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Risque

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La plupart des Chefs de Projet n’ont pas vraiment l’occasion de faire de la gestion des risques. Ceci est très bien couvert dans toutes les méthodes de gestion de projet, mais il semble être oublié dès que le projet démarre. Même si les Chefs de Projet passent une quantité appropriée de temps sur la gestion des risques, ils sont capables d’arrêter de le faire dès qu’ils se rendent compte que personne n’est intéressé par l’information sur les risques, car il peut y avoir très peu prise de conscience en terme de gestion des risques dans l’organisation.

Les Chefs de Projet ne sont pas à blâmer. Ils ont d’abord besoin d’une approche de gestion des risques à suivre, et le reste de l’organisation doit aussi être consciente de l’importance de gestion des risques. Si vous travaillez dans un environnement programme, il y aura très probablement une approche standard pour la gestion des risques et nous espérons vous ayez reçu une formation lié à cela.

Si vous ne travaillez pas dans un environnement de programme, alors vous devriez vérifier s’il existe des procédures standards disponibles pour la gestion des risques de l’entreprise ou en utilisation par d’autres Chefs de Projet.

Les connaissances fournies dans ce risque Thème fournissent une excellente approche pour la gestion des risques que vous serez en mesure de comprendre et d’utiliser. Je crois que la chose la plus importante à comprendre dans ce thème est la structure du registre des risques, comment l’utiliser pour y inscrire des informations sur les risques, et la façon de les suivre tout le long du projet.

Un bon conseil à retenir est de de demander à votre exécutif “Comment devrais-je évaluer les risques, faire suivis et communiquer tout le long du projet ? Cela vous donnera une très bonne idée sur le niveau de conscience sur les enjeux liés aux risques pour le projet et peut être pour l’organisation.

Objectif de la connaissance dans le thème du risque

Le but du thème du risque est de fournir une approche pour “identifier, évaluer et contrôler les incertitudes tout le long du projet et, par conséquent, améliorer les chances de réussite du projet”

On pourrait aussi dire que le but du thème du risque est qu’ « il tend à identifier, évaluer et contrôler les incertitudes et à améliorer la capacité du projet à réussir. »

Pourquoi y a-t-il un risque dans un projet ?

Comme les projets sont menés pour créer quelque chose de nouveau, le changement introduit l’incertitude et l’incertitude est risque. Le projet a besoin de savoir comment identifier les risques, une manière pour évaluer ce risque, et comment le contrôler, étant donné qu’un risque peut influer sur les objectifs du projet.

Quand fait-on de la gestion des risques dans un projet ?

La gestion des risques est non seulement faite au début du projet mais doit être une activité continue pendant toute la durée du projet; elle est donc une des principales tâches du Chef de Projet. C’est l’exécutif qui est responsable des risques dans un projet, et ils comptent sur le Chef de Projet pour identifier la permanence, évaluer et maîtriser les risques tout au long du projet.

Définitions des risques

Qu’est-ce qu’un risque ?

PRINCE2 a une définition spécifique du risque, qui est tirée de la méthode MoR

Un risque est un ensemble d’événements qui, si elles se produisent, aura un effet sur la réalisation des objectifs du projet.

Une autre définition est :

Le risque est un événement incertain qui, s’il se produit, aura un effet positif ou négatif sur l’objectif d’un projet.

Le risque peut être considéré comme positif ou négatif. Autrement dit, un risque peut être considéré comme une menace ou une opportunité. Qualifié un risque comme étant positif - ou devrais-je dire une opportunité – peut être nouveau pour vous, alors voici un exemple. Un projet pour développer un nouveau logiciel de gestion des ventes, un CRM et il y a un risque que nous puissions obtenir une réduction de 50% sur le module d’intégration de l’entrepôt qui a une valeur de 15.000 €. Ce risque est une opportunité, car il aura un impact positif sur le projet.

Qu’est-ce qu’un risque ?

Si je devais vous poser la question: «Qu’est ce qui est en risque dans le projet ?” Vous pourriez répondre que le projet était en risque, ou peut être que la satisfaction de l’utilisateur en utilisant le produit était en danger. PRINCE2 a un autre angle de vue sur cette question. Il précise que ce sont les objectifs du projet sont en risque et ceux-ci comprennent les six objectifs de performance, de temps, coût, qualité, contenu, bénéfices et risques.

Qu’est-ce que la gestion des risques ?

