Processen

Other languages: en fr es ru pt pl it English Français Español русский Português Polski Italiano

De 7 PRINCE2 proces zijn:

Opstarten van een Project (OP)

De trigger om het project op te starten is het projectmandaat. Zoals u op het schema kan zien gebeurt dit buiten het projectteam om. PRINCE2 bepaalt dat het projectmandaat wordt gecreëerd door iemand van Bedrijfs- of Programmamanagement.

Opstarten van een Project (OP) is het eerste proces en heeft de hieronder aangegeven outputs, deze worden gerapporteerd aan de Stuurgroep.

Het Projectvoorstel, dit bevat het overzicht van de Business Case.
De Projectproductbeschrijving (onderdeel van het Projectvoorstel).
Het Projectinitiatiefaseplan, dit is een plan voor de Initiatiefase.

Onderaan dit schema ziet u de tekst “Pre-Project”. Het OP-proces wordt verondersteld buiten het project plaats te vinden. Het project gaat niet van start totdat de Stuurgroep zijn eerste beslissing heeft genomen. Dus het OP-proces levert de informatie om het project op te starten.

Stuurgroep eerste beslissing

De allereerste beslissing van de Stuurgroep gaat over de toestemming om de Initiatiefase te laten starten. Men spreekt hier over het “Autoriseren van de Initiatie”. Er wordt bepaald of het project goed genoeg is om uit te voeren (wenselijk, levensvatbaar en haalbaar), en kijkt het plan voor de Initiatiefase na waarna men het al dan niet goedkeurt.

Timing

Het proces Opstarten van een Project kan zeer kort zijn, vergeleken met de rest van het project.
Dit voorbeeldproject duurt 8 maanden, maar de gemiddelde tijd voor het Opstarten van het Project zou één week kunnen zijn. Deze data dienen enkel om een idee te geven, ze zullen uiteraard verschillen van project tot project.

Proces Initiëren van een Project (IP) / Initiatiefase

Na de eerste beslissing van de Stuurgroep gebruikt de Projectmanager het goedgekeurde Initiatiefaseplan om de Initiatiefase te beheren. Dit is de eerste fase van een Project.

Hieronder worden de belangrijkste outputs van de Initiatiefase weergegeven die deel uitmaken van het Projectinitiatiedocument, PID:

De vier strategische documenten (Risico, Kwaliteit, Configuratie, en Communicatiemanagement).
Het Business Case-document (dit is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever).
Het Projectplan.
De Productbeschrijvingen.
Projectcontroles beschrijft hoe het project zal worden gecontroleerd.
Rollen & verantwoordelijkheden / projectmanagementteamstructuur.

Het meeste van het werk in deze IP-fase wordt door de Projectmanager gefaciliteerd met hulp van:

De Opdrachtgever, om de Business Case te ontwikkelen (verfijnen).
Vertegenwoordigers van de gebruikers, zij helpen met de Productbeschrijvingen en de kwaliteitsvereisten.
Specialisten (ook bekend als “Inhoudsdeskundigen”), zij helpen met de Productgerichte Planning, dit bevat de ontwikkeling van de Productbeschrijvingen en geschatte planning.
De Seniorgebruiker, deze voorziet de informatie over de verwachte toegevoegde waarde, welke meetbaar is en wanneer deze verwacht wordt gerealiseerd te zijn (tijdslijn).

Stuurgroep tweede beslissing

Op het einde van de Initiatiefase is de Stuurgroep klaar voor het nemen van hun 2de beslissing, namelijk of het project kan doorgaan naar de 2de fase; men geeft slechts fase per fase autoriseren. Verder zullen ze de meeste informatie van het PID evalueren, met extra aandacht voor de Business Case, deze bevat een overzicht van de risico’s, de toegevoegde waarde en de ROI-informatie. Ze zullen ook het Projectplan nakijken en het plan voor de 2de fase van het project evalueren. Als de Stuurgroep het voorgaande positief evalueert, dan zullen ze:

Het Project Autoriseren zodat het kan starten.
De Volgende Fase Autoriseren zodat de eerste opleveringsfase kan starten.

Timing

In de Initiatiefase vinden de meeste van de activiteiten van het proces Initiëren van een Project plaats. Het duurt langer dan het proces Opstarten van een Project maar gewoonlijk niet zo lang als een normale fase. Maar opnieuw, dit hangt af van het project.
In het bovenstaande voorbeeld is de Initiatiefase 4 weken, in tegenstelling tot de daaropvolgende fase die 8 weken duurt.

Beheersen van een Fase (BF) – 1ste opleveringsfase

Beheersen van een Fase bevat het meeste dagelijkse werk van de Projectmanager. Deze zijn voornamelijk volgende activiteiten:

Werk uitdelen aan Teammanagers in Werkpakketten, de status van deze Werkpakketten opvolgen en ze aanvaarden wanneer ze zijn afgerond.
Voortdurend de status van de fase beoordelen (waar staan we nu vergeleken met het Faseplan?).
Regelmatig verslag uitbrengen aan de Stuurgroep.
Vaststellen en onderzoeken van issues en risico’s, deze escaleren indien nodig.
Correctieve maatregelen nemen om issues op te lossen binnen hun tolerantieniveau.

Managen Faseovergangen (MF)

Zoals u ziet in het schema onder, start het MF-proces tegen het einde van de fase en voordat het Beheersen van een Fase-proces eindigt. Het doel van het proces Managen Faseovergangen is het klaarmaken van de hieronder aangegeven informatie voor de Stuurgroep:

Fase-eindrapport – Hoe goed is de fase verlopen in vergelijking tot het Faseplan.
Updaten van de Business Case en het Projectplan met de laatste actuele informatie.
Volgend Faseplan – Een plan voor de volgende fase dat moet worden goedgekeurd.
Toegevoegde waarde-reviewplan – Nakijken en updaten of de verwachte toegevoegde waarde al dan niet is gerealiseerd.

