Gestione dei limiti di fase

Il processo di gestione della fine di una fase fornisce informazioni al Project Board circa lo status attuale del progetto alla fine di ciascuna fase. Questo processo avviene dopo che il lavoro contenuto nel piano della fase viene completato e prima che la fase successiva inizi.

Gli obiettivi del processo di gestione dei limiti di fase sono:

• Confermare al Project Board quali prodotti sono stati consegnati nella fase attuale, in accordo con il piano della fase, ed aggiornare il piano di progetto in modo da mostrare cosa è stato completato finora e quindi prevedere il piano per la fase successiva.
  • Come puoi vedere, il Piano di Progetto è un documento “vivo”, nel senso che viene aggiornato continuamente.
• Fornire al Project Board le informazioni necessarie, in modo che possano:
  • Valutare l’andamento del progetto – che significa verificare se il progetto è ancora valido, dal punto di vista strategico, finanziario e commerciale.
  • Approvare il completamento della fase – ovvero approvare la fase appena completata e…
  • Autorizzare l’inizio della fase successiva

E’ altrettanto necessario registrare qualsiasi informazione oppure lezione che potrà essere di aiuto in fasi successive del progetto, oppure altri progetti, ed aggiornare i “cosiddetti” documenti dinamici, ovvero il Business Case, il Registro del Rischio, Registro delle Issues (questioni) di progetto ed il Piano di Progetto.

Nel caso incui è previsto che la fase vada fuori tolleranza, allora il Project Manager dovrà creare un piano dell’eccezione (Exception Plan) e consegnarlo al Project Board.

SB-Gli output della gestione dei limiti di fase

Gli output principali di questo processo sono il rapporto di fine fase, il piano della fase successiva e l’aggiornamento del piano di progetto e del Business Case. Come già saprai a questo punto del manuale, nel caso di un problema che porti il progetto fuori tolleranza, verrà presentato il piano dell’eccezione (Exception Plan) invece del piano della fase successiva.

Qui di seguito spiego brevemente i rapporti prima mensionati:

• Il Rapporto di Fine Fase fornisce un rapporto dettagliato sui risultati della fase appena eseguita, comparando le prestazioni effettive della fase rispetto al piano iniziale della fase stessa. Questo può risultare in una presentazione in power point, un documento in word oppure in qualsiasi altro formato scelto in funzione delle caratteristiche dell’azienda oppure del progetto gestito.
• Il piano della fase successiva è un piano di dettaglio quotidiano (giorno per giorno) della fase successiva; tale piano deve essere approvato dal Project Board.
• Il piano della fase successiva viene creato vicino alla fine della fase in corso, questo significa che il processo di gestione fine fase (SB-Managing a Stage Boundary) incomincia prima della fine del processo di controllo di una fase (CS-Controlling a Stage process).
• Il piano del progetto viene aggiornato con lo status effettivo della fase corrente, e dovrebbe comprendere la previsione di pianificazione per la fase successiva, aggiornando i dati di costo e dei tempi.
• Il Business Case: La fine di ciascuna fase è il momento opportuno per aggiornare il Business Case e verificare se il progetto è ancora fattibile e giustificato. Il Project Board è, inoltre, interessato a sapere se i benefici previsti dal progetto potranno ancora essere realizzati all’interno dei valori e parametri concordati. Tali parametri sono, per tua promemoria, i tempi, costi, qualità, rischi e scopo del progetto.
• Il piano dell’eccezione: Questo piano viene preparato solo quando la fase in corso va fuori i livelli di tolleranza (ecco un esempio di tolleranza ammessa: è ammesso un ritardo massimo della fase di 15% in rispetto al piano), ed il Project Manager, in questi casi, deve presentare tale piano al Board e chiedere autorizzazione a procedere.