Avvio di un progetto

Il processo di avvio di un progetto ha due principali prodotti da consegnare (è utile familiarizzare con la terminologia in inglese: ”to deliver”):

1. Il Project Brief, che include una bozza del Business Case, la descrizione del prodotto di progetto ed altre informazioni che vedrai nei prossimi paragrafi.
2. Il piano della fase di Inizio Progetto/Project Initiation Stage Plan. Il processo di avvio di un progetto può essere anche molto breve ed il suo obiettivo è quello di fornire una struttura tale da far partire il progetto nel modo corretto; è costituito da sei attività:
3. Nominare il Presidente del Project Board, ovvero l’Executive, ed il Project Manager.
4. “Catturare” lezioni precedenti (Lessons Learned) p.e.: da altri progetti (interni od esterni).
5. Nominare il Team di Progetto (Project Management Team).
6. Creare una bozza del Business Case (Business Case Outline).
7. Selezionare l’approccio che si vuole dare al progetto, la strategia, e mettere insieme il Project Brief.

Creare un piano per la fase di inizio/Initiation Stage (ovvero un piano dettaglio per fare il planning del progetto stesso).

Una domanda:

Perché produrre un piano dettagliato per la fasi di inizio progetto (ovvero per la fase di planning)?

La risposta è semplice. Ricorda che per fare un buon planning occorre il coinvolgimento di diversi attori; non è il project manager a stimare le attività ma deve chiedere (e ci sono diverse tecniche per questo) a persone esperte. Quindi, anche per fare un buon planning occorrono risorse e budget. Tali risorse e budget devono essere opportunamente formulate ed approvate dal Project Board attraverso, appunto, questo piano della fase di inizio che viene preparato nel processo di avvio.

Prova un attimo ad immaginare cosa accadrebbe nel caso non venga prodotto questo piano della fase di inzio.

Pensato ad una risposta? Ti do la mia.

Il Project Manager si troverà ad avere pochissimo tempo e pochissime risorse (perché non sono state impegnate) a produrre un piano. Non è assolutamente raro trovarsi in tale situazione!

Le attività durante l’avvio di un progetto

1a Attività: Nominare il presidente del Project Board, l’Executive, ed il Project Manager

Questa attività viene eseguita dalla Direzione Aziendale oppure dal Corporate o Programme Management. Esso si assicura che le persone più idonee vengano selezionate e che tutte le parti abbiano “accettato” le proprie responsabilità ed i contenuti del lavoro. L’Executive ed il Project Manager, dopo questa attività, prenderanno immediatamente le redini del progetto.

2a Attività: Catturare eventuali lezioni precedenti

Il progetto deve imparare dai progetti precedenti, da altre persone e da altri sorgenti di informazioni. Questo è un punto molto importante in PRINCE2 ed è addirittura uno dei sette principi (Learn from Experience). Il Project Manager aggiungerà eventuali lezioni/suggerimenti al registro delle lezioni, utili per il progetto che si vuole avviare.

3a Attività: Mettere insieme il Team di Project Management

Il Project Manager creerà le descrizioni dei ruoli e delle responsabilità, includendo la stima del carico di lavoro per ciascun ruolo. L’Executive, successivamente, nominerà le persone.

4a Attività: Abbozzare il Business Case

L’Executive crea una bozza del Business Case. Il Business Case, in questa fase, è un documento di livello molto alto e verrà poi esteso successivamente, nella fase successiva, in un Business Case completo.

Per ora esso prende in considerazione i valori del business, gli obiettivi dell’azienda, i fondi necessari e gli eventuali rischi.

Durante questa attività, il Project Manager crea inoltre la descrizione del prodotto di progetto (Project Product Description) con lo scopo di descrivere gli output principali che il progetto dovrà consegnare.

5a Attività: Selezionare l’approccio al progetto e mettere insieme il project brief

Il Project Manager analizza il miglior metodo per “approcciare” il progetto, sfruttando tutta la conoscenza disponibile all’interno dell’organizzazione ed assembla, quindi, il documento del Project Brief. Torneremo su questo punto successivamente.

6a Attività: Pianificare la fase di Inizio Progetto/Initiation Stage Plan

Il Project Manager crea un piano per la fase di Inizio Progetto (Initiation Stage), che sarà la prima fase del progetto. Questo piano sarà del dettaglio necessario affinchè il project manager lo utilizzi quotidianamente. Includerà informazioni quali gli obiettivi, documenti da produrre (deliverables), i costi e le tempistiche.

SU: Approccio di progetto

L’obiettivo dell’approccio di progetto è quello di raccogliere le informazioni necessarie che consentiranno al Project Manager di definire elementi come i tempi, il costo del progetto, come il progetto potrà essere controllato e come verrà gestita la qualità del progetto stesso.

Questa attività sarà effettuata dal Project Manager, usando molta assistenza da parte di altre persone, come gli esperti di materia (altrimenti noti come “Subject Matter Experts”) che potrebbero anche non essere stati assegnati al progetto ma possiedono conoscenze approfondite e specifiche su argomenti che riguardano il progetto stesso.

Ricorda che il Project Manager non deve per forza essere un esperto del prodotto che si vuole sviluppare ma deve gestire il progetto, utilizzando le opportune tecniche e metodologie.

