Controllo di una Fase

Il processo di controllo di una fase è dove il Project Manager esegue la maggior parte del suo lavoro quotidiano. Come è stato menzionato precedentemente, tutti gli elementi in verde accadono una volta durante ciascuna fase ed un progetto può avere un numero diverso di fasi. Puoi anche notare che la maggior parte delle attività nel processo di controllo di una fase avviene a livello gestionale o manageriale (Management Level).

L’innesco/trigger per il processo di controllo della fase arriva sempre dal Project Board nella sua attività specifica di “Autorizzare una fase oppure un piano per l’eccezione/Authorize a Stage or Exception Plan.”

Ciascun processo di controllo di una fase finisce quando si innesca il processo di “gestione dei limiti di fase/“Managing a Stage Boundary (SB),” eccetto per l’ultima fase, la quale è direttamente seguita dal processo di “chiusura del progetto (CP)”.

Successivamente, descriverò la relazione tra la fase di controllo (controlling a stage), la gestione della consegna dei prodotti/Managing Product Delivery e l’attività di autorizzazione di una fase (Authorize a Stage) oppure di un piano per l’eccezione (Exception Plan).

Lo so che alla prima lettura l’insieme di tutti questi processi possono sembrare complessi e difficili da imparare ma ti assicuro che, utilizzando il diagramma di processo (magari stampato a colori in formato A4), dovresti riuscire a seguirmi.

Ricordati che dopo questo primo sforzo di apprendimento del meccanismo dei processi, sarai in grado di arricchire la tua conoscenza del project management con molta più fluidità.

CS: Controllo di una Fase – Ricevere direzioni ad hoc dal Project Board

Il processo di “Controllo di una Fase” ha due output principali. Questi sono i rapporti di rilievo (Highlight Reports) e, laddove presenti, rapporti dell’eccezione (Exception Reports).

Esiste anche un input, come puoi vedere dal diagramma in basso, che arriva dall’attività del Project Board. Tale input è la “direzione e avviso/Guidance and Advice”. Qui in basso ho riportato alcune informazioni aggiuntive su questi output.

Il Rapporto di Rilievo (The Highlight Report)

• Questo è un regolare rapporto sullo status della fase in corso. Viene creato dal Project Manager ed inoltrato al Project Board con frequenza pianificata preventivamente (in accordo con l’Executive ed il Project Board), p.e.: ogni due settimane.
• Il rapporto fornisce informazioni inerenti lo status della fase rispetto al piano previsto, informazioni sulle tolleranze, potenziali problemi di progetto, i prodotti che sono stati completati durante la fase, i prossimi pacchetti di lavoro (WP) ed eventuali azioni correttive.

Il Rapporto dell’Eccezione (The Exception Report)

• Questo rapporto viene creato se la fase attuale non procederà come previsto dal piano e comunque all’interno delle tolleranze preventivamente concordate. Il Project Manager utilizza questo rapporto per avvisare il Project Board nel caso incui questo avvenga. Di conseguenza, puoi considerare questo report come un ausilio per “elevare” un problema.
• Il rapporto dell’eccezione fornisce una panoramica sui perchè la fase in corso andrà, con molta probabilità, fuori tolleranza. Inoltre, include diverse opzioni o soluzioni alternative per riportare il progetto all’interno degli obiettivi preventivamente pianificati. Valuta, inoltre, l’impatto di questo evento sul business case, considerando che la situazione in questione, con molta probabilità, andrà ad incrementare il costo del progetto.
• Il Project Manager, all’interno del rapporto dell’eccezione, propone una di queste soluzioni alternative al Project Board.

Nota: Nel caso incui il Project Board approvi il rapporto dell’eccezione (ovvero nel caso incui accettano la soluzione proposta oppure, in ogni caso, una delle soluzioni alternative presentate), essi richiederanno un piano dell’eccezione (Exception Plan), che andrà a sostituire il piano dela fase in corso, così da consentire al Project Manager di completare la fase stessa in corso.

Guida ed Avviso (Guidance and Advice)

• Il Project Board può fornire una guida direttiva ed avviso in qualsiasi momento durante il ciclo del progetto.
• Questo potrebbe anche essere il caso di una risposta ad una issue (o questione, imprevisto), in seguito ad un rapporto di rilievo (Highlight Report) sollevato dal Project Manager al Board a causa di una particolare questione del progetto.

CS: Attività quotidiane del Project Manager

Prima di passare al processo di “gestione di fine fase-SB (Managing a Stage Boundary), diamo un’occhiata alle attività principali che il Project Manager si trova a compiere nel processo di “Controllo di una fase”.

Ci sono otto attività nel processo di controllo di una fase. Sono divise in tre parti che, a loro volta, descrivono ulteriormente cosa fa il Project Manager:

1. Gestire i pacchetti di lavoro (ovvero i work packages)
2. Monitorare e riportare
3. Gestire le questioni, gli imprevisti ed i problemi di progetto (le issues)

• Le attività riguardante i pacchetti di lavoro sono:
  • Autorizzare un Work Package – che significa assegnarlo e concordarlo con il Team Leader/Manager, così che il Team Manager stesso sappia chiaramente cosa fare e quindi potrà procedere a creare il piano per il suo team.
  • Verificare (Review) lo status di un Work Package – controlla il progresso del work package, leggendo i rapporto di checkpoint e controllando il registro della qualità.
  • Riceve in consegna i Work Package completati** – ovvero riceve dai Team Manager i prodotti completati; in seguito conferma o meno che essi siano stati verificati dal punto di vista della qualità e poi archiviati (la modalità di archiviazione sarà definita e descritta all’interno del documento di gestione della configurazione di progetto, configuration management document, parte della Documentazione di Inizio Progetto).
• Le attività di Monitoraggio e di Reporting sono:
  • Verificare (Review) lo status della fase – Comparare di continuo il progresso della fase rispetto al piano preventivato inizialmente per la fase stessa – verificando se la fase in corso sta procedendo come da piano, oppure no, e se esistono eventuali problemi o rischi che possano impattare il progresso della stessa.
  • Rapportare questioni di rilievo (Highlights) – Creare regolari rapporti (o report) per il Project Board in modo da metterli a conoscenza di come sta procedendo la fase in corso rispetto al piano iniziale.
• Le attività in merito alle “questioni/Issue” di progetto sono:
  • “Catturare” ed esaminare le questioni di progetto ed i rischi: Qualsiasi persona deve poter evidenziare una questione (o issue) di progetto ed il Project Manager deve poter raccogliere le questioni (issues) evidenziate e, successivamente, analizzarle. Analizzare le issues significa anche categorizzarle e valutare l’impatto di ciascuna di esse.
  • Elevare le questioni (issues) ed i rischi: Nel caso ci siano issues da riportare oppure se si pensa che la fase stia per andare fuori tolleranza, bisognerà creare un report dell’eccezione (Exception Report) ed inoltrarlo, quindi, al Project Board.
  • Prendere azioni correttive: Normalmente, le azioni correttive si prendono quando, per risolvere un problema, deve essere eseguito del lavoro aggiuntivo così che la fase potrà restare all’interno delle tolleranze pattuite.

Puoi notare che abbiamo discusso già di quattro di queste otto attività all’interno delle pagine precedenti.

Solo una precisazione finale: queste attività possono essere eseguite molteplici volte dal Project Manager senza un particolare ordine.