powinny być spełnione. Kierownik Projektu nie powinien mieć oporów przed proszeniem Nadzoru Projektu o wskazówki.

Obsługa Zmian

Obsługa Zmian to osoba lub zespół, któremu Komitet Sterujący delegował uprawnienia do oceny żądań zmian lub odstępstw. Rola ta wchodzi w skład Zespołu Zarządzającego Projektem. Obsługa Zmian może dysponować budżetem zmian w ramach, którego będzie przedmiotowe zmiany zatwierdzać.

W zależności od istotności zmiany jej obsługa może być delegowana do różnych ról jak to widać w poniższym przykładzie: Poziom istotności – żądanie zmiany Kto podejmuje decyzję?

• Poziom 5: Kierownictwo organizacji lub programu
• Poziom 4: Komitet Sterujący
• Poziom 3: Obsługa Zmian
• Poziom 2: Kierownik Projektu
• Poziom 1: Wsparcie Projektu

Na przykład: Dla zagadnienia (żądanie zmiany) o poziomie istotności 2 decyzję może podjąć Kierownik Projektu, jeżeli skutki finansowe zaakceptowania zmiany nie przekraczają 400 EUR i oczywiście nie zostaną przekroczone tolerancje. Dlaczego wszystkich zmian nie obsługuje Komitet Sterujący?

Jeżeli spodziewamy się, że w projekcie nie będzie zbyt wielu zmian to może je obsługiwać Komitet Sterujący. Ale jeżeli zmian może być dużo to wtedy lepiej jest powołać rolę Obsługa Zmian. Jest to podejście bardziej efektywne, jako że mniej obciąża Komitet Sterujący, który ma zazwyczaj wiele innych spraw na głowie.

Rola Kierownika Projektu

Kierownik Projektu, jako jedyna osoba zarządza projektem na jego poziomie operacyjnym w trybie dzień po dniu. Z tego też powodu rola ta nie może być dzielona. Kierownik Projektu, współpracując z Komitetem Sterującym i Nadzorem Projektu, zarządza projektem w imieniu i na rzecz Komitetu Sterującego w ramach ustalonych ograniczeń.

Kierownik Projektu zazwyczaj pochodzi z organizacji realizującej projekt (zalecenie PRINCE2). Odpowiada za wszystkie procesy PRINCE2 za wyjątkiem procesu „Zarządzanie Strategiczne Projektem”.

Kierownikowi Projektu podlegają Kierownicy Zespołów i Wsparcie Projektu. W niewielkich projektach tam gdzie nie ma Kierowników Zespołów Kierownik Projektu osobiście poprowadzi zespół i zadania związane ze wsparciem. Jakie twoim zadaniem umiejętności powinien mieć Kierownik Projektu? Od Kierownika Projektu oczekuje się umiejętności w zakresie planowania, umiejętności organizowania pracy zespołowej, formułowania strategii, kierownictwa liniowego, zarządzania kosztami, komunikacji, zarządzania jakością i zmianą, monitorowania, śledzenia statusu produktów, potrzeb związanych z produktami i projektem.

Kierownik Projektu powinien się wykazywać postawą pro aktywną a nie, biernie oczekiwać na rozwój wypadków. Jakie inne role może pełnić Kierownik Projektu? Kierownik Projektu może pełnić również rolę Wsparcia projektu, Kierownika Zespołu (jeżeli ma odpowiednią wiedzę specjalistyczną) i Obsługi Zmian (jeżeli Komitet Sterujący da mu takie uprawnienia).

Rola Kierownika Zespołu

Rola Kierownika Zespołu jest opcjonalna i ma zazwyczaj zastosowanie jeżeli:

• Projekt jest wystarczająco duży i charakteryzuje się licznym zespołem.
• W celu wytworzenia produktów istnieje zapotrzebowanie na specjalistyczne umiejętności lub wiedzę (np. przygotowanie specjalistycznego modułu oprogramowania w języku Java).
• Projekt jest rozproszony geograficznie i zespoły pracują w różnych lokalizacjach.
• W projekcie jest zatrudniona firma zewnętrzna i efektywniej jest współpracować i koordynować pracę z Kierownikiem Zespołu zamiast ze wszystkimi członkami tego zespołu z osobna.

Kierownik Zespołu odpowiada za dostarczenie produktów, jakie powierzył mu do wykonania w ramach Grupy Zadań Kierownik Projektu oraz za regularne raportowanie do Kierownika Projektu o stanie prac.

Wsparcie Projektu

Wsparcie projektu świadczy na rzecz projektu następujące usługi:

• Wsparcie administracyjne oraz doradztwo i pomoc w stosowaniu narzędzi wspomagających zarządzanie.
• Wsparcie w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem
• Zarządzanie Konfiguracją wedle zasad zawartych w dokumencie Strategia Zarządzania Konfiguracją. Dokument jest jednym z czterech dokumentów związanych ze strategiami zarządzania, przygotowywanymi na starcie projektu.

