Gestione della consegna dei prodotti

Il Project Manager va ad assegnare i pacchetti di lavoro (Work Packages) ai vari responsabili di gruppo (è molto più bello ed efficace il termine inglese: Team Managers). Un Work Package include le informazioni su uno o più prodotti che dovranno essere sviluppati, con informazioni come la descrizione dei prodotti (product descriptions), dati di pianificazione (planning data) e vincoli di progetto. Questo pacchetto va a diventare l’accordo di lavoro tra il Project Manager ed il Team Manager stesso.

Riesci ad immaginare cosa accadrebbe se il project manager non gestisse il lavoro dei team managers assegnando work packages (con tutte le loro specifiche)?

Semplice, il team non avrebbe tutte le informazioni del lavoro da produrre ed esisterebbe un alto rischio di casi incui il team consegni lavori incompleti (oppure errati) al project manager. Questo implicherebbe che il project manager debba chiedere azioni correttive e così via, con la chiara conseguenza di ritardi ed inefficienze di progetto.

L’attività di “autorizzazione di un pacchetto di lavoro/Authorize a Work Package” può avvenire diverse volte durante un singolo processo di “controllo di fase”. Altre attività per il Project Manager durante il processo di “controllo di fase” sono: la gestione della qualità, la gestione dei cambiamenti o modifiche di progetto, il monitoraggio e la gestione dei rischi, esecuzione di azioni correttive, il rapportare informazioni ed effettuare le relative comunicazioni agli interessati di progetto (stakeholders).

MP: Gli obiettivi del processo di Gestione della Consegna dei Prodotti

Da quanto abbiamo scritto sopra, sicuramente avrai già una chiara idea sugli obiettivi del processo di gestione di consegna (in inglese il processo di “managing product delivery”). In ogni modo li rielenchiamo qui in basso.

Gli obiettivi di questo processo sono:

• Concordare (tra il PM ed il Team Manager) il dettaglio del lavoro che dovrà essere effettuato, ed assicurarsi che il Team Manager comprenda cosa dovrà consegnare.
• Eseguire il lavoro: che significa che il Team Manager gestisce lo sviluppo dei prodotti ed effettua gli step necessari per assicurarsi della qualità di ciascun prodotto.
• Fornire al Project Manager informazioni, periodiche e regolari, sullo status del progetto; utilizzando il rapporto di “verifica dello status/checkpoint” (Checkpoint Reports).
• Consegnare il lavoro completato al Project Manager ed ottenere l’approvazione per ciascun prodotto, dopo che sia stato eseguito il controllo del lavoro eseguito e della qualità dello stesso.

Suggerimento: Per progetti piccoli, i membri del team (praticamente chi fa il lavoro) di solito si trovano a lavorare direttamente per il Project Manager, in quel caso non ci sarà bisogno di un Team Manager e, di conseguenza, questo processo diventa meno formale.

Dall’altro lato, se si tratta di un progetto complesso (rischioso e strategico) può diventare necessario avere dei team managers che coordinano le varie risorse specialistiche di progetto.

MP: Gli output del processo di Gestione della Consegna di Prodotto

Il processo di gestione della consegna di prodotto può avere quattro output, i quali sono: Il piano del team, i rapporti o verbali di checkpoint, Il registro della qualità ed i pacchetti di lavoro (WP) completati.

• Il Piano del Team (“Team Plan”): Questo piano è preparato dal Team Manager nell’attività di “accettazione di un pacchetto di lavoro/Accept a Work Package” e tale piano viene utilizzato per pianificare il lavoro che sarà poi eseguito dai membri del Team.
• I rapporti di checkpoint: Questi sono rapporti o verbali derivati dalle riunioni/incontri periodici del team di progetto preseduti dal Team Manager. Tali rapporti vanno inoltrati al Project Manager, in modo che possa avere un quadro chiaro sull’avanzamento del lavoro.
• Il registro della qualità: Il registro della qualità viene aggiornato dopo che ogni prodotto viene testato dopo lo sviluppo. Il registro della qualità viene utilizzato dal Project Manager anche come ausililio di verifica sul progresso del progetto.
• Il pacchetto di lavoro (WP) completato o finito: Questo è il gruppo, o pacchetto, dei prodotti che sono stati completati dal team e, di conseguenza, consegnati al Project Manager per approvazione.