PRINCE2 wiki
« Tematy

Jakość

Also available in: English Nederlands Français Español русский Português Italiano

Jakość to zagadnienie, któremu metody zarządzania projektami poświęcają wiele miejsca i brzmi to naprawdę doskonale, ale w rzeczywistości jest to temat, którego wielu kierowników projektów nie rozumie. Firmy zazwyczaj posiadają Systemy zarządzania jakością, ale są one dedykowane konkretnym działom przedsiębiorstwa lub konkretnej grupie produktów, co oznacza, że wiele projektów nie będzie mogło skorzystać ze zdefiniowanych w tych systemach zasad.

Jakość może być trudna do zdefiniowania i wielu ludzi ma kłopot z prostym wyjaśnieniem tego zagadnienia. Dla przykładu, załóżmy, że szef sprzedaży poprosił o opracowanie nowego systemu i w związku z tym prosisz go o sprecyzowanie wymagań. Zazwyczaj dostaniesz listę takich wymagań, ale jeśli zapytasz „A co z wymaganiami jakościowymi?” lub „Jakie są twoje oczekiwania względem jakości?” to zaniemówi, co nie jest normalnym zachowaniem dla handlowca. Konkludując, to niestety na nas, jako Kierownikach Projektów leży obowiązek zadawania właściwych pytań.

I jeszcze jedna sprawa, jeżeli nie poświęcisz uwagi jakości na starcie projektu to będzie niezwykle trudno zakończyć go z odpowiednią jakością (otrzymać użyteczny produkt). Jakość zatem musi być zaadresowana na samym początku projektu.

Dobra wiadomość jest taka, że metodyka PRINCE2 daje proste rozwiązanie tego problemu. Metodyka opisuje, jak w trakcie projektu jakość jest definiowana, mierzona i kontrolowana.

Informacje na temat jakości w PRINCE2

Przeznaczeniem Tematu Jakość jest określenie i wdrożenie środków, za pomocą których projekt wytworzy produkty i zweryfikuje, czy odpowiadają one swojemu przeznaczeniu. Inaczej, Temat Jakość określa podejście metodyki PRINCE2 do zapewnienia, że produkty wytworzone w projekcie spełniają oczekiwania i mogą być użyte zgodnie z przeznaczeniem. Ponieważ jeżeli jakość produktów nie odpowiada oczekiwaniom to i spodziewane korzyści nie zostaną osiągnięte.

Pewno pamiętasz, że Koncentracja na produktach jest jednym z pryncypiów metodyki PRINCE2, co oznacza, że produkty projektu powinny być jasno określone już na starcie projektu lub w procesie Zarządzanie Końcem Etapu tak, aby opisy zostały zatwierdzone (stają się opisami bazowymi) zanim zacznie się wytwarzanie produktów. Plan Projektu i Plan Etapu będą uwzględniały działania związane z kontrolą jakości.

Opis Produktu musi uwzględniać informacje dotyczące kryteriów jakości tak, aby interesariusze mieli wspólne widzenie tego, co ma wytworzyć projekt.

Załóżmy na przykład, że produktem ma być otwieracz do puszek. Niektóre z kryteriów jakości mogą wyglądać tak:

Jak widzisz kryteria jakości dostarczają nam wielu szczegółowych informacji na temat tego czym w istocie jest produkt. Reasumując, Temat Jakość udostępnia nam metody pomocne w specyfikowaniu jakości, prowadzeniu przeglądów jakości oraz w wyjaśnianiu jak uzyskiwać zatwierdzenia i nadzorować jakość w trakcie projektu.

Definicje związane z jakością

Jakość ma swoją własną terminologię i terminy tam użyte mogą mieć dla różnych ludzi różne znaczenie. Terminologia użyta w PRINCE2 ma swoje źródło głównie w normie ISO 9000. Przyjrzyjmy się zatem definicjom, których szczegółowe omówienie znajdziesz dalej.

