Wstęp do PRINCE2

Oficjalny podręcznik do metodyki PRINCE2 nosi tytuł “ PRINCE2 skuteczne zarządzanie projektami” i jest doskonałym materiałem referencyjnym. Jest on przeznaczony dla:

• Doświadczonych kierowników projektów pragnących nauczyć się metodyki PRINCE2.
• Kierowników projektów potrzebujących źródła referencyjnego dla metodyki PRINCE2.

Niniejszy podręcznik do PRINCE2 różni się od oficjalnego w następujący sposób:

• Główny ciężar jest położony na sylabus egzaminu Foundation.
• Jest on bardziej elementem szkoleniowym niż referencyjnym.
• Pojęcia PRINCE2 są wyjaśnione przy pomocy przykładów, co pozwala lepiej zrozumieć ich istotę.
• Napisany jest w języku potocznym, co pozwala szybko przyswajać treść.
• Zawiera wiele przykładowych dokumentów (produktów) zarządczych.
• Zamieszczono w nim cykl życia projektu, co pozwala zrozumieć sposób, w jaki projekt jest dzielony.
• Pytania zamieszczone na końcu każdego rozdziału pozwalają lepiej sprawdzić nabytą wiedzę.
• Podręcznik jest udostępniony w formacie PDF, co pozwala na łatwe wyszukiwanie informacji.

Reasumując, jeżeli chcesz się przygotować do egzaminu PRINCE2 Foundation to użyj „Podręcznika PRINCE2 Foundation”. Natomiast, jeżeli potrzebujesz źródła referencyjnego to oficjalny podręcznik „PRINCE2 skuteczne zarządzanie projektami” będzie lepszym rozwiązaniem.

Czym są projekty?

Projekty ze swej natury unikatowe, to znaczy nie ma dwóch takich samych projektów, są postrzegane, jako środek do przeprowadzenia zmiany.

Niektórzy z was mogą teraz pomyśleć, że w waszych organizacjach niektóre projekty są stale powtarzane. No tak, ale jeżeli są one dokładnie takie same to mają one raczej charakter procesów a powtarzalne procesy są określane, jako działalność operacyjna lub rutynowa. Zacznijmy od bardziej ogólnej definicji projektu, którą zaczerpnąłem z Wikipedi: Projekt to unikatowa seria działań przeznaczona do osiągnięcia konkretnego celu w ramach znanych ograniczeń czasowych i kosztowych. Lubię tę definicję, jako że jest ona zwarta i łatwa do zrozumienia a ponadto posługuje się takimi pojęciami jak „seria działań”, „konkretny cel” i „znane ograniczenia czasowe i kosztowe”.

Inna definicja brzmi następująco:

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu wytworzenia unikatowego produktu lub usługi. Definicja może wyglądać jak coś żywcem wyjęte z serialu Star Trek , ale w rzeczywistości pochodzi z Project Management Body of Knowledge (PMBOK®).   Zobaczmy teraz jak definiuje projekt metodyka PRINCE2. Cytat z oficjalnego podręcznika: „Projekt to tymczasowa organizacja powołana w celu wytworzenia jednego lub więcej produktów biznesowych zgodnych z uzgodnionym Uzasadnieniem Biznesowym”.

Aby w pełni rozumieć tę definicję trzeba trochę więcej wiedzieć o PRINCE2. Wszystko powinno zacząć się klarować za kilka minut po tym jak wyjaśnię, co się kryje za słowami tymczasowa organizacja i uzasadnienie biznesowe, które pojawiają się w definicji. Słowo organizacja odnosi się do zespołu projektowego, osób zaangażowanych w projekt i tego, jakie miedzy nimi są relacje. Każdy projekt ma zdefiniowany początek i koniec a zatem jest tymczasowy. Pamiętaj, projekty, które mają niegraniczony czas trwania to działalność operacyjna (np. serwis systemu informatycznego).

Uzasadnienie Biznesowe to jeden z dokumentów obecnych w metodyce PRINCE2. Zawiera on takie informacje jak powody podjęcia projektu, korzyści, koszty, ograniczenia czasowe i wskaźniki finansowe, np. ROI .

