Procesy

Other languages: en nl fr es ru pt it English Nederlands Français Español русский Português Italiano

7 procesów PRINCE2 są:

Przygotowanie Projektu (PP)

Elementem, który wyzwala myślenie o projekcie jest zlecenie przygotowania projektu (mandat dla projektu). Jak to pokazano na rysunku, mandat powstaje poza zespołem projektowym. Metodyka PRINCE2 sugeruje, że pochodzi on od kierownictwa organizacji lub programu.

Przygotowanie Projektu (PP) jest pierwszym wykonywanym procesem i w jego wyniku powstają następujące produkty przekazywane Komitetowi Sterującemu:

Założenia Projektu, które zawierają zarys Uzasadnienia Biznesowego.
Opis Produktu Końcowego (jest częścią Założeń Projektu).
Plan Etapu Inicjowania (jak będzie realizowany etap inicjowania projektu).

Na dole diagramu znajduje się uwaga „przed projektem”, co oznacza, że proces PP jest wykonywany poza projektem. Konkretnie projekt rozpoczyna się dopiero pierwszą decyzją Komitetu Sterującego a proces PP dostarcza informacji koniecznej do podjęcia tej decyzji i wystartowania projektu.

Pierwsza decyzja Komitetu Sterującego

Pierwszą decyzją Komitetu Sterującego jest rozstrzygniecie, czy zezwolić na rozpoczęcie Etapu Inicjowania. Decyzja ta jest znana pod nazwą „zezwolenie na zainicjowanie projektu”. Komitet Sterujący przesądza, czy projekt jest wart realizacji (potrzebny, wykonalny, korzystny) oraz przegląda i zatwierdza Plan Etapu Inicjowania.

Uwarunkowania czasowe:

Proces Przygotowanie Projektu jest w stosunku do całego projektu relatywnie krótki.
W przykładowym projekcie trwającym około 8 miesięcy, proces Przygotowanie Projektu może trwać ok. 1 tygodnia. Daje to pewne pojęcie o jego czasie trwania, chociaż w przypadku konkretnych projektów czas ten będzie różny.

Proces Inicjowanie Projektu (IP) / Etap Inicjowania

Po pierwszej decyzji Komitetu Sterującego, Kierownik Projektu używając zatwierdzonego Planu Etapu Inicjowania realizuje Etap Inicjowania, pierwszy etap zarządczy projektu.

W wyniku realizacji tego etapu powstają następujące produkty składające się na DIP (Dokumentację Inicjowania Projektu):

Cztery dokumenty definiujące strategie: Strategia Zarządzania Ryzykiem, Jakością, Konfiguracją i Komunikacją.
Dokument Uzasadnienie Biznesowe (za które odpowiada Przewodniczący Komitetu Sterującego).
Plan Projektu.
Opisy Produktów.
Mechanizmy sterowania projektem opisujące, jak projekt będzie kontrolowany (sterowany).
Role i Odpowiedzialności / Struktura zespołu zarządzającego projektem.

Większość prac w Etapie Inicjowania jest nadzorowana przez Kierownika Projektu wspieranego przez:

Przewodniczącego Komitetu Sterującego podczas przygotowania Uzasadnienia Biznesowego.
Osoby reprezentujące użytkowników podczas// przygotowania Opisów Produktów.
Specjalistów (ekspertów dziedzinowych) pomagających w planowaniu opartym na produktach, w tym w tworzeniu Opisów Produktów i szacowaniu.
Głównego Użytkownika, który dostarcza informacje o spodziewanych mierzalnych korzyściach w określonym czasie. Informacje na temat korzyści stają się częścią Planu Przeglądu Korzyści.

Druga decyzja Komitetu Sterującego

Na koniec Etapu Inicjowania Komitet Sterujący jest gotowy do podjęcia swojej drugiej decyzji w projekcie polegającej na wyrażeniu zgody na kontynuację projektu poprzez realizację drugiego Etapu zarządczego (etapy zarządcze są wykonywane sekwencyjnie). Komitet Sterujący przegląda informacje zawarte w DIP a w szczególności Uzasadnienie Biznesowe zawierające również przegląd ryzyk, korzyści i wskaźniki ekonomiczne (np. ROI). Przeglądany jest również Plan Projektu i Plan dla drugiego Etapu. Jeżeli Komitet Sterujący zgadza się z przedstawionymi informacjami to wtedy:

Autoryzuje projekt akceptując jego plan, sposób zarządzania i Uzasadnienie Biznesowe wraz z ryzykiem.
Wydaje zgodę na realizację następnego Etapu zarządczego tak, iż mogą się zacząć zaplanowane w tym Etapie zarządczym prace (zasoby są przydzielane etap po etapie).