Le Gestion des risques porte sur les mesures que vous prenez de façon systématique qui vous permettra d’identifier, évaluer et contrôler les risques. Ce Thème des risques fournit une approche de la gestion des risques dans un projet. Il y a trois étapes pour assurer la gestion des risques, qui sont identification, évaluation et contrôle:

Un nouveau risque peut survenir à tout moment dans le projet. Le Chef de Projet doit répondre à certaines questions, comme :

La gestion de la méthode du risque et du contexte du risque

PRINCE2 fait usage de l’autre méthode d’AXELOS, qui est la gestion du risque (MoR). En conséquence, PRINCE2 profite de toutes ces procédures et principes qui ont déjà été définis au lieu d’essayer de réinventer la roue. La méthode MoR est une approche générique aux risques et elle a l’approche suivante :

Contexte des risques

Laissez-moi expliquer l’idée quand je dis : « Comprendre le contexte du projet »

Si quelqu’un vous demande ce que signifie un mot, vous pouvez demander “dans quel contexte ? “. Ici, vous demandez quel contexte du point de vue des risques

Exemple 1: Si le projet est un projet de l’agence spatiale la NASA et un dispositif doit travailler pendant 10 ans en orbite, c’est un bon exemple d’un projet à faible tolérance aux risques

Exemple 2: Nous développons un prototype simple pour un usage interne seulement et ce produit aura une durée de vie de moins de 4 mois, donc tout ne doit pas fonctionner dans ce produit. Ceci est un exemple d’un projet à tolérance haute aux risques

Remarque : Un projet qui a une haute tolérance aux risques on dit qu’il a un grand appétit aux risques car il peut prendre beaucoup de risques.

Lorsqu’on considère la question des risques pour la première fois, la première question devrait être: Quelles politiques risques sont-elles peut être déjà utilisées aujourd’hui dans l’entreprise ou dans l’environnement Programme donc il n’y aura pas besoin de les ré-identifier. Et si une politique existe, elle fournira les informations suivantes:

La stratégie de gestion des risques

PRINCE2 recommande que chaque projet ait son propre document de stratégie de gestion des risques. Ce document définit les procédures projet pour la gestion des risques, soit la façon dont les risques seront identifiés, évalués, contrôlés et communiqué dans le projet

Autrement dit : la stratégie de gestion des risques décrit les techniques et les normes de gestion des risques spécifiques à appliquer tout le long du projet, ainsi que les responsabilités afin de fournir une procédure de bonne gestion cohérente des risques.

Cela peut sembler une tâche énorme, mais si votre projet fait partie d’un programme, donc la majeure partie de la stratégie de gestion des risques sera déjà mise à votre disposition dans un modèle détaillé que vous pouvez le modifier en fonction du projet. La stratégie de gestion des risques est préparée (personnalisée en fonction du projet) dans la phase initiation du Chef de Projet-.

Le registre des risques - Historique des risques

Le Registre des risques saisit et conserve les informations (les menaces et les opportunités) sur tous les risques qui ont été identifiés en rapport avec le projet. Donc, il fournit un enregistrement de tous les risques comprenant leurs statuts et historiques.

Le dernier point, je voudrais aborder est au sujet du registre des risques dont le Chef de Projet en est responsable mais c’est le rôle du support projet de le maintenir. Le document de stratégie de gestion des risques décrit comment le registre des risques doit être configuré et utilisé.

Introduction à la procédure de gestion des risques

La procédure de gestion des risques est un ensemble de cinq étapes qui sont recommandés par PRINCE2. Pour aider à se rappeler de cela, il faut penser à la phrase suivante quand vous pensez au risque: I Ate Peaches In China ; Identifier, évaluer, planifier, mettre en œuvre et communiquer. Les 4 premières étapes sont séquentielles, alors Communiquer sera toujours fait pour tenir les parties prenantes au courant de ce qui se passe et pour obtenir un retour continu pendant ce processus.

Étape 1: Identifier

L’étape Identifier peut être divisé en un certain nombre de petites étapes.

Identifier le contexte : Qui est de comprendre le projet d’un point de vue risques; Que ce soit un projet à grande tolérance ou à faible tolérance aux risques. Posez les questions suivantes :

Étape 2: Évaluer un risque

Évaluer le risque couvre deux actions : Estimation et évaluation des risques. Vous verrez que ceux-ci vont ensemble.

L’estimation porte sur l’évaluation de la probabilité, de l’impact, et de la proximité pour chaque menace ou opportunité. Ce sont trois parmi les colonnes du registre des risques.

