Progresso

Il progetto deve essere monitorato durante il suo intero percorso. Allo stesso tempo, occorrerà riportare lo status agli Stakeholders on opportuni report di rilievo e di fine fase. Inoltre, si dovranno eseguire verifiche per assicurarsi che il processo di escalation stia funzionando correttamente. Oltre a tutto ciò, e non solo, si dovrà valutare continuamente la bontà “commerciale” del progetto e se vale ancora la pena completarlo o meno.

Gli aspetti descritti costituiscono tutti punti della tematica del progresso di progetto.

Questa tematica, quindi, risponde alle seguenti domande:

• Come verrà controllato il progetto?
• Come avverrà il reporting di progetto?
• Dove siamo rispetto alla baseline o al piano iniziale?
• E’ ancora fattibile il progetto?

Lo scopo di questa tematica può essere spiegata in 3 punti:

• Serve per stabilire come monitorare il progetto e come comparare i risultati raggiunti rispetto a quanto pianificato.
• Serve a fornire un forecast (una previsione) per gli obiettivi di progetto ed a verificare continuamente la sua fattibilità.
• Serve a controllare eventuali deviazioni, rispetto ai criteri di accettazione, non accettabili

In altre parole, il progresso tratta la verifica dell’avanzamento di progetto rispetto al piano, la verifica della fattibilità di quanto prevediamo di eseguire ed il controllo di eventuali deviazioni o non conformità rispetto ai criteri di accettazioni e requisiti iniziali. Il controllo di progetto è costituito prevelentamente da “decision-making” con l’obiettivo di assicurare la validità e fattibilità del Business Case inizialmente approvato. Per tutti questi motivi il Project Control è uno degli aspetti più importanti del project management.

Fase di Inizio: Esiste un paragrafo del PID (o Documentazione di Inizio Progetto) dedicate al Controllo del Progresso di Progetto. Questa sezione ha l’obiettivo di mostrare l’approccio scelto per monitorare e controllare l’avanzamento e status di progetto specificando per esempio i seguenti punti: tolleranze, # di fasi e lunghezze delle stesse, frequenza e tipologia di report ecc.

Inoltre, ricordiamoci che le Product Descriptions contengono informazioni sul livello di qualità richiesta per l’accettazione di ciascun prodotto che andrà consegnato.

Il Piano di Progetto, invece, include informazioni sugli obiettivi di: Tempi, Costi, Qualità, Scope, Benefici e Rischi.

Il Piano di Review dei Benefici contiene, invece, i dati sui benefici attesi e, di conseguenza, diventa uno strumento di misura del valore del progetto nel corso del tempo.

Limiti di Fase: Il Report di Fine Fase è lo strumento principale usato per riportare lo status del progetto alla fine della fase e, quindi, come è andata la fase rispetto al suo piano iniziale.

Il Controllo di una Fase: Durante questo processo il Project Manager setta le tolleranze di progetto (sui Tempi, Costi, Qualità, Rischi..). Tali tolleranze vengono indicate sui Pacchetti di Lavoro o Work Packages assegnati ai vari Responsabili di Team.

I Report di Rilievo si usano per riportare ad alto livello lo status al Comitato di Progetto e, nei casi incui si preveda una deviazione fuori tolleranza a causa di un problema o issue, usiamo un Report dell’Eccezione per innescare l’escalation verso l’alto.

La Gestione della Consegna del Prodotto: I Responsabili dei Team (o Team Managers) usano Checkpoint Reports per riportare lo status periodicamente al PM.

La Chiusura di Progetto: Il progetto non potrà essere chiuso se non si dimostra il raggiungimento dei risultati al Comitato e la loro accettazione. Il Project Manager comunica questi risultati, e quindi lo status e performance del progetto intero, attraverso il Report di Fine Progetto.