Uwarunkowania czasowe

W Etapie Inicjowania wykonywane są wszystkie działania wynikające z procesu Inicjowanie Projektu. Trwa to zdecydowanie dłużej niż Przygotowanie Projektu i chociaż zazwyczaj krócej niż kolejne etapy, co w sposób oczywisty zależy to od rodzaju projektu.
W powyższym przykładzie Etap Inicjowania trwa 4 tygodnie, a etap po nim następujący 8.

Sterowanie Etapem (SE) – pierwszy Etap realizacji projektu

Większość codziennych obowiązków Kierownika Projektu jest wykonywana w ramach procesu Sterowanie Etapem. Główne działania w tym procesie to:

Zlecanie Kierownikom Zespołów realizacji poszczególnych Grup Zadań, sprawdzanie stanu zleconych prac i potwierdzanie wykonania Grup Zadań po ich zakończeniu.
Ciągłe przeglądanie stanu etapu w odniesieniu do Planu Etapu.
Przygotowywanie regularnych raportów dla Komitetu Sterującego
Wychwytywanie i analiza zagadnień projektowych i ryzyka oraz ich eskalacja, gdy zachodzi taka potrzeba.
Podejmowanie w ramach tolerancji działań korygujących w odniesieniu do zidentyfikowanych zagadnień.

Zarządzanie Końcem Etapu (KE)

Jak to pokazano na poniższym rysunku proces KE (Zarządzanie Końcem Etapu) zaczyna się jeszcze przed końcem etapu zanim zakończy się proces Sterowanie Etapem. Celem procesu Zarządzanie Końcem Etapu jest przygotowanie następującej informacji dla Komitetu Sterującego:

Raport Końcowy Etapu – jak zakończył się etap w porównaniu do Planu Etapu.
Uaktualnienie Uzasadnienia biznesowego i Planu Projektu o posiadane aktualia.
Przygotowanie Planu następnego Etapu, który będzie przedmiotem zatwierdzenia.
Uaktualnienie Planu Przeglądu Korzyści – sprawdzenie i uaktualnienie czy spodziewane korzyści zostały / nie zostały zrealizowane.

Decyzje Komitetu Sterującego

Na koniec etapu Komitet Sterujący podejmie następujące działania:

Przegląda bieżący etap głównie w oparciu o Raport Końcowy Etapu.
Szacuje postępy projektu w odniesieniu do zatwierdzonego Planu Projektu.
Przegląda Uzasadnienia Biznesowego i ryzyka w celu sprawdzenia czy projekt jest dalej opłacalny.
Sprawdza Plan następnego etapu zarządczego.
Przegląd Planu Przeglądu Korzyści w celu porównania korzyści spodziewanych z rzeczywiście dostarczonymi.

Ostatnią rzeczą, jaką robi w tym miejscu Komitet Sterujący jest zgoda na realizację następnego etapu, dzięki czemu Kierownik Projektu może kontynuować prace w następnym etapie.

Uwarunkowania czasowe:

W naszym przykładzie etap trwa 8 tygodni, chociaż oczywiście czas ten zależy od rodzaju projektu. Więcej dowiesz się przy okazji omawiania Tematu Plany.
Dowiesz się również, co oznacza pojęcie „horyzont planistyczny”.

Kolejne etapy zarządcze (realizacyjne)

Projekt może mieć więcej niż dwa etapy zarządcze oddzielone od siebie decyzjami Komitetu Sterującego. Komitet Sterujący używa etapów w celu sprawowania kontroli nad przebiegiem projektu. Jak to widać w naszym przykładzie schemat zarządzania w każdym etapie jest ten sam. Główną różnicę między etapami stanowi zawartość Grup Zadań, zleconych do wykonania zespołom, w ramach każdego etapu.