L’évaluation consiste à regrouper tous les risques ensemble (les menaces et les opportunités) et obtenir une valeur globale des risques pour l’ensemble du projet

Évaluer un risque

Il y a un certain nombre des techniques pour estimer les risques, comme les arbres de probabilité, valeur attendue, analyse Pareto, et grille d’impact et de probabilité. Vous n’avez pas besoin de connaître cela pour l’examen. Je vais vous donner un exemple, de sorte que vous aurez une idée claire de la façon d’utiliser une de ces techniques.

La technique de valeur prévue : Cette technique combine coût d’impact (par exemple, € 80,000) avec la probabilité (par exemple, 5%). En d’autres termes, il combine le coût de l’impact

Vous pouvez utiliser la technique présentée dans le tableau ci-dessus et de placer une valeur sur chaque risque. Plus important, ceci facilite la comparaison des différents risques.

Expected monetary value example

PRINCE2 recommande de tracer les estimations sur un diagramme Résumé du Profil de Risque. Ceci est un diagramme qui fait un rapport entre la probabilité et l’impact et c’est un moyen facile de comparer les risques entre eux. Je vous conseille vivement de prendre le temps de regarder l’exemple du diagramme Résumé du risque et de comprendre sa structure.

Il y a un certain nombre d’avantages à ce schéma :

Le Chef de Projet devrait fournir des informations sur les risques à l’exécutif et au Comité de Pilotage du Projet, par exemple, à la fin de chaque étape. Ainsi le Chef de Projet inclura des informations sur les changements apportés aux risques se situant au-dessus de la ligne de tolérance au risque (voir ligne pointillée rouge) dans le rapport de fin de séquence. Le Chef de Projet informera immédiatement l’exécutif si un risque se déplace de bas en haut de la ligne de tolérance au risque

Évaluer

Évaluer : Est le 2e des deux parties de l’étape Évaluer dans la procédure de gestion des risques PRINCE2.

Qu’est-ce qu’Évaluer et comment est-elle différente d’Estimer ?

L’objectif d’Évaluer est d’évaluer tous les risques ensemble (les menaces et les opportunités) et d’obtenir une valeur globale des risques pour l’ensemble du projet. De l’entreprise, de la gestion du programme ou du point de vue du Comité de Pilotage du Projet, avoir un tel chiffre pour chaque projet avant qu’il commence serait très utile. Par exemple, un Comité de Pilotage de Projet pourrait vouloir poursuivre un projet que si le risque pour le projet est inférieur à une tolérance convenue.

Comment pensez-vous que nous pourrions obtenir une valeur de risque pour l’ensemble d’un projet ?

Plus tôt dans ce thème, nous avons donné un exemple utilisant la technique de la valeur monétaire prévue pour attribuer une valeur à un risque. Le calcul dans l’exemple était de € 1.600. Imaginez l’addition de l’ensemble de ces valeurs pour chaque risque. Cela vous donne la valeur du risque de l’ensemble d’un projet. Il faut inclure toutes les possibilités dans le calcul.

Comme vous pouvez imaginer, les opportunités auront des montants positifs, alors que les menaces auront des montants négatifs

Pour résumer, Estimer traite d’un risque à la fois, et évaluer groupes tous les risques ensemble pour donner une valeur de risque pour l’ensemble du projet

Étape 3: Planifier est sur la planification des réponses

La planification des réponses est sur planification réponses spécifiques aux menaces et des opportunités :

L’objectif de la planification des réponses aux risques est de réduire les menaces et maximiser les opportunités

Si le Chef de Projet ne réussit pas à planifier une réponse à un risque, il sera pris au dépourvu si ce risque se matérialise. Il est toujours bon d’être préparé. Après tout, ne pas avoir de plan c’est planifier l’échec. Par exemple, si votre projet est d’organiser un événement en plein air et un des risques est une menace de pluie … si vous ne faites rien pour vous préparer à cela et en plein milieu du concert il commence à pleuvoir, il est un peu trop tard pour commencer à ériger une tente ou de commander des ponchos en plastique pour les distribuer aux spectateurs.

Planifier les réponses aux menaces

Ici, je vais vous expliquer les différentes réponses aux menaces et donner un exemple de chacune d’entre elles. Comme nous l’avons déjà vu, les réponses sont: Éviter, Réduire, Se Retirer, Transfert, Accepter et Partager.