Dlaczego metodyczne zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektem oznacza planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie (sterowanie) projektu. Inaczej rzecz ujmując administrowanie projektem. Zadaniem Kierownika Projektu jest osiągnięcie celów w ramach założonego czasu, kosztu, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka.

Popatrzmy na kilka typowych rzeczy, jakie mogą pójść źle w projekcie:

• Przykładowy projekt – nowy dom
• Podstawowe informacje
• Do wykonania robót specjalistycznych zostaną zatrudnione zewnętrzne firmy (ogrzewanie, elektryka, wyposażenie, itp.)
• Łatwo sobie wyobrazić, że trzeba będzie tymi firmami jakoś zarządzić
• Scenariusz nr 1.
• Na tydzień przed terminem, kiedy mieli zacząć prace hydraulicy dowiadujesz się, że najprawdopodobniej zaczną, ale z miesięcznym opóźnieniem.
• Skutki takiego rozwoju sytuacji
• Większość planowanych prac ulegnie zakłóceniu
• Będzie bardzo trudno uzgodnić nowe terminy z pozostałymi wykonawcami
• Być może trzeba będzie pokryć część ich strat wynikających z zapisów w umowach
• Scenariusz 2
• W trakcie osadzania okien okazało się, że otwory okienne są za małe
• Skutki takiego rozwoju sytuacji
• Ponownie zakłóci to pozostałe prace w projekcie i zburzy jego harmonogram

Teraz widać, że ktoś (konkretnie Kierownik Projektu) jest potrzebny do tego, aby prace zaplanować i monitorować, dokonywać wielu sprawdzeń i odbiorów, radzić sobie z ryzykiem i zagadnieniami w miarę jak się pojawiają, identyfikować miejsca gdzie można przyciąć koszty itd. itd.

Inne częsty przyczyny porażek w projektach to:

• Niewystarczające określenie produktów na początku projektu skutkujące dostarczeniem produktów niezgodnych z oczekiwaniami.
• Brak dobrej komunikacji i w rezultacie pojawienie się nad nim czarnych chmur.
• Złe oszacowanie czasu i kosztu, co może doprowadzić do sytuacji, kiedy w projekcie skończą się nam pieniądze.

No tak. Teraz już mam nadzieję, że widać, że dobra metoda zarządzania projektami jest potrzebna.

Pięć wyróżników projektu

Projekt ma kilka cech, które odróżniają go od działalności operacyjnej lub powtarzalnego procesu.

• Zmiana: Projekty są sposobem na przeprowadzenie zmian.
• Przykład: Nowa aranżacja powierzchni sprzedażowej spowoduje zmianę w sposobie dokonywania zakupów przez klientów.
• Tymczasowość: Projekt ma zawsze swój początek i koniec i powinien być zakończony z chwilą, kiedy wymagane produkty zostały wytworzone. Bieżący serwis produktów ma miejsce po zakończeniu projektu i nie jest częścią projektu.
• Wielofunkcyjność: Projekt angażuje ludzi z różnych jednostek organizacyjnych i różnych poziomów zarządzania, którzy pracują razem w trakcie trwania projektu.
• Unikatowość: Każdy projekt jest inny, jako że każdy ma jakieś, tylko sobie właściwe cechy.
• Przykład: Kolejny czteropiętrowy budynek może się różnić od poprzednich, bo: inna lokalizacja, drobne zmiany w projekcie, inni są właściciele i mogą oni w żądać kolejnych zmian.
• Niepewność: Fakt, że projekt ma unikatowy charakter wnosi do projektu niepewność, ponieważ nigdy nie mamy 100% pewności jak potoczą się sprawy. Odwołując się do poprzedniego przykładu, właściciele mogą zmienić zdanie, elementy wyposażenia nie zostaną dostarczone na czas, temperatura może spaść poniżej zera, etc.

I to jest właśnie te pięć wyróżników projektu.

Czym jest PRINCE2?

Metodyka PRINCE2 jest generyczną metodą zarządzania projektami i z tego powodu może być stosowana w każdym projekcie począwszy od dwudniowego projektu przygotowania programu telewizyjnego takiego jak np. „Polska i Świat” a skończywszy na przejęciu jakiejś dużej firmy lub budowie stadionu olimpijskiego na igrzyska Londyn 2012.

