Przygotowanie Projektu

Popatrzmy, czego dowiesz się w tym rozdziale o procesie Przygotowanie Projektu. W rozdziale tym zapoznasz się:

• Z przeznaczeniem procesu Przygotowanie Projektu.
• Z zarysem działań, jakie należy wykonać w tym procesie.
• Poznasz, co składa się na wejścia do i wyjścia z procesu.
• Jakie Tematy PRINCE2 mają w tym procesie zastosowanie.
• Z rolami i zakresami odpowiedzialności w procesie Przygotowanie Projektu.

Przeznaczenie i cel procesu Przygotowanie Projektu

Przeznaczenie procesu Przygotowanie Projektu

Proces ma za zadanie odpowiedzieć na pytanie: Czy mamy do czynienia z wartym zachodu i opłacalnym projektem? Zazwyczaj jedynym dokumentem jakim dysponujemy przed wywołaniem tego procesu jest Zlecenie przygotowania założeń. Dokument ten może jednak nie zawierać wystarczających informacji do podjęcia przez Komitet sterujący decyzji do rozpoczęciu inicjowania projektu.

Z tego właśnie powodu zdefiniowano w metodyce PRINCE2 proces Przygotowanie Projektu. Przygotowywane są w nim informacje potrzebne Komitetowi Sterującemu do podjęcia decyzji czy projekt jest wart zachodu. Główne informacje, a w szczególności zarys Uzasadnienia Biznesowego, są zawarte w Założeniach Projektu. Drugim efektem tego procesu jest znaczące obniżenie prawdopodobieństwa rozpoczęcia nierokującego projektu.

Proces nie powinien być czasochłonny. W praktyce chodzi o to, aby minimalnym wysiłkiem rozstrzygnąć czy warto przejść do etapu inicjowania projektu.

Cele procesu Przygotowanie Projektu

Celem procesu jest przeprowadzenie i upewnienie się, że w trakcie następujące elementy zostały wykonane:

• Mamy Uzasadnienie Biznesowe (powody biznesowe) i jest ono udokumentowane w formie zarysu Uzasadnienie Biznesowego. Uzasadnienie Biznesowe przybierze ostateczny kształt w etapie inicjowania.
• Mamy formułę realizacyjną projektu określającą najlepszy sposób osiągnięcia założonych efektów projektu. Formuła ta jest określana przy wykorzystaniu doświadczeń z innych projektów, wiedzy specjalistów z danej dziedziny i wszelkich innych dostępnych dla zespołu informacji.
• Jest sformowany zespół, który przeprowadzi wszystkie prace w etapie inicjowania oraz inne role potrzebne na tym etapie.
• Przygotowane są Założenia Projektu określające zakres projektu i zawierające wszystkie inne informacje zgromadzone w trakcie procesu.
• Przygotowany jest szczegółowy Plan Etapu opisujący wszelkie prace, jakie mają być wykonane w etapie inicjowania.

Jak więc widać proces Przygotowanie Projektu ma na celu przygotowanie dla Komitetu Sterującego odpowiednich informacji i przygotowanie do etapu inicjowania.

Działania w procesie

Poniżej pokazano w zarysie, jakie działania należy wykonać w procesie Przygotowanie Projektu. Zapoznanie się z nimi pomoże lepiej zrozumieć szczegóły związane z tymi działaniami.

• Impulsem wyzwalającym rozważania zmierzające do realizacji projektu jest Zlecenie przygotowania projektu, uruchamiane przez decydenta z poziomu kierownictwa organizacji lub programu.
• W trakcie procesu, Zlecenie przygotowania projektu będzie podstawą do opracowania Założeń Projektu. Należy pamiętać, że Założenia Projektu posłużą Komitetowi Sterującemu do podjęcia decyzji, czy rozpocząć inicjowanie projektu czy nie.
• Uwaga: Jeżeli projekt jest częścią programu to wtedy większość informacji koniecznych do przygotowania Założeń Projektu będzie pochodziła z programu. W praktyce większość działań koniecznych do przeprowadzenia w procesie Przygotowanie Projektu będzie wykonana na poziomie programu.
• Przygotowanie Założeń Projektu i zarysu Uzasadnienia Biznesowego wymaga ścisłej współpracy między Kierownikiem Projektu, Komitetem Sterującym i niektórymi interesariuszami.
• Prace związane z Założeniami Projektu i zarysem Uzasadnienia Biznesowego mają charakter iteracyjny oparty o ciągłe konsultacje i ulepszenia powstających dokumentów.
• W metodyce PRINCE2 wyraźnie podkreślono, że im więcej czasu poświęci się na porządne przygotowanie wymagań, tym więcej czasu zaoszczędzimy w trakcie projektu i niektórych z poniższych zjawisk będzie można uniknąć lub istotnie je ograniczyć:
• Niekończące się spotkania i dyskusje zmierzające do szczegółowego określenia produktów.
• Rewizja planów na skutek zbyt szczegółowego wyspecyfikowania produktów cząstkowych składających się na produkty końcowe.
• Możliwość pojawianie się kosztownych wymagań dodatkowych w trakcie etapów.

