Organizzazione

La tematica dell’Organizzazione risponde alle seguenti domande:

• Chi è chi nel progetto?
• Chi sta sponsorizzando il progetto?
• Chi è responsabile del Business Case?
• Chi rappredenta gli utenti/client ed i fornitori/sviluppatori di progetto?
• Quali sono i ruoli e le responsabilità assegnate?
• Chi è il Project Manager?

La tematica dell’organizzazione fornisce le informazioni sul team di progetto, il Project Management Team, la sua struttura e le sue responsabilità.

Un progetto PRINCE2 si basa su un contesto cliente/fornitore. Da una parte c’è il cliente, che specificherà il prodotto o risultato richiesto e molto probabilmente pagherà per il progetto. Dall’altra parte ci sono i fornitori, che forniranno le risorse, eseguiranno il lavoro e produrranno i risultati di progetto.

PRINCE2 afferma che Team di Progetto di successo dovrebbe:

• Essere rappresentato dal punto di vista strategico e commerciale, degli utenti o utilizzatori e dei fornitori o esecutori.
• Avere responsabilità nel dirigere, gestire ed eseguire il progetto.
• Avere una strategia efficace per la gestione dei flussi di comunicazione tra tutti gli stakeholders o interessati al progetto.

Avvio:

I livelli più alti del Project Management Team devono essere avviati già dall’avvio. Per esempio, i Senior User, l’Executive o Presidente del Comitato di Progetto, i Senior Supplier, il Project Manager , il Change Authority… Naturalmente, i Senior User ed i Senior Supplier potrebbero essere anche più di uno.

Planning: Il documento di Communication Management Approach (template) viene aggiornato in questa fase e l’impegno principale si ripercuote nell’analisi degli Stakeholder Analysis e nel decider come e con chi bisogna comunicare durante il progetto.

In questa fase i diversi ruoli del Project Management Team vengono aggiornati per rispondere alle esigenze del progetto ed, infine, questo document andrà a far parte del Project Brief. Tanti progetti usano i ruoli definiti nel manuale ufficiale PRINCE2 per poi adattari al contesto specifico.

Limite di Fase: Non è sempre possibile continuare a lavorare, per tutta la durata del progetto, con le stesse persone nel team. Di conseguenza, PRINCE2 raccomanda di sfruttare il processo di Limite di Fase per l’analisi, ed eventuale modifica, del Project Management Team per poi riportare l’aggiornamento nel report di fine fase.