Che cos'è PRINCE2?

Il manuale ufficiale di PRINCE2 per il Project Manager è intitolato “Managing Successful Projects with PRINCE2” ed è un eccellente manuale di riferimento.

Il manuale è stato specificamente scritto per il profilo di:

• Project Manager che hanno esperienza e che vogliono imparare PRINCE2.
• Project Manager che vogliono avere un manuale di riferimento riguardo a PRINCE2.

PRINCE2 Foundation Training Manual è differente dal manuale ufficiale di PRINCE2 per le seguenti ragioni:

• E’ focalizzato sul programma dell’esame per la Certificazione Foundation.
• Ha più le caratteristiche di un manuale di esercizio che di un manuale di riferimento.
• I termini propri di PRINCE2 sono spiegati con esempi in modo che sia molto semplice la comprensione dei concetti esposti.
• E’ scritto in modo semplice e di facile comprensione in modo tale che sia possibile capire anche i concetti più complessi con una semplice lettura.
• Il manuale fornisce molti esempi.
• E’ fornita una panoramica sul concetto di timeline di progetto, in modo tale da aiutare a comprendere come un progetto è suddiviso.
• Una serie di domande sono proposte alla fine di ogni capitolo, per consentire di verificare quanto si è appreso dei concetti espressi nel capitolo stesso.
• E’ disponibile in formato PDF (in maniera che sia più semplice cercare e trovare le informazioni di cui si ha bisogno).

Riassumendo, se vuoi imparare PRINCE2 and preparati all’esame PRINCE2 Foundation, allora utilizza questo PRINCE2 Foundation training manual. Se vuoi un buon manuale di riferimento, allora usa il manuale ufficiale “Managing Successful Projects with PRINCE2”.

Cos’è un Progetto?

Un Progetto è visto come un modo per introdurre cambiamenti, dunque è unico per natura, ossia non ci saranno mai due progetti esattamente uguali. Ora, qualcuno di voi potrebbe pensare che nella vostra azienda gli stessi progetti si continuino a ripetere indefinitamente. Bene, se questi sono esattamente gli stessi, allora li possiamo definire processi, anziché progetti; e i processi che si ripetono sono normalmente considerati come ‘business as usual’.

Cominciamo con definizione generale di progetto ripresa da Wikipedia (en):

Un progetto consiste in un’unica serie di azioni disegnate con lo scopo di raggiungere un unico obiettivo in tempi e costi predefiniti.

Questa definizione mi piace, perché è concisa e semplice da capire, cita termini come “unica serie di azioni”, “unico obiettivo” e “tempi e costi predefiniti”.

Un’altra definizione di progetto è la seguente:

Un progetto è uno ‘sforzo’ temporaneo intrapreso per realizzare un unico prodotto o servizio.

Questo potrebbe sembrare come qualcosa più affine a Star Trek, ma è la definizione di progetto tratta da Project Management Body of Knowledge (PMBOK®).

Vediamo ora che dice PRINCE2 riguardo a cosa effettivamente sia un progetto. Questa è la definizione ripresa direttamente dal suo manuale:

Un progetto è una organizzazione temporanea che è definita con lo scopo di fornire uno o più prodotti per l’esecuzione di processi di business in accordo a un Business Case concordato.

La definizione potrebbe non esservi chiara, poiché prima di tutto avete la necessità di conoscere un po’ di più riguardo a PRINCE2. Dovrebbe essere più chiara quando avrò spiegato cosa si intenda con i termini organizzazione temporanea e business case, che appaiono nella definizione.

La parola organizzazione si riferisce al gruppo di progetto, ossia alle persone coinvolte nel progetto e a come si relazionano tra di loro. Poiché ogni progetto ha un inizio e una fine, ne consegue che esso è temporaneo. Non dimenticare che i progetti che vanno avanti indefinitamente vengono definiti come “operazioni” o “business as usual” e pertanto non sono progetti (ad esempio: la manutenzione di un’applicazione software).

Il Business Case è uno dei documenti presenti in un progetto PRINCE2. Esso contiene informazioni riguardanti le motivazioni che hanno dato vita al progetto, i benefici attesi, i costi e le informazioni riguardo ai tempi e al calcolo del ROI (return of the investment - ritorno dell’investimento).

Perché un Metodo per il Project Management?

Il Project Management ha a che fare con le attività di pianificazione, delega, monitoraggio e controllo di un progetto; in altre parole, l’amministrazione del progetto. Il ruolo di Project Manager è quello di raggiungere gli obbiettivi di progetto nei riguardi di tempo, costi, qualità, ambito, rischi e benefici.

