Chiudere un Progetto

Di solito un progetto viene chiuso dopo che tutti i prodotti sono stati sviluppati completamente e vengono consegnati. Il processo di Chiusura di un Progetto (CP) diventa parte dell’ultima fase ed il Project Manager, in tale processo, prende le azioni necessarie per preparare la chiusura dello stesso. Ricorda però che soltanto il Project Board avrà l’autorità di chiudere il progetto.

E’ inoltre importante notare che il Project Board può decidere di chiudere il progetto prima del previsto. Questa azione è definita come “Chiusura Prematura”. Questo può succedere in qualsiasi momento durante il corso del progetto. Per esempio, il Board potrebbe arrivare alla conclusione che il business case non sia più valido, per esempio perché il prezzo di mercato di tale prodotto è diminuito del 30% oppure c’è stato una modifica legislativa che andrebbe a ridurre il futuro ciclo di vita del prodotto.

Un chiaro “fine” del progetto è necessario per evitare risorse sprecate e, quindi, per non evitare che il progetto venga ulteriormente trascinato senza obiettivi ben definiti. Questo processo, inoltre, fornisce l’opportunità al Project Board di riesaminare il progetto contro il piano inizialmente emesso, come baseline, durante la fase inizio progetto.

Gli Obiettivi del Processo di Chiusura di un Progetto

Il Project Manager svolge la maggior parte delle attività del processo di “chiusura del progetto”. Gli obiettivi di tali attività sono di seguito elencati:

• Verificare che tutti i prodotti richiesti sono stati consegnati ed accettati.
• Catturare, all’interno del rapporto delle lezioni, le lezioni imparate in modo da renderli utilizzabili e noti durante i progetti futuri.
• Assicurarsi che i prodotti siano “supportati”, o gestiti, dopo che il progetto viene congedato.
• Consegnare i prodotti al cliente, come definito e descritto all’interno del documento di “strategia della gestione della configurazione/Change Control Approach document”.
• Valutare il progetto, comparando gli obiettivi iniziali con quelli effettivamente realizzati, e scrivere, infine, il rapporto di “fine progetto”.
• Valutare i benefici già realizzati e pianificare una verifica (review) dei benefici che saranno realizzati dopo che il progetto verrà chiuso.

CP: Gli Output della Chiusura di un Progetto

Gli Output della chiusura di un Progetto

Il diagramma del Processo di Chiusura di un Progetto mostra che il Project Manager fornisce alcuni documenti al Project Board ed altri documenti al gruppo di Operations & Maintenance che avrà il compito di fornire supporto ai prodotti una volta che il Progetto sarà chiuso.

I documenti consegnati al Project Board sono:

• Il Rapporto di Fine Progetto/End Project Report (EPR): Questo viene scritto dal Project Manager e va a comparare il progetto con il Documento di Inizio di Progetto/Project Initiation Documentation.
• Il Rapporto delle Lezioni/Lessons Report (LR): Questo rapporto va a registrare le lezioni utili che il team ha imparato durante il corso del progetto e che si ritiene possano essere utili per progetti futuri.
• Altri documenti consegnati al Project Board sono: Piano di Progetto (PP), il quale è stato tenuto aggiornato durante il corso del progetto stesso, Il Piano di Verifica dei Benefici/Benefits Management Approach (BRP), e la bozza di Notifica di Chiusura del Progetto/Draft Project Closure Notification.

Il Project Manager, infine, fornisce al Gruppo di Operations & Maintenance il seguente:

• Le azioni “post-progetto” suggerite (follow on actions recommendations - FAR):

Questo è un documento che include informazioni su questioni (issues) critiche, estratte dai registri delle issues e dei rischi, che richiedono azioni da eseguire dopo la chiusura del progetto stesso.

• Le Schede di Configurazione-Configuration Item Records (CIR), per ciascun prodotto.

Le ultime azioni per il Project Manager durante la Chiusura del Progetto

Il Project Manager per primo chiuderà i tre documenti di registro ed il registro quotidiano (il suo daily log).

Il Project Manager va, inoltre, a creare la Notifica di Chiusura del Progetto per il Comitato/Project Board. Questo sarà il documento di notifica che andrà inviato, da parte del Project Board stesso una volta che avranno preso una decisione sulla chiusura del progetto stesso.

L’ultima cosa che il Project Manager va a fare sarà quello di raccomandare la chiusura del progetto al Project Board. Questa attività può essere effettuata solo quando tutte le altre attività di chiusura di un progetto siano state effettivamente completate.