Organiseer a.d.h.v. afwijking

Dit is een term waarvan mensen die PRINCE2 nog niet kennen hoogstwaarschijnlijk nog nooit hebben gehoord. Omdat het belangrijk is dat u dit goed begrijpt zal ik starten met een eenvoudig begrijpbare uitleg en daarna pas zal ik de PRINCE2 definitie geven. Projectmanagers hebben speling op factoren als tijd, kost en scope vooraleer ze de projectboard moeten inlichten dat er een probleem is of zou kunnen zijn (bv. kosten zouden met ±10% kunnen wijzigen). Als het een klein probleem is en het binnen de tolerantiegrenzen blijft (bv. de kosten nemen toe met 2% – minder dan de 10% tolerantiegrens), dan kan de projectmanager zelf het probleem oplossen en hoeft hij niet de projectboard in te lichten en hun tijd in beslag te nemen.

Manage by exception wordt gebruikt door elk level in de projectorganisatie om de ondergeschikte layer te besturen. Deze moet enkel de management layer boven hem inlichten als er zich een groot probleem voordoet dat het tolerantieniveau te boven gaat. De PRINCE2 naam voor zo’n groot probleem is een ‘Exception’, wat betekent dat het probleem de vastgelegde tolerantiegrens te boven gaat. Beeld u in dat u in de projectboard zetelt. Als alles goed gaat zou u niets horen van de projectmanager buiten de normale rapporten tijdens de fasen en op het einde van elke fase, tenzij er zich een exception voordoet. Vandaar dus de term ‘manage by exception’. De PRINCE2 definitie voor manage by exception luidt als volgt: “Een PRINCE2 project heeft gedefinieerde tolerantieniveaus voor elke projectdoelstelling om gedelegeerde verantwoordlijkheden af te bakenen”

PRINCE2 definieert 6 toleranties die kunnen worden bepaald. Deze zijn tijd, kost, kwaliteit, scope, risico en benefit. Ik zal enkel voorbeelden geven voor kwaliteit, scope, risico en benefit omdat tijd en kost het eenvoudigst te begrijpen zijn.

• Tolerantie kwaliteit: U ontwikkelt een nieuwe gsm en u wilt dat het toetsenbord van een gemiddelde gebruiker blijft werken voor 7 jaar met een tolerantie van ±5%.
• Tolerantie scope: De vereiste voor een nieuwe gsm zijn opgedeeld in verplichte en optionele vereisten. Binnen het project kan men beslissen welke optionele het opneemt, maar moet alle verplichte vereiste opnemen.
• Tolerantie benefit: een benefit is een meetbare verbetering voor een of meerdere stakeholders die resulteren uit het project, dit zijn benefits voor de projectstakeholders. Bijvoorbeeld, marketing aandeel met 5% laten toenemen, of creëren van een nieuw winstgevend marktsegment. De vraag die steeds tijdens heel het project moet worden gesteld is: “Is het project nog op het goede pad om de verwachte benefits in te lossen?”.
• Tolerantie risico: Ik gebruik opnieuw het voorbeeld van de gsm. Er zullen een aantal tolerantieniveaus voor risico zijn bepaald. Als u ontdekt dat er een element de tolerantiegrens doorbreekt dan zal u de projectboard moeten inlichten. Voorbeeld: U komt erop uit dat het risico zeer hoog is dat een van de leveranciers de 5 megapixel camera niet kan leveren met de juiste integratie vereisten. Dit kan veel problemen veroorzaken voor uw project.

Om samen te vatten: Manage by exception voorziet een systeem voor de hogere management layer om de ondergeschikte management layer te managen en controleren. Op die manier zullen ze niet worden lastiggevallen met elk klein probleem.