Vediamo qualcosa di tipico che può andare male in un progetto:

• Esempio di progetto: Costruire una nuova casa
• Informazioni di contesto
  • Differenti aziende sono impiegate per fare i diversi lavori specifici (impianto di riscaldamento, impianto elettrico, ect…).
  • Come si può immaginare, queste aziende devono essere gestite.
• Scenario 1:
  • Una settimana prima che l’azienda che si occupa dell’impianto idraulico debba venire scopri che forse saranno in ritardo di un mese.
• Risultato di questo scenario
  • La maggior parte del lavoro ne sarà condizionato.
  • Ripianificare il lavoro delle altre aziende sarà difficile.
  • Potresti dover pagare parte dei loro costi (condizioni presenti nel contratto, esempio penali).
• Scenario 2:
  • Durante l’installazione delle nuove finestre, scopri che lo spazio previsto per loro è minore della loro dimensione.
• Risultato di questo scenario
  • Anche questo può avere una conseguenza riguardo al resto del progetto e causare ritardi inattesi.

Puoi vedere, quindi, che una persona (ad esempio il Project Manager) è necessaria per pianificare e verificare il lavoro, effettuare numerosi controlli, firmare i contratti, gestire i rischi ogniqualvolta si presentino, identificare le aree dove tagliare i costi e così via.

Alcune altre cause di fallimento di un progetto sono:

• Insufficienti specifiche del prodotto all’inizio, che ha come conseguenza lo sviluppo di un prodotto errato.
• Mancanza di comunicazione, la quale può causare una “nuvola nera” sopra il progetto.
• Scarsa valutazione di tempi e costi, la quale può causare che il progetto esaurisca tutto il budget allocato prima della sua conclusione.

Pertanto, spero che sia chiara la necessità di un buon metodo di Project Management.

Cinque caratteristiche di un progetto

I Progetti hanno un numero di caratteristiche, le quali definiscono come un progetto differisca dal da un processo ripetitivo anche detto business as usual.

• Cambiamento: I progetti sono un modo per introdurre un cambiamento. Esempio: Un nuovo sito web per la vendita che cambierà la modalità di acquisto da parte dei clienti.
• Temporaneo: Dovrebbe sempre essere definito un inizio e una fine per un progetto, e esso dovrebbe terminare una volta che il prodotto richiesto è stato realizzato. La manutenzione di un prodotto avviene dopo la fine del progetto e non è considerata parte di esso.
• Cross-Functional: Un progetto coinvolge persone da differenti dipartimenti e con esperienze diverse che lavorano insieme solo per la durata del progetto.
• Unico: Ogni progetto è unico, poiché c’è sempre qualcosa di diverso in ciascuno di essi. Esempio: La costruzione di casa può essere differente per i seguenti motivi: il luogo è diverso, c’è una leggera differenza nel suo disegno, ci sono differenti proprietari e i proprietari vogliono cambiare alcuni degli accessori.
• Incertezza: Poiché le parti che compongono un progetto sono uniche, questo comporta una certa imprevedibilità, perché non siamo sicuri al 100% di come questo potrà funzionare. Utilizzando l’esempio precedente, i proprietari potrebbero cambiare idea, alcuni degli accessori della casa potrebbero non arrivare in tempo, la temperatura durante la costruzione potrebbe andare sotto lo zero, etc…

Queste sono le cinque caratteristiche di un progetto.

Cos’è PRINCE2?

PRINCE2 è un metodo generico per il Project Management, quindi può essere utilizzato per qualsiasi progetto, da quelli della durata di 1 o 2 giorni come ad esempio la realizzazione di un programma TV come “The Apprentice” (molto popolare nella Gran Bretagna e negli Stati Uniti) fino a progetti per l’acquisizione o persino la costruzione dello stadio principale per i giochi Olimpici di Londra 2012.

PRINCE2 separa il livello di gestione (Management Layer) dal lavoro necessario per la creazione del prodotto richiesto, ossia quello che il progetto deve produrre (lavoro specialistico). Questo significa che lo stesso livello di gestione può essere applicato in diversi ambiti e quindi per differenti progetti. Il livello di gestione fa riferimento all’organizzazione del progetto, come il Project Board, Project Manager a il Team. Vedremo questo più chiaramente quando più avanti tratteremo il modello di processo.

Un progetto PRINCE2 dovrebbe includere tutti i 7 principi; questi saranno trattati e spiegati nel capitolo seguente. Questi 7 principio sono:

(Nota: Non ti preoccupare per il momento se non capisci il loro significato.)