PRINCE2 oddziela warstwę zarządczą projektu od praz związanych z wytwarzaniem produktów projektu (prac specjalistycznych). Oznacza to, że ta sama warstwa zarządcza może być stosowana do różnych typów projektów. Warstwa zarządcza odnosi się do struktur organizacyjnych projektu takich jak Komitet Sterujący, Kierownik Projektu i Zespoły. Stanie się to jaśniejsze, kiedy będzie omawiany model procesowy. Projekt zgodny z PRINCE2 powinien manifestować obecność 7 pryncypiów; będą one omówione w następnym rozdziale. Tych 7 pryncypiów to: (Uwaga: proszę się nie martwic, jeżeli teraz nie będą one w pełni zrozumiałe)

• Ciągła zasadność biznesowa
• Korzystanie z doświadczeń
• Zdefiniowane role i obowiązki
• Zarządzanie etapowe
• Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji
• Koncentracja na produktach
• Dopasowanie do warunków projektu

Sześć aspektów efektywności projektu

Wyróżnia się sześć podstawowych aspektów efektywności projektu: Czas, Koszt, Jakość, Zakres, Korzyści i Ryzyko. Można powiedzieć, że jest to sześć aspektów, które w trakcie projektu powinny być zarządzane. Aby je zapamiętać można spróbować ułożyć sobie jakiś zapis mnemotechniczny lub po prostu pamiętać pierwsze litery CKJZKR.

Poniżej pokazano przykład pulpitu zarządczego Kierownika Projektu obrazującego stan każdego z sześciu monitorowanych w projekcie aspektów

• Czas: Pytanie związane z czasem brzmi: Kiedy projekt będzie skończony?
• Koszt: Projekt powinien zapewnić zwrot z inwestycji (innymi słowy powinien spełnić swoje zadanie) a zatem pytania brzmią: Czy koszty są kontrolowane? i Czy mieścimy się w budżecie?
• Jakość: Czy po zakończeniu projektu jego produkty będą użyteczne (spełnią oczekiwania) oraz czy produkty przeszły odbiory jakościowe?
• Zakres: Czy zakres jest jasno określony i zrozumiały dla interesariuszy? Kierownik Projektu musi być bardzo uważny, aby nie dopuścić do niekontrolowanego rozszerzenia zakresu projektu poprzez przyzwolenie, aby w jego trakcie były doń dodawane nowe wymagania.
• Korzyści: Dlaczego realizujemy ten projekt i jakie są korzyści? Korzyści muszą być znane, jasno określone, mierzalne i powinny być dostarczone.
• Ryzyko: Projekty są unikatowe i w związku z tym obarczone ryzykiem. Ile ryzyka jesteśmy w stanie podjąć i jak będzie ono zarządzane? Dla przykładu, w projekcie związanym z budową domu - co się stanie, jeżeli jeden z wykonawców się nie pojawi?

W PRINCE2 wszystkie aspekty efektywności projektu podlegają planowaniu, delegowaniu, monitorowaniu i kontroli (sterowaniu). W PMBOK określane one są mianem „6 konkurujących ze sobą ograniczeń projektowych”

Struktura PRINCE2 (Elementy)

Oficjalny podręcznik PRINCE2 określa cztery podstawowe części, które składają się na metodykę PRINCE2. Te elementy to: Pryncypia, Tematy, Procesy i Środowisko projektu (dostosowanie). Zapamiętanie tych elementów ułatwia struktura niniejszego podręcznika, która kolejno odnosi się do Pryncypiów, Tematów, Procesów i Dostosowania.

• Pryncypia: Metodyka PRINCE2 wymaga, aby każdy projekt spełniał 7 pryncypiów PRINCE2 (inaczej mówiąc spełniał zalecenia wywodzące się z „najlepszych praktyk”).
• Tematy: Tematy odpowiadają na pytanie związane z tym, które elementy projektu muszą być w trakcie jego realizacji ciągle w centrum uwagi. Przykładami są: Uzasadnienie Biznesowe, Organizacja, Jakość .
• Procesy: Procesy dają informację na temat tego, jakie działania są wykonywane w trakcie projektu i przez kogo. Procesy odpowiadają również na pytanie „Jakie produkty powinny powstać i kiedy?”
• Dopasowanie: Dopasowanie odpowiada na jedno z najczęstszych pytań, jakie stawia sobie Kierownik Projektu. „Jak najlepiej w moim projekcie i jego środowisku wykorzystać metodykę PRINCE2?”  