W wielu organizacjach projekty są rozpoczynane zbyt pospiesznie, jako że naczelne kierownictwo oczekuje, żeby działania były podejmowane szybko, co skutkuje rozpoczynaniem projektów źle zdefiniowanych.

W trakcie procesu Przygotowanie Projektu są wykonywane następujące działania:

• Mianowanie Przewodniczącego Komitetu Sterującego i Kierownika projektu
• Zgromadzenie dotychczasowych doświadczeń.
• Przygotowanie zarysu Uzasadnienia Biznesowego.
• Razem z zarysem przygotowywany jest Opis Produktu Końcowego Projektu.
• Wybranie formuły realizacyjnej projektu i zestawienie Założeń Projektu.
• Planowanie etapu inicjowania.

Przyjrzyj się uważnie rysunkowi powyżej i zauważ na jakim poziomie zarządzania są wykonywane poszczególne działania. Jak widać większość działań jest wykonywana przez Kierownika Projektu. Zarys Uzasadnienia Biznesowego jest przygotowywany przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego przy wsparciu Kierownika Projektu. Kierownik Projektu odpowiada również za przygotowanie Opisu Produktu Końcowego Projektu.

Wejścia i wyjścia z procesu Przygotowanie Projektu

Wejścia

• Zlecenie przygotowania projektu jest impulsem wyzwalającym proces i pochodzi spoza projektu.
• Zlecenie przygotowania projektu może zawierać takie informacje jak powody, dla których powinniśmy podjąć projekt, niektóre informacje dotyczące zasadności biznesowej oraz inne potrzebne do przygotowania Założeń Projektu.
• Kierownik Projektu powinien aktywnie poszukiwać przydatnych informacji z innych projektów (np. w Raportach Doświadczeń z tych projektów).

Wyjścia (podstawowe)

• Zarys Uzasadnienia Biznesowego: Za jego przygotowanie odpowiada Przewodniczący Komitetu Sterującego. Celem jest zebranie informacji pozwalających na ocenę zasadności projektu.
• Formuła realizacyjna projektu: Jest częścią Założeń Projektu i określa podejście do realizacji projektu (wariant realizacyjny). Przygotowując formułę realizacyjną projektu Kierownik Projektu powinien zadać następujące pytania:
• Wytworzyć produkt od nowa, zmodyfikować już istniejący czy kupić na rynku?
• Czy posłużymy się siłami własnymi czy wynajmiemy zasoby na zewnątrz?
• Czego uczą nas wcześniejsze projekty?
• Czy mamy jakieś dodatkowe źródła informacji zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne?
• Założenia Projektu: Wszystkie powyższe informacje plus inne takie jak zakres, role i odpowiedzialności i cele związane z efektywnością są zestawiane w jednym dokumencie – Założeniach Projektu.
• Plan Etapu inicjowania: Kierownik Projektu przygotowuje pierwszy plan (plan etapu), który posłuży zarządzaniu operacyjnemu etapem inicjowania.

Wniosek o zainicjowanie projektu: Ostatnim elementem na wyjściu procesu Przygotowanie projektu jest wniosek do Komitetu Sterującego o zainicjowanie projektu . Kierownik Projektu przekazuje wraz z nim do Komitetu Sterującego zarówno Założenia Projektu jak i Plan Etapu inicjowania.

Jakie tematy PRINCE2 mają zastosowanie w procesie Przygotowanie Projektu

Zakresy odpowiedzialności związane z procesem Przygotowanie Projektu

• Kierownictwo firmy lub programu
  • Przygotowuje (przekazuje) Zlecenie przygotowania projektu.
  • Ustala tolerancje na poziomie całego projektu.
  • Mianuje Przewodniczącego Komitetu Sterującego i może mianować Kierownika Projektu.
• Przewodniczący Komitetu Sterującego
  • Mianuje Kierownika Projektu, jeżeli nie zrobiło tego kierownictwo organizacji lub programu.
  • Mianuje członków zespołu projektowego.
  • Przygotowuje zarys Uzasadnienia Biznesowego.
• Główny Użytkownik
  • Udostępnia informacje potrzebne do przygotowania Opisu Produktu Końcowego Projektu.
• Kierownik Projektu
  • Nadzoruje przygotowanie większości informacji do Założeń Projektu.
  • Nadzoruje przygotowanie formuły realizacyjnej i pozyskiwanie doświadczeń z poprzednich projektów.
  • Przygotowuje Plan Etapu inicjowania.
• Kierownik Zespołu
  • Może zostać poproszony o pomoc w przygotowaniu formuły realizacyjnej i Opisu Produktu Końcowego Projektu