• Giustificazione continua del business.
• Impara dall’esperienza.
• Definisci ruoli e responsabilità.
• Gestisci attraverso le fasi.
• Gestisci attraverso le eccezioni.
• Focalizzati sui prodotti.
• Misurare per adattare l’ambente di progetto.

Sei variabili / sei obbiettivi di performance

Le 6 variabili / obiettivi di performance sono: Tempo, Costo, Qualità, Scopo, Benefici e Rischi. Si può anche dire che questi sono sei aspetti delle performance che devono essere gestite durante un progetto.

Un modo semplice per ricordare queste variabili è usare le seguenti parole TeCQuila SoBeR''' con la parola Tequila pronunciata con enfasi sulle lettere ‘‘‘TeCQ’'’. Questo stratagemma consente di ricordare facilmente le sei variabili: Tempo, Costo, Qualità, Scopo, Benefici e Rischi. Si può anche usare un aiuto per la memoria come: ‘‘‘BC QRST.

Il seguente cruscotto rappresenta un esempio di come si possano controllare le sei variabili. Esso ha una scala graduata e il Project Manager potrà controllare ognuna di esse durante lo svolgimento del progetto.

• Tempo: La domanda da farsi per il tempo è: “Quando sarà finito il progetto?”
• Costi: I Progetti devono fornire un ritorno dell’investimento, pertanto, le domande da farsi sono: ”I costi sono sotto controllo?” e “Siamo all’interno del budget?”
• Qualità: Il prodotto sarà utilizzabile alla fine del progetto (in altre parole, è adatto allo scopo) e i prodotti stanno rispondendo ai criteri di qualità e passando i relativi test di qualità?
• Scopo: E’ lo scopo/ambito del progetto ben definito e chiaro a tutti gli stakeholder? Il Project Manager deve porre attenzione ad evitare l’estensione dell’ambito, la quale comporterebbe l’aggiunta di nuovi requisiti durante il progetto.
• Benefici: Perché stiamo realizzando questo progetto e quali sono i benefici attesi? I benefici devono essere noti a priori, chiari e misurabili, e i benefici devono essere conseguiti.
• Rischi: Tutti i progetti sono unici e quindi presentano dei rischi. Quanto rischio ci si può assumere e come può essere gestito il rischio? Ad esempio, in un progetto che riguarda la costruzione di una nuova casa, cosa accadrà nel caso incui uno degli appaltatori non si presento?

PRINCE2 ha a che fare con la pianificazione, la delega, la verifica e il controllo di tutte le sei variabili di progetto (obiettivi di performance). Il PMBOK usa il termine “6 Vincoli di Progetto concorrenti”.

Struttura di PRINCE2 (Elementi)

Il manuale di PRINCE2 spiega che il metodo consiste di 4 parti principali ed è stata scelta la parola Elementi (o Elementi integrati) per rappresentare queste 4 parti. Questi elementi sono: Principi, Temi, Processi e Adattamento. Si può fare riferimento alla struttura di questo manuale per ricordarli. Per primi ci sono i Principi, poi i Temi, quindi i Processi and infine, nell’ultimo capitolo, gli Adattamenti.

Struttura di PRINCE2

• Principi: PRINCE2 afferma che ogni progetto dovrebbe consistere dei sette principi di PRINCE2 (in altre parole, “best practices”).
• Temi: I Temi rispondono alla domanda che riguarda a quali elementi devono essere continuamente indirizzati durante ciascun progetto. Ad esempio: Business Case, Organizzazione, Qualità e Cambiamento.
• Processi: I Processi forniscono informazioni su quali sono le attività svolte durante il progetto e da chi. I Processi rispondono anche alla domanda “Quali prodotti dovranno essere creati e quando?”
• Dimensionamento: Il Dimensionamento risponde a una delle domande più comuni da parte di un Project Manager: “Come posso applicare nel miglior modo PRINCE2” al mio progetto o al mio contesto”

Benefici nell’utilizzo di PRINCE2

Come si può immaginare, ci sono molti vantaggi nell’utilizzo di un metodo di Project Management; questo, ovviamente, vale anche per PRINCE2. In questo paragrafo saranno elencati alcuni di essi. Non si ha la necessità di ricordarli, ma è utile esserne a conoscenza. Saranno, inoltre, inclusi anche alcuni esempi dove necessario.