Korzyści wynikające ze stosowania metodyki PRINCE2

Zapewne możesz sobie wyobrazić, że istnieje wiele korzyści wynikających ze stosowania metodycznego podejścia do zarządzania projektami; odnosi się to również do metodyki PRINCE2. Poniżej przytaczam kilka z nich. Nie ma potrzeby uczenia się ich na pamięć, ale dobrze jest zdawać sobie z nich sprawę. Tam gdzie to konieczne zilustrowałem korzyści przykładami.

• Korzyść 1: Najlepsze Praktyki - Metodyka PRINCE2 jest stosowana od ponad 30 lat w tysiącach projektów i na podstawie doświadczeń z tych projektów była doskonalona. W rezultacie wszystkie uwagi i sugestie płynące z innych metod pozwoliły uczynić PRINCE2 najlepsza praktyką.
• Korzyść 2: Metodyka PRINCE2 może być zastosowana do dowolnego rodzaju projektu. To oznacza, że na przykład można jej użyć w projekcie tak małym jak przygotowanie spotkania i tak dużym jak przeprowadzenie wyborów, zorganizowanie konferencji, zbudowanie mostu czy budowa systemu IT.
• Korzyść 3: Metodyka PRINCE2 definiuje strukturę dla ról i związanych z nimi odpowiedzialności decyzyjnych (często określanej jako „Role i odpowiedzialność”). Każda osoba w zespole projektowym powinna wiedzieć, czego się od niej oczekuje. Jest to w przypadku Kierownika Projektu więcej niż ważne, jako że w zakresie jego obowiązków będzie leżało sprawdzanie czy zadania zostały wykonane tak, jak to uzgodniono.
• Korzyść 4: Metodyka PRINCE2 skupia się na produktach, co oznacza, że produkt jest dobrze zdefiniowany już na początku projektu a wszyscy interesariusze tę definicje znają. W rezultacie każdy ma to samo wyobrażenie, nad czym pracuje i czego spodziewamy się na koniec projektu.
• Korzyść 5: W metodyce PRINCE2 wykorzystuje się zarządzanie odchyleniami. Pozwala to Kierownikowi Projektu obsługiwać określone zagadnienia projektowe, ale z chwilą, gdy zagadnienie wykracza poza określone tolerancje staje się odchyleniem wymagającym eskalacji na następny, wyższy poziom zarządzania. Można powiedzieć, że zarządzanie odchyleniami pozwala wyższemu poziomowi zarządzania zarządzać poziomem niższym.
• Korzyść 6: Metodyka PRINCE2 wymaga ciągłej oceny przydatności projektu poprzez perspektywę Uzasadnienia Biznesowego. Jeżeli na przykład w dowolnym momencie projektu stwierdzimy, że zwrot z inwestycji najprawdopodobniej nie zostanie już osiągnięty, to wtedy projekt powinien być przerwany.

Inne korzyści staną się widoczne w miarę postępów w nauce.

Co robi Kierownik Projektu?

Najprawdopodobniej w tym miejscu masz już zdanie na temat tego, co robi Kierownik Projektu, ale bardzo często kierownicy projektów konstatują, że wykonują bardzo dużo zadań próbując utrzymać projekt w ramach zaplanowanych parametrów. Na pierwszy rzut oka może się to wydawać dobrym pomysłem, jednak wcześniej lub później kończy się to tym, że w dłuższej perspektywie nie zarządzają oni projektem.

Zacznijmy od początku. Mamy projekt i w konsekwencji trzeba przygotować Plan Projektu. Jest to w fazie przygotowania projektu zazwyczaj jedno z pierwszych zadań Kierownika Projektu. Plan jest przygotowywany przy wsparciu specjalistów, co implikuje działania związane z prowadzeniem warsztatów planistycznych, definiowaniem produktów i działań wraz z ich powiązaniami, szacowaniem zasobów, budową harmonogramów i definiowaniem ról i odpowiedzialności.

