Pianificazione

Questa tematica risponde alle seguenti domande:

• Come faremo a creare i prodotti di progetto?
• Quali passi seguiremo?
• Come effettuare una pianificazione basata sul prodotto?
• Quale qualità dovremo raggiungere?
• Quanto costerà?
• Quale sarà il livello di dettaglio richiesto per ciascun piano?
• Chi verrà coinvolto nell’azienda e quale sarà la loro responsabilità?
• Quando verranno eseguite certe attività?
• Chi dovrà ricevere una copia dei piani?

Un piano PRINCE2 non è soltanto un Gantt chart; Comprende molte più informazioni. E’ un documento che descrive in modo comprensivo come, quando e da chi un set di obiettivi verranno raggiunti. Questi obiettivi includeranno i prodotti di progetto, le tempistiche, i costi, obiettivi di qualità e benefici attesi. Solitamente un piano include molto testo per descrivere come si raggiungeranno gli obiettivi di progetto.

Il Piano di Progetto viene aggiornato alla fine di ciascuna fase per riportare cosa è stato fatto, i prodotti sviluppati finora ed il piano per la fase successiva. Il piano di progetto darà una fotografia aggiornata dello status del progetto stesso che potrà essere comparata con il piano di baseline, o di riferimento, per verificare come siamo messi rispetto a quanto inizialmente previsto.

In un corso PRINCE2 imparerai i diversi livelli di pianificazioni: (a) il Piano di Progetto, di alto livello ed utilizzato sopratutto dal Comitato di Progetto o Project Board; (b) il Piano della fase, di dettaglio anche quotidiano per il Project Manager; ed (c) il Team Plan, utilizzato se necessario dal Team Manager per pianificare in estremo dettaglio lo sviluppo e consegna dei prodotti di ciascun pacchetto di lavoro.

Pre-progetto o Avvio: il Project Product Description (PPD) è la descrizione principale di prodotto e fornisce una vision globale del prodotto finale. E’ un documento, di 1 o al massimo 3 pagine, di alto livello e strategico.

Il primo piano creato dal Project Manager è quello per la fase di Inizio, il quale definisce: come, in quanto tempo e da chi verranno eseguiti i piani di progetto e della prima fase esecutiva o di delivery.

Fase di Inizio: La tecnica del Product Based Planning consente di creare una Product Breakdown Structure, le Product Descriptions ed il Flusso di Diagramma del Prodotto. La maggiorparte dello sforzo andrà nella scrittura delle Product Descriptions e, per fare ciò, il Project Manager collaborerà a stretto contatto con il cliente ed i Team Managers. Sono queste Product Descriptions a formare la parte più importante del Piano di Progetto. Il Project Manager includerà, inoltre, uno schedule di alto livello per il progetto intero.

Limiti di Fase: I Piani di Fase vengono creati nel processo della gestione dei limiti di fase per pianificare quanto andrà prodotto nella fase appena successiva. Questa attività comporterà anche l’aggiornamento delle Product Descriptions esistenti oppure la creazione di nuove. Piani dell’Eccezione vengono creati soltanto nei casi incui si prevede di uscire dalle tolleranze prefissate durante la fase in corso.

Anche il Piano di Progetto viene aggiornato durante questo processo alla fine di ciascuna fase per verificare il progresso rispetto al baseline iniziale e, di conseguenza, aggiornare eventualmente il forecast per il completamento del progetto con i suoi tempi e costi.

Gestire la Consegna di Prodotto: Qui il Team Manager crea i Piani del proprio Team usando la tecnica a loro più consona. Il Project Manager è solo interessato al rispetto degli obiettivi prefissati per ciascun pacchetto di lavoro.

Chiusura di un Project: Il piano di progetto va aggiornato alla fine del progetto stesso per riportare il seguente: 1) Cosa doveva essere consegnato, 2) Cosa è stato consegnato ed eventualmente cosa non è stato consegnato, 3) Date di Consegna, 4) Il costo finale del progetto.