Réponse: Évitez

Objectif: Prendre des mesures de tel sorte que la menace n’ait plus d’impact ou ne peut plus se produire

Exemple :Vous organisez un concert en plein air pour 600 personnes en Avril au Royaume-Uni. Un des risques est qu’il puisse pleuvoir, vous décidez de déplacer le concert à endroit couvert évitant ainsi le risque. Cette réponse a éliminé la menace. Maintenant, s’il pleut, il n’ y a pas d’impact sur le concert. Un autre exemple d’éviter est d’annuler le concert.

Réponse: Réduire

Ici, les mesures sont prises pour:

Réduire la probabilité du risque

Réduire l’impact si le risque se produit

Pour aider à comprendre cela, je vais vous donner un exemple pour réduire la probabilité et pour réduire l’impact. La réponse Réduire est la façon la plus courante de traiter les risques

Exemple pour réduire la probabilité:

L’objectif est de réduire la probabilité que le risque se produise. Utilisant l’exemple de concert avec la menace de pluie, nous pourrions décaler le concert au mois de Juillet, une période où il y a 3 fois moins de chances qu’il pleut. Ceci est un exemple clair de réduction de la probabilité, mais le risque est toujours là.

Exemple pour réduire l’impact:

L’objectif est de réduire l’impact au cas où le risque se produit. Ici, les organisateurs pouvaient commander une charge de ponchos en plastique sponsorisées à offrir aux amateurs de concerts quand ils arrivent. S’il pleut pendant le concert, les gens ne seront pas mouillés par la pluie et donc, vous avez réduit l’impact de la pluie

Réponse: Prévoir

Prévoir est aussi appelée éventualité. Voir la prévoyance comme un plan de prévoyance des actions qui serait fait si le risque se produit et deviendrait un problème. Ces actions contribuent à réduire l’impact de la menace.

Exemple:

Il y a un match de tennis important à Wimbledon au court central qui maintenant a un toit qui peut être fermé. Le plan de secours est de fermer le toit une fois qu’il commence à pleuvoir. Ceci ne serait pas empêcher la pluie de pénétrer pendant les 5 minutes qu’il faut pour fermer le toit du court de tennis, ainsi l’herbe pourrait encore recevoir quelques gouttes de pluie. Ce repli réduit l’impact de la pluie et, pourtant, il permet au jeu de se poursuivre une fois que le toit a été fermé

Remarque: L’action de fermeture du toit se fait qu’une seule fois la menace se réalise.

Réponse: Transfert

Dans ce cas de figure, vous pouvez transférer le risque financier à une autre partie. Par exemple, en utilisant une police d’assurance, vous pouvez récupérer les coûts si la menace se produit

Exemple:

Prenons l’exemple du concert à nouveau. Une des menaces est qu’une de vos artistes pourraient ne pas être en mesure de jouer à l’événement en raison d’une maladie ou pour toute autre raison. Les spectateurs pourraient vouloir être remboursés mais vous avez déjà dépensé beaucoup d’argent rien que pour organiser l’événement. Donc vous prenez une police d’assurance pour couvrir les pertes que vous pourriez subir si ce risque se produit

Réponse: Accepter

Ici, une décision est prise qui est d’accepter le risque. Il possible que ça coûte trop d’argent pour faire quelque chose ou qu’il ne pas possible de faire quelque chose à ce sujet. Cependant, vous gardez le statut de ce risque ouvert et vous continuez à le surveiller

Exemple:

Il existe un risque qu’un autre concert en plein air pourrait avoir lieu le même jour que votre concert et cela pourrait affecter les ventes de vos billets. Après mûre réflexion, vous décidez de ne rien faire à ce sujet et continuer normalement. Changer la date du concert serait tout simplement trop coûteux et certaines personnes ont déjà acheté des billets, de sorte que vous devez faire avec ce risque

Réponse: Partager

Partager est à la fois une réponse aux menaces et aux opportunités. Partager est très courant dans les projets clients / fournisseurs où deux parties partagent les gains, si les coûts sont inférieurs aux coûts prévus, et partager les pertes si les coûts sont dépassés

Exemple:

Utilisant l’exemple du concert, supposons que vous voulez fournir un Parking VIP, il y a un certain coût fixe que vous devez payer et vous vous mettez d’accord avec le fournisseur pour partager les bénéfices si le chiffre d’affaire est supérieur à ce montant fixe des coûts. Vous auriez également partagé les pertes si elle était inférieure à ce montant

Planifier les réponses aux Opportunités

Les réponses aux opportunités Partager, Exploiter, améliorer et Rejeter. Remarque : Pour l’examen, vous avez juste besoin d’être en mesure de connaître ces réponses.