Głównym zadaniem Kierownika Projektu jest pilnowanie czy projekt przebiega zgodnie z planem. Kierownik Projektu przegląda zakończone zadania, uzyskuje skwitowania i potwierdza, że następne zadania mogą się zacząć. Innymi słowy Kierownik Projektu monitoruje jak dobrze jest realizowany projekt w stosunku do planu. To ostatnie stwierdzenie warto pamiętać na wypadek gdyby kiedyś podczas jazdy windą ktoś cię zapytał, co robisz. Możesz wtedy powiedzieć: „Monitoruję jak dobrze jest realizowany projekt w stosunku do planu”.

Monitoruj 6 aspektów efektywności projektu

Kierownik Projektu będzie w sposób ciągły monitorował omówione wcześnie aspekty, czyli: czas, koszt, jakość, zakres, korzyści i ryzyko, będące inherentnym składnikiem każdego projektu.

Obsługuj zagadnienia

Kierownik Projektu musi także obsługiwać pojawiające się zagadnienia. W przypadku zagadnień mało istotnych Kierownik Projektu może załatwić je samodzielnie (np. porozumieć się z dostawcą, że wykona dodatkową pracę, aby usunąć problem). Jeżeli pojawi się zagadnienie, które może wyrzucić etap poza tolerancje, Kierownik Projektu może zagadnienie eskalować do Komitetu sterującego.

Nadrabiaj czas

Kolejnym, często zaniedbywanym zadaniem Kierownika Projektu jest poszukiwanie okazji, aby przyśpieszyć projekt i zredukować jego koszt. I na koniec. Zalecam, aby Kierownik projektu poświęcił na początku trochę czasu na zdefiniowanie i uzgodnienie ról i odpowiedzialności. W zależności od firmy mogą do tego być potrzebne dobre umiejętności miękkie. Będzie to z korzyścią dla projektu i może ochronić Kierownika Projektu przed zrzucaniem na niego zadań i odpowiedzialności przez innych interesariuszy.

Sylabus i egzamin PRINCE2 Foundation

Poniżej zamieszczono podstawowe informacje na temat egzaminu PRINCE2 Foundation.

• Czas: 1 godzina
• Pytania: 75 pytań
• Typ: Wybór jeden z wielu
• Próg zdania: 50% dobrych odpowiedzi
• Książka: W trakcie egzaminu Foundation nie można korzystać z żadnej pomocy

Egzamin PRINCE2 Foundation ma za zadanie sprawdzić czy dana osoba może być świadomym członkiem zespołu projektowego w projekcie realizowanym zgodnie z metodyka PRINCE2 i w środowisku tę metodykę akceptującym. Dlatego kandydat musi się wykazać rozumieniem struktury i kluczowych terminów metodyki. Powinien o w szczególności rozumieć:

• Cechy i kontekst projektu oraz korzyści wynikające z przyjęcia metodyki PRINCE2.
• Przeznaczenie ról, produktów zarządczych i tematów w metodyce PRINCE2.
• Pryncypia PRINCE2.
• Przeznaczenie, cele i kontekst procesów PRINCE2.

Niniejszy podręcznik jest zgodny z sylabusem PRINCE2. Jeżeli potrzebne są dodatkowe informacje można je znaleźć w Podręczniku do szkolenia PRINCE2 Practicioner lub w oficjalnym podręczniku do metodyki PRINCE2.

Co musisz wiedzieć na egzaminie Foundation?

Po niniejszy rozdziale powinieneś móc:

• Identyfikować sześć podstawowych aspektów efektywności projektu (CKJZKR).
• Identyfikować podstawowe cechy projektu (Zmiana, Tymczasowość, Wielofunkcyjność, Unikatowość, Niepewność) i rozumieć ich znaczenie.
• Wyartykułować definicję projektu.
• Wymienić cztery zintegrowane elementy PRINCE2 (Pryncypia, Tematy, Procesy, Środowiska (Dostosowanie).
• Rozpoznawać korzyści ze stosowania metodyki PRINCE2

Słowo „rozpoznawać” odnosi się do tego żeby kandydat na egzaminie, w przypadku pytania o korzyści, wśród możliwych odpowiedzi dostrzegł tę właściwą.