Aanpassen aan de projectomgeving

Een PRINCE2 project zou op maat moeten worden gemaakt van de projectgrootte, omgeving, complexiteit, belangrijkheid, capaciteit en risico. Als uw project een klein project is, zoals een workshop organiseren voor 10 personen, of een zeer groot, zoals een kerncentrale bouwen, dan zal u PRINCE2 moeten afstemmen op het project. PRINCE2 kan immers worden toegepast op elk type project.

Een kritiek die projectmanagers vaak krijgen is de volgende: “We hebben geen project methode nodig. Onze project zijn niet zo groot en een project methode zal veel onnodig papierwerk met zich meebrengen.” Dit zou inderdaad gebeuren als u PRINCE2 toepast als een robot, maar dat is niet de manier waarop PRINCE2 dient te worden gebruikt. Ik gebruik vaak het populaire tv-programma, The apprentice, als voorbeeld. Dit is meestal een project van twee dagen, waar twee teams het tegen elkaar opnemen. Elk team heeft ook een projectmanager. U zal zien dat PRINCE2 zou kunnen worden gebruikt door elke projectmanager en dat het papierwerk enkel een checklist met enkele nota’s kan zijn. U zal ook zien hoe de meeste projectmanagers, week na week, dezelfde fouten maken. Dit programma laat zien dat ze het principe ‘leren uit ervaring’ niet hebben begrepen.

De doestelling van tailoring is om:

• Te verzekeren dat de projectmethode is afgestemd op de projectomgeving (i.e. als u werkt in een financiële omgeving, stem dan af op de bestaande managementstructuur).
• Te verzekeren dat de project controle gebaseerd is op de schaal, complexiteit, belangrijkheid, capaciteit en risico. (Merk op: Als er veel risico aanwezig is in de projectomgeving dan zal er ook meer tijd moeten worden gespendeerd aan het omgaan met risico.)

De project initiatie documentatie, PID (Project Initiation Documentation) zou moeten beschrijven hoe de PRINCE2 methode is afgestemd op het specifieke project. (Meer informatie hierover in “Tailoring” – hoofdstuk 20 van dit handboek.) Merk op: Dit is al de informatie die u hoeft te kennen over tailoring voor het Foundation examen.