Adattato all’ambiente di progetto

Un progetto PRINCE2 dovrebbe essere contestualizzato e cucito addosso ad un determinato ambiente, in funzione della dimensione critica, del contesto in cui si opera, della complessità, dell’importanza strategica ed dei rischi connessi. Di conseguenza, la modalità di gestione e controllo di un progetto cambierà notevolmente in casi di progetti piccoli, come per esempio l’organizzazione di una convention di 10 persone, oppure in casi di progetti di dimensione più rilevante, come la costruzione di una centrale nucleare.

Una delle critiche che molti project managers ricevono è: “Non abbiamo bisogno di un metodo di gestione progetti! I nostri progetti non sono così grandi ed un metodo aggiungerebbe soltanto più burocrazia e carta non necessaria”. Questo potrebbe accadere soltanto nel caso incui tu prova ad applicare PRINCE2, seguendo esattamente il libro come un robot, ma non è così che andrebbe usato PRINCE2. Usiamo spesso l’esempio di un programma TV diffuso in Nord Europa, The Apprentice. Questo programma tratta di solito un progetto di 2 giorni di durata, dove 2 squadre competono tra di loro e, naturalmente, c’è un Project Manager per team. Nel programma puoi vedere che il metodo PRINCE2 può essere usato da ciascun Project Manager e la documentazione richiesta potrebbe limitarsi ad una semplice checklist con alcune note. Puoi notare inoltre che la maggiorparte dei Project Managers ripetono continuamente gli stessi errori, ogni settimana. Questo dimostra che non hanno assimilato ed applicato il principio dell’apprendimento dall’esperienza visto in precedenza (chiamato anche Lessons Learned).

Lo scopo dell’adattamento del metodo (oppure del “tailoring”) è di:

• Assicurare che il “metodo di progetto” sia adatto al contesto incui si opera (p.e. un progetto EPC avrà una struttura diversa da un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto da produrre in serie).
• Assicurare che il “controllo di progetto” consideri la scala di progetto, la sua complessità, l’importanza ed i rischi correlai. (Nota: Laddove il contesto di progetto presenti molti rischi, dovremmo spendere più tempo, appunto, nel risk management).

La Documentazione di Inizio Progetto dovrebbe descrivere come si è adattato PRINCE2 nel caso specifico.