• Beneficio 1: Best Practice: PRINCE2 è stato utilizzato per più di 30 anni in molte migliaia di progetti, e il metodo continua ad migliorare grazie all’esperienza maturata in questi progetti. Tutti i commenti (feedback), i suggerimenti, gli insegnamenti derivati da altri metodi e tutte le discussioni hanno fatto diventare di PRINCE2 una best practice.
• Beneficio 2: PRINCE2 può essere applicato ad ogni tipologia di progetto. Questo significa può essere utilizzato sia per piccoli progetti, come ad esempio l’organizzazione di una riunione, che per progetti di grandi dimensioni come la gestione di un’elezione, dell’organizzazione di una conferenza, la costruzione di un ponte o lo sviluppo di un sistema IT.
• Beneficio 3: PRINCE2 fornisce una struttura per i ruoli e le responsabilità. Tutte le persone del team di progetto dovrebbero sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro. Questo è persino più importante per il Project Manager, il quale ha la responsabilità di verificare quali lavori sono stati completati come concordato.
• Beneficio 4: PRINCE2 è focalizzato sul prodotto, ciò significa che il prodotto è ben definito sin dall’ inizio del progetto ed deve essere noto a tutti gli stakeholder. Questo significa che tutti hanno la stessa idea di quello che si sta realizzando e quale sarà il prodotto finale.
• Beneficio 5: PRINCE2 utilizza il concetto della Gestione per Eccezioni. Questo consente al Project Manager di gestire i problemi che si possono presentare durante di progetto. Una volta che un problema va oltre una certa soglia prestabilita, esso diviene un’eccezione. A questo dovrebbe essere portato all’attenzione del successivo livello di gestione nella catena gerarchica di progetto. Si potrebbe dire che la Gestione per Eccezioni consente al successivo livello di gestione di gestire il livello appena sottostante.
• Benefit 6: PRINCE2 consente di verificare costantemente la fattibilità del progetto dal punto di vista del Business Case e questo accade durante tutto il ciclo di vita del progetto. Se, per esempio, il ritorno sull’investimento attesto non è più raggiungibile ad un certo punto del progetto, allora esso dovrebbe essere fermato.

Vedremo altri benefici di PRINCE2 durante questo corso.

Cosa fa un Project Manager?

Si potrebbe già avere una buona idea di cosa faccia un Project Manager, ma molto spesso il Project Manager si trova a svolgere molte attività per fare in modo che il progetto rimanga in carreggiata. Questa potrebbe sembrare una buona idea all’inizio, ma nel medio, lungo termine il Project Manager che agisce in questo modo non sarà più in grado di gestire il progetto.

Cominciamo dall’inizio. Abbiamo un progetto da realizzare, quindi, un Project Plan deve essere creato. Questa normalmente è la prima attività, quando il progetto inizia, che il Project Manager deve fare. Il Project Manager crea il piano con l’aiuto degli specialisti e include in esso tutte le attività come, ad esempio, la conduzione del workshop di pianificazione, la definizione del prodotti, delle attività e delle dipendenze, stimando le risorse richieste, schedulando queste attività e definendo ruoli e le responsabilità.

L’obiettivo principale per il Project Manager è che il progetto proceda secondo il piano. Quindi egli fa la revisione delle attività completate, fa firmare gli stati di avanzamento, conferma che le successive attività possono iniziare, e così via. In altre parole, il Project Manager verifica quanto bene procede il progetto rispetto al Project Plan.

Controllare le 6 variabile / obiettivi di performance

Il Project Manager costantemente controllerà le 6 variabili di cui abbiamo appena parlato e che sono parte di ogni progetto, Queste sono Tempo, Costi, Qualità, Ambito, Benefici e Rischi.

Gestire i problemi

Il Project Manager ha a che fare con i problemi che possono sorgere durante il progetto. In caso di piccoli problemi, può scegliere di gestirli direttamente (ad esempio prendendo un fornitore per lavorare un giorno in più per risolvere il problema e riportare il progetto in carreggiata). Se si presenta un problema che può causare l’allungamento di una fase rispetto a una soglia prestabilita, il Project Manager può riportare questo evento al Project Board.

Velocizzare un progetto

Un’altra attività che il Project Manager può svolgere e che è qualche volta dimenticata consiste nella possibilità di velocizzare il progetto e ridurre, pertanto i suoi costi.

Infine, è consigliabile che il Project Manager spenda il tempo necessario, all’inizio del progetto, per accordarsi e definire i ruoli e le responsabilità. Dipendendo dalla tua azienda, tu potresti avere la necessità di buoni soft skill per farlo. Questo porterà benefici al progetto e potrà anche prevenire che gli stakeholder scarichino le loro responsabilità sul Project Manager.