Wsparcie Projektu podlega Kierownikowi Projektu. Rola jest opcjonalna. Większe organizacje mogą mieć Centralne Biura Projektów (często określane jako PMO lub P3O ) świadczące usługi dla większej liczby projektów.

Angażowanie Interesariuszy

Na czym polega angażowanie Interesariuszy? Angażowanie interesariuszy jest procesem identyfikacji i efektywnej komunikacji z tymi osobami lub grupami osób, które mają interes związany z rezultatami projektu. Pomyśl tylko, że chcesz zbudować na obrzeżach miasta nowe krematorium. Od razu masz do czynienia z lokalnymi mieszkańcami, developerami, magistratem, robotnikami, których będziesz zatrudniał, agencja ochrony środowiska itd., itd. Niektórzy interesariusze będą za inni przeciw.

Zgodnie z PRINCE2 komunikacja z interesariuszami jest kluczowym czynnikiem sukcesu projektu. Jest to element, który powinien być obecny w świadomości Kierownika Projektu i Przewodniczącego Komitetu Sterującego przez cały czas trwania projektu. Zasady komunikacji z interesariuszami będą określone w dokumencie Strategia Zarządzania Komunikacją.

Strategia Zarządzania Komunikacją

Czym jest dokument Strategia zarządzania Komunikacją? Dokument ten szczegółowo określa, jak w trakcie projektu będzie realizowana komunikacja (np. jakie informacje, do kogo, jak często). Dokumentem w trakcie projektu będzie się posługiwał Kierownik Projektu.

Strategia Zarządzania Komunikacją określa reguły komunikacji i angażowania interesariuszy w trakcie projektu.

Co zawiera dokument Strategia Zarządzania Komunikacją? Dokument zawiera opis sposobów i częstotliwości komunikowania się z wewnętrznymi i zewnętrznymi podmiotami.

Strategia zarządzania Komunikacją jest przygotowywana przez Kierownika Projektu w trakcie Etapu inicjowania projektu. W celu upewnienia się czy interesariusze otrzymują właściwe informacje Strategia Zarządzania Komunikacja jest przeglądana w procesie Zarządzanie Końcem Etapu.

Dokument Strategia Zarządzania Komunikacją zawiera następujące informacje:

• Wstęp opisujący przeznaczenie dokumentu.
• Procedura Komunikacji. Opis metod komunikacji takich jak poczta elektroniczna, spotkania i prezentacje.
• Narzędzia i techniki. Np. bazy danych, arkusze kalkulacyjne, komunikatory itp.
• Raportowanie. Typy i zawartość raportów.
• Harmonogram. Kiedy poszczególne działania będą prowadzone.
• Role i odpowiedzialności. Kto będzie realizował komunikację.
• Analiza Interesariuszy. Typy interesariuszy i pożądane z nimi relacje.
• Potrzebne informacje. Informacje jakie mają napływać z projektu w tym ich format i częstotliwość przekazywania.

Zazwyczaj Kierownictwo organizacji lub programu udostępni szablon dokumentu Strategia Zarządzania Komunikacją. Może on być przez Kierownika Projektu nieznacznie zmodyfikowany na potrzeby konkretnego przypadku, co w konsekwencji oznacza, że jego przygotowanie nie wymaga zbyt wiele pracy.

Zakresy odpowiedzialności w kontekście Tematu Organizacja

• Kierownictwo firmy lub programu
  • Mianuje Przewodniczącego Komitetu sterującego i prawdopodobnie Kierownika Projektu w procesie Przygotowanie Projektu (PP).
  • Może udostępnić szablon Strategii zarządzania Komunikacją.
• Przewodniczący Komitetu Sterującego
  • Może nominować Kierownika Projektu jeżeli nie uczyni tego Kierownictwo organizacji lub programu.
  • Kompletuje Komitet sterujący i zatwierdza Zespół Zarządzania Projektem.
  • Zatwierdza Strategię zarządzania Komunikacją.
• Główny Użytkownik
  • Zapewnia zasoby użytkownika potrzebne w budowie zespołu.
• Główny Dostawca
  • Zapewnia zasoby dostawcy potrzebne w budowie zespołu.
• Kierownik Projektu
  • Przygotowuje Strategię Zarządzania Komunikacją.
  • Przygotowuje opisy wybranych ról dla Zespołu Zarządzania Projektem w procesie PP.
• Kierownik Zespołu
  • Buduje zespół mający wytworzyć wyspecyfikowane produkty.
• Nadzór Projektu
  • Doradza w procesie budowy Zespołu Zarządzania projektem.
  • Sprawdza czy Strategia Zarządzania Komunikacja jest odpowiednia.