Jakość

Ogólnie jakość jest definiowana jako całość cech i charakterystyk produktu takich, że produkt spełnia oczekiwania i zaspokaja określone potrzeby. Może to brzmieć nieco dziwnie, ale zastanów się nad tym przez moment. Przecież to to samo, co powiedzenie, że produkt ma przez określony czas działać tak, jak tego oczekujemy. Posłużmy się przykładem otwieracza do puszek. Pomyśl o wszystkich cechach otwieracza do puszek, czego użytkownik może od niego oczekiwać i jak długo powinien ten otwieracz wytrzymać.

Zakres

Zakres jest powiązany z zakresem planu, na który składają się wszystkie produkty, jakie w ramach planu mają powstać. Zakres jest definiowany z użyciem struktury podziału produktów i Opisów Produktów. Jasno zatem widać, że zakres i jakość są ze sobą powiązane.

Zarządzanie jakością

Zarządzanie jakością jest definiowane jako działania związane z kierowaniem i kontrolą organizacji w kontekście jakości. Działania te to między innymi: definiowanie jakości, kontrola jakości, zapewnienie jakości i doskonalenie jakości. System zarządzania jakością (QMS ) System zarządzania jakością to kompletny zestaw standardów, procedur i odpowiedzialności w ramach danej organizacji. Większość dużych firm ma Systemy zarządzania jakością, co oznacza, że dobrym pytaniem na początek jest: „Czy macie System zarządzania jakością, który można by wykorzystać w projekcie?” 

Planowanie jakości

Aby projekt spełnił oczekiwania jakościowe i kryteria akceptacji, Kierownik Projektu musi mieć odpowiednią strategię. Oznacza to identyfikację potrzebnych produktów i ich kryteriów jakości, zaplanowanie metod jakości (to znaczy koniecznych działań dla przeprowadzenia kontroli jakości i akceptacji produktu) oraz przygotowania zakresów odpowiedzialności za jakość.

Kontrola jakości

Kontrola jakości dotyczy technik i działań związanych z inspekcją i testowaniem produktów. Dotyczy to również ciągłego poszukiwania sposobów na doskonalenie jakości i eliminowanie mniej efektywnych działań.

Nadzór jakości

Jest w zasadzie tym samym co Nadzór Projektu tyle tylko, że dotyczy jakości w całej organizacji a nie tylko jakości związanej z projektem. Nadzór polega na zapewnieniu, że wszystkie działania związane z jakością są wykonywane.

Nadzór jakości:

Nadzór Projektu leży w zakresie obowiązków Komitetu Sterującego, natomiast Nadzór jakości to odpowiedzialność kierownictwa organizacji lub programu. Można powiedzieć, że rola Nadzoru jakości jest poza Zespołem Zarządzającym Projektem, podczas gdy Nadzór Projektu do Zespołu Zarządzającego Projektem należy.

Wstęp do podejścia do jakości w PRINCE2

Podejście do jakości w metodyce PRINCE2 składa się z dwóch elementów: Planowania jakości i Kontroli jakości.

Planowanie jakości

Kontrola jakości

Planowanie jakości – część 1 podejścia do jakości

Wyobraź sobie projekt budowy apartamentowca. Klientem jest developer. Będąc w roli Kierownika Projektu potrzebujesz dokonać uzgodnień z osobami reprezentującymi klienta, dostawcę i innych interesariuszy, aby zrozumieć na czym będzie polegać jakość ukończonego budynku i jak jakość będzie kontrolowana w trakcie projektu.

Celem Planowania jakości jest:

Możesz sobie wyobrazić, jak emocjonujący będzie projekt, jeżeli nie dokonamy wszystkich tych ustaleń na początku i każdy będzie miał własne wyobrażania tego, jak mają wyglądać ukończone produkty.

Następujące pytania stanowią podstawę tego, co należy ustalić w trakcie Planowania jakości:

Planowanie jakości

Lista produktów powstaje w wyniku zastosowania techniki Planowanie Oparte na Produktach (zostanie omówione później). Lista jest uzupełniana informacjami, wchodzącymi w skład Opisów Produktów, na temat jakości.

Oczekiwania jakościowe klienta

Zazwyczaj uzyskanie od klienta informacji na temat oczekiwań jakościowych nie jest sprawą prostą a odpowiedzi, które usłyszysz mogą być niejednoznaczne. Jednak proces musi być przeprowadzony i to na jak najwcześniejszym etapie, aby wszystkie oczekiwania można było zawrzeć w Opisie Produktu Końcowego Projektu. W trakcie projektu Opis Produktu Końcowego Projektu może być modyfikowany w ramach procesu Zarządzanie Końcem Etapu. Nie stanowi to większego problemu pod warunkiem, że zmiany są dokonywane w ramach Procedury kontroli zmian.

Są organizacje, dla których najważniejsze jest jak najszybsze wypuszczenie produktu, lub w których pojawiają się problemy z finansowaniem i w związku z tym sądzi się, że można wygospodarować dodatkowe środki kosztem jakości. Widziałem w swojej praktyce projekty, w których już na starcie zaczynały się kłopoty z budżetem, ale z chwilą, kiedy gotowy produkt zaczynał sprawiać klientowi problemy, pieniędzy na jego ciągłe naprawy nie brakowało. Niestety takie podejście jest bardzo kosztowne i niekorzystne dla użytkowników.

Kilka dobrych pytań pozwalających skupić uwagę użytkownika na jakości może brzmieć tak:

Zastosowanie techniki MoSCoW

Nadawanie priorytetów Oczekiwaniom jakościowym: Zastosowanie techniki MoSCoW Oczekiwania powinny mieć ustaloną hierarchię wskazującą wyraźnie, co dla klienta jest najważniejsze. Technika nadawania priorytetów MoSCoW będzie omawiana później, ale dla wyjaśnienia: M- musi być; S – powinno być; C – może być być; W- tym czasie może nie być. Można się też posłużyć stopniowaniem Wysoki, Średni, Niski, Nie wymagany, ale MoSCoW jest lepsze.

Spisanie kryteriów akceptacji

Kryteria akceptacji są hierarchiczną listą atrybutów, które powinien posiadać produkt po zakończeniu projektu. Lista jest uzgadniana przez Klienta i Dostawcę przed rozpoczęciem projektu w procesie Przygotowanie Projektu i jest powiązana z Opisem Produktu Końcowego Projektu wchodzącego w skład dokumentu Założenia Projektu.

W tabeli poniżej pokazano przykład (produktem jest strona internetowa) listy, na którą składają się:

Opis Produktu Końcowego Projektu (produkt podstawowy)

Nie należy mylić Opisu Produktu Końcowego Projektu z Opisami Produktów cząstkowych składających się na produkt końcowy. Opis Produktu Końcowego Projektu dotyczy końcowego efektu projektu. Opis Produktu Końcowego Projektu powstaje w procesie Przygotowanie Projektu i jest częścią dokumentu Założenia Projektu. Natomiast Opisy Produktów powstają w trakcie Etapu Inicjowania lub w trakcie procesu Zarządzanie Końcem Etapu w procesie tworzenia planów.

Proces Zamykanie Projektu, w oparciu o Opis Produktu Końcowego Projektu, pomaga zweryfikować, czy projekt dostarczył to, czego od niego oczekiwano i czy kryteria akceptacji zostały spełnione. Przykładem Opisu Produktu Końcowego Projektu, który szczególnie mi się podoba to opis komputera na stronie handlowej producenta. Mamy tam informacje, czym jest produkt, opis jego cech, specyfikację techniczną i warunki gwarancji. Wystarczy zajrzeć na strony czołowych producentów. Widać, że Opis Produktu Końcowego projektu nie musi mieć 100 stron. Wystarczy 2 do 4.

Przykład Opisu Produktu Końcowego Projektu (Nw)

Przykład będzie pomocny, jeżeli posłużymy się produktem, z którym większość czytelników jest zaznajomiona. W mojej ocenie dobrym wyborem będzie odtwarzacz MP3.

Firma technologiczna chce wprowadzić na rynek nowy mały i prosty odtwarzacz MP3, który zdominuje inne produkty tego typu. Zwróć uwagę na ilość informacji dotyczących jakości, włączonych do opisu produktu.

Opisy Produktów

W ramach przygotowania Planu Projektu powstają Opisy Produktów dla wszystkich produktów koniecznych do osiągnięcia efektu końcowego projektu (Produkt Końcowy Projektu). Nie w każdym projekcie jest to możliwe i uzasadnione na tak wczesnym etapie, dlatego też Opisy Produktów mogą powstawać lub są aktualizowane w ramach procesu Zarządzanie Końcem Etapu. Opisy Produktów są zatwierdzane i stają się obiektami odniesienia zanim rozpocznie się wytwarzanie produktów.

Typowa zawartość Opisu Produktu jest podobna do Opisu Końcowego Produktu Projektu. Ponownie zwracam uwagę na to ile ważnych informacji na temat jakości jest w takim opisie.

Rejestr Jakości

Rejestr Jakości zawiera zapisy związane z wydarzeniami dotyczącymi jakości w trakcie projektu takimi jak warsztaty, przeglądy, testowanie i akceptacje. Początkowo Rejestr Jakości będzie pusty. W miarę jak powstają Opisy Produktów w rejestrze zaczną się pojawiać zapisy. Spora część Kierowników Projektów buduje Rejestry Jakości w oparciu o arkusze kalkulacyjne.

Poniżej przedstawiono przykład Rejestru Jakości, w którym mamy takie kolumny jak: Wytwórca, Tester, Zatwierdzający i kolumny dotyczące dat planowanych i aktualnych.

Znaczenie kolumn wyjaśnię na przykładzie windy instalowanej w apartamentowcu.

Rejestr Jakości ułatwia kierownikowi Projektu śledzenie spraw związanych z jakością w trakcie projektu w szczególności planowanych i rzeczywistych dat. Pozwala to Kierownikowi Projektu na kontrolowanie jakości. Pełna ścieżka rewizyjna jakości (historia jakości).

Wstęp do kontrolowania jakości

Czym jest kontrolowanie jakości? Kontrolowanie jakości polega na wykonywaniu działań tak, jak to zapisano w Strategii Zarządzania Jakością. Kontrolowanie jakości składa się z trzech powiązanych ze sobą części:

Porównaj powyższe z nagłówkami kolumn w Rejestrze jakości – to te same informacje.

Technika Przegląd Jakości w PRINCE2

Technika Przegląd Jakości opisuje ramowe zasady odbiorów technicznych produktów. W technice zdefiniowane są odpowiednie role i struktura organizacyjna. Technikę wykorzystuje się do przeprowadzania odbiorów polegających na sprawdzeniu czy produkt odpowiada standardom określonym przez klienta i spełnia kryteria jakości wyspecyfikowane w Opisie Produktu.

Technika Przegląd Jakości określa cztery role. Są to:

Wyjaśnię pokrótce każdą z ról, aby lepiej były pamiętane.

Jak przebiega przegląd jakości? Nw

Celem techniki jest:

Jakie są podstawowe rezultaty przeglądu jakości i związane z nimi zapisy w Rejestrze jakości? Podstawowym efektem przeglądu jakości jest ustalenie czy:

Zakresy odpowiedzialności w kontekście Tematu Jakość

discussion icon PRINCE2 wiki is open-source and published for free under a Creative Commons license.

discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Cezary Paprocki