Organiseer a.d.h.v. fases

Een goede manier om met een grote opdracht om te gaan is hem op te delen in beheersbare delen. In PRINCE2 refereren we hiernaar als fasen – officieel worden ze management fasen genoemd. Een PRINCE2 project wordt fase per fase gepland, gemonitord en gecontroleerd. Deze management fasen worden gescheiden door beslissingspunten (ook “control points” genoemd) door het projectmanagement.

Op het einde van elke fase beoordeeld de projectboard de prestaties van vorige fasen, de business case en het plan voor de volgende fase. Ze besluiten dan om al dan niet voort te gaan met de volgende fase. De projectboard heeft een grotere controle over het project wanneer er een groter aantal fasen zijn, maar dit brengt ook meer werk mee. Omgekeerd, minder fasen in een project zorgen voor minder controle voor het senior management en dus ook minder werk voor de projectboard.

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het werken met fasen. Het is een goede manier om met projectmanagement om te gaan aangezien het:

• Toelaat het project te verdelen in een aantal beheersbare delen.
• Een projectplan op hoofdlijnen voor het heel project voorziet alsook een zeer gedetailleerd fase plan.
• Ervoor zorgt dat plannen voor toekomstige fasen kunnen leren van vorige fasen. Bijvoorbeeld, als een team het producten sneller dan verwacht levert, dan kan hiermee rekening gehouden worden bij het maken voor het plan van de volgende fasen.

Er is een minimum van twee management fasen in een project: de initiatie fase en een verdere managementfase. Het proces ‘sluiten van een project’ is het laatste deel van de tweede fase in een twee-fasen project. Een PRINCE2 project wordt fase per fase gepland, gemonitord en gecontroleerd.