Response: Partager

J’ai déjà couvert “Partager” lors de l’examen de la planification des réponses face aux menaces. Il est là où vous partagez les profits et les pertes avec une autre partie.

Réponse: Exploit

Exploit est où, si le risque se produit, vous profitez de celui-ci et vous l’utilisez

Exemple: Je vais utiliser le projet de l’événement du concert en plein air. Le risque est qu’il fasse très beau et vous puissiez vendre une grande quantité de crème glacée. Si ce risque se produit, alors vous l’exploitez.

Réponse: Améliorer

Améliorer est le moment où vous prenez des mesures pour améliorer la probabilité de survenue de l’événement et vous améliorer l’impact si l’occasion devait se produire. Ce ne sont pas les mêmes que «Exploiter» mais faire certaines choses augmentera la chance que ça se produise

Exemple: Le risque est qu’il fasse très beau et vous pouvez vendre une grande quantité de crème glacée. Vous prenez les mesures suivantes pour améliorer cette occasion.

Donc quelle est la différence avec Exploiter ?

Réponse: Rejeter

C’est le moment où vous identifiez une opportunité et vous décidez de n’entreprendre aucune action en rapport avec cette opportunité. Il ne peut y avoir plusieurs raisons qui justifient cette décision. Par exemple, il pourrait vous amener à vous faire perdre votre concentration sur votre objectif principal, ou le retour sur investissement de cette opportunité pourrait être faible.

Exemple: Vous avez l’opportunité d’inviter une autre vedette aussi connue, qui n’est pas lié au même promoteur que votre artiste tête d’affiche. Cependant, vous décidez de ne pas aller au bout de cette opportunité, étant donné que vous ne pouvez pas mentionner le nom de l’artiste sur les affiches et les publicités, de sorte que vous ne seriez pas en mesure de vendre des billets supplémentaires. Outre cela, il vous coûtera plus pour fournir des installations pour cet artiste supplémentaire. Donc ça semblait être une bonne idée, mais qui au fond n’apporte aucune valeur ajoutée pour le concert, autres que des frais supplémentaires.

Encore une fois, j’espère que ces exemples seront vous aider à comprendre quelle réponses apporter face aux opportunités.

Étape 4: Mettre en œuvre les réponses

Prévisions. La principale chose à décider dans cette étape est:

Le manuel PRINCE2 mentionne deux rôles spécifiques qui sont Propriétaire du Risque et Acteur du Risque

Étape 5: Communiquer

Communiquer est la 5ème étape de la procédure de gestion des risques PRINCE2, mais en réalité, elle est exécutée tout le long de la procédure de gestion des risques. Cette étape de communication assure que les informations relatives aux menaces et opportunités rencontrés par le projet sont communiqués à l’intérieur et en dehors du projet à tous les intervenants nécessaires.

Comment pensez-vous que le Chef de Projet communique ?

Les produits des rapports de gestion existants sont utilisés pour communiquer des informations relatives aux risque, tels que :

Et les lignes directrices pour éditer les rapports proviennent de la Stratégie de Gestion de la Communication

Comment le Chef de Projet décide-t-il quelles informations sur les risques sont à communiquer ?

Le Chef de Projet va répondre à des questions telles que, “ce qui a changé depuis le dernier rapport ?» étant donné qu’un risque n’est jamais statique. Rappelez-vous du Diagramme Sommaire du Risque et qu’un risque peut se déplacer dans le diagramme ou même au-dessus ou en dessous de la ligne de seuil de risque en cours du projet si les conditions changent.

D’autres méthodes moins formelles telles que les réunions et les notes de service peuvent également être utilisées.

Qu’est-ce qu’une provision pour risques ?

Une provision pour risques est une somme d’argent qui est mise de côté juste pour faire face à des réponses spécifiques à des menaces ou à des opportunités. Elle ne peut pas être utilisée pour autre chose. Certaines réponses aux risques nécessiteront certaines actions à faire qui coûtent de l’argent; ce sera budgétisé dans la provision pour risque.

Dans quoi la provision pour risque puisse-t-elle être utilisée ?

Le manuel PRINCE2 nous rappelle que cette provision est utilisée pour répondre aux risques qui se produisent. Elle devrait ne pas être utilisée pour financer des besoins supplémentaires qui surviennent au cours du projet ou couvrent des coûts de retards. La provision pour risque n’a rien à voir avec le budget alloué aux changements, donc elle ne devrait pas être touchée si le budget alloué aux changements est vide.

Rôles et Responsabilités

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Ariel TCHOUGANG, and Anis BEN HASSEN