Azioni in merito all’approccio di progetto:

L’approccio di progetto esaminerà come procedere con il progetto stesso, analizzando le informazioni esistenti e ponendo, quindi, le seguenti domande:

Ci sono progetti simili da cui imparare qualcosa?

Quali altre conoscenze e capacità sono necessarie per sviluppare il progetto?

Quali standard devono essere utilizzati?

Quali sono i vincoli del progetto?

Quale training è richiesto?

Quali parti del progetto dovrebbero essere sviluppate in casa e quali in outsourcing?

Dovremmo costuire qualcosa dal nulla oppure aggiornare un prodotto esistente?

Come verrà eseguita la manutenzione in futuro?

• Il Project Manager decide quale approccio sia migliore per il progetto, analizzando le alternative sfruttando “tutta” la conoscenza disponibile.
• L’output del Project Approach sarà inserito all’interno del documento di Project Brief.

SU: Assemblare il Project Brief

Il documento del Project Brief viene utilizzato per fornire le informazioni necessarie al Project Board. Viene utilizzato per decidere se il progetto procederà effettivamente alla prossima fase, la quale consiste nella fase di “Inizio di Progetto”. Il Project Manager assembla il Project Brief utilizzando le informazioni raccolte durante il processo di “avvio di un progetto”.

Nota che le informazioni all’interno del documento del mandato di progetto forniscono la linea guida e la direzione per sviluppare il Project Brief.

Riassumiamo insieme i contenuti del Project Brief:

Il Project Brief include la seguente informazione:

1. La definizione del Progetto, la quale include: Il background, gli obiettivi del progetto, lo scopo del progetto, tolleranze, rischi, risultati desiderati, utenti/utilizzatori/clienti che hanno interessi per il progetto.
2. Gli obiettivi del progetto (ovvero i risultati desiderati) e lo scopo del progetto derivano dal documento del mandato di progetto ma vengono aggiornati dopo il processo di avvio del progetto stesso (in quanto dopo questo processo si hanno più informazioni in merito al progetto stesso).
3. Una descrizione dettagliata del prodotto del progetto, con le sue aspettative di qualità (quality expectations).
4. Bozza del Business Case, la quale include un riassunto dei rischi identificati e conosciuti in questo momento.
5. L’approccio di progetto.
6. Un quadro generale della struttura del Team e delle descrizioni dei ruoli coinvolti.

Come puoi vedere, il Project Board, al momento di ricevere una copia del Project Brief, avrà già una significativa quantità di informazioni riguardante il progetto.

SU: Pianificare la fase di Inizio di un Progetto

Pianificare le attività della fase di inizio progetto-Initiation Stage Plan

La pianificazione delle attività della fase di inizio progetto è l’ultima attività del processo di avvio di un progetto. Ora sai perché è necessario produrre questo piano…

E’ arrivato il momento per un’altra domanda:

Quali sono le differenze principali tra il processo di “avvio” e quello di “inizio di un progetto”?

Il processo di avvio di un progetto è il primo processo che va a verificare se il progetto sia giustificato dal punto di vista finanziario (di business), mentre il processo di inizio di un progetto (anche noto come fase di inizio/initiation stage) andrà a pianificare il progetto stesso.

PRINCE2 suggerisce le seguenti attività durante la fase di pianificazione di Inizio Progetto:

1. Definire I formati e le modalità dei report e del controllo per la fase di inizio.
2. Produrre il piano della fase di Inizio Progetto, considerando anche i tempi ed i costi.
3. Analizzare i rischi nel registro quotidiano tale da valutare il loro impatto nella fase di inizio di progetto.

Il Piano della Fase di inizio viene creato dal Project Manager, verificato poi dall’Utente Senior, ed approvato dal Presidente del Comitato di Progetto/Project Board (l’Executive).

Ricorda che questo piano è molto importante in quanto descrive come andrai a “pianificare” ed a prepare la struttura per una partenza corretta dell’esecuzione del progetto stesso. Ricorda che “failing to plan” is “planning to fail”. Questo modo di dire inglese sta a significare che se sbagli (magari sottovalutandone l’importanza) a pianificare, ti stai semplicemente mettendo nella strada del disastro e di insuccesso del progetto. In conclusione, ti consiglio di ricordarti di dare molta importanza a questa attività.

Inoltrare la richiesta di Iniziare un Progetto

Una volta che il Project Brief ed il Piano della Fase di Inizio progetto sono pronti, il Project Manager farà richiesta al Project Board di proseguire verso la fase di inizio di progetto. In PRINCE2 questa richiesta viene definita come: “Richiesta di inizio progetto/Request to initiate a project”.

In questo processo di avvio di progetto avvengono molte attività ma, nel caso incui l’ordine di avviare il progetto arriva da un programma, la maggior parte delle informazioni del Project Brief arriverebbe direttamente dal programma stesso. In tal caso, l’unica attività all’interno del processo di avvio di un progetto sarebbe, infine, quello di creare il piano per la fase di inizio del progetto stesso (Initiation Stage Plan).

Come puoi vedere tu stesso dal diagramma in Fig 3.5 (Attività della fase di inizio progetto/Initiation Stage Activities), tutti i documenti e la richiesta a procedere saranno inoltrate al Project Board attraverso l’attività di “autorizzazione di inizio progetto/Authorize initiation”.