Stuurgroepbeslissing

Op het einde van de fase zal de Stuurgroep het volgende doen:

Evalueren van de huidige fase, waarbij ze hoofdzakelijk gebruik maakt van het Fase-eindrapport.
Vergelijken van de projectvoortgang met het referentie Projectplan.
Evalueren van de Business Case om te kijken of het project nog steeds leefbaar is en om de informatie omtrent risico’s na te gaan.
Nakijken van het volgende Faseplan, dit is het plan om de volgende fase uit te voeren.
Nakijken van het Toegevoegde waarde-plan en de verwachte toegevoegde vergelijken met de tot nu toe gerealiseerde.

De laatste actie die de Stuurgroep onderneemt in deze fase is het “Autoriseren van de Volgende Fase” zodat de Projectmanager kan verder gaan met met de volgende opleveringsfase.

Timing

In dit voorbeeld duurt de opleveringsfase 8 weken. Dit hangt uiteraard af van het type project . Bij het Thema Planning gaan we hier dieper op in.
U zal ook leren wat wordt bedoeld met de term ‘planningshorizon’.

Volgende opleveringsfases

Projecten kunnen meer dan 2 fasen hebben, en ze worden allemaal gescheiden door een Stuurgroepbeslissing. De Stuurgroep wendt de fasen aan om de controle over het project te bewaren.

Zoals u kan zien in het voorbeeld volgt de huidige opleveringsfase hetzelfde managementpatroon als de vorige fase. De grote verschillen tussen de twee fasen zal de inhoud van de Werkpakketten zijn die de teams krijgen om te ontwikkelen

Stuurgroepbeslissing

De Stuurgroep zal dezelfde activiteiten uitvoeren zoals beschreven aan het einde van de laatste fase.

Timing

In dit voorbeeld is de huidige fase dezelfde als in de laatste fase. Dit zal opnieuw variëren van project tot project. Bijvoorbeeld, als er weinig risico’s zijn verbonden aan de 2e opleveringsfase en de Stuurgroep veel vertrouwen heeft in de Projectmanager door zijn werk in de eerste fase, kan ze beslissen om de fase te verlengen tot 10 of 12 weken.

Laatste opleveringsfase en Afsluiten van een Project (AP)

Het project blijft verdergaan totdat alle opleveringsfases zijn voltooid, en het zal worden afgesloten aan het eind van de laatste fase. Tip: “Het proces Afsluiten van een Project is steeds het laatste deel van de laatste fase.”

Normaal wordt naar het einde van een fase het proces Managen Faseovergangen gebruikt om te rapporteren over de huidige fase en de volgende fase te plannen. Zoals u kan zien in onderstaand schema wordt het proces Managen Faseovergangen niet gebruikt, maar gaat het proces Afsluiten van een Project daarentegen van start tegen het einde van het proces Beheersen van een Fase. In het proces Afsluiten van een Project bereidt de Projectmanager het afsluiten van het project voor.

De doelstellingen het proces Afsluiten van een Project zijn:

Updaten van het Projectplan om te laten zien wat is opgeleverd en goedgekeurd, en wanneer dit heeft plaatsgevonden.
Overdragen van de producten, goedkeuring verkrijgen, projectevaluatie uitvoeren en het Projecteindrapport opstellen.
Wanneer nodig, nagaan of de verwachte toegevoegde waarde is gerealiseerd en het Toegevoegde waarde-reviewplan updaten.

Het laatste wat de Projectmanager zal doen in het proces Afsluiten van een Project is de Stuurgroep aanbevelen het project af te sluiten. Daarom is het niet de Projectmanager die het project afsluit.

Stuurgroepbeslissing

De laatste beslissing die de Stuurgroep zal nemen, is het afsluiten van het project. Dit wordt ook “Projectafsluiting Autoriseren” genoemd. Voordat deze beslissing wordt genomen, onderneemt men volgende acties:

Nakijken van de referentiedocumenten (Business Case en Projectplan) van het PID met de huidige documenten en kijken hoe het project heeft gepresteerd in vergelijking met de oorspronkelijke doelen.
Bevestigen dat de producten werden geaccepteerd en afgetekend.
Nakijken van het Leerpuntenrapport en dit overhandigen zodat het kan worden gebruikt in toekomstige projecten.
Nakijken van het Toegevoegde waarde-reviewplan en vergelijken van de verwachte toegevoegde waarde met de gerealiseerde.

Timing

In dit voorbeeld duurt de fase 9 weken en het proces Afsluiten van een Project gebeurt in twee weken. Ook nu weer moet worden opgemerkt, dat dit verschillend is per project. Het geeft alvast een idee.

Samenvatting tijdslijn

De doelstellingen van de Projecttijdslijn waren:

Een idee geven van een voorbeeldproject.
Een idee geven van hoe processen in een project zich tot elkaar kunnen verhouden.
Laten zien hoe de Stuurgroep is betrokken in een project.
Laten zien welke processen slechts één keer voorkomen en welke zich meerdere keren herhalen.
Laten zien hoe fases zich verhouden en hoe het proces Afsluiten van een Project deel uitmaakt van de laatste fase.

Het Tijdslijnschema heeft ook laten zien:

Hoe een project kan worden opgedeeld: Pre-Project, Initiatie, Oplevering en ten slotte Afsluiting.
Welke processen zich meerdere keren voordoen in een project: vb. de blauwgekleurde processen zoals Opstarten van een Project, Initiëren van een Project en Afsluiten van een Project.