Decyzje Komitetu Sterującego

Działania Komitetu Sterującego będą te same jak na koniec poprzedniego etapu.

Uwarunkowania czasowe

W naszym przykładzie bieżący etap trwa tyle samo co poprzedni, chociaż jak i wcześniej zależy to od rodzaju projektu. Jeżeli w etapie poziom ryzyka jest niewielki i Komitet Sterujący darzy Kierownika Projektu dużym zaufaniem, po tym jak zarządzał etapem poprzednim, to kolejne etapy będą dłuższe, ale za to będzie ich mniej.

Ostatni etap zarządczy i Zamykanie Projektu (ZP)

Projekt będzie kontynuowany do momentu aż zostaną zakończone wszystkie etapy zarządcze (realizacyjne) i zostanie zamknięty w końcu etapu ostatniego.

Uwaga: Proces Zamykanie Projektu jest zawsze ostatnią częścią ostatniego etapu zarządczego.

Normalnie pod koniec każdego etapu uruchamiany jest proces Zarządzanie Końcem Etapu po to, aby zamknąć etap bieżący i przygotować się do etapu następnego. Jak to pokazano na rysunku poniżej w ostatnim etapie nie jest wywoływany proces Zarządzanie Końcem Etapu a zamiast niego uruchamiany jest proces Zamykanie Projektu. Jest to proces, w którym Kierownik Projektu przygotowuje projekt do zamknięcia.

Celami procesu Zamykanie Projektu są:

Uaktualnienie Planu Projektu w celu wykazania, co zostało dostarczone i zatwierdzone oraz kiedy.
Przekazanie produktów, uzyskanie akceptacji, ewaluacja projektu i przygotowanie Raportu Końcowego Projektu.
Jeżeli to uzasadnione, sprawdzenie czy spodziewane na zakończenie projektu korzyści zostały osiągnięte i aktualizacja Planu Przeglądu Korzyści.

Ostatnią czynnością, jaką Kierownik Projektu wykonuje w procesie Zamykanie Projektu jest przygotowanie dla Komitetu Sterującego rekomendacji zamknięcia projektu, co w konsekwencji oznacza, że to nie Kierownik Projektu dokonuje formalnego zamknięcia projektu.

Decyzje Komitetu Sterującego

Ostatnią decyzja Komitetu Sterującego jest decyzja o zamknięciu projektu. Decyzja ta w PRINCE2 nazywa się „Zezwolenie na zamknięcie projektu”. Zanim jednak ta decyzja zostanie podjęta Komitet Sterujący:

Dokona porównania pierwotnych wersji dokumentów (Uzasadnienie Biznesowe i Plan Projektu) zawartych w DIP z ich bieżącym kształtem w celu sprawdzenia, jak efektywny był projekt w stosunku do początkowych założeń.
Potwierdzi, że wszystkie produkty zostały zaakceptowane i przekazane.
Przejrzy Raport z Doświadczeń i go rozpowszechni.
Przejrzy Planu Przeglądu Korzyści i porównana korzyści spodziewane z rzeczywiście do tej pory dostarczonymi.

Uwarunkowania czasowe

W naszym przykładzie etap trwa 9 tygodni w tym proces Zamykanie Projektu zajmuje 1 tydzień. Jak zwykle w rzeczywistości będzie to oczywiście zależało od rodzaju projektu.

Podsumowanie cyklu życia

Celami prezentacji cyklu życia projektu było:

Zaprezentowanie idei na podstawie przykładowego projektu.
Pokazanie, jak mogą wyglądać w projekcie relacje między procesami.
Wskazanie, w których momentach w projekcie jest angażowany Komitet Sterujący.
Pokazanie, które procesy w cyklu życia projektu są wywoływane raz a które wiele razy.
Zaprezentowanie, jak wyglądają relacje między etapami zarządczymi i tego, że zamknięcie projektu jest realizowane w ramach ostatniego etapu w procesie Zamykanie Projektu.

Rysunek obrazujący cykl życia projektu pokazał również:

Jak może być podzielony projekt: Faza przedprojektowa, Inicjowanie projektu, Realizacja i Zamykanie.
Które procesy i kiedy są realizowane raz (np. Przygotowanie Projektu, Inicjowanie Projektu, Zamykanie Projektu) a które powtarzane.