Fase di Inizio di un Progetto

Nel titolo sopra, ho utilizzato termini come “fase di inizio” e “processo di inizio di un progetto” Questa terminologia può creare confusione e merita un chiarimento da subito.

• Il processo di Inizio di un progetto (IP) si riferisce soltanto alle attività di preparazione dei documenti di inizio del progetto stesso; tale processo è all’interno della fase di inizio (Initiation Stage).
• La fase di inizio progetto (Initiation Stage) si riferisce a tutto il lavoro che deve essere eseguito nella rispettiva fase e comprende sia il processo di inizio progetto (IP) che il primo processo di gestione del limite di fase (SB). Solitamente questa fase è relativamente più corposa della fase di avvio (Start Up) mentre è meno lunga delle fasi esecutive di delivery (o consegna).

Come puoi vedere dal diagramma (figura 3.6), Il processo di inizio progetto (oppure IP) viene innescato dal Project Board stesso attraverso la loro autorizzazione. Come già mensionato, questo processo IP è solitamente breve, specialmente se comparato al resto del progetto; nonostante ciò resta senza dubbi

la fase più rilevante in quanto descrive “cosa” deve essere sviluppato all’interno del progetto. Per questo motivo non deve essere assolutamente affrettato (cosa che, purtroppo, solitamente avviene in quanto ci si trova ad aver fretta ad iniziare a sviluppare i prodotti di progetto).

L’obiettivo del processo IP, in poche parole, è di comprendere il lavoro che deve essere eseguito per fornire i risultati (i prodotti) richiesti e per sviluppare correttamente il piano di progetto.

Come facciamo, quindi, a pianificare?

Naturalmente esistono tecniche di pianificazione, tra cui il “product based planning”, ma prima di tutto si inizia con il porsi alcune buone domande.

Queste domande possono essere:

• Quali sono le ragioni percui fare questo progetto, quali sono i benefici e quali sono i rischi?
• Lo scopo – cosa deve essere fatto e cosa no?
• Quando dovranno essere consegnati i prodotti richiesti dal progetto?
• Come assicurarsi che i requisiti di qualità siano raggiunti?
• Come verranno identificati e gestiti i rischi, le questioni e le richieste di varianti?
• Come sarà adattato PRINCE2 al progetto?

Il processo di Inizio di un Progetto (IP) – le 8 Attività

Secondo te, quali saranno le attività da eseguire durante il processo IP?

Ti suggeriamo un ottimo metodo per ricordare queste attività: Prima occorre creare i quattro documenti di strategia, poi il controllo del progetto, il piano del progetto, il Business Case ed, infine, mettere insieme il Documento di Inizio Progetto (PID). Di seguito ho elencato le attività ed ho aggiunto dei commenti per spiegare il contenuto di queste attività.

1.Preparare la strategia di gestione del rischio.

Questo definirà come sarà gestito il rischio nel corso del progetto.

2.Preparare la strategia di gestione della configurazione.

Questo definirà come saranno gestiti i prodotti sviluppati nel corso del progetto stesso.

3.Preparare la strategia di gestione della qualità.

Questo definirà come verrà assicurata la qualità richiesta nel corso dello stesso.

4.Preparare la strategia di gestione della comunicazione.

Questo definirà come e quando, durante il progetto, verranno effettuate comunicazioni agli interessati (stakeholders).

5.Definire e configurare i controlli di progetto.

Questo definirà in che modo il Project Board (o comitato di progetto) potrà controllare il progetto e come il Project Manager potrà controllare il lavoro effettuato dal suo team.

6.Creare il piano del progetto.

Questo ricopre i costi, tempi, rischi, il piano di qualità ed i prodotti e documenti da produrre (deliverables).

7.Affinare il Business Case

Questo significa completare, con le informazioni aggiuntive, il documento del Business Case.

8.Mettere insieme la documentazione di inizio di progetto

Questo pacchetto di documenti serve a mettere insieme, ed archiviare come punto di riferimento, la documentazione e le informazioni create finora nei processi di avvio (SU) e di inizio (IP).

L’ultimissima attività che il Project Manager dovrà fare, all’interno del processo di inizio-IP, sarà quello di inoltrare la richiesta al Project Board di procedere a “sviluppare il progetto” (in inglese si dice: Deliver the Project).

IP: La Documentazione di Inizio Progetto (PID)

La documentazione di inizio progetto

La documentazione di inizio progetto diventa un punto di comprensione e di convergenza per tutti i punti inerenti al progetto.

Fornisce una solida base per il progetto, chiarifica a tutti gli interessati (gli stakeholders) cosa deve essere raggiunto dal progetto e quali sono le responsabilità. In sostanza, questa documentazione fornisce il “cosa”, “chi”, “come”, “quando” ed il “costo” del progetto.

Esso fornisce, inoltre, le informazioni necessarie al Project Board per decidere se proseguire con il progetto o meno. Nel caso incui il progetto prosegua, allora la documentazione di inizio progetto diventerà un riferimento (una baseline), che significa che gli sarà assegnata una data (in inglese si dice “time-stamped”) così che possa essere utilizzata nel futuro con l’obiettivo di verificare la performance del progetto comparata con le previsioni iniziali.

L’ultima attività eseguita dal Project Manager nella fase di inizio sarà quello di richiedere al Project Board di procedere a sviluppare e consegnare il progetto (Deliver the Project).

Prova a pensare cosa succederebbe nel caso si inizi un progetto senza che si produca una baseline.

Hai Pensato?

Ti dico la mia risposta: il project manager si troverebbe a gestire un progetto senza chiari obiettivi, con la conseguenza che tutti gli stakeholders (le persone che, per vari motivi, hanno un interesse sul progetto) avranno un personale pensiero su quali saranno gli obiettivi e lo scopo del progetto in corso. Entrambi vogliamo evitare soluzioni simili, vero?

I contenuti della documentazione di inizio progetto

La documentazione di inizio progetto è una raccolta dei principali documenti prodotti nei processi di avvio (SU) e di inizio progetto (IP).

• Prima di tutto, c’è l’approccio di progetto e la definizione di progetto, la quale includono già molta informazione sul progetto stesso. Tale informazione viene estratta dal Project Brief.
• La struttura del team di Project Management, che copre la descrizione dei ruoli.
• Il Business Case, che include tempi ed informazioni di costo estratto dal piano di progetto.
• I quattro documenti di strategia, che sono la qualità, la gestione della configurazione, del rischio e della comunicazione.
• Il piano di progetto, che include informazioni sui tempi, i costi, il fabbisogno di risorse, i prodotti che saranno sviluppati, i rischi, le tolleranze, i controlli e la qualità.
• Il documento di controllo del progetto, che descrive come il progetto sarà monitorato e controllato, le tolleranze tra i diversi livelli di gestione ed il numero delle fasi.
• La descrizione di come si è adattato PRINCE2 al progetto (in inglese questa attività viene chiamata “Tailoring”).