PRINCE2 wiki
« Procesy

Przygotowanie Projektu

Also available in: English Français Español русский Português Italiano

Popatrzmy, czego dowiesz się w tym rozdziale o procesie Przygotowanie Projektu. W rozdziale tym zapoznasz się:

Przeznaczenie i cel procesu Przygotowanie Projektu

Przeznaczenie procesu Przygotowanie Projektu

Proces ma za zadanie odpowiedzieć na pytanie: Czy mamy do czynienia z wartym zachodu i opłacalnym projektem? Zazwyczaj jedynym dokumentem jakim dysponujemy przed wywołaniem tego procesu jest Zlecenie przygotowania założeń. Dokument ten może jednak nie zawierać wystarczających informacji do podjęcia przez Komitet sterujący decyzji do rozpoczęciu inicjowania projektu.

Z tego właśnie powodu zdefiniowano w metodyce PRINCE2 proces Przygotowanie Projektu. Przygotowywane są w nim informacje potrzebne Komitetowi Sterującemu do podjęcia decyzji czy projekt jest wart zachodu. Główne informacje, a w szczególności zarys Uzasadnienia Biznesowego, są zawarte w Założeniach Projektu. Drugim efektem tego procesu jest znaczące obniżenie prawdopodobieństwa rozpoczęcia nierokującego projektu.

Proces nie powinien być czasochłonny. W praktyce chodzi o to, aby minimalnym wysiłkiem rozstrzygnąć czy warto przejść do etapu inicjowania projektu.

Cele procesu Przygotowanie Projektu

Celem procesu jest przeprowadzenie i upewnienie się, że w trakcie następujące elementy zostały wykonane: * Mamy Uzasadnienie Biznesowe (powody biznesowe) i jest ono udokumentowane w formie zarysu Uzasadnienie Biznesowego. Uzasadnienie Biznesowe przybierze ostateczny kształt w etapie inicjowania. * Mamy formułę realizacyjną projektu określającą najlepszy sposób osiągnięcia założonych efektów projektu. Formuła ta jest określana przy wykorzystaniu doświadczeń z innych projektów, wiedzy specjalistów z danej dziedziny i wszelkich innych dostępnych dla zespołu informacji. * Jest sformowany zespół, który przeprowadzi wszystkie prace w etapie inicjowania oraz inne role potrzebne na tym etapie. * Przygotowane są Założenia Projektu określające zakres projektu i zawierające wszystkie inne informacje zgromadzone w trakcie procesu. * Przygotowany jest szczegółowy Plan Etapu opisujący wszelkie prace, jakie mają być wykonane w etapie inicjowania.

Jak więc widać proces Przygotowanie Projektu ma na celu przygotowanie dla Komitetu Sterującego odpowiednich informacji i przygotowanie do etapu inicjowania.

Działania w procesie

Poniżej pokazano w zarysie, jakie działania należy wykonać w procesie Przygotowanie Projektu. Zapoznanie się z nimi pomoże lepiej zrozumieć szczegóły związane z tymi działaniami. * Impulsem wyzwalającym rozważania zmierzające do realizacji projektu jest Zlecenie przygotowania projektu, uruchamiane przez decydenta z poziomu kierownictwa organizacji lub programu. * W trakcie procesu, Zlecenie przygotowania projektu będzie podstawą do opracowania Założeń Projektu. Należy pamiętać, że Założenia Projektu posłużą Komitetowi Sterującemu do podjęcia decyzji, czy rozpocząć inicjowanie projektu czy nie. * Uwaga: Jeżeli projekt jest częścią programu to wtedy większość informacji koniecznych do przygotowania Założeń Projektu będzie pochodziła z programu. W praktyce większość działań koniecznych do przeprowadzenia w procesie Przygotowanie Projektu będzie wykonana na poziomie programu. * Przygotowanie Założeń Projektu i zarysu Uzasadnienia Biznesowego wymaga ścisłej współpracy między Kierownikiem Projektu, Komitetem Sterującym i niektórymi interesariuszami. * Prace związane z Założeniami Projektu i zarysem Uzasadnienia Biznesowego mają charakter iteracyjny oparty o ciągłe konsultacje i ulepszenia powstających dokumentów. * W metodyce PRINCE2 wyraźnie podkreślono, że im więcej czasu poświęci się na porządne przygotowanie wymagań, tym więcej czasu zaoszczędzimy w trakcie projektu i niektórych z poniższych zjawisk będzie można uniknąć lub istotnie je ograniczyć: * Niekończące się spotkania i dyskusje zmierzające do szczegółowego określenia produktów. * Rewizja planów na skutek zbyt szczegółowego wyspecyfikowania produktów cząstkowych składających się na produkty końcowe. * Możliwość pojawianie się kosztownych wymagań dodatkowych w trakcie etapów.

W wielu organizacjach projekty są rozpoczynane zbyt pospiesznie, jako że naczelne kierownictwo oczekuje, żeby działania były podejmowane szybko, co skutkuje rozpoczynaniem projektów źle zdefiniowanych.

W trakcie procesu Przygotowanie Projektu są wykonywane następujące działania:

Przyjrzyj się uważnie rysunkowi powyżej i zauważ na jakim poziomie zarządzania są wykonywane poszczególne działania. Jak widać większość działań jest wykonywana przez Kierownika Projektu. Zarys Uzasadnienia Biznesowego jest przygotowywany przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego przy wsparciu Kierownika Projektu. Kierownik Projektu odpowiada również za przygotowanie Opisu Produktu Końcowego Projektu.

Wejścia i wyjścia z procesu Przygotowanie Projektu

Wejścia

Wyjścia (podstawowe)

Wniosek o zainicjowanie projektu: Ostatnim elementem na wyjściu procesu Przygotowanie projektu jest wniosek do Komitetu Sterującego o zainicjowanie projektu . Kierownik Projektu przekazuje wraz z nim do Komitetu Sterującego zarówno Założenia Projektu jak i Plan Etapu inicjowania.

Jakie tematy PRINCE2 mają zastosowanie w procesie Przygotowanie Projektu

Zakresy odpowiedzialności związane z procesem Przygotowanie Projektu

discussion icon PRINCE2 wiki is open-source and published for free under a Creative Commons license.

discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Cezary Paprocki