Business Case

Il Business Case risponde a domande del tipo:

• Perchè stiamo facendo questo progetto?
• Quali sono le ragioni strategiche e commerciali?
• Quali saranno i benefici per l’azienda?

Questa tematica, inoltre, assicura l’esistenza di un valido Business Case all’avvio di un progetto e permette di verificare la viabilità di progetto durante tutto il suo ciclo. Il presidente del Comitato Direttivo di Progetto, l’Executive, è responsabile della creazione del Business Case, ma potrebbe essere anche scritto da terzi o con l’aiuto di terzi. Per esempio, Il presidente del Comitato potrebbe richiedere il supporto di qualcuno del dipartimento di amministrazione per l’analisi ed elaborazione dei dati finanziari.

Il mandato di progetto contiene di solito già alcune informazioni del Business Case. Queste info vanno poi sviluppate in una bozza di Business Case all’avvio di progetto e farà parte del Project Brief. Successivamente, nella fase di inizio, si dettaglierà l’informazione in un Business Case definitivo che andrà a far parte della Documentazione di Inizio Progetto.

Avvio di Progetto:

La bozza di Business Case viene scritta dal Presidente del Comitato di Progetto e farà parte del Project Brief

Planning:

Il vero documento di Business Case viene creato durante la fase di inizio partendo dalla bozza o outline consegnata nel Project Brief. I dati per il costo del progetto viene preso dal Project Plan

Il Piano di Review dei Benefici (PRB) è un piano di verifica dei benefici da eseguire durante e dopo il progetto (dipende dai casi progetto). La maggior parte delle info in merito ai benefici attesi arriveranno dagli Utenti Senior (Senior User)

Limite di Fase:

Il Business Case è un documento vivo che va gestito durante il progetto. Per esempio, se il progetto è in ritardo del 50%, allora il Ritorno dell’Investimento-ROI cambierà rispetto al riferimento iniziale. Il Project Manager aggiornerà il Business Case, alla fine della fase in corso, per farlo verificare poi dal Comitato di Progetto, che valuterà se il progetto abbia ancora ragioni strategiche di esistere.

Limiti di Fase:

Il piano dei review dei benefici: In certi progetti, alcuni prodotti potrebbero essere consegnati ai clienti prima della fine del progetto stesso, ed in tali casi sarà possibile verificare se i prodotti consegnati hanno creato i benefici attesi. Il Project Manager aggiungerà i risultati raggiunti al registro del piano di review dei benefici e ne riporterà lo status nei report del limite di fase.

Chiusura di un Progetto:

Il Business Case viene aggiornato per l’ultima volta per la chiusura del progetto ed, in tale occasione, il Project Manager potrà aggiungere i reali costi finali del progetto stesso. Il Project Manager aggiornerà il ROI ed userà molte informazioni del piano di review dei benefici. Il Comitato o Project Board comparerà il Business Case aggiornato con quello iniziale (consegnato durante la fase di inizio) per valutare la performance del progetto.

Benefits Management Approach: Il Project Manager lascerà il progetto una volta approvata la sua chiusura; per questo motive occorrerà pianificare le review dei benefici che si dovranno tenere nel futuro: per esempio. Eseguire review ogni 6 mesi per i prossimi 4 anni. Queste sessioni di review si terranno, di solito, tra gli utenti senior (Senior Users) e qualcuno della Direzione Aziendale o, laddove esiste, del Program Management. Il Project Manager includerà, inoltre, informazioni sui benefici derivanti dalle